Contractors
Author
Marlon Thorjussen
Date published
07.08.2020
Freelancer sind Allrounder und müssen im Laufe ihrer Selbstständigkeit vielerlei lernen: Akquise, Buchhaltung und selbstdiszipliniertes Arbeiten beispielsweise. Wir alle stehen Tag für Tag vor Herausforderungen, die uns unser Leben als Selbstständiger anträgt. Aber vieles davon lässt sich einfach lösen: Anfangen und im Blick behalten lautet nämlich die Devise.Gerade junge Freelancer und Anfänger im Business haben zwar die Idee und den Willen, verlieren sich jedoch schnell im Dschungel der täglichen Aufgaben. Dabei werden essenzielle Aspekte, die zwar kein Einkommen bringen, aber sich schnell zu Stolperfallen entwickeln können, vernachlässigt. So wachsen Probleme durch Nichtbeachtung heran. Und diese Probleme schon von Grund auf zu vermeiden – das ist die eigentliche Herausforderung für Freelancer.Den größten Herausforderungen und möglichen Lösungsansätzen wollen wir uns hier einmal widmen. Damit auch bei dir alles glatt läuft!
Eine selbstständige Tätigkeit muss dem Finanzamt angezeigt werden. Bei „Berufseinsteigern“ ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung von Relevanz. Er legt auch fest, ob du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst oder nicht. Verzögerungen bei der Anmeldung deiner Tätigkeit oder auch falsche Angaben können Konsequenzen haben. Gleichsam musst du Auskunft über voraussichtliche Einnahmen machen.Du siehst: Im Grunde musst du schon vor Beginn deiner Tätigkeit wissen, wie viel du einnimmst. Weil das natürlich unmöglich ist, musst du schätzen. Diese Prognose ist dann nicht nur relevant für den Status beim Finanzamt, sondern auch für deine Sozialversicherung. So errechnen sich deine Krankenkassenbeiträge (um die du in keinem Fall herum kommen kannst und solltest) anhand deiner Schätzung. Nachzahlung folgen, wenn deine Einnahmen höher ausfielen.Bevor du also mitten im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit über diese Dinge stolperst, solltest du sie zeitnah, also gleich zu Beginn, angehen. Zudem ist es sinnvoll, sich mit Versicherungen zu beschäftigen. Als da wären: Rentenversicherung, Arbeitsunfähigkeitsversicherung, Haftpflichtversicherung und Rechtsschutzversicherung.
Eng verwoben mit dem Status eines Freelancers beim Finanzamt ist das Damoklesschwert Scheinselbstständigkeit. Sie bezeichnet den Umstand, dass ein Freelancer faktisch nur von einem Kunden abhängig ist, also gar kein wirklich freies Arbeitsverhältnis besteht. Fliegt so etwas auf, hat dies vor allem finanzielle Konsequenzen für den Kunden – der nachträglich dazu verpflichtet werden kann, Versicherungsbeiträge und Co. abzuführen. Und auch für dich ist das dann nicht optimal. Denn das Finanzamt prüft dann auch gerne mal sämtliche geschäftliche Aktivitäten.Du tust gut daran, niemals nur einen Kunden auf Dauer zu haben. Wenn hingegen ein einzelner Kunde dauerhaft einen Großteil deiner Einnahmen ausmacht, ist dies in der Regel aber kein Problem. Wichtig ist, dass du bei der Arbeit für diesen nicht wie ein Angestellter fungierst, also reiner Weisungsempfänger bist und feste Arbeitszeiten hast.
