Payroll
Globale Payroll für ein führendes IT & Consulting Unternehmen
With Lano, a global IT services enterprise consolidated their payroll processes from 9 entities within a single platform.
11
Payroll-Datensätze von 11 Partnern konsolidiert
300.000
Euro Ersparnis im Jahr durch Payroll-Konsolidierung
83%
Effizienzsteigerung für HR- und Finance-Teams
Dank des automatisierten und standardisierten Datentransfers zwischen unseren Payroll Anbietern und Lano können wir nun die Daten für alle 8 Niederlassungen in einer einzigen Plattform einsehen und analysieren.
Director of Finance EMEA
About the Company
Our client is a large-scale enterprise in the IT Services industry with more than 900 employees. Their product is a simple-to-use global business-data platform which is designed to empower business leaders worldwide to make better business decisions based on reliable facts. The company’s headquarters are in Germany, but operations are conducted via 9 different entities worldwide.
Herausforderungen
Nicht-standardisierte Payroll-Daten von verschiedenen Service-Partnern
Mit Büros in acht verschiedenen Ländern nimmt unser Kunde die Dienste von fünf verschiedenen Payroll Anbietern in Anspruch, um die Gehaltsabrechnung für sein globales Team zu bearbeiten. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung garantiert zwar die Compliance unseres Kunden, aber die Verwaltung und Konsolidierung der eingehenden Datenströme stellt ein signifikantes Problem dar.
Die Gehaltsabrechnungsdaten, die von den verschiedenen Anbietern übermittelt werden, sind weder konsistent noch standardisiert. Unterschiedliche Datenformate und Abweichungen in der Berichterstattung erschweren die Zusammenführung aller notwendigen Informationen, um eine zuverlässige Grundlage für Analysen und Geschäftsentscheidungen zu bilden. Hinzu kommt, dass selbst die Gehaltsabrechnungsdaten für verschiedene Regionen, die vom gleichen Anbieter bereitgestellt werden, fragmentiert sind und die SLA-Standards nicht immer eingehalten werden.
Ein weiteres Problem ist der hohe manuelle Verarbeitungsaufwand. Jeden Monat muss das People Ops Team mehrere Stunden damit verbringen, den Output der Gehaltsabrechnung zu überprüfen, Gehaltsabrechnungsdaten aus der HRIS-Software zu exportieren um Vorlagen für Änderungen der Gehaltsabrechnung für die verschiedenen Anbieter vorzubereiten, und andere manuelle Prozesse durchzuführen.
Lösungen
Payroll- und HRIS-Integration für End-to-End Konsolidierung
Die von Lano vorgeschlagene Lösung bestand darin, die verschiedenen Payroll Anbieter des Unternehmens über eine zentrale Plattform zu verbinden, um einen automatisierten Datenaustausch zu ermöglichen und eine Single Source of Truth für die globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zu schaffen.
In einem ersten Schritt begann Lano mit der Integration eines einzelnen Payroll Anbieters, in diesem Fall der Dienstleister für die spanische Niederlassung. Dazu analysierte Lano den Datenaustausch mit dem spanischen Payroll Partner und definierte schnell eine Mapping-Logik für den Import und Export von Informationen über die Lano Plattform.
Nach der erfolgreichen Integration des ersten Anbieters wiederholte Lano den gleichen Prozess mit den anderen Dienstleistern. Gleichzeitig integrierte das Team das HRIS-System des Kunden mit der Lano Plattform, um den Datenaustausch zwischen beiden Systemen zu ermöglichen. In einem letzten Schritt ermöglichte Lano die Integration mit dem ERP-System des Unternehmens, um die direkte Übertragung der relevanten Lohndaten an das Finanzteam einzurichten.
Ergebnisse
Automatisierte Datenflüsse führten zu mehr Effizienz
Dank des automatisierten und standardisierten Datentransfers zwischen den verschiedenen Partnern in den einzelnen Ländern und der Lano Plattform kann unser Kunde nun die Gehaltsabrechnungsdaten für alle acht Niederlassungen gebündelt auf einem einzigen Bildschirm einsehen und analysieren, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Außerdem werden Mitarbeiterdaten und Änderungen in der Gehaltsabrechnung nun automatisch aus dem HRIS des Kunden extrahiert und in Lano importiert. So kann das People Ops Team die Änderungen schnell und effizient überprüfen, bevor sie automatisch an den jeweiligen Payroll Partner übermittelt werden, wodurch das Unternehmen jeden Monat zwischen 10 und 15 Stunden Arbeit einspart. Darüber hinaus ist das Finanzteam nun in der Lage, genaue und zuverlässige Angaben zu den Personalkosten in seinem ERP-System einzusehen, und hat eine bessere Kontrolle über die personenbezogenen Kosten der verschiedenen Niederlassungen.
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