11 défis mondiaux en matière de paie et comment les résoudre

L’expansion mondiale s’accompagne de la nécessité d’une paie mondiale. Faire en sorte qu’une main-d’œuvre répartie dans le monde entier soit payée correctement, à temps et dans la bonne devise est un immense défi auquel sont confrontées de plus en plus d’entreprises. Quelle que soit la taille de l’entreprise, la tâche reste incroyablement complexe. 

Conformité, normalisation, automatisation, rapports… Les défis du traitement international des salaires sont nombreux. Si nombreux et polyvalents que même les équipes expérimentées des RH et de la paie ont du mal à faire face à la pression. 

Mais quels sont exactement les défis liés à la gestion de la paie à l’échelle mondiale ? Et plus important encore : Comment les surmonter ? Dans cet article, nous allons vous présenter onze défis liés à la gestion de la paie à l’échelle mondiale et vous indiquer les solutions possibles. Tout d’abord, examinons ce que signifie réellement la gestion des salaires à l’échelle mondiale.

Que signifie “paie internationale” ?

La paie mondiale peut être considérée comme un sous-produit de l’expansion mondiale. Dès que vous étendez vos activités à différents pays et que vous commencez à employer des talents dans le monde entier, vous devez également faire passer votre traitement des salaires à un niveau supérieur. Cela signifie qu’au lieu de gérer la paie dans un seul pays, vous devez gérer le processus de paie dans plusieurs pays du monde, c’est-à-dire dans toutes vos destinations de recrutement, tout en respectant les différentes législations locales en matière de travail et de fiscalité.

Cependant, la gestion globale de la paie ne doit pas se limiter à la gestion de la paie dans différents endroits. Pour que les opérations de paie soient réellement globales et efficaces, elles doivent être normalisées sur tous les sites et finalement centralisées en un seul endroit. Mais pour parvenir à une solution de paie véritablement mondiale, les entreprises doivent relever de nombreux défis. 

1. Assurer la conformité à l’échelle mondiale

Selon le Global Payroll Management Institute (GPMI), le premier défi mondial auquel sont confrontées les entreprises en matière de paie est la conformité. Chaque pays a son propre calendrier de conformité, qu’il convient de respecter afin de ne pas manquer les dates limites de dépôt des rapports ou de paiement des impôts, faute de quoi les organisations s’exposent à de lourdes amendes. Les cotisations de sécurité sociale et les taux d’imposition varient également beaucoup d’une juridiction à l’autre, tout comme les règles relatives aux déductions fiscales et à l’administration des prestations, sans parler du nombre d’autorités et d’institutions différentes qui sont impliquées. Un autre aspect important de la conformité à prendre en compte est la mauvaise classification des employés. 

S’assurer de la conformité avec les lois et réglementations fiscales locales et suivre les changements juridiques est déjà un défi lorsqu’on gère la paie dans un seul pays. Multipliez maintenant l’effort nécessaire par le nombre de pays où une entreprise internationale emploie des salariés et vous aurez une idée du défi à relever en matière de conformité. 

La solution : En travaillant avec des experts locaux, vous pouvez minimiser les risques de conformité. De plus, l’externalisation de votre paie internationale libère des ressources au sein de votre propre entreprise, ce qui vous permettra de vous concentrer sur votre activité principale et de poursuivre votre croissance.

2. Choisir le(s) bon(s) partenaire(s) de paie

Vous avez donc décidé de résoudre le problème de la conformité en faisant appel à des fournisseurs locaux dans chaque destination de recrutement pour gérer la paie pour vous. Cela nous amène automatiquement au défi suivant auquel les entreprises sont confrontées lors de la mise en œuvre de la paie internationale, à savoir le choix du bon prestataire de paie. Il existe une multitude de professionnels de la paie qui proposent leurs services dans un ou plusieurs pays. Comparer les caractéristiques et les prix de leurs services et s’assurer qu’ils remplissent tous les critères nécessaires qu’un bon partenaire de paie doit remplir est une tâche très longue et décourageante.

La solution : Chez Lano, nous travaillons avec un réseau de partenaires de paie de confiance qui couvre plus de 130 pays différents. Oubliez le long processus de sélection et choisissez le prestataire de services de paie idéal pour votre entreprise dans notre réseau présélectionné.

3. Gérer plusieurs prestataires et systèmes de paie

Aussi prometteuse que puisse paraître l’externalisation de la paie de votre équipe mondiale à des prestataires de paie locaux, elle peut aussi créer un tout nouveau défi. Dans l’enquête “Getting the world paid” de cette année, GPMI a constaté que 43 % des entreprises ayant des activités internationales travaillent avec entre deux et cinq partenaires de paie. Une autre tranche de 19 % doit même gérer entre six et dix fournisseurs. Le fait de devoir coordonner plusieurs fournisseurs de services de paie signifie qu’il faut composer avec différents processus et systèmes, ce qui est compliqué et inefficace. 

