Vom Stundenzettel zum Zahlungseingang - wie lange dauert die Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags verpflichten sich beide Parteien, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, die mit seiner Position verbundenen Aufgaben mit Sorgfalt und auf bestmögliche Weise zu erfüllen. Der Arbeitgeber wiederum verpflichtet sich, dem Arbeitnehmer ein sicheres Arbeitsumfeld zu bieten und ihn für die geleistete Arbeit zu den vereinbarten Sätzen und am festgelegten Zahltag zu bezahlen.  

Pünktlichkeit und Genauigkeit sind die beiden wichtigsten Aspekte, wenn es um Payroll geht. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter wiederholt nicht pünktlich oder nicht korrekt bezahlen, werden schnell die Loyalität ihrer Mitarbeiter verlieren und riskieren, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter stark abnimmt, was letztlich dazu führen könnte, dass wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. 

Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Löhne und Gehälter pünktlich auf den Bankkonten der Mitarbeiter eingehen. Es gibt viele Faktoren, die sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken und dazu führen können, dass der Prozess länger dauert als erwartet, insbesondere wenn es ein globales Team zu bezahlen gilt. 

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Länder müssen unterschiedliche Payroll-Vorschriften beachtet und globale Zahlungen an Teammitglieder in aller Welt geleistet werden. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit für das Durchführen der Gehaltsabrechnung benötigt wird und wie lange die Zahlungsabwicklung dauert. Genau das verraten wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter berechnet, die erforderlichen Abzüge vorgenommen und die Nettobeträge anschließend auf die Bankkonten der Mitarbeiter überwiesen. Um die Frage zu klären, wie lange dieser Prozess dauert, muss man zunächst die verschiedenen Arbeitsschritte kennen. 

Der Ablauf einer Lohn- und Gehaltsabrechnung lässt sich in die folgenden grundlegenden Schritte untergliedern:

• Erfassung der Mitarbeiterdaten - dies geschieht in der Regel am ersten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen

• Tracken der Arbeitsstunden der Mitarbeiter

• Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden für den jeweiligen Abrechnungszeitraum

• Überprüfung der geleisteten Arbeitsstunden

• Berechnung der Löhne und Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw.)

• Anweisung der Zahlung an die Mitarbeiter

• Abführung der einbehaltenen Steuern an die örtlichen Behörden

• Dokumentieren der Abrechnung in der Lohnbuchhaltung

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, muss regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen, wobei die Länge des jeweiligen Abrechnungszeitraums von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und oftmals gesetzlich geregelt ist. Für die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es zwei grundsätzliche Optionen: interne Abrechnung (entweder als manueller Prozess oder mit Hilfe einer Gehaltsabrechnungssoftware) oder Outsourcing.

Benötigen Sie Hilfe bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung? Lesen Sie unseren vollständigen Payroll Outsourcing Guide für globale Unternehmen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre globale Payroll durch Outsourcing reibungsloser und schneller abwickeln können.

Schauen wir uns an, wie viel Zeit Sie für die verschiedenen Schritte einplanen müssen. Da das Erfassen der Mitarbeiterdaten und das Tracken der Arbeitszeit vor Beginn der Abrechnung stattfinden, lassen wir diese aus und konzentrieren uns auf die drei Hauptschritte: das Erfassen der Arbeitsstunden, die Berechnung der Brutto- und Nettolöhne und die Ausführung der Zahlungen. 

Die Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeiters für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zu erfassen kann zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen dauern. Letzteres ist häufig der Fall in Unternehmen, die mit Stundenzetteln arbeiten. Wenn Mitarbeiter ihre Stundenzettel nicht rechtzeitig einreichen, führt dies zu Verzögerungen bei der Lohnabrechnung.

Der Zeitaufwand für die Berechnung des Bruttolohns, der anfallenden Abzüge und des Nettolohns ist ebenfalls sehr unterschiedlich. Je nachdem, ob Sie Ihren Mitarbeitern Löhne oder Gehälter zahlen, mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware arbeiten oder alles händisch machen, kann der Vorgang nur wenige Minuten oder mehrere Tage dauern. 

Das Gleiche gilt für den eigentlichen Zahlungsvorgang. Heutzutage gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter zu bezahlen, die alle unterschiedliche Bearbeitungszeiten haben. Doch dazu mehr im nächsten Abschnitt. 

