Wie Technologie den Aufbau von Remote-Teams unterstützt

Im digitalen Zeitalter hat die Technologie längst fast jeden Aspekt unseres Lebens durchdrungen und gewinnt auch in der Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung. In vielen Produktionsstätten unterstützen Roboter menschliche Arbeitskräfte am Fließband, und elektronische Datenbanken erleichtern in vielen Branchen den Zugriff auf und die Verwaltung von Informationen, um nur zwei Beispiele zu nennen. 

Aber auch in vielen Unternehmensfunktionen hat die Technologie ihren Platz gefunden, so auch in der Personalverwaltung und im Talentmanagement. Vor allem in einer Zeit, in der die Personalbeschaffung immer häufiger remote erfolgt, ist der Einsatz von Technologie von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz der Prozesse zu gewährleisten und die zusätzlichen Herausforderungen zu meistern, die mit dem Einstellen von Remote-Mitarbeitern einhergehen.

Welche Technologien stehen Personalverantwortlichen und Talentmanagern also zur Verfügung? Und wie können diese genutzt werden, um erfolgreich Remote-Teams aufzubauen?

Obwohl erwartet wird, dass der Trend hin zu Remote Hiring und Recruiting von permanenter Natur sein wird - 70% der Talentexperten bestätigen, dass virtuelles Recruiting zur neuen Norm werden wird - bedeutet das nicht, dass beim Aufbau von Remote-Teams nicht auch neue Herausforderungen auf Unternehmen zukommen. Tatsächlich ist Remote Hiring für die Personalabteilung sogar noch anspruchsvoller als die traditionelle Personalbeschaffung. Zu den besonderen Herausforderungen beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern gehören: 

Verwalten eines größeren Bewerberpools

Der Zugang zu einem globalen Talentpool ist zweifellos ein positiver Aspekt, der mit Remote Hiring einhergeht. Aber ein größerer Bewerberpool bedeutet auch mehr Arbeit. Wenn Sie einer größeren Gruppe von Bewerbern die Möglichkeit geben, sich auf eine Stelle zu bewerben, führt dies unweigerlich dazu, dass mehr Bewerbungen eingehen, die dann auch geprüft werden müssen. Und da Remote Work bei Arbeitnehmern überaus beliebt ist, wird die Zahl der Bewerber wahrscheinlich noch weiter ansteigen, was es letztlich schwieriger macht, die besten Kandidaten zu identifizieren, weil einfach zu viele zur Auswahl stehen.

Ausschöpfen von Diversity-Potentialen

Mitarbeiter remote einzustellen und das Bewerbungsverfahren für Kandidaten aus verschiedenen Ländern zu öffnen, sorgt für mehr Diversity im Bewerberpool. Was an sich ein erstrebenswertes Ziel für Unternehmen ist, erfordert in der Praxis zusätzliche Anstrengungen, um existierende Vorurteile auszuräumen. Außerdem erfordert die Annahme von Bewerbungen von Kandidaten mit unterschiedlichem Hintergrund, dass die Teams aus HR und Talent Acquisition sich integrative Einstellungskriterien überlegen und Wege finden müssen, um Qualifikationen und Fähigkeiten der Bewerber angemessen vergleichen zu können. Immerhin haben verschiedene Länder unterschiedliche Bildungssysteme, was einen Vergleich erschwert. Nur so gelingt Diversität in der Personalbeschaffung.

Überprüfen der Eignung von Kandidaten für Remote Work

Wenn sie eine Remote-Stelle besetzen wollen, müssen Personalverantwortliche nicht nur beurteilen, wie gut die Fähigkeiten und Erfahrungen des Bewerbers mit den Job-Anforderungen übereinstimmen, sondern auch überprüfen, ob der Kandidat überhaupt für Remote Work geeignet ist. Um in einer Remote-Position erfolgreich zu sein, müssen die Mitarbeiter über eine hohe Selbstdisziplin und starke Kommunikations- und Selbstmanagementfähigkeiten verfügen. Diese Eigenschaften müssen folglich während des Einstellungsprozesses überprüft werden.