La solution : Grâce à des solutions logicielles telles que l’API de Lano, vous pouvez intégrer tous vos différents fournisseurs – qu’ils soient existants ou nouveaux – dans une seule et même plateforme et éviter de devoir gérer plusieurs systèmes.

4. Manque de transparence et de visibilité

Le manque de transparence et de visibilité qui en résulte est une autre difficulté liée à la collaboration avec plusieurs fournisseurs de services de paie. Les données de paie qui vous parviennent de chaque fournisseur sont susceptibles d’être présentées dans des formats différents, ce qui rend difficile le suivi des coûts de l’emploi et les comparaisons entre les différents pays. Pourtant, la transparence des données et une vision détaillée du coût de votre main-d’œuvre sont essentielles pour prendre des décisions stratégiques éclairées pour votre entreprise. 

La solution : La normalisation est un concept clé qui entre en jeu dans la mise en place et la gestion de la paie internationale. Un format standardisé pour toutes vos données de paie à travers les différentes destinations d’embauche est la première étape vers une meilleure transparence des données. L’utilisation d’une solution logicielle comme Lano signifie la fin des ensembles de données opaques et fragmentés. Pour améliorer encore la visibilité et mieux comprendre les coûts, vous devez mettre en place un système de reporting précis. 

5. Inefficacité et fréquence des erreurs dans le traitement des données

Les processus de paie reposent encore principalement sur des processus manuels tels que la saisie de données dans des feuilles excel. En fait, l’enquête comparative mondiale sur la paie menée par Deloitte en 2020 a montré que 30 % des entreprises considéraient l’entrée manuelle des données comme l’aspect le plus chronophage du traitement de la paie. Cela devient encore plus prononcé lorsque vous disposez de divers ensembles de données de paie provenant de différents fournisseurs de paie qui doivent être saisis manuellement dans vos systèmes centraux HCM et financiers. 

Non seulement cela signifie que vous perdez un temps précieux – et des ressources – à effectuer des tâches administratives ennuyeuses, mais cela crée également plus de possibilités d’erreurs. Lorsque les tâches sont traitées par des humains, la fréquence des erreurs est beaucoup plus élevée que pour les tâches effectuées par des machines. 

La solution : Avec une solution de paie globale unifiée comme Lano, qui consolidera automatiquement les données de paie de toute votre équipe mondiale dans un seul système, vous gagnerez beaucoup de temps et éliminerez une source majeure d’erreurs, à savoir le traitement manuel des données. 

6. Respecter les règles de protection des données et de sécurité

Les données de paie des employés sont très sensibles, d’où la nécessité de niveaux de protection des données appropriés. Bien que vous puissiez être en conformité avec les réglementations en matière de sécurité des données dans la juridiction où se trouve votre siège social, la gestion de la paie dans différents endroits du monde implique de se conformer aux niveaux de protection des données requis dans chaque pays. Compte tenu des différents flux de données qui arrivent dans votre système central à partir de différents fournisseurs de paie et qui en repartent, la sécurité des données peut rapidement devenir un casse-tête. 

La solution : Un bon prestataire de services de paie offrira un niveau élevé de protection des données, de sorte que vous n’aurez pas à vous soucier de la sécurité des données pendant le processus de paie proprement dit. Lorsqu’il s’agit de transférer les données de paie de toute votre équipe mondiale vers un système central, vous pouvez assurer la sécurité en faisant confiance à des solutions logicielles telles que Lano, qui garantissent la conformité aux principales réglementations en matière de protection des données, telles que le GDPR. 

7. Faire payer votre équipe internationale dans la bonne devise 

La dernière enquête du GPMI a révélé un autre défi en matière de paie internationale : le déplacement des fonds entre les différents lieux d’embauche et le paiement des employés. L’émission de paiements internationaux dans différentes devises est un problème auquel sont confrontées de nombreuses organisations qui opèrent à l’échelle mondiale. Non seulement vous devez vous assurer d’avoir la bonne somme d’argent disponible en devises étrangères pour payer votre équipe internationale (sans finir par payer d’énormes frais de conversion et être exposé à de mauvais taux de change), mais vous pouvez aussi avoir à calculer un temps de traitement supplémentaire pour que la transaction soit effectuée. 

Dans de nombreux cas, ce problème peut être résolu en demandant à votre partenaire local chargé de la paie d’effectuer les versements à vos employés en votre nom. Toutefois, dans certains pays, la législation impose à l’employeur d’effectuer les paiements à partir d’un compte bancaire local ouvert à son nom, ce qui implique une perte de temps supplémentaire pour la mise en place et le traitement de ce compte.

