Workations für Remote Teams: Was Arbeitgeber wissen sollten

Umgeben von Palmen unter der karibischen Sonne von einer Strandhütte aus arbeiten, oder von einer abgelegenen Berghütte mit atemberaubendem Blick auf die umliegenden Gipfel aus die tägliche Arbeit erledigen. Solche Fantasien sind vermutlich der Traum eines jeden Arbeitnehmers. Dank Remote Work sind solche Fantasien nicht länger nur unerfüllbare Tagträume, sondern sind zur greifbaren Realität geworden.

Workations ermöglichen es den Mitarbeitern, Arbeit und Freizeit miteinander zu verbinden, während sie sich an einem Urlaubsort ihrer Wahl aufhalten. In vielen Remote-First-Unternehmen sind gemeinsame Workations, bei denen das Remote Team zusammenkommt um die Kollegen aus anderen Ecken der Welt kennenzulernen, seit langem gängige Praxis.

Aber auch in Unternehmen, für die Remote Work Neuland ist, können Workations eine gute Gelegenheit sein, Monotonie am Arbeitsplatz zu vermeiden und den Team-Zusammenhalt zu fördern. Allerdings fällt es solchen Unternehmen oft schwer, sich mit der Idee anzufreunden, ihre Mitarbeiter für eine Workation ins Ausland zu schicken.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum Sie Ihre Mitarbeiter zu Workations ermutigen sollten. Außerdem zeigen wir mögliche Fallstricke auf, die es zu beachten gilt, und geben Tipps, wie das Workation-Projekt zum Erfolg wird.

Der Begriff "Workation" ist eine Zusammensetzung aus den beiden englischen Begriffen "Work" und "Vacation" und bedeutet im Grunde genommen, dass man im Urlaub arbeitet beziehungsweise die Arbeit mit in den Urlaub nimmt. Während morgens und nachmittags die normale Arbeit ansteht, wird der Feierabend genutzt, um die Umgebung zu erkunden, an den Strand zu gehen und zu entspannen. Im Grunde geht es bei einer Workation darum, an einen neuen Ort zu reisen und dabei die Arbeit mitzunehmen.

In diesem Sinne ist eine Workation kein Urlaub an sich, sondern eher eine Auszeit vom normalen Leben, ohne dass man dazu beim Arbeitgeber Urlaub beantragt. Workations können von ein paar Tagen bis zu mehreren Monaten dauern und entweder vom Arbeitnehmer selbst initiiert und geplant werden (Solo-Workation) oder vom Unternehmen organisiert werden (Workation im Team). Wenn sie vom Unternehmen organisiert werden, dienen Workations für gewöhnlich dazu, einem verteilten Team die Chance zu geben, die Kollegen kennenzulernen.

Richtig durchgeführt sind Workations sowohl für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von Vorteil. Unternehmen können Workations nutzen, um die Work-Life-Balance und die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu verbessern, was letztlich auch für das Unternehmen von Vorteil ist.

Workation-Vorteile für Arbeitnehmer

Workations sind die ultimative Gelegenheit für den dringend notwendigen Tapetenwechsel. Die meisten Remote-Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, was nach einer Weile ziemlich langweilig und eintönig werden und sich dadurch negativ auf Innovation und Kreativität auswirken kann. Eine Reise an einen neuen Ort ist eine gute Möglichkeit, etwas Abwechslung zu schaffen und aus der normalen Routine auszubrechen, was die Kreativität fördern und zu neuen Ideen anregen kann.

Obwohl der Mitarbeiter während der Workation arbeitet, setzt nach Feierabend trotzdem das Urlaubsfeeling ein. Ein Ortswechsel eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung nach Feierabend und gibt die nötige Motivation, auch nach einem langen Arbeitstag noch etwas zu unternehmen.

Außerdem kann eine Workation Arbeitnehmern helfen, die soziale Isolation zu überwinden, mit der viele während der Pandemie zu kämpfen hatten. Ein paar Wochen im Ausland (oder auch einfach nur in einer anderen Stadt im Heimatland) ermöglichen es, neue Leute kennenzulernen und soziale Kontakte zu pflegen, was das persönliche Wohlbefinden enorm fördert.