Die Deloitte Global Payroll Benchmarking Survey 2020 hat gezeigt, dass es auch bei den Bearbeitungszeiten für die Gehaltsabrechnung große Unterschiede zwischen den verschiedenen geografischen Regionen gibt. In Nordamerika beispielsweise wird die Gehaltsabrechnung in 50% der Fälle innerhalb von 2 bis 3 Tagen bearbeitet - in 28% der Fälle sogar in weniger als 2 Tagen. 

In Europa hingegen geben nur 37% der Unternehmen an, die Gehaltsabrechnung in 2 bis 3 Tagen abwickeln zu können. Und nur 10% sagen, dass sie es in weniger als 2 Tagen schaffen. In LATAM sind die Bearbeitungszeiten sogar noch länger. In seltenen Fällen kann die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung sogar mehr als 9 Tage dauern.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Löhne und Gehälter pünktlich am Zahltag erhalten, müssen Sie auch Zeit für die Abwicklung der Zahlung und den Zahlungseingang einplanen. Die Bearbeitungszeiten hängen dabei von der gewählten Zahlungsmethode ab. Die gängigsten Methoden zur Bezahlung von Arbeitnehmern sind Barzahlung, Scheck und Banküberweisung. Barzahlungen sind natürlich sofort möglich, aber wie lange dauert eine Überweisung?

In der Regel dauert eine Überweisung zwischen 1 und 3 Tagen (manchmal gibt es sogar Optionen für Sofortzahlungen), was sie für die meisten Arbeitgeber zu einer schnellen und bequemen Option macht, zumal man hier auch einen Nachweis über die Transaktion bekommt. Wenn die Mitarbeiter jedoch im Ausland ansässig sind und das Unternehmen eine SWIFT-Zahlung vornehmen muss, dauert die Bearbeitung in der Regel zwischen 3 und 5 Tagen - oder sogar noch länger. 

Eine andere Zahlungsmethode, die in Ländern wie den USA immer noch üblich ist, ist der traditionelle Gehaltsscheck. Da Gehaltsschecks handschriftlich ausgefüllt, per Post verschickt oder persönlich übergeben und dann bei der Bank eingereicht werden müssen, sollte man etwa 5 Tage einkalkulieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Löhne und Gehälter am tatsächlichen Zahltag erhalten - bei langsamem Postversand auch mehr.

Wir haben bereits einige Aspekte angeschnitten, die die Geschwindigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verringern (oder erhöhen) können, z. B. die Verwendung von Stundenzetteln oder Zeiterfassungssoftware. Hier sind weitere Faktoren, die Auswirkung auf die Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung haben.

Automatisierung

Bei der Geschwindigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es einen großen Unterschied zwischen der manuellen Bearbeitung und der Verwendung einer automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Je mehr manuelle Arbeit erforderlich ist, desto länger dauert der Prozess. 

Leider ist die händische Lohn- und Gehaltsabrechnung für viele Unternehmen immer noch gängige Praxis. Die Deloitte-Umfrage hat gezeigt, dass für 30% der befragten Unternehmen die händische Eingabe beziehungsweise das manuelle Hochladen von Daten der zeitaufwändigste Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist.

Anzahl der Mitarbeiter

Wenn Sie eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden, macht die Anzahl der Mitarbeiter keinen großen Unterschied in Bezug auf die Bearbeitungszeit. Wenn Sie dagegen mit Stundenzetteln arbeiten und die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell durchführen, müssen Sie für jeden Abrechnungslauf für jeden zusätzlichen Mitarbeiter mehr Zeit einplanen.

Überstunden

Da Überstunden in vielen Ländern zu höheren Sätzen vergütet werden müssen, müssen sie bei der Gehaltsabrechnung gesondert berücksichtigt werden. Überstunden müssen nicht nur gesondert erfasst, sondern auch getrennt vom normalen Lohn berechnet werden. 

Sie interessieren sich für Standardarbeitszeiten und Überstundenregelungen in den verschiedenen Ländern der Welt? In unserem Global Hiring Guide erfahren Sie alles, was Sie diesbezüglich wissen müssen.

Vergütungsstruktur

Ob Sie Ihren Mitarbeitern ein festes Monatsgehalt oder einen Stundenlohn zahlen, macht einen großen Unterschied in Bezug auf die Bearbeitungszeit Ihrer Lohnabrechnung. Vor allem, wenn Sie keine Software verwenden. Bei Angestellten sind Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn in jedem Abrechnungszeitraum gleich - es sei denn, es treten gesetzliche Änderungen bei den geltenden Steuersätzen in Kraft. Bei Arbeitnehmern mit Stundenlöhnen muss der Lohn jeden Monat jedoch individuell berechnet werden.

