Mitarbeiter in Polen einstellen

Polen ist in den letzten Jahren zu einer zunehmend beliebten Outsourcing-Option geworden. Vor allem für internationale Unternehmen, die auf der Suche nach Remote Mitarbeitern im Bereich Softwareentwicklung und IT sind, hat das Land einiges zu bieten.

Die durchgehend hohen Qualitätsstandards der erbrachten IT-Dienstleistungen machen Polen zu einer der führenden Outsourcing-Destinationen in Europa, was nicht zuletzt auch an den Beschäftigungskosten liegt: Die Lohnkosten in Polen sind deutlich niedriger als in anderen europäischen Ländern.

Das polnische Arbeitsrecht unterscheidet generell zwischen unbefristeten, befristeten (bis zu 33 Monaten Laufzeit) und Verträgen auf Probe (maximal drei Monate). Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden, um rechtsgültig zu sein. Die folgenden Informationen sollten auf jeden Fall enthalten sein:

• Vertragsparteien

• Art des Anstellungsvertrags

• Datum des Vertragsabschluss

• Vertragsbeginn (und Vertragslaufzeit für befristete Arbeitsverträge)

• Arbeitsort

• Beschreibung der Tätigkeit

• Grundgehalt sowie Sonderzahlungen und Prämien

• Arbeitszeiten und Urlaubstage

Den Vertragsparteien steht es frei, das Arbeitsverhältnis einem ausländischen Recht zu unterstellen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Vorschriften des polnischen Arbeitsrechts  dadurch ihre Gültigkeit verlieren. Vor allem nicht in solchen Fällen, in denen das für den Arbeitsvertrag angenommene ausländische Recht für den Arbeitnehmer weniger vorteilhaft ist.

Probezeit

Probezeiten für neue Mitarbeiter sind auf drei Monate begrenzt.

Wöchentliche Arbeitszeit und Pausen

Mitarbeiter in Polen arbeiten für gewöhnlich acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche. Nach sechs Stunden Arbeit muss der Arbeitnehmer eine Pause von mindestens 15 Minuten einlegen.

Die tägliche Ruhezeit sollte nicht kürzer als elf Stunden sein. Darüber hinaus steht dem Arbeitnehmer eine wöchentliche Ruhezeit von mindestens 35 Stunden zu.

Überstunden

Generell zählt jegliche Arbeit, die ein Arbeitnehmer zusätzlich zu seiner regulären Arbeitszeit verrichtet, als Überstunden und muss entsprechend vergütet werden. Der Überstundenzuschlag variiert:

• 50% an normalen Arbeitstagen (tagsüber)

• 100% an Ruhe-, Sonn- oder Feiertagen sowie zur Nachtzeit

In einem Kalenderjahr darf ein Arbeitnehmer nicht mehr als 150 Überstunden erbringen. Die wöchentliche Arbeitszeit ist auf 48 Stunden beschränkt – einschließlich Überstunden.

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter in Polen mindestens einmal im Monat bezahlen.

Mindestlohn

Am 1. Januar 2023 stieg der nationale Mindestlohn auf 3.490 PLN pro Monat. Der Mindeststundensatz beträgt 22,80 PLN. Im Juli wird der Mindestlohn auf 3.600 PLN pro Monat und auf 23,50 PLN pro Stunde steigen.

Krankengeld

Bei Krankheit oder Verletzung besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung in Höhe von 80% des üblichen Verdienstes. Während der ersten 33 Krankheitstage muss der Arbeitgeber für die Lohnfortzahlung aufkommen – bei Mitarbeitern über 50 sind es nur 14 Krankheitstage.

Danach erhalten Arbeitnehmer Krankengeld (ebenfalls in Höhe von 80%) von der polnischen Sozialversicherung – beschränkt auf eine maximale Dauer von 182 Tagen. Für jede krankheits- oder verletzungsbedingte Abwesenheit muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ein ärztliches Attest vorlegen.

Bonus- und Prämienzahlungen

Das Gesetz schreibt keine Bonuszahlungen vor.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelten in Polen die folgenden Steuer- und Sozialversicherungssätze (Stand Februar 2023):

Steuern

Arbeitgeber

19%

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• 19% Körperschaftsteuer

• 23% Umsatzsteuer (Standardsatz)

• keine Lohnsummensteuer

Arbeitnehmer

bis zu 32%

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• bis zu 120.000 PLN: 12%

• über 120.000 PLN: 32%

• 4% Solidaritätszuschlag auf Einkommen über 1.000.000 PLN

Sozialabgaben

Arbeitgeber

etwa 21%

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• 9,76% Altersvorsorge

• 6,5% Invaliditätsfonds

• 2,45% Arbeitslosenfonds

• 1,67% Unfallversicherung (Satz für Unternehmen mit weniger als 9 Angestellten, ansonsten zwischen 0,67% und 3,6%)

• 0,1% Insolvenz- und Abfindungsfonds

Die Berechnungsgrundlage für Renten- und Invaliditätsbeiträge ist auf 208.050 PLN begrenzt.

Arbeitnehmer

etwa 23%

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• 9,76% Altersvorsorge

• 9% Krankenversicherung

• 2,45% Absicherung im Krankheitsfall 

• 1,5% Invaliditätsfonds

Die Berechnungsgrundlage für Renten- und Invaliditätsbeiträge ist auf 208.050 PLN begrenzt.

Bitte beachten Sie, dass die hier angegebenen Sozialabgaben nicht unbedingt die tatsächlichen Beschäftigungskosten widerspiegeln. Diese können je nach Arbeitsvertrag und aufgrund anderer Faktoren (z. B. 13. und 14. Gehalt, Zuschüsse zur Krankenversicherung, Rückstellung für Abfindungen etc.) abweichen.

Urlaubsanspruch

Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters hängt von der Gesamtzahl seiner Beschäftigungsjahre ab (das schließt alle vorherigen Beschäftigungsverhältnisse mit ein). Mitarbeiter mit einer Beschäftigungsdauer von bis zu zehn Jahren haben Anspruch auf mindestens 20 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr. Für Mitarbeiter mit einer Beschäftigungsdauer von mehr als zehn Jahren erhöht sich die Anzahl der bezahlten Urlaubstage auf 26.

An den 12 gesetzlichen Feiertagen des Landes müssen Arbeitnehmer ebenfalls nicht arbeiten. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, muss der Arbeitnehmer einen zusätzlichen freien Tag erhalten, um diesen zu kompensieren.

Mutterschutz und Vaterschaftsurlaub

Mitarbeiterinnen in Polen können bis zu 20 Wochen Mutterschutz nehmen, der allerdings frühestens sechs Wochen vor dem erwarteten Geburtstermin beginnen kann. Im Falle von Mehrlingsgeburten kann der Mutterschutz auf bis zu 37 Wochen verlängert werden. Während der ersten 26 Wochen erhält die Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld von der Sozialversicherung, das ihrem normalen Verdienst entspricht. Für jede weitere Woche ist das Mutterschaftsgeld auf 60% begrenzt.

Nach 14 Wochen kann die Mutter entscheiden, ob sie die verbleibenden sechs Wochen des Mutterschutzes auf den Vater des Kindes übertragen möchte. Der gesetzliche Vaterschaftsurlaub ist auf 14 Tage begrenzt und muss innerhalb des ersten Jahres nach der Geburt genommen werden. Während dieses Urlaubs erhalten die Arbeitnehmer ihr volles Gehalt, das von der polnischen Sozialversicherung bezahlt wird.

Elternzeit

Mütter und Väter haben Anspruch auf Elternzeit, die unmittelbar nach dem Ende des Mutterschutzes beginnen muss. Die Elternzeit ist auf insgesamt 32 Wochen begrenzt, die sich beide Elternteile aufteilen können. Während dieser Zeit zahlt die Sozialversicherung ein Elterngeld in Höhe von 60% oder 80% des normalen Verdienstes der Eltern (je nachdem, welcher Satz während des Mutterschutzes galt).

Mitarbeiter mit Kindern unter sechs Jahren und einer Betriebszugehörigkeit von mehr als sechs Monaten können zusätzlich 36 Monate unbezahlten Elternurlaub nehmen.

Eine Änderung des derzeitigen Elternurlaubsgesetzes wird voraussichtlich in der ersten Hälfte des Jahres 2023 in Kraft treten. Nach der neuen Regelung hätten Eltern einen eigenständigen Anspruch auf 9 Wochen Elternurlaub, der somit nicht auf den Partner übertragbar wäre. Außerdem würde das während dieser Zeit gezahlte Elterngeld 81,5% des üblichen Verdienstes des Arbeitnehmers betragen, wenn der Antrag auf Beihilfeleistungen rechtzeitig gestellt wird.

Sonstige Arbeitnehmeransprüche

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Urlaubsansprüchen muss in den folgenden Fällen Sonderurlaub gewährt werden:

• sechs Tage Sonderurlaub zur Prüfungsvorbereitung für Mitarbeiter, die eine Prüfung im Rahmen einer beruflichen Aus- und Weiterbildung ablegen müssen

• zwei Tage Sonderurlaub bei Hochzeit sowie Beerdigung eines nahen Verwandten oder Partners

• 5 Tage unbezahlter Urlaub zur Kinderbetreuung pro Kalenderjahr

• 2 Tage bezahlter Urlaub (bezahlt zu 50%) für dringende Familienangelegenheiten

Bitte beachten Sie, dass die beiden letztgenannten Urlaubsansprüche noch nicht in Kraft getreten sind.

Laut Gesetz kann das Arbeitsverhältnis in mehreren Fällen beendet werden. Neben einer einvernehmlichen Aufhebung des Beschäftigungsverhältnisses, dem Auslaufen eines befristeten Anstellungsvertrags oder der Kündigung durch den Mitarbeiter definiert das polnische Arbeitsrecht auch die folgenden Kündigungsgründe:

Kündigungsgründe ohne Kündigungsfrist (nicht vollständige Liste):

• Begehen einer Straftat

• grobes Fehlverhalten

• Verlust einer zur Ausübung der Tätigkeit notwendigen beruflichen Qualifikation

• lang andauernde Krankheit

Kündigungsgründe mit Kündigungsfrist (nicht vollständige Liste):

• Massenentlassung

• betriebsbedingte Gründe

• dauerhafte Minderleistung des Arbeitnehmers

Die Länge der Kündigungsfrist ist dabei wie folgt gestaffelt (Probezeiten mit eingeschlossen):

Nur Mitarbeiter, die betriebsbedingt gekündigt werden, haben Anspruch auf eine Abfindung, deren Höhe zwischen einem und drei Monatsgehältern variiert. Die maximale Abfindungshöhe ist gesetzlich auf das 15-Fache des nationalen Mindestlohns begrenzt.