Zentralisierung vs. Dezentralisierung im globalen Payroll-Management

Employee Experience, Mitarbeiterbindung, Talentakquise, strategische Entscheidungsfindung... Viele Geschäftsbereiche stehen in direktem oder indirektem Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und den daraus gewonnenen Daten. Und bedenkt man einmal, dass eine fristgerechte Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und eine exakte und pünktliche Bezahlung entscheidend dafür sind, dass die Mitarbeiter im Unternehmen bleiben, kann man fast schon so weit gehen zu behaupten, dass Payroll das Potenzial hat, ganze Unternehmen zu Fall zu bringen. Ein effizientes Payroll-Management aufzubauen, sollte daher für jedes Unternehmen oberste Priorität haben. 

Doch was für Unternehmen, die nur in einem einzigen Land tätig sind, eine recht einfache Aufgabe zu sein scheint, kann für Organisationen mit einem globalen Team und Niederlassungen und Büros in verschiedenen Ländern schnell zu einer großen Herausforderung werden. Das Bearbeiten und Verwalten einer globalen Payroll stellt Unternehmen jeder Größe vor eine Vielzahl von Herausforderungen, ganz egal, ob es sich dabei um rasch expandierende Startups und Scaleups oder um einen internationalen Konzern handelt. Eine dieser Herausforderungen ist die Wahl eines passenden Payroll-Management-Modells, welches entweder zentral oder dezentral aufgestellt sein kann.

Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, wenn es um das Verwalten der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung geht, und die Entscheidung, welcher Ansatz der richtige ist, muss von jedem Unternehmen individuell getroffen werden. In diesem Blogbeitrag erklären wir, worin sich die beiden Modelle genau unterscheiden und welche Vorteile sie Unternehmen jeweils bieten.

Bevor wir die Vorteile von zentralisierten und dezentralisierten Payroll-Systemen erörtern, sollten wir zunächst definieren, was diese beiden Begriffe eigentlich bedeuten. Verfolgt ein Unternehmen bei der Verwaltung und Bearbeitung seiner globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Zentralisierungsstrategie, bedeutet das, dass eine spezialisierte Payroll-Abteilung eingerichtet wird, die in der Regel am Hauptsitz des Unternehmens angesiedelt ist und die die Gehaltsabrechnungsprozesse für alle Mitarbeiter weltweit koordiniert, lenkt, verwaltet und überwacht. 

Mit anderen Worten: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Niederlassungen und Büros des Unternehmens auf der ganzen Welt wird zentral über ein Payroll-System mit standardisierten Prozessen verwaltet. Der Entscheidungsfindungsprozess erfolgt bei diesem Modell nach dem Top-Down-Prinzip.

In Unternehmen, deren Payroll-Management dezentralisiert ist, gibt es hingegen kein zentrales Payroll-Department, das alle Entscheidungen bezüglich der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse trifft. Stattdessen gibt es entweder an allen Unternehmensstandorten ein lokales Payroll-Team, das sich um die Gehaltsabrechnung im jeweiligen Land kümmert, oder die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird an lokale Payroll-Anbieter ausgelagert. Je nach Anzahl der Niederlassungen ist es auch möglich, regionale Payroll-Zentren einzurichten, die sich um die Ausführung der Gehaltsabrechnung für alle Standorte in beispielsweise der APAC-Region kümmern. 

Der entscheidende Unterschied zu einem zentralisierten Payroll-Management-Ansatz besteht darin, dass die verschiedenen Payroll-Anbieter beziehungsweise Payroll-Teams unterschiedliche Systeme und Prozesse verwenden und, zumindest bis zu einem gewissen Grad, eigene Entscheidungen treffen können - anstatt dass alle Entscheidungen von einer zentralen Stelle aus getroffen werden. 

Eine länderübergreifende Zentralisierung der Payroll-Prozesse bietet Unternehmen mehrere Vorteile. Zu den am häufigsten genannten Vorteilen gehören mehr Kontrolle, verbesserter Datenzugriff und -sicherheit sowie mehr Effizienz. Betrachten wir diese Vorteile etwas genauer.