Auch der neue Arbeitsort trägt zum Wohlbefinden des Mitarbeiters bei. An einem ruhigen Ort in der Natur oder in der Nähe eines Strandes zu arbeiten, ist weitaus besser als acht Stunden im Büro zu verbringen und auf eine leere Wand zu starren, oder den ganzen Tag einer stressigen Umgebung ausgesetzt zu sein. 

Und da persönliches Wohlbefinden entscheidend ist, um im Job Top-Leistungen zu erbringen, haben wir ein weiteres Argument, warum Unternehmen ihre Remote Teams zu Workations ermutigen sollten. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, bei der Arbeit gute Leistungen zu erbringen, erfahren eine höhere Zufriedenheit im Job. Sie fühlen sich dem Unternehmen, für das sie arbeiten, verbundener und engagierter und liefern bessere Ergebnisse als Kollegen, für die das nicht der Fall ist.

Kurz gesagt: Workations sorgen für glücklichere, gesündere Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeit zufriedener sind.

Workation-Vorteile für Unternehmen

Langfristig wirken sich die Vorteile von Workations für Mitarbeiter auch positiv auf das Unternehmen aus. Schließlich ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht ohne Grund entscheidend für den Unternehmenserfolg. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten härter und sind produktiver als unzufriedene Mitarbeiter. Eine von der Universität Warwick durchgeführte Studie ergab, dass glückliche Mitarbeiter bis zu 12 % produktiver sind.

Das Wohlbefinden und die Arbeitsleistung der Mitarbeiter und der Erfolg des Unternehmens sind eng miteinander verknüpft. Wenn sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und voller Energie sind (was der beabsichtigte Effekt einer Workation ist), werden sie bessere Ergebnisse liefern. Zudem werden sie in der Lage sein, Probleme schneller zu lösen und kreative Lösungen zu finden.

Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, an Workations teilzunehmen, steigert dies außerdem die Motivation und Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Nichts motiviert die Mitarbeiter mehr, ihre Arbeit zu erledigen, als die Aussicht, den Arbeitstag pünktlich zu beenden und einen schönen Abend am Strand zu genießen. Und nach einer besonders stressigen und schwierigen Projektphase kann eine Workation genau das Richtige sein, um die Moral Ihres Teams wiederherzustellen.

Daneben spielen Workations auch eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterbindung. Remote Work und flexible Arbeitsregelungen gehören zu den wichtigsten Vorteilen, die Arbeitgeber heutzutage anbieten sollten. Tatsächlich ergab die von Ernst & Young durchgeführte Mitarbeiterbefragung "Work Reimagined" (2021), dass 54 % der 16.000 befragten Arbeitnehmer in Erwägung ziehen würden, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, wenn ihr Arbeitgeber keine flexiblen Arbeitsbedingungen anbietet.

Der Workation-Trend setzt sich immer mehr durch, und Arbeitgeber sollten diese Chance nutzen, um ihr Employer Branding zu verbessern. Darüber hinaus zeigen Workations Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihr Wohlbefinden wichtig ist, was die Loyalität der Belegschaft gegenüber dem Unternehmen erhöht.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie Ihr Team zu einer Team-Workation einladen. Zu sehen, dass der Arbeitgeber sich um das geistige und körperliche Wohlbefinden der Mitarbeiter sorgt, schafft eine tiefe Verbundenheit mit dem Unternehmen, und Ihre Mitarbeiter werden sich dadurch mit Sicherheit angespornt fühlen, sich noch mehr zu engagieren und noch motivierter zu arbeiten.

Unternehmen, die mit einem global verteilten Team arbeiten, können Workations auch nutzen, um den Team-Zusammenhalt zu fördern. Da sich die Interaktion zwischen Remote-Mitarbeitern in der Regel auf E-Mails, Slack-Nachrichten und den ein oder anderen Videoanruf beschränkt, ist die Organisation von virtuellen Teambuilding-Aktivitäten besonders wichtig. Eine jährliche Workation mit dem gesamten Team bietet die Möglichkeit, sich gegenseitig kennenzulernen und als Team zusammenzuwachsen.

