Comment choisir le bon prestataire de services de paie

Développer votre entreprise à l’échelle internationale signifie également élargir le vivier de talents dans lequel vous pouvez puiser. Cependant, l’embauche de talents étrangers s’accompagne également de défis. Non seulement il faut se conformer à des tonnes de lois et de règlements locaux en matière d’emploi, mais la gestion de la paie dans plusieurs pays ajoute une complexité supplémentaire à la tâche déjà difficile de gérer une équipe répartie dans le monde entier. L’externalisation de la paie auprès de prestataires de services de paie locaux est une solution très prisée par les entreprises pour se conformer à la réglementation en matière de paie sur de nouveaux marchés et mettre en œuvre une paie mondiale. 

Pourtant, choisir le bon prestataire de services de paie pour votre entreprise n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Les équipes RH et juridiques ne savent souvent pas à quels critères un bon fournisseur de services de paie doit répondre et de nombreuses questions restent ouvertes en ce qui concerne les services de paie en général. Que comprennent les services de paie ? Quels sont les différents types de services de paie ? Que faut-il rechercher chez un fournisseur de services de paie?

Dans cet article, nous répondrons à toutes les questions que vous vous posez sur le service de paie et nous vous donnerons quelques conseils utiles pour choisir le bon fournisseur de services de paie pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un fournisseur de services de paie ?

Un prestataire de services de paie – ou prestataire de paie en abrégé – est une entreprise ou un organisme qui offre des services de traitement de la paie à d’autres entreprises qui n’ont pas les connaissances et l’expertise nécessaires pour gérer la paie en interne. En particulier lorsqu’il s’agit d’établir la paie dans plusieurs pays, l’externalisation de la paie auprès d’une société professionnelle peut être un excellent moyen de libérer des ressources, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs plans de croissance et d’expansion. En fait, 26 % des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête menée par le Global Payroll Management Institute ont déclaré qu’elles comptaient sur les prestataires de services de paie internationaux comme principale ressource pour toute question liée au traitement de la paie internationale.

Que font les prestataires de services de paie ?

Bien que cette question puisse sembler évidente, la réponse n’est pas aussi claire qu’on pourrait le croire. Oui, bien sûr, un prestataire de services de paie s’occupe de la paie pour vous. Mais que comprennent les services de paie ? 

Lorsque nous parlons de faire appel à un partenaire chargé de la paie, cela signifie que le spécialiste de la paie va (généralement) :

• calculer le salaire brut et les déductions pour tous vos employés

• Retenir l’impôt sur le revenu et déduire d’autres contributions telles que la sécurité sociale.

• calculer et payer l’impôt sur les salaires et les cotisations de sécurité sociale au nom de l’employeur

• Déposer et payer les charges sociales

• Gérer les congés de maladie et les congés payés

• Traiter les chèques de salaire

• Tenir les registres de paie

• Fournir des rapports détaillés 

• déclarer et enregistrer les nouveaux employés auprès des autorités (facultatif)

• offrir une solution logicielle qui s’intègre à vos systèmes existants (facultatif)

Parfois, vous rencontrez également l’expression “prestataire de services complets de paie”, ce qui signifie que ce prestataire ne se contente pas d’effectuer tous les calculs et toutes les tâches administratives pour vous, mais qu’il se charge également de verser les salaires sur les comptes bancaires de vos employés. Dans le domaine de la paie internationale, cependant, ce service supplémentaire peut s’avérer assez délicat. 

En effet, selon le pays, la législation locale peut interdire aux prestataires de services externes d’effectuer des paiements à vos employés. Dans ce cas, les employeurs étrangers doivent effectuer les transactions à partir de leur propre compte bancaire, ce qui peut signifier qu’ils doivent ouvrir un compte local dans le pays d’embauche – comme, par exemple, aux États-Unis. Dans d’autres pays comme l’Allemagne ou la France, cependant, les employés peuvent être payés directement à partir de comptes bancaires étrangers.

La paie mondiale triée : Quels sont les types de prestataires de services de paie ?

