Comment payer des employés à distance : 7 choses à savoir

Toutefois, le recrutement et la gestion d'une équipe répartie dans le monde entier ne vont pas sans difficultés. Si le processus d'embauche à distance en lui-même est déjà assez exigeant, les vrais problèmes commencent lorsqu'il s'agit de payer vos travailleurs à distance. Quel que soit l'endroit du monde où se trouvent vos employés, ils veulent tous être payés à temps, de manière régulière et dans la bonne devise. Sans oublier qu'en tant qu'employeur, vous êtes responsable de la retenue du montant adéquat d'impôts et de déductions sur leur salaire, ce qui peut devenir une véritable charge administrative.

Si vous avez aussi récemment commencé à développer votre équipe internationale et que vous êtes maintenant confronté à la question de savoir comment payer vos employés à distance qui sont répartis dans le monde entier, nous sommes là pour vous aider. Dans cet article, nous allons mettre en évidence les problèmes les plus courants liés au paiement d'une main-d'œuvre à distance et vous montrer une façon simple de gérer la paie mondiale de manière conforme et rentable. 

Combien devez-vous payer vos travailleurs à distance ?

Savoir comment payer vos travailleurs à distance est, bien sûr, un véritable défi. Mais le casse-tête commence bien avant cela. Lors d'un entretien avec un candidat pour un poste à distance, l'un des aspects qui reviendra sûrement dans la conversation est l'argent. 

Il n'est pas toujours facile de trouver la bonne rémunération pour le travail à distance. Outre l'inclusion de généreux avantages sociaux pour attirer les meilleurs talents, vous devrez décider d'une stratégie pour fixer les salaires de vos employés à distance, qui peuvent être basés sur le lieu d'implantation de votre entreprise ou sur le lieu de travail de votre employé - ou, troisième option, être conformes à une médiane nationale.

Quelle devise pour payer vos employés à distance

Lorsque vous réfléchissez à la manière de payer des employés dans un autre pays, l'une des premières questions qui se posent est probablement celle de la devise à utiliser. À moins que votre entreprise et votre nouvel employé ne soient tous deux basés à l'intérieur des frontières de la zone euro, il est très probable que les monnaies soient différentes. Cela signifie que vous avez le choix entre deux monnaies différentes pour payer votre travailleur à distance, à savoir sa monnaie locale ou la monnaie que vous utilisez pour vos opérations commerciales.

Cette dernière peut toutefois devenir assez délicate, car les fluctuations du taux de change peuvent avoir un impact négatif sur la rémunération de votre employé. De plus, de nombreuses lois sur l'emploi exigent que les employés soient payés dans la devise locale, ce qui signifie que vous n'avez pas d'autre choix que d'effectuer les paiements dans la devise du pays d'origine de l'employé. Par exemple, si vous embauchez un employé à distance en Inde, le salaire indiqué dans le contrat de travail doit être donné en roupies.

Quand et à quelle fréquence payer votre équipe à distance

Un autre problème lié au paiement d'une main-d'œuvre à distance est que la fréquence des paies varie selon les pays. Alors que les employés à distance en Allemagne sont généralement payés une fois par mois, les paiements aux membres de votre équipe distribuée qui sont basés au Brésil peuvent devoir être effectués toutes les deux semaines. Il peut même y avoir un jour de paie spécifique que les employeurs doivent respecter dans ce pays. Sans oublier que chaque pays a des règles différentes pour déterminer si les employés ont droit ou non à un 13e - voire à un 14e - salaire. 

Quel montant d'impôt retenir sur le salaire de votre employé distant ?

Tout comme pour vos employés "normaux", c'est-à-dire ceux qui sont basés dans la même juridiction que votre entreprise, vous êtes également responsable de la retenue du montant approprié d'impôt sur le salaire de votre employé distant. Il va sans dire que les règles et réglementations fiscales varient considérablement d'un pays à l'autre. 