Anstatt Ihr ganzes globales Team zusammenzubringen, können Sie auch eine gemeinsame Workation für bestimmte Abteilungen organisieren. Sie könnten zum Beispiel Ihr Marketing-Team auf eine Workation schicken, um ihnen Zeit für ein gemeinsames Brainstorming zu geben und wichtige Projekte im direkten Austausch miteinander zu planen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workations die Motivation, Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter steigern, was zu besseren Leistungen und letztlich mehr Rendite im Unternehmen führt. Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung werden ebenfalls positiv von Workations beeinflusst. Als Team-Workation können sie außerdem den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern fördern und die Arbeit im Team verbessern.

Während die meisten Unternehmen den insgesamt positiven Effekt von Workations auf ihre Teams erkannt haben, gibt es auch Stimmen, die behaupten, Workations seien kontraproduktiv. Das Hauptargument dabei: Remote Work lässt die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmen, und auf einer Workation wird es für Arbeitnehmer nur noch schwieriger, nach der Arbeit wirklich abzuschalten und eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen.

Kritiker des Workation-Trends befürchten, dass das Arbeiten im Urlaub die psychische Belastung der Arbeitnehmer erhöhen und letztlich zu weniger Produktivität und weniger Engagement führen könnte, da die Arbeitnehmer nicht mehr in der Lage seien ihren Urlaub zu nutzen, um sich wirklich zu erholen.

Andere wiederum argumentieren, dass es Geldverschwendung sei, an einen schönen Ort zu reisen und dann die meiste Zeit mit Arbeiten zu verbringen. Nicht zu vergessen, dass es viel Disziplin erfordert, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn es so viele neue und aufregende Dinge gibt, die einen ablenken können.

Eine schlechte Internetverbindung in abgelegenen Gebieten kann ebenfalls ein Faktor sein, der die Mitarbeiter daran hindert, während der Workation effektiv zu arbeiten. Letztendlich lässt sich wohl sagen, dass Workations nicht für jeden geeignet sind. Manchen Mitarbeitern fällt es schwerer als anderen, die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen, wenn sie von einem wunderschönen Strandresort aus arbeiten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern nicht die Möglichkeit geben sollten zu testen, ob Workations für sie geeignet sind.

Unabhängig davon, ob Sie vorhaben, eine gemeinsame Workation für Ihr Remote-Team zu organisieren, oder ob Sie einfach nur einen Workation-Antrag genehmigen müssen, der von einem Ihrer Remote-Mitarbeiter eingereicht wurde, gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten.

Unterschiedliche Zeitzonen

Wenn Ihr Team weltweit verteilt ist, wird dies wahrscheinlich keine Probleme verursachen, da Ihre Organisation bereits auf asynchrone Kommunikation ausgelegt ist. Wenn Ihr Team jedoch in der Regel in ähnlichen Zeitzonen sitzt, könnte es die gewohnten Arbeitsabläufe stören und zu Verzögerungen bei den Projektzeiten führen, wenn plötzlich einige Teammitglieder vom anderen Ende der Welt aus arbeiten.

Internetverbindung

So verlockend es für die Mitarbeiter auch sein mag, ihre Workation in abgelegenen Gebieten zu verbringen um dem Stadtlärm zu entkommen, so kann die Internetverbindung an solchen Orten unter Umständen sehr schlecht sein. Da eine stabile Internetverbindung für Remote Work jedoch unerlässlich ist, sollte dieses Problem um jeden Preis vermieden werden. Wenn Sie eine gemeinsame Workation für Ihr Team organisieren wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass das WLAN vor Ort gut ist.

Überblick über die verschiedenen Aufenthaltsorte der Mitarbeiter behalten

Auch dies ist etwas, an das Remote-First-Unternehmen mit weltweit verteilten Teams bereits gewöhnt sind. Für alle anderen Unternehmen kann es aber eine echte Herausforderung sein, den Überblick zu behalten, wenn die Mitarbeiter plötzlich von überall auf der Welt aus arbeiten. Remote Work entbindet Unternehmen nicht von ihrer Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern. Daher sollten Sie immer auf dem Laufenden sein, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade aufhalten.