Die große Marktstudie von Freelancemap listet die Kundenakquise mit mehr als 50 Prozent Nennung als besonders unangenehmen Nachteil der Tätigkeit als Freelancer. Akquise ist einfach zeitaufwendig und wird allzu gern unterschätzt. Damit du gut in eine Routine kommst, also regelmäßig an deiner Akquise arbeitest, empfiehlt es sich, verschiedene Tools zur Kundenakquise kennenzulernen. Grob kann dabei zwischen aktiver und passiver Akquise unterschieden werden.Aktive Akquise umfasst:
Telefonate, E-Mails
Nachfragen bei Kunden bezüglich möglicher Folgeaufträge
verteilte Werbemittel
ausgebrachte Werbeflächen
Passive Akquise umfasst:
die eigene Website
Profile bei entsprechenden sozialen Netzwerken
Mund-Propaganda
Dabei musst du mit der Zeit lernen, was für dich funktioniert. Aber überhaupt keine Kanäle zur Akquise zu pflegen, ist keine Option. Denn das Ausbleiben von Kunden rächt sich spätestens dann, wenn es auch mit deiner Liquidität zu Ende ist.Eng verwoben mit der Thematik der Akquise ist das Self-Marketing: Es geht hier darum, dass du dich exponierst und eine Marke aufbaust. Du solltest dir Gedanken darüber machen, wie du kommunizierst, wie du dich präsentierst. Ein einheitliches Format für E-Mails, Briefe und Info-Material ist ein guter Ansatz. Ein weiterer ist ein bestimmtes Wording, das zu dir passen sollte und auch aufrecht erhalten werden sollte. Von besonderer Wichtigkeit sind in diesem Zusammenhang deine Website sowie deine Social-Media-Aktivitäten im beruflichen Kontext.
Dass man als Freelancer komplette Freiheit über seine Zeiteinteilung hätte, ist in aller Regel einfach nur ein Irrglaube. Deadlines, Rechnungsziele, die Erreichbarkeit von Kunden sowie deine „guten Stunden“ des Tages definieren nach und nach einen Zeitplan. Dabei solltest du proaktiv vorgehen und mindestens mit Wochenplänen arbeiten. Warum?Zum einen, damit du nicht in die Falle der Strukturlosigkeit tappst. Es ist zwar verführerisch, nicht zwingend früh mit dem Tag beginnen zu müssen. Aber du hast auch nichts davon, wenn du dafür bis in den späten Abend arbeitest und beispielsweise deine Nine-to-Five-Job-Freunde vernachlässigst.Zum anderen sind Zeitpläne optimal, um Arbeit, die kein Einkommen bringt, überhaupt erst anzugehen. Feste Zeiten für deine Buchhaltung, deine Werbemaßnahmen, die Kundenakquise und die Pflege deiner Website einzuplanen, sorgt tatsächlich dafür, dass du diese Dinge auch tust.Also ja: Du hast mehr Freiheiten bezüglich deiner Arbeitszeiten. Jedoch bedeutet das nur, dass du sie selber für dich strukturieren musst. Unregelmäßigkeit bringt auf Dauer niemanden vorwärts.
Das Rechnungswesen an sich ist nicht besonders schwierig: Vorlagen gibt es online zuhauf. Schwieriger sind dann schon die Finanzplanung und das Geld überhaupt einzutreiben. Denn nicht alle Kunden haben eine gute Zahlungsmoral.Grundsätzlich lohnt es sich deshalb für dich, wenn du lernst:
nicht bezahlte Rechnungen nicht persönlich zu nehmen (es gibt viele Gründe und Ausreden)
Zahlungserinnerungen und – notfalls – Mahnungen zu formulieren
Für den Überblick über deine Rechnungen lohnen sich Programme und eine einheitliche Erfassung. Lano bietet ein solches Programm, dass es dir ermöglicht, Rechnungen zu versenden, mit Kunden im Austausch zu stehen und den Zahlungsstatus zu verfolgen.