Mehr Kontrolle

Die Zentralisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle internationalen Standorte in einem einzigen System, das von einem zentralen Team aus Payroll-Experten verwaltet wird, sorgt für mehr Kontrolle über Kosten, Ausgaben und die in Zusammenhang mit der Lohnabrechnung stehenden Prozesse. Mit einem zentralisierten Payroll-Management, das auf standardisierten Prozessen basiert, ist es einfacher sicherzustellen, dass die globale Payroll-Strategie mit der allgemeinen Globalisierungsstrategie des Unternehmens in Einklang steht. Darüber hinaus machen es länderübergreifend standardisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse einfacher, Mitarbeiter für mögliche Fehler zur Verantwortung zu ziehen.

Konsolidierte und leicht zugängliche Daten

Ein zentralisiertes Payroll-System sammelt, speichert und organisiert die globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens in einer zentralen Datenbank, die zwar nur von einer Abteilung verwaltet wird, aber für alle Abteilungen des Unternehmens zugänglich ist. Payroll-Konsolidierung macht den Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten um einiges bequemer und einfacher, spart Zeit und ermöglicht es dem oberen Management, datengestützte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Der Zugriff auf konsolidierte globale Payroll-Daten ist auch eine entscheidende Voraussetzung dafür, das strategische Potenzial der Payroll-Funktion voll auszuschöpfen. 

Verbesserte Datensicherheit

Zentralisierte Payroll-Systeme gelten im Allgemeinen als sicherer. Das liegt daran, dass es einfacher ist, ein zentrales System zu schützen, als die Sicherheit mehrerer Systeme in verschiedenen Ländern garantieren zu müssen. Auf diese Weise kann sich das Unternehmen voll und ganz darauf konzentrieren, alle möglichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um das zentrale Payroll-System bestmöglich zu sichern. Das Sicherheitsniveau wird dadurch viel höher als bei der Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine Vielzahl von Subsystemen mit mittelmäßigen Sicherheitsstandards. Außerdem werden so Sicherheitsrisiken vermieden, die bei der Übertragung von Lohndaten zwischen den verschiedenen Systemen über ungesicherte Kanäle wie E-Mail entstehen. 

Gesteigerte Effizienz

Der letzte Vorteil einer zentralisierten globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung, der in der Diskussion um den besten Payroll-Management-Ansatz häufig genannt wird, ist die dadurch erreichte Effizienzsteigerung. Erstens ist es viel einfacher und schneller, Payroll-Datensätze fürs Reporting zu extrahieren, wenn die Daten für alle Länder und Standorte in einem zentralen System gespeichert sind. 

Zweitens ebnet die Zentralisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung den Weg für die Integration von HR- und Gehaltsabrechnungssoftware, was dem Unternehmen eine ganze Reihe neuer Vorteile eröffnet. Drittens bedeutet ein zentrales Payroll-System, dass keine Zeit mehr mit unnötigen Aufgaben wie doppelter Dateneingabe und -pflege verschwendet werden muss. Und viertens ist es einfacher, neue Mitarbeiter zur Verstärkung des Payroll-Teams zu schulen, wenn es nur ein einziges System gibt.

Eine Zentralisierung des Payroll-Managements bringt, wie wir gesehen haben, einige Vorteile mit sich. Es gibt jedoch auch einige Probleme, die bei diesem Ansatz auftreten können, wie etwa die fatale Reichweite der Auswirkungen im Falle eines Fehlers mit dem Payroll-System. Genau an diesen Schwachstellen kann eine dezentralisierte Payroll-Strategie punkten.

Lokale Expertise und Compliance

Das Hauptproblem bei der Rationalisierung globaler Prozesse besteht darin, dass das Unternehmen immer noch die lokalen Compliance-Anforderungen erfüllen muss. Trotz rationalisierter Prozesse bleiben die länderspezifischen Unterschiede hinsichtlich Payroll-Vorschriften, Registrierung und Compliance bestehen und müssen zu 100% erfüllt werden.

Sich länderübergreifend über die Einhaltung aller geltenden Regeln, Vorschriften und Abgabefristen für Steuererklärungen etc. zu kümmern, kann für ein einzelnes, zentrales Payroll-Team zu einer schier überwältigenden Aufgabe werden. Zudem macht der Mangel an Fachwissen und Erfahrung rund um das Thema Payroll im jeweiligen Land Compliance-Verstöße umso wahrscheinlicher, was für das Unternehmen sehr teuer werden kann. Ein dezentralisiertes Payroll-Modell, bei dem die Lohn- und Gehaltsabrechnung an lokale Payroll-Anbieter ausgelagert wird, kann dazu beitragen, die Compliance-Risiken zu minimieren, da das Unternehmen durch Outsourcing von der lokalen Expertise und dem Wissen des jeweiligen Payroll-Dienstleisters profitieren kann.  