Sicherstellen von Team Fit

Ein weiterer zusätzlicher Faktor, den HR- und Talent Acquisition-Spezialisten bei der Einstellung neuer Mitglieder für ein Remote-Team berücksichtigen müssen, ist Team Fit. Beim Einstellen neuer Mitarbeiter auf Team Fit zu achten bedeutet sicherzustellen, dass die Persönlichkeit des neuen Mitarbeiters auch zu den Persönlichkeiten der anderen Teammitglieder passt. Im Remote Recruiting stellt Team Fit eine besondere Herausforderung dar, weil es keine Möglichkeit gibt, die Kandidaten persönlich kennenzulernen.

Effizientes Remote Hiring dank Technologie

Viele der Herausforderungen, die mit Remote Hiring und Recruiting verbunden sind, lassen sich mit Hilfe von Technologie lösen. Durch Prozessautomatisierung können Personalverantwortliche große Mengen an Bewerbungen bearbeiten, während andere HR-Tools eingesetzt werden können, um Rekrutierungsprozesse wie das Prüfen von Lebensläufen und Referenzen, Persönlichkeitstests und das Onboarding zu rationalisieren. Schauen wir uns nun genauer an, wie genau die verschiedenen verfügbaren Technologien beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern eingesetzt werden können.

Die Suche nach potenziellen Bewerbern für offene Stellen ist sowohl bei der traditionellen Personalbeschaffung als auch beim Remote Hiring ein wichtiger Teil des Prozesses. Mit Hilfe von Technologie können Unternehmen ihr Talent Sourcing weitgehend vereinfachen und effektiver gestalten, da so die Reichweite und die Vielfalt der ergriffenen Maßnahmen erhöht bzw. ausgedehnt werden kann.

Die von MHS und HR.com durchgeführte Umfrage "The Future of Talent Acquisition" hat gezeigt, dass Empfehlungssysteme und -plattformen zu den Technologien gehören, die derzeit bei der Talentakquise am häufigsten eingesetzt werden, während Plattformen für Personalmarketing in den nächsten drei Jahren voraussichtlich an Bedeutung gewinnen werden.

Die Durchsicht von Lebensläufen und die Überprüfung von Referenzen sind zwei wichtige Schritte im Einstellungsprozess, die in der Regel sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Lebensläufe und Referenzen von Hunderten von Bewerbern zu überprüfen - was in echten Remote-First-Unternehmen tatsächlich Realität ist - kann das HR-Team schnell überfordern. Sehr oft führt dies zu langen Antwortzeiten und in der Folge dazu, dass Kandidaten an die Konkurrenz verloren gehen.

Der Einsatz von KI zur Überprüfung von Lebensläufen und Referenzen kann dies verhindern, weil so der Prozess erheblich beschleunigt wird. Darüber hinaus sind Tools zur Überprüfung von Lebensläufen mit KI-Funktionen eine gute Möglichkeit, Vorurteile zu umgehen und sicherzustellen, dass alle Bewerber eine faire Chance erhalten.

In einer von Capterra durchgeführten Umfrage gaben 75% der Befragten an, eine Form von Recruiting Software oder ein Applicant Tracking System zu verwenden. Applicant Tracking Systems (ATS) helfen Unternehmen bei der Verwaltung von Bewerbungen während des Recruiting-Prozesses. Der Hauptzweck eines ATS ist die Speicherung und Organisation von Bewerberinformationen und Stellendetails in einer zentralen Datenbank und, wie der Name schon sagt, das Tracken der Bewerber während des gesamten Prozesses. 

ATS-Tools sind besonders nützlich für Unternehmen, die Mitarbeiter remote einstellen, da sie sicherstellen, dass keine Kandidaten verloren gehen, und da sie Informationen über alle Bewerber in einem zentralen System sammeln, auf das von überall aus zugegriffen werden kann. Die meisten ATS-Programme bieten darüber hinaus auch eine Funktion zum Filtern von Lebensläufen, was es erlaubt, weniger relevante Bewerbungen herauszufiltern.

