Wie ein Freelance Management System Unternehmen helfen kann | Lano Blog

Bis 2030 könnte die Hälfte der Arbeitskräfte in Europa Freiberufler sein. Unternehmen verlassen sich schon heute immer mehr auf die Arbeit von Freelancern. Um Transparenz und Effizienz in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern sicherzustellen, ist der Einsatz eines Freelance Management Systems heute fast unverzichtbar.

Ein Freelance Management System (FMS) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer externen Mitarbeiter. Traditionell verwalteten Unternehmen Freelancer mit einem Flickenteppich aus E-Mails, Excel-Tabellen und anderen Tools. Dieser zusammengeschusterte Ansatz wird schnell verwirrend und zwingt Projektmanager, zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu wechseln, um diejenigen Informationen zu finden, die sie suchen.Freelance Management Systeme rationalisieren diesen Prozess vom Anfang bis zum Ende. Anstatt Tabellen nach einem Freelancer mit den richtigen Fähigkeiten zu durchsuchen, Verträge, Aufträge und Zeitrahmen für Projekte per E-Mail abzusprechen und Freelancer letztlich in ein separates Rechnungs- und Zahlungssystem zu laden, bringt ein FMS alle Informationen und benötigten Funktionen auf einer zentralen Plattform zusammen.

Um die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Akteuren effizient zu gestalten, müssen drei Kernbereiche von einem FMS abgedeckt werden:

• die externen Mitarbeiter

• die Arbeit, die sie verrichten

• wie sie für diese Arbeit bezahlt werden

Der erste Bereich konzentriert sich auf die Menschen selbst. Mit welchen Freelancern hat ein Unternehmen bisher zusammengearbeitet? Was sind ihre Fähigkeiten? Wo sind sie ansässig? Wie ist ihre Verfügbarkeit? Wie hoch ist ihr Stunden- oder Tagessatz? Wer im Unternehmen hat schon einmal mit ihnen zusammengearbeitet? Mit Hilfe von zentralisierten Profilinformationen können schnell die richtigen Personen für einen Job gefunden werden.

Im zweiten Bereich geht es um die Arbeit selbst, also um den Auftrag und alle damit verbundenen Verträge und Unterlagen. Hierfür stellen Freelance Management Systeme Tools zur Verfügung, die den effizienten Projektfortschritt organisieren lassen – vom Briefing der Freelancer bis zur abschließenden Analyse der Projekte. Nach Beendigung von Projekten können alle Beteiligten Feedback geben und relevante Informationen über den Freelancer (z.B. zuverlässig, qualitativ hochwertige Arbeit) in seinem Profil speichern.

Der dritte Bereich befasst sich schließlich mit der Rechnungsstellung und Zahlung. Über ein FMS können Rechnungen schnell eingereicht, zur Zahlung freigegeben und beglichen werden. In der Regel haben Unternehmen die Möglichkeit, das FMS in ihr bestehendes Zahlungssystem zu integrieren oder auch direkt die Zahlung über das FMS zu tätigen.

Indem sie diese drei Aspekte angehen, tragen Freelance Management Systeme dazu bei, die Produktivität von Unternehmen zu erhöhen. Ein FMS ersetzt mehrere Systeme, um die Zusammenarbeit mit externen Arbeitskräften zu vereinfachen und transparent zu gestalten. Durch die Standardisierung von Prozessen über ein FMS sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern gewinnen auch die Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit Freelancern nachhaltig auszubauen und Compliance-Risiken zu reduzieren.

Ein FMS unterstützt ebenso dabei, Verzögerungen in der Projektumsetzung durch Fehlkommunikation zu vermeiden. Durch verschiedene Tools zum Projektmanagement kann der Arbeitsfortschritt in Echtzeit verfolgt und auf Komplikationen ggf. sofort reagiert werden. Nicht zuletzt stellt ein FMS die pünktliche Bezahlung sicher. Alle Beteiligten profitieren von der Struktur und dem Komfort eines FMS.

Natürlich kann es bei der Arbeit mit einem FMS auch anfängliche Schwierigkeiten geben. Das Einbinden und Lernen der neuen Plattform nimmt Zeit in Anspruch. Ein FMS muss auch in bestehende Produkte und Systeme integriert werden. Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit sollten deshalb im Mittelpunkt eines FMS stehen. Es muss sichergestellt werden, dass im besten Fall jede Technologie, die ein Unternehmen bereits einsetzt, sei es eine Projektmanagement-Software oder ein Zahlungsanbieter, bei Bedarf weiterhin genutzt werden kann.