Payroll-Vorschriften in verschiedenen Ländern

Unternehmen, die mit einem weltweit verteilten Team arbeiten, werden feststellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Länder zeitaufwändiger ist als es in nur einem einzigen Land der Fall ist. Das liegt an der Vielzahl der Regeln und Vorschriften, die in jedem Land gelten, und an den Unterschieden zwischen den Steuer- und Sozialversicherungssystemen, die während des Prozesses berücksichtigt werden müssen.

Wenn man weiß, welche Faktoren die Lohn- und Gehaltsabrechnung verlangsamen können, ist es einfach, Wege zu finden, um dem entgegen zu wirken und den Prozess zu beschleunigen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Bearbeitungszeit Ihrer Gehaltsabrechnung verkürzen können. 

Investieren Sie in Zeiterfassungssoftware

Unternehmen können bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung viel Zeit sparen, wenn sie nicht darauf warten müssen, dass Mitarbeiter ihre Stundenzettel einreichen. Anstatt die Belegschaft ständig daran zu erinnern, ihre Stundentabellen pünktlich abzugeben, können Sie ein System installieren, mit dem sich Ihr Team ein- und ausstempeln kann und welches Ihnen die geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters automatisch auflistet. 

Wussten Sie, dass Arbeitgeber in manchen Ländern dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, in welchen Ländern die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist. 

Nutzen Sie Payroll-Software

Mit einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen mehrere Stunden (oder sogar Tage) bei der Gehaltsabrechnung einsparen. Anstatt die Berechnungen manuell vorzunehmen, geben Sie einfach die geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter ein und lassen sich von der Software den Bruttolohn, die Steuern und den Nettolohn ausrechnen. Noch mehr Zeit können Sie sparen, wenn Sie Ihre Zeiterfassungssoftware mit Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem integrieren und die Daten automatisch importieren lassen.

Entwickeln Sie eine Routine

Es gibt verschiedene Abrechnungszeiträume für die Lohnabrechnung, zwischen denen Unternehmen wählen können. In vielen Ländern ist zwar vorgeschrieben, wie oft die Mitarbeiter bezahlt werden müssen, aber oft wird nur eine Mindestanforderung festgelegt. 

Das bedeutet, dass Unternehmen in den meisten Fällen die Möglichkeit haben, ihre Mitarbeiter häufiger und nach einem Zeitplan zu bezahlen, der für sie besser funktioniert. Sobald Sie sich für eine Zahlungsfrequenz entschieden haben, können Sie einen Payroll-Kalender erstellen, der Ihnen hilft, die Effizienz zu steigern und eine Routine zu entwickeln.

Verwenden Sie alternative Bezahlmethoden für Ihr globales Team

Herkömmliche Zahlungsmethoden wie Barzahlung, Gehaltsscheck und Überweisung mögen zwar bei lokalen Teams gut funktionieren, sind aber für Unternehmen, die mit einem globalen Team arbeiten, nicht geeignet. Um die Bearbeitungszeiten für die Gehaltsabrechnung zu verkürzen, müssen globale Unternehmen alternative Bezahlmethoden für Remote-Teams einführen, wie z. B. Zahlungen in Bitcoin oder digitale Wallets, die in einem internationalen Kontext viel schneller und besser funktionieren.

Mit Lano können Sie globale Zahlungen an Mitarbeiter in über 170 Ländern und in 28 verschiedenen Währungen senden. Lokale Zahlungen sind sogar kostenlos.

Lagern Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus 

Die ultimative Lösung für lange Bearbeitungszeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist Payroll Outsourcing. Payroll-Anbieter sind Experten auf ihrem Gebiet, haben (in der Regel) Zugang zur neuesten Gehaltsabrechnungssoftware und halten ein Auge auf alle gesetzlichen Änderungen, die sich möglicherweise auf die Gehaltsabrechnung auswirken. So können sie ihre Prozesse rechtzeitig anpassen und volle Compliance während des gesamten Prozesses garantieren.

Lano arbeitet mit einem globalen Netzwerk von Payroll-Partnern zusammen, die Ihnen bei der Einrichtung und Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in über 150 Ländern weltweit helfen können. Außerdem erhalten Sie Zugang zu unserer globalen Payroll-Plattform, die die Gehaltsabrechnungsdaten für Ihr globales Team in einem einzigen Dashboard konsolidiert und Ihnen verschiedene Reporting Features für die Analyse und Auswertung Ihrer globalen Personalkosten bietet. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam, um mehr zu erfahren.