Lorsque vous payez une équipe répartie dans le monde entier, vous devez donc connaître le système fiscal de chaque pays où vous avez des travailleurs à distance, car les impôts doivent être payés dans le pays d'origine de l'employé et non dans le pays où votre entreprise est enregistrée. En plus de connaître le montant de l'impôt sur le revenu à retenir sur le salaire mensuel de votre employé, vous devez également vous assurer que l'argent est transféré à temps à l'institution gouvernementale responsable - sinon vous risquez de recevoir une amende.

Quelles autres déductions effectuer sur le salaire de votre employé à distance ?

La retenue du montant exact de l'impôt n'est pas la seule obligation qui incombe aux employeurs en ce qui concerne les déductions salariales. Une autre partie importante de la gestion de la paie des employés à distance consiste à déduire les bonnes cotisations de sécurité sociale - et, évidemment, à payer la part de l'employeur. Tout comme les taux d'imposition, les cotisations de sécurité sociale sont également spécifiques à chaque pays et vont d'une contribution de 5 % au fonds de prévoyance obligatoire (MPF) à Hong Kong à une contribution faramineuse de 45 % en France - en fonction de la profession de l'employé.

Quel mode de paiement pour payer les employés à distance

La prochaine question à laquelle il faut répondre avant de procéder au paiement de votre personnel distant est celle du mode de paiement à utiliser. Si, pour une équipe nationale, la réponse évidente à cette question est le dépôt direct, la gestion des paiements à une équipe répartie dans le monde entier n'est pas aussi simple. 

La raison en est simple : Les frais de transferts bancaires internationaux et de conversion de devises atteignent rapidement des sommes considérables dès que votre équipe à distance commence à s'agrandir. La création de comptes bancaires d'entreprise dans différents pays du monde n'est pas non plus une solution, car elle s'accompagne généralement de l'obligation de créer une entité juridique étrangère, une procédure très coûteuse et longue.

Comment établir la paie de vos employés à distance

À moins que l'employé en question ne travaille habituellement dans la même juridiction, mais qu'il ne soit envoyé à l'étranger pour y effectuer un travail pendant une courte période, l'ajout des membres de votre équipe à distance sur la liste de paie de votre pays d'origine n'est pas une option. En fait, l'embauche d'employés locaux sur un marché étranger nécessite généralement la mise en place d'un système de paie local. 

Même si vous disposez déjà d'une entité étrangère, la gestion des salaires et la maîtrise de la législation fiscale locale sont des tâches fastidieuses. En effet, la gestion des salaires va de l'administration des impôts et des déductions à l'émission des paiements dans les délais, en passant par la remise à vos employés de fiches de paie et d'autres documents écrits conformes aux normes locales. Heureusement, il existe une solution simple à ce problème : Faire appel à un prestataire de services de paie local qui s'occupera de tout ce qui concerne la paie afin que vous puissiez vous concentrer sur des décisions commerciales plus importantes.

Comment payer les employés à distance : La solution tout-en-un

La mise en place d'un système de paie local dans différents pays du monde n'est qu'une des questions urgentes qui se posent lorsqu'on emploie des travailleurs étrangers. En outre, les employeurs internationaux doivent également faire face aux cadres juridiques que chaque pays a mis en place pour régir les relations de travail et la fiscalité. La navigation dans les lois sur l'emploi et la fiscalité dans le monde entier mobilise une grande partie de vos ressources financières et humaines, tout en exposant votre entreprise à des risques de conformité élevés. 

En faisant appel aux services d'un employeur officiel (EOR) expérimenté, les entreprises peuvent embaucher et rémunérer en toute conformité des équipes distantes dans le monde entier. De la paie globale aux contrats de travail conformes, la plateforme intelligente de Lano vous offre tout ce dont vous avez besoin pour embaucher et gérer votre équipe répartie dans le monde entier. Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la façon de payer sans effort vos employés à distance.