Mitarbeiter als ausländischer Arbeitgeber oder über EOR einstellen?

Ausländischer Arbeitgeber, Employer of Record, Professional Employer Organization... Es gibt viele verschiedene Begriffe und Konzepte, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie zum ersten Mal Mitarbeiter im Ausland einstellen. All diese Begriffe beschreiben verschiedene Lösungen, die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind, die Unternehmen in Hinblick auf ihre internationale Recruiting-Strategie haben.

Sich für eine Option zu entscheiden ist nicht immer einfach, und Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, die Unterschiede und Einschränkungen der verschiedenen Lösungen zu verstehen, die für die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern zur Verfügung stehen. Dies gilt insbesondere für den “Foreign Employer”-Ansatz (zu Deutsch: ausländischer Arbeitgeber).

Was genau ist ein Foreign Employer? Wie funktioniert das Einstellen von Mitarbeitern als ausländischer Arbeitgeber? Wann sollten Unternehmen diesen Ansatz wählen? Und wie unterscheidet er sich von anderen Lösungen wie Employer of Record?

Ein ausländischer Arbeitgeber (Foreign Employer, FE) ist ein Unternehmen, das einen oder mehrere Arbeitnehmer in einem Land einstellt, in dem es keine ständige Niederlassung oder Firmensitz hat. Der Arbeitnehmer wird direkt über den ausländischen Unternehmenssitz angestellt, der Arbeitsvertrag also zwischen dem im Zielland ansässigen Arbeitnehmer und dem ausländischen Arbeitgeber geschlossen.

Wenn beispielsweise ein deutsches Unternehmen einen Softwareentwickler benötigt und zufällig einen geeigneten Kandidaten in Frankreich findet, kann es diesen Entwickler über einen direkten Arbeitsvertrag einstellen, ohne ein Büro oder eine andere Art von Betriebsstätte in Frankreich eröffnen zu müssen. In dem Fall genügt es, sich bei den französischen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden als ausländischer Arbeitgeber zu registrieren.

Foreign Employer oder ausländischer Arbeitgeber ist gewissermaßen ein Sonderstatus, über den Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtskonform für Mitarbeiter in Ländern durchführen können, in denen sie keinen Firmensitz oder eine sonstige Präsenz haben. Dabei gilt es allerdings zu beachten, dass mit dem Status als Foreign Employer einige Einschränkungen einhergehen, was die Geschäftsaktivitäten angeht, denen das Unternehmen im Zielland nachgehen kann.

Zusammengefasst kann man den Begriff des Foreign Employer oder ausländischer Arbeitgeber als ein Unternehmen definieren, das in einem anderen Land nur zum Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung für dort ansässige Arbeitnehmer registriert ist, vor Ort aber keinen Firmensitz, Büro oder sonstige Betriebsstätte hat.

Arbeitnehmer in anderen Märkten unter dem Foreign-Employer-Modell anzustellen hat zwei wesentliche Vorteile. Erstens ist es wesentlich billiger als die Gründung einer Tochtergesellschaft, was bis zu mehreren tausend Euro kosten kann. Zweitens geht es viel schneller, da statt der langwierigen Unternehmensgründung lediglich die Anmeldung bei den jeweiligen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden notwendig ist - sowie möglicherweise zusätzlich die Anmeldung der neuen Mitarbeiter.

Es gibt aber auch einige erhebliche Nachteile, vor allem die Tatsache, dass ein ausländischer Arbeitgeber im jeweiligen Zielland nur sehr beschränkt agieren kann. Ohne Betriebsstätte oder sonstige rechtliche Präsenz kann ein Unternehmen verschiedene Geschäftstätigkeiten nicht ausüben - insbesondere solche, die Umsätze generieren würden.

Das wiederum führt zum zweiten großen Nachteil: das Risiko, von den Behörden im Zielland als Permanent Establishment (PE) eingestuft und dadurch steuerpflichtig zu werden. Unter dem Status des Foreign Employer ist ein ausländisches Unternehmen im Inland grundsätzlich nicht steuerpflichtig, da bestimmte Auflagen hinsichtlich Geschäftsaktivitäten und Marktpräsenz gelten. 

Stellen die örtlichen Steuerbehörden jedoch fest, dass das ausländische Unternehmen eine ständige Präsenz in dem Land hat und dort Einkünfte erzielt, ändert sich das. Die Konsequenzen für das Unternehmen können Steuernachzahlungen, Geldstrafen und eine Verpflichtung zur Gründung eines Firmensitzes im Zielland sein.

Bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer besteht für Unternehmen zudem immer das Risiko, gegen die örtlichen Arbeitsgesetze oder Vorschriften in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verstoßen. Ohne gute Kenntnisse der länderspezifischen Vorschriften sind die Compliance-Risiken in diesem Bereich sehr hoch. Außerdem ist es nicht immer einfach, mit den Behörden in der Landessprache zu kommunizieren.

Neben der Einhaltung der im Land des Arbeitnehmers geltenden Arbeitsgesetze und Payroll-Vorschriften ist die größte Herausforderung als Foreign Employer, dass ein Unternehmen als ausländischer Arbeitgeber Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für die im Zielland ansässigen Arbeitnehmer zahlen muss. Ohne Betriebsstätte oder rechtliche Vertretung vor Ort können die Anmeldung bei den örtlichen Steuerbehörden und die Abführung der Lohnsteuer kompliziert sein.

Da die geltenden Bestimmungen von Land zu Land variieren und Mitarbeiter in jedem Land pünktlich und korrekt bezahlt werden müssen, suchen Unternehmen häufig Unterstützung für die Lohnabrechnung als Foreign Employer. Angeboten werden solche Dienstleistungen in der Regel unter der Bezeichnung “non-residential payroll services”. Einfach ausgedrückt bedeutet das nichts anderes, als dass ein Payroll-Anbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Unternehmen übernimmt, das als ausländischer Arbeitgeber eingetragen ist.

Der Payroll-Anbieter kümmert sich in dem Fall darum, das ausländische Unternehmen bei den örtlichen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden als Arbeitgeber anzumelden, sodass dieses die notwendigen Steuer- und Sozialversicherungsnummern erhält. Falls rechtlich erforderlich, kümmert sich der Payroll-Service auch um die sozialversicherungsrechtliche Meldung der neuen Mitarbeiter.

Sobald alle Formalitäten erledigt sind, übernimmt der Dienstleister dann auch die Durchführung der lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung und berechnet die zu zahlenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Darüber hinaus fungiert er als offizieller örtlicher Vertreter des Unternehmens in Payroll-Angelegenheiten und dient somit als Ansprechpartner für die örtlichen Behörden.

Einige Payroll-Anbieter übernehmen sogar die Abwicklung der Zahlungen an Mitarbeiter und Behörden. In Ländern, in denen das Gesetz vorschreibt, dass Zahlungen an Mitarbeiter und Behörden über ein lokales Bankkonto erfolgen müssen, kann dieser Service sogar eine Notwendigkeit sein. In anderen Fällen kann jedoch auch das Gegenteil der Fall sein, also dass Löhne, Gehälter, Einkommensteuer und Sozialabgaben direkt vom Arbeitgeber gezahlt werden müssen.

Hier sind die verschiedenen Dienstleistungen im Rahmen einer Non-residential Payroll auf einen Blick:

• Anmeldung als ausländischer Arbeitgeber

• Meldung der Arbeitnehmer bei den örtlichen Behörden (falls erforderlich)

• Berechnung der Lohnsteuer für den ausländischen Arbeitgeber und Erstellung der Lohnabrechnungen

• Auflistung aller Zahlungsfälligkeiten

• Auszahlung der Löhne und Gehälter der Mitarbeiter (optional)

• Zahlungen an örtliche Steuer- und Sozialversicherungsbehörden (optional)

• Erfüllung aller Meldepflichten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Offizielle Vertretung des Foreign Employer für Steuer- und Sozialversicherungszwecke

• Bereitstellung eines Arbeitsvertrags basierend auf den örtlichen Gesetzen (optional)

Besonders für Unternehmen, die unter Zeitdruck stehen, erscheint das Modell des ausländischen Arbeitgebers oft verlockend, da es schnell und relativ kostengünstig umzusetzen ist. Da dieses Modell jedoch mit verschiedenen Einschränkungen verbunden ist, sollten Unternehmen ihre kurz- und langfristigen Ziele auf dem neuen Zielmarkt sorgfältig analysieren, um sicherzustellen, dass der Foreign-Employer-Ansatz ihren individuellen Bedürfnissen und Zielen gerecht wird.

Mögliche Fragen, die in diesem Prozess beantwortet werden müssen, sind: 

• Welche Tätigkeiten werden die Mitarbeiter ausüben?

• Zu welchem Zweck sollen die Mitarbeiter eingestellt werden?

• Von wo aus werden die Mitarbeiter arbeiten?

• Werden die Mitarbeiter wichtige Managemententscheidungen treffen?

• Wie viele Mitarbeiter wird das Unternehmen zu Beginn und auf lange Sicht in dem Land beschäftigen?

Die Zahl der Beschäftigten ist ein wichtiger Faktor bei der Bewertung des Risikos, dass die örtlichen Behörden das