Nicht wenige Selbstständige und Freelancer haben das Problem, dass sich die Altersvorsorge schwierig gestaltet. Die betriebliche Altersvorsorge entfällt in aller Regel und die gesetzliche, durch Umlagen finanzierte Rente ist nur bei vergleichsweise hohen Einkommen und entsprechenden Zahlungen genügend, um einen angemessen Lebensabend zu verbringen.Es bleibt also im Grunde die private Altersvorsorge als das wohl wichtigste Standbein. Und hier fangen die Probleme an: Wer wenig Ahnung von Geld und Anlagen hat, spart hoffentlich wenigstens. Doch durch Inflation und niedrige Zinsen wird dieses Geld nach und nach, bemessen nach Kaufkraft, entwertet.Sinnvoll sind deshalb Maßnahmen, die dein Geld vermehren. Darunter fallen Fond-Sparpläne, Einzelaktien, eventuell Lebensversicherungen und das Investieren in Sachwerte. Die Welt der Geldanlagen ist komplex, aber ein grundlegendes Verständnis (Stichworte hier: Zinseszinseffekt, Diversifikation und Langzeitrisiko) solltest du dir aneignen. Oder aber du schaffst es irgendwie, angemessen hohe Beträge in die gesetzliche Rentenversicherung und private Rentenversicherungen einzuzahlen.Immerhin: Etwa die Hälfte der 2019 für den Freelancer Kompass Befragten zahlte in die private Rentenversicherung ein. Ein Drittel baute nur oder zusätzlich auf Wertpapiere und ähnliche Anlagen.
Freelancer können im Home-Office arbeiten und das ist toll. Es bietet Freiheiten, die man in Büros nicht hat. Jedoch kann das Home-Office schnell zur Selbstisolation führen, wenn hoher Arbeitsdruck und unstrukturiertes Arbeiten zusammenfallen. Dann kommt es nämlich durchaus vor, dass die eigene Wohnung kaum noch verlassen wird – und das ist auf Dauer niemals gesund. Zudem leiden soziale Kontakte, die körperliche Gesundheit und die psychische Verfassung darunter.Du tust gut daran, deine Wohnung zu verlassen, wenn dir die Decke auf den Kopf fällt. Und wenn du merkst, dass dir Gewusel um dich herum fehlt, solltest du über Arbeit außer Haus nachdenken. Optionen sind Cafés, Co-Working-Spaces und ähnliche Räumlichkeiten sowie das Arbeiten im Freien. Frische Luft, andere Menschen und ein verändertes Setting können gerade bei Freelancern in der Kreativbranche wahre Wunder wirken. Anderen Menschen gehen Umgebungsgeräusche hingegen auf die Nerven.Wichtig ist auch, das Home-Office als solches zu betrachten: Es ist ein Arbeitsort und sollte keinesfalls komplett in den privaten Bereich deiner Wohnung integriert werden. Mindestens ein abgetrennter, definierter Arbeitsbereich – vielleicht auch nur ein großer Schreibtisch – sollte schon sein.
Die größte Herausforderung ist für viele Menschen der Umgang mit dem Scheitern. Denn zu scheitern, macht nie Spaß. Allerdings sei dir gesagt: Jeder scheitert ab und an. Und das macht nichts.Es geht darum, trotz eines verlorenen Kunden, eines vernichtenden Feedbacks oder einer nicht gezahlten Rechnung weiterzumachen. Analysiere, was passiert ist und überleg erst einmal, ob es überhaupt an dir lag. Manchmal entstehen Situationen des Scheiterns auch einfach durch dumme Zufälle oder andere Menschen. Da hilft eigentlich nur, diese Menschen in Zukunft zu meiden.Wenn du dein Scheitern hingegen selbst zu verantworten hast, deine Arbeit nicht gut war, dein Umgang mit dem Kunden vielleicht unangebracht, dann solltest du diesbezüglich an dir arbeiten. Gemachte Fehler lassen sich in Zukunft vermeiden. Allerdings erfordert die Fähigkeit, Fehler nüchtern zu betrachten, ein gewisses Mindset. Das haben einige Menschen von sich aus, andere müssen es lernen.Als Freelancer wird bei dir nie alles glatt gehen. Aber darüber kann man sich eben auch freuen, denn: Aus Fehlern lernt man. Das klingt abgedroschen, ist aber wahr. Nach dem Hinfallen musst du einfach nur wieder aufstehen, statt sitzen zu bleiben.
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