Outre la gamme de services qu’ils proposent, les prestataires de services de paie internationaux diffèrent également par leur organisation et leur mise en place. En général, il existe trois modèles différents de fournisseurs de services de paie pour la gestion de la paie internationale :

• Prestataire de paie mondial détenu à 100 % : un seul prestataire de paie qui offre des services de paie dans plusieurs pays, laissant le client avec un seul contrat de service et un seul partenaire pour les questions et une seule plateforme pour le reporting et la consolidation des données.

• Prestataire local de services de paie (parfois aussi appelé partenaire de paie dans le pays) : prestataire qui offre son expertise en matière de traitement de la paie dans un seul pays aux entreprises étrangères qui cherchent à se lancer sur de nouveaux marchés.

• Agrégateur de paie : fournisseur de paie qui s’associe à plusieurs fournisseurs nationaux pour offrir aux clients une couverture nationale plus large ; la paie est généralement traitée dans chaque pays par un fournisseur différent dans le cadre d’un contrat de service unifié émis par l’agrégateur. 

Selon le type de prestataire de services, la paie mondiale peut être traitée de manière centralisée, locale ou dans des centres régionaux qui regroupent les processus en fonction du fuseau horaire et des exigences culturelles. 

Mise en place d’une paie globale : Comment choisir un prestataire de services de paie ?

Maintenant que vous savez quels sont les différents types de fournisseurs de services de paie internationaux, il est temps de se concentrer sur une question beaucoup plus intéressante : Comment choisir un prestataire de services de paie ? Pour vous aider à prendre la bonne décision, nous avons dressé une liste de critères clés et de questions pratiques que vous pouvez poser aux partenaires de paie potentiels lorsque vous recherchez le meilleur partenaire pour votre entreprise. Nous commencerons par donner des conseils généraux sur la manière de choisir un fournisseur de services de paie, puis nous aborderons les aspects spécifiques que vous devez prendre en compte lorsque vous recherchez une solution de paie globale.

Sélection d’un service de paie : Conseils généraux

Comme pour tout autre service que vous confiez à votre entreprise, un partenaire de paie doit répondre aux exigences suivantes :

• Un bon service clientèle : Renseignez-vous sur ce que disent les autres clients à propos du service clientèle et de la rapidité avec laquelle les demandes des clients sont traitées. Vérifiez également si l’entreprise vous attribuera un représentant personnel que vous pourrez contacter directement en cas de besoin.

• Expertise avérée et bonne réputation : Demandez des certificats, des qualifications, etc. pour obtenir la preuve des connaissances et de l’expertise du prestataire. Vérifiez également les avis et les antécédents du prestataire. 

• Un bon rapport qualité-prix : Bien sûr, le prix n’est pas tout. Mais vous devez vous assurer que vous ne payez pas plus que nécessaire.

• Facilité d’utilisation et de compréhension : Le prix et le système lui-même doivent être transparents. Les paramètres de reporting doivent être clairs et l’interface du système doit être facile à utiliser.

Vous pouvez réduire votre sélection de sociétés de paie en vérifiant les critères suivants :

Les objectifs de traitement de la paie : Quelles performances votre partenaire de paie garantira-t-il ? Combien de temps faudra-t-il pour rectifier les erreurs de traitement de la paie ? 

Niveau d’automatisation : De nombreuses tâches liées à la paie peuvent aujourd’hui être effectuées par des processus automatisés. Assurez-vous que votre futur fournisseur de services de paie utilise un maximum d’automatisation afin que vous n’ayez pas à le payer pour effectuer de simples tâches administratives et comptables. 

Mises à jour de conformité : À quelle fréquence mettent-ils à jour leur système pour maintenir leur conformité avec les lois et réglementations fiscales locales ? 

Fonctions de service : Quels sont les fonctionnalités et services de paie qu’ils proposent et couvrent-ils tous vos besoins en matière de paie ? Pour répondre à cette question, vous devez vous assurer de compiler une liste de demandes de fonctionnalités à préparer pour les candidats potentiels. Proposent-ils des services supplémentaires que vous pourrez ajouter à l’avenir en fonction de l’évolution de vos besoins en matière de paie ?

Reporting

À mesure que votre entreprise se développe sur des marchés étrangers de plus en plus nombreux, le processus de paie devient de plus en plus complexe et les ensembles de données de plus en plus volumineux. Afin de suivre les coûts salariaux, il est vital pour les entreprises de disposer de bons systèmes de reporting qui les alertent de tout changement significatif. Vous devez donc vous renseigner dès le départ sur la nature des rapports.