Lokal orientierte Entscheidungsfindung

Wenn alle Entscheidungen bezüglich der Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem zentralen Payroll-Team getroffen werden, heißt das noch lange nicht, dass das, was beschlossen wurde, auch wirklich das ist, was für jeden Standort und jedes Land am besten funktioniert. Entscheidungen auf lokaler Ebene zu treffen, hat durchaus seine Vorteile. Denn dadurch ist es den lokalen Payroll-Verantwortlichen möglich, Prozesse einzuführen, die besser an die lokalen Bedingungen angepasst sind.

Verbesserte Reaktionsfähigkeit

Die globale Payroll eines Unternehmens zu dezentralisieren und Entscheidungen auf der Ebene der einzelnen Payroll-Länder und Standorte treffen zu lassen, stellt außerdem sicher, dass das Unternehmen bei Problemen schneller reagieren kann. Probleme manifestieren sich häufig auf lokaler Ebene. Wenn das Team vor Ort erst Rücksprache mit dem zentralen Payroll-Department halten muss, geht dadurch wertvolle Zeit verloren, die die Lösung des Problems hinauszögert. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dezentral zu verwalten, bedeutet auch, dass die Distanz zwischen den Verantwortlichen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Mitarbeitern, die auf der Gehaltsliste stehen, geringer ist, was das Beseitigen von Problemen und das Beheben von etwaigen Fehlern noch einmal erleichtert.

Geringeres Risiko im Falle eines Systemausfalls

Es ist nie eine gute Nachricht, wenn das Payroll-System down ist. Aber bei einem zentralisierten Payroll-Management-System sind die Folgen eines Ausfalls um einiges gravierender, als es bei einem dezentralisierten System der Fall ist. Wenn das zentrale System ausfällt, bedeutet das, dass weltweit alle Mitarbeiter des Unternehmens betroffen sind, was bei großen multinationalen Konzernen Zigtausende von Arbeitnehmern sein können. Eine solche Panne kann verheerende Folgen für das Unternehmen haben kann. Wird hingegen eine Dezentralisierungsstrategie verfolgt, sind bei einem Ausfall immer nur die Mitarbeiter in einem Land betroffen.

Die Frage “Zentrales oder ein dezentrales Payroll-Management?” wird in der Regel erst dann relevant, wenn das Unternehmen zu expandieren beginnt und an mehreren Standorten im Ausland Mitarbeiter einstellt, deren Lohn- und Gehaltsabrechnung abgewickelt werden muss. Zu Beginn ihrer globalen Expansion finden es die meisten Unternehmen bequemer, ihre Payroll einfach an lokale Spezialisten auf dem Gebiet auszulagern, da die Einrichtung der örtlichen Gehaltsabrechnung per Outsourcing schneller und zunächst kostengünstiger ist als das Einrichten eines länderübergreifenden Payroll-Management-Systems, für dessen Verwaltung zudem ein Team spezialisierter Payroll-Experten eingestellt werden muss. Auch der Compliance-Aufwand ist für das Unternehmen beim Payroll Outsourcing deutlich geringer.

Mit zunehmender globaler Präsenz und einem wachsenden globalen Team nimmt die Komplexität der Prozesse jedoch stetig zu, während die Transparenz und Kontrolle über Daten und Kosten immer weiter sinkt. Mit jedem neuen Standort und jedem neuen Payroll-Land wird es schwieriger, die globalen Gehaltsabrechnungsdaten zu konsolidieren und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, die zukünftiges Wachstum gewährleisten. An diesem Punkt sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, ihren Payroll-Management-Ansatz zu verändern. 

Das bedeutet nicht unbedingt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett zu zentralisieren. Aber es ist für das Unternehmen wichtig, einen Weg zu finden, ihre globale Payroll zu vereinfachen und die Transparenz ihrer Daten zu erhöhen, ohne dabei jedoch Abstriche in puncto lokale Compliance machen zu müssen. Genau hier kommen globale Payroll-Lösungen wie Lano ins Spiel.

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