Compliance

Compliance ist zweifellos das größte Problem für Unternehmen, wenn sie Team-Workations organisieren oder Workation-Anfragen von Mitarbeitern genehmigen - vor allem wenn die Workation mehrere Monate dauern soll. Ein Touristenvisum gibt Arbeitnehmern in der Regel nicht das Recht, während ihres Aufenthalts im Ausland zu arbeiten. Es trotzdem zu tun kann zu Problemen mit den örtlichen Behörden führen, die sich auch negativ auf das Unternehmen auswirken können.

Darüber hinaus kann eine Workation je nach Dauer des Aufenthalts komplizierte steuerliche Folgen haben. Nicht zu vergessen, dass Mitarbeiter, die im Ausland bestimmte geschäftliche Tätigkeiten für ihren Arbeitgeber ausüben, dazu führen können, dass ihre Präsenz im Land als Permanent Establishment des Unternehmens gewertet wird.

Workations sind der neueste Trend in Sachen Flexibilität am Arbeitsplatz, und angesichts der zahlreichen Vorteile, die sie sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen bieten, sollte jedes Unternehmen darüber nachdenken, das eigene Team auf eine Gruppen-Workation einzuladen oder zumindest Solo-Workations auf Anfrage der Mitarbeiter zu erlauben. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Workations erfolgreich in Ihre Unternehmenskultur einbinden.

• Entwickeln Sie Richtlinien für Workations: In den Workation-Richtlinien können Sie bestimmte Kriterien aufführen, die der für die Workation ausgewählte Ort erfüllen muss, um zu gewährleisten, dass er zum Arbeiten geeignet ist (z. B. stabile Internetverbindung, richtiger Arbeitsplatz usw.). Sie sollten auch detaillierte Informationen über den geplanten Aufenthalt anfordern, damit Ihr HR-Team potenzielle Compliance-Risiken bewerten kann.

• Prüfen Sie die Visa-Optionen für Telearbeit: Viele Länder haben spezielle Remote Work Visa eingeführt. Dabei handelt es sich um zeitlich befristete Visa, die einen angemessenen rechtlichen Rahmen für den Aufenthalt und die Arbeit von Remote-Mitarbeitern in dem jeweiligen Land während eines bestimmten Zeitraums bieten, ohne dass unerwünschte steuerliche und rechtliche Folgen entstehen.

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die notwendige Flexibilität: Eine der größten Sorgen von Mitarbeitern in Bezug auf Workations ist es, den Urlaub nicht ausreichend genießen zu können. Wenn die Arbeit den größten Teil des Aufenthalts einnimmt und Mitarbeiter daran hindert, an Aktivitäten vor Ort teilzunehmen, werden die angestrebten Vorteile der Workation (Erholung, Steigerung des Wohlbefindens usw.) nicht erreicht. Schlimmer noch: An einem schönen Ort zu sein und ihn nicht genießen zu können, kann schnell in Frustration umschlagen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihren Mitarbeitern für die Zeit der Workation die nötige Flexibilität einräumen, damit sie auch wirklich das Beste aus ihrem Aufenthalt machen können.

• Holen Sie bei Bedarf rechtlichen Rat ein: Visabestimmungen, internationales Steuerrecht und Permanent Establishment sind Dinge, mit denen Ihre Personal- und Compliance-Teams nicht unbedingt vertraut sind, wenn Remote Work und die Arbeit mit global verteilten Teams noch Neuland für Ihr Unternehmen ist. Da solche Compliance-Fehler sehr kostspielig werden können, lohnt es sich in der Regel, Experten hinzuzuziehen, um auf der sicheren Seite zu sein.

• Garantieren Sie Compliance bei längeren Workations mit einem EOR: Ein Employer of Record (EOR) ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne dafür extra eine Tochtergesellschaft im jeweiligen Land gründen zu müssen. EOR-Dienste werden zwar hauptsächlich genutzt, um Mitarbeiter weltweit fest einstellen zu können, aber sie können auch hilfreich sein bei Umzug von Remote-Mitarbeitern ins Ausland oder zur rechtlichen Absicherung bei längerfristigen Workations.

Bei Lano arbeiten wir mit einem weltweiten Netzwerk von erfahrenen Employer of Record-Partnern zusammen, welches über 170 Länder abdeckt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lano Ihnen helfen kann, volle Compliance für langfristige Workations für Ihr Remote-Team zu gewährleisten, können Sie hier eine Demo buchen.