Sous-contractants

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe différents modèles de fournisseurs de services de paie internationaux : ceux qui possèdent des sociétés de paie dans chaque pays qu’ils couvrent et ceux qui dépendent de partenaires de paie dans le pays. Si vous optez pour un agrégateur, demandez si vous aurez un contact personnel dans l’organisation ou si vous devrez vous adresser aux partenaires nationaux pour résoudre tout problème lié à la paie.

Adaptabilité à la croissance de l’entreprise

Vous n’en êtes peut-être qu’aux premiers stades de l’expansion mondiale de votre entreprise, avec seulement une petite équipe à distance qui fait tourner les roues sur votre nouveau marché, mais cela va probablement changer. Lorsque vous atteignez vos objectifs de croissance, il est très important d’avoir sous la main un prestataire de services de paie qui soit flexible pour s’adapter à votre équipe grandissante et qui puisse toujours gérer la paie pour vous de manière efficace et conforme. Demandez à votre éventuel service de paie ce qui se passera si votre entreprise se développe.

Sécurité des données

Les données relatives à la paie sont toujours très sensibles et doivent être traitées avec un maximum de protection, que la paie soit traitée dans un seul pays ou sur plusieurs sites. Cependant, dans le contexte d’une paie mondiale, la sécurité des données devient encore plus complexe car les données sont collectées dans différentes juridictions – qui ont toutes des exigences différentes en matière de protection des données des employés – puis transférées vers une ou plusieurs plateformes pour analyse et stockage. Par conséquent, une question clé à poser à votre nouveau prestataire de services de paie devrait être la suivante : Comment assurez-vous la protection et la sécurité des données ?

Intégration avec d’autres outils

Les entreprises qui mènent des activités dans plusieurs pays s’appuient souvent sur des solutions logicielles qui leur permettent de simplifier l’administration de leur équipe internationale. Par conséquent, la solution de paie globale que vous choisissez doit être compatible avec d’autres outils et être dotée d’interfaces pour d’éventuelles intégrations. Une question urgente que vous devriez poser à chaque fournisseur de paie est la suivante : Votre système peut-il être intégré à d’autres outils et plateformes de gestion et de ressources humaines ?

Expérience des employés

Lorsque vous gérez une paie internationale, vous souhaitez probablement disposer d’un système standardisé qui fonctionne de la même manière sur chaque marché. Mais il ne suffit pas de choisir un prestataire de services de paie internationale qui offre un système facile à utiliser pour vos équipes de RH et de gestion. Avant de prendre votre décision, vous devez également penser à vos employés. Disposeront-ils d’un compte où ils pourront consulter leurs fiches de paie, etc.

Comment nous choisissons nos partenaires de paie chez Lano

Chez Lano, nous travaillons avec un réseau de prestataires de services de paie couvrant près de 130 pays afin de vous aider à mettre en place une paie internationale pour votre entreprise de manière simple et rapide. Tous nos partenaires de paie ont été soigneusement sélectionnés, de sorte que vous pouvez être sûr de bénéficier de la meilleure expérience en matière de paie. Lorsque nous ajoutons de nouveaux prestataires à notre réseau, nous veillons à ce qu’ils

• respectent des normes élevées en matière de sécurité et de protection des données  

• qu’ils sont expérimentés dans leur domaine et qu’ils ont de solides antécédents professionnels 

• qu’ils peuvent s’adapter à l’évolution rapide des entreprises, comme le montrent nos jeunes clients

• sont des experts en matière de conformité des salaires

• ont des systèmes qui s’intègrent parfaitement à notre plateforme.

Inutile de passer des heures à rechercher et à comparer les prestataires de services de paie pour vos nouvelles destinations d’embauche. Contactez nous dès aujourd’hui et laissez nous vous aider à choisir le bon partenaire de paie pour votre entreprise. De plus, grâce à notre plateforme intelligente, vous pouvez intégrer vos fournisseurs existants et obtenir les données de paie de toute votre équipe internationale sur un seul écran – y compris vos contractants internationaux et vos freelances.