La solution : Au lieu de simplement externaliser la paie à un partenaire dans le pays, vous pouvez opter pour une solution d’employeur officiel. Le fournisseur EOR emploiera vos travailleurs sur un nouveau marché en votre nom, ce qui inclut non seulement les contrats de travail et la conformité avec la législation locale du travail, mais aussi l’administration de l’ensemble du processus de paie.

8. Défis doux : Différences de fuseaux horaires, pratiques culturelles et barrières linguistiques

La mondialisation s’accompagne toujours de différences culturelles, de problèmes de langue et de fuseaux horaires. Naturellement, ces défis ont également une incidence sur votre paie mondiale. Les rapports et les déclarations fiscales dans chaque pays devront être effectués dans la langue locale. De plus, la paie fonctionne différemment dans chaque pays et vous devrez comprendre les pratiques culturelles liées à la gestion des avantages sociaux des employés – par exemple, s’il est normal ou non de fournir des bons de nourriture ou de transport aux employés. La communication liée à la paie est également plus compliquée et plus lente sur les différents fuseaux horaires.

La solution : Vous pouvez vous assurer de respecter les pratiques de paie locales en travaillant avec des partenaires de paie locaux qui connaissent les différences culturelles et vous conseillent à ce sujet. Le fait de confier la gestion des salaires à un partenaire local permet également de résoudre le problème de la langue locale. Les problèmes de fuseau horaire peuvent être compensés par l’utilisation d’outils de communication asynchrones comme Slack. Quant aux temps de réaction plus lents aux demandes urgentes, veillez à choisir un partenaire spécialisé dans la gestion des salaires qui dispose d’un excellent service clientèle. 

9. Suivre les bons indicateurs de performance de la paie mondiale

Mesurer les performances de la paie internationale est un défi en soi. Bien entendu, les indicateurs clés de performance habituels de la paie, tels que la précision, la rapidité, la satisfaction du service et le coût, restent valables. Mais une question qui revient de plus en plus souvent dans les discussions sur la paie internationale est de savoir si des facteurs tels que la précision ou la rapidité doivent être remplacés par d’autres indicateurs tels que l’expérience des employés ou le niveau d’intégration lors de l’évaluation de la performance de la paie internationale.

La solution : L’utilisation d’un prestataire de services comme Lano vous permet non seulement de choisir la meilleure solution parmi un réseau mondial d’excellents prestataires de services de paie (qui cocheront toutes les cases pour les indicateurs clés de performance tels que la précision et la satisfaction du service), mais répond également aux exigences spécifiques des processus de paie internationaux, telles qu’un niveau élevé d’intégration et un accès facile des employés à leurs données de paie personnelles. 

10. Suivre les paiements effectués à l’ensemble de votre personnel – y compris les freelances

Lorsqu’elles se développent à l’international, la plupart des entreprises décident d’abord de tâter le terrain en travaillant avec des freelances locaux avant de faire le grand saut et d’embaucher des employés à temps plein. Cela signifie qu’elles n’ont pas seulement des employés à temps plein dans le monde entier dont elles doivent suivre les données afin de garder un œil sur les coûts du capital humain, mais qu’il existe également une équipe de freelances internationaux qui représente une part importante des coûts globaux de la main-d’œuvre. 

La solution : Avec Lano, vous pouvez visualiser sur un seul écran les données de paie de l’ensemble de votre équipe internationale, y compris de vos freelances et contractants internationaux. 

11. Un processus de mise en œuvre long et lent

L’un des principaux inconvénients de la paie internationale est qu’elle est incroyablement lente et difficile à mettre en place. Décider du meilleur modèle d’exploitation pour votre paie internationale peut déjà prendre plusieurs semaines, voire des mois, sans parler de la durée du processus de mise en œuvre proprement dit. Cela peut devenir un véritable problème, en particulier pour les entreprises qui sont au milieu de leur projet d’expansion mondiale et qui ont besoin de se développer rapidement.

La solution : Plutôt que de relever le défi de la mise en place d’une paie internationale par vos propres moyens, vous devriez opter pour une solution de paie internationale comme Lano. Utilisez nos services pour mettre en place votre système de paie mondial en un rien de temps. Ne perdez pas de temps à comparer une liste interminable de différents fournisseurs de paie et à essayer de les intégrer dans vos flux de travail. Au lieu de cela, profitez d’un réseau facilement accessible de partenaires de paie dans les pays et d’une plateforme intelligente qui consolide automatiquement toutes vos données de paie dans un format standardisé et vous permet d’intégrer facilement les systèmes et fournisseurs existants. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons vous simplifier la gestion des salaires au niveau mondial.