Mitarbeiter in Japan einstellen

Als drittgrößte Volkswirtschaft der Welt bietet Japan international agierenden Unternehmen großartige Geschäftsperspektiven. Mit einer erstklassigen Tech-Infrastruktur und einem großartigen Geschäftsumfeld ist Japan der perfekte Ausgangspunkt, um in den asiatischen Markt einzusteigen.

Neue Mitarbeiter in Japan anzuwerben kann jedoch eine ziemliche Herausforderung darstellen. Der Talentpool des Landes ist relativ klein und qualifizierte Mitarbeiter sind oft nur schwer zu gewinnen. Mit einem kompetenten Employer of Record an Ihrer Seite gibt es allerdings keinen Grund, warum es Ihnen nicht gelingen sollte, neue Talente in Japan zu finden und einzustellen.

Obwohl Arbeitsverträge nicht in Schriftform vorliegen müssen um rechtsgültig zu sein, ist es empfehlenswert, einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzusetzen, in dem die grundlegenden Bedingungen des Arbeitsverhältnisses aufgeführt sind. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Vertragsparteien

• Vertragsbeginn und Vertragslaufzeit

• Arbeitsort

• Beschreibung der Tätigkeit

• Grundgehalt sowie Sonderzahlungen, Prämien und weitere Details zur Bezahlung

• Arbeitszeiten und Überstundenregelung

• Urlaubstage

• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

• Kündigungsfristen und notwendige Kündigungsschritte

Arbeitsverträge können entweder auf unbestimmte oder bestimmte Zeit geschlossen werden. Befristete Verträge sollten eine Dauer von drei Jahren nicht überschreiten – bei wiederholter Vertragsverlängerung maximal fünf Jahre.

Probezeit

Für neue Mitarbeiter gilt für gewöhnlich eine Probezeit zwischen drei und sechs Monaten.

Wöchentliche Arbeitszeit und Pausen

Die wöchentliche Arbeitszeit liegt bei 40 Stunden. Die Arbeitszeiten können flexibel gestaltet werden, solange sie im Durchschnitt eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten. Mitarbeitern, die mehr als sechs Stunden am Tag arbeiten, muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gewährt werden – 60 Minuten, wenn sie acht oder mehr Stunden arbeiten. Jedem Mitarbeiter steht mindestens ein Ruhetag pro Woche zu.

Überstunden

Überstundenarbeit ist erlaubt, muss aber entsprechend bezahlt werden. Nach japanischem Recht müssen die ersten 60 Überstunden pro Monat mit einem Zuschlag von mindestens 25% des üblichen Stundenlohns des Mitarbeiters vergütet werden. Für jede weitere Überstunde liegt der Zuschlag bei 50%.

Ein Lohnzuschlag ist auch für die Arbeit an gewöhnlichen Ruhetagen (35%), Nachtarbeit (25%) und Arbeit an Feiertagen (60%) erforderlich. Diese Regelungen gelten jedoch nicht für Mitarbeiter in Führungspositionen.

Mitarbeiter in Japan müssen mindestens einmal im Monat bezahlt werden. In den meisten Unternehmen fällt der Zahltag auf den 25. eines jeden Monats.

Mindestlohn

In Japan gibt es keinen gesetzlichen Mindestlohn auf nationaler Ebene. Stattdessen setzt jede Region ihren eigenen Mindestlohn fest, der auch von Branche zu Branche variiert. In Tokio liegt der Mindestlohn aktuell (Stand Februar 2023) bei 1.072 JPY.

Krankengeld

Es bestehen keine gesetzlichen Regelungen bezüglich einer Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Deshalb obliegt es dem Arbeitgeber, angemessene Regeln einzuführen, wie lange und in welchem Umfang der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung hat. Außerdem muss der Arbeitgeber festlegen, wie lange ein Mitarbeiter krankgeschrieben sein kann, bevor er krankheitsbedingt gekündigt wird.

Ist die Abwesenheit des Arbeitnehmers auf eine arbeitsbedingte Verletzung zurückzuführen, besteht ein gesetzlicher Anspruch auf eine Entschädigung in Höhe von 60% des normalen Lohns, beziehungsweise Gehalts, die der Arbeitgeber zahlen muss.

Bonus- und Prämienzahlungen

Jährliche Boni werden im individuellen Arbeitsvertrag festgelegt.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelten in Japan die folgenden Steuer- und Sozialversicherungssätze (Stand Februar 2023):

Steuern

Arbeitgeber

variiert

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• 23,2% Körperschaftsteuer ( 30% - 34% inkl. regionaler Sätze)

• 10% Umsatzsteuer (regionale und nationale Ebene zusammen)

Arbeitnehmer

bis zu 45% *

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• Lohnsteuersätze reichen von 5% bis 45%

• plus 2,1% auf zu zahlende Einkommensteuer

• plus 10% lokale Steuerabgaben

Sozialabgaben

Arbeitgeber

etwa 16,23%

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Beiträge zur Arbeitslosen-, Kranken-, Unfall- und Rentenversicherung durchschnittlich 16,23 %

Arbeitnehmer

15,27%

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15,27% des Gesamteinkommens inkl. Boni

Bitte beachten Sie, dass die hier angegebenen Sozialabgaben nicht unbedingt die tatsächlichen Beschäftigungskosten widerspiegeln. Diese können je nach Arbeitsvertrag und aufgrund anderer Faktoren (z. B. 13. und 14. Gehalt, Zuschüsse zur Krankenversicherung, Rückstellung für Abfindungen etc.) abweichen.