Online durchgeführte Persönlichkeits- und Kompetenztests sind ein nützliches Instrument bei der Einstellung von Remote-Teams. Sie ermöglichen es Unternehmen nicht nur zu beurteilen, ob ein Kandidat für Remote Work geeignet ist, sondern psychometrische Tests sind auch eine gute Möglichkeit sicherzustellen, dass ein Kandidat gut zum Rest des Teams passt. 

Ein weiterer großer Vorteil von Online Assessments ist, dass sie die Möglichkeit bieten, Kandidaten unvoreingenommen zu beurteilen und die Diversität im Unternehmen zu verbessern, da sie auf objektiven, im Voraus definierten Persönlichkeitsmerkmalen beruhen. 

Ein weiteres Beispiel dafür, wie KI genutzt werden kann, um den Remote-Hiring-Prozess zu vereinfachen, ist der Einsatz von Recruiting-Chatbots. Chatbots können eingesetzt werden, um mit Kandidaten zu interagieren und Fragen zum Einstellungsprozess, zum Unternehmen, zur Stelle und zu allen anderen Themen zu beantworten, die für Bewerber von Interesse sein könnten. Durch die Beantwortung von Standardfragen sparen sie Recruitern und Personalverantwortlichen wertvolle Zeit.

Natürlich können Chatbots auch in anderen Bereichen des Einstellungsprozesses eingesetzt werden. Der Bot könnte beispielsweise so programmiert werden, dass er in festgelegten Intervallen Updates und Rückmeldungen an die Bewerber sendet oder ein Interface für das Organisieren von Terminen für Bewerbungsgesprächen bietet. Dies würde die Arbeitsbelastung für HR noch weiter reduzieren und zu mehr Effizienz führen, obwohl es eine große Anzahl an Bewerbern zu berücksichtigen gilt. 

Eines der größten Probleme beim Remote Hiring ist die fehlende Möglichkeit, die Bewerber zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch zu treffen. Dank Tools wie Zoom, Slack oder Skype haben Personalverantwortliche jedoch die Möglichkeit, einen guten Ersatz zu schaffen und per Video Call einen besseren Eindruck von Bewerbern zu gewinnen als bei einem Telefongespräch. 

Darüber hinaus ermöglichen Videokonferenz-Tools, dass mehrere andere Teammitglieder an einem Bewerbergespräch teilnehmen können, was eine hervorragende Möglichkeit ist, sich gegenseitig kennenzulernen und zu sehen, wie gut sich der Bewerber in das bestehende Team einfügen würde. Mit Virtual Reality könnten Remote-Vorstellungsgespräche in Zukunft sogar noch realistischer werden. Erste Unternehmen führen diesbezüglich bereits Experimente durch.

Das Videoformat kann auch für asynchrone Vorstellungsgespräche mit Kandidaten in verschiedenen Zeitzonen verwendet werden. In diesem Fall nimmt das Bewerbungsgespräch die Form eines Video-Q&A an, bei dem die Kandidaten im Vorfeld festgelegte Fragen beantworten und sich dabei selbst mit der Kamera aufnehmen müssen. 

KI und Software-Tools bieten Unternehmen viele Möglichkeiten, ihre Remote-Hiring-Prozesse effizienter zu gestalten und mühelos eine große Anzahl von Bewerbungen von talentierten Arbeitnehmern aus der ganzen Welt zu verwalten. Der Einsatz von Technologie beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern geht jedoch über das Herausfiltern unqualifizierter Bewerber, Bewerber-Tracking und das Führen von virtuellen Bewerbungsgesprächen per Video Call hinaus. Zumal die Herausforderungen, die mit dem Aufbau eines Remote-Teams einhergehen, nicht zu Ende sind, sobald der passende Bewerber für die Stelle ermittelt ist.

Tatsächlich beginnen die wirklichen Herausforderungen für viele Remote-Unternehmen erst nach dem anfänglichen digitalen Recruiting. Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einzustellen bedeutet, dass unterschiedliche Arbeitsgesetze und -vorschriften beachtet und die HR-Belange eines weltweit verteilten Teams bedient werden müssen - eine komplexe Aufgabe, vor allem für Unternehmen, die nicht über die notwendige Expertise und das lokale Wissen verfügen. An dieser Stelle kommen globale HR- und Compliance-Plattformen wie Lano ins Spiel. 

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