Urlaubsanspruch

Mitarbeiter, die mindestens sechs Monate bei ihrem Arbeitgeber beschäftigt sind und im Vorjahr nicht mehr als 20% ihrer regulären Arbeitsstunden abwesend waren, haben Anspruch auf Jahresurlaub. Die Anzahl der bezahlten Urlaubstage hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab:

• sechs Monate = 10 Tage bezahlter Urlaub

• eineinhalb Jahre = 11 Tage bezahlter Urlaub

• zweieinhalb Jahre = 12 Tage bezahlter Urlaub

• dreieinhalb Jahre = 14 Tage bezahlter Urlaub

• viereinhalb Jahre = 16 Tage bezahlter Urlaub

• fünfeinhalb Jahre = 18 Tage bezahlter Urlaub

• mehr als sechseinhalb Jahre = 20 Tage bezahlter Urlaub

Darüber hinaus zählt Japan 16 gesetzliche Feiertage. Der Arbeitgeber kann jedoch entscheiden, ob er seinen Mitarbeitern diese zusätzlichen freien Tage bezahlt oder nicht.

Mutterschutz und Vaterschaftsurlaub

Arbeitnehmerinnen, die ein Kind erwarten, haben ein Recht auf bis zu 14 Wochen Mutterschutz – sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung. Für den Arbeitgeber besteht keine Verpflichtung, die Mitarbeiterin während dieser Zeit zu bezahlen, da Letztere entsprechende Leistungen von der Sozialversicherung bezieht. Die Höhe der staatlichen Leistungen liegt bei zwei Dritteln des normalen Gehalts.

Im Oktober 2022 trat ein neues Gesetz in Kraft, das Vätern von Neugeborenen das Recht auf bis zu vier Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub innerhalb der ersten acht Wochen nach der Geburt einräumt. Während dieser Zeit hat der Vater Anspruch auf die gleichen Leistungen wie die Mutter des Kindes, d. h. 67 % des üblichen Gehalts.

Elternzeit

Sowohl Mutter als auch Vater können Erziehungsurlaub nehmen, bis das Kind ein Jahr alt ist. Unter bestimmten Umständen kann der Urlaub auch über den ersten Geburtstag des Kindes hinaus verlängert werden. Ähnlich wie der Vaterschaftsurlaub kann auch der Elternurlaub in zwei Abschnitten genommen werden - früher war es nur einer. Der Elternurlaub wird von der Regierung bezahlt.

Sonstige Arbeitnehmeransprüche

Alle Mitarbeiter, die länger als ein Jahr für denselben Arbeitgeber tätig waren und die Verantwortung für ein pflegebedürftiges Familienmitglied tragen, haben Anspruch auf 93 Tage unbezahlten Pflegeurlaub sowie fünf Tage Urlaub pro Jahr zur Betreuung eines kranken Kindes. Je nach Unternehmensrichtlinien kann bei Anlässen wie Hochzeit oder Tod eines Familienmitglieds zusätzlicher Urlaub gewährt werden.

Laut Gesetz kann das Arbeitsverhältnis in mehreren Fällen beendet werden. Neben einer einvernehmlichen Aufhebung des Beschäftigungsverhältnisses, dem Auslaufen eines befristeten Anstellungsvertrags oder der Kündigung durch den Mitarbeiter definiert das japanische Arbeitsrecht auch die folgenden Kündigungsgründe (nicht vollständige Liste):

• betriebsbedingte Kündigung

• Verstoß gegen die Richtlinien des Arbeitsvertrages oder sonstige Regeln und Vorschriften in Zusammenhang mit der Tätigkeit des Arbeitnehmers

• fristlose Entlassung wegen groben Fehlverhaltens

• Minderleistung oder Unfähigkeit des Mitarbeiters, die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen

• lang andauernde Krankheit des Arbeitnehmers

Arbeitgeber müssen unabhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers eine Kündigungsfrist von mindestens 30 Tagen einhalten – gilt nicht für die ersten beiden Wochen des Beschäftigungsverhältnisses. Alternativ haben Arbeitgeber die Möglichkeit, dem gekündigten Mitarbeiter eine Fortzahlung des Gehalts für die Laufzeit der Kündigungsfrist anzubieten. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, eine Abfindung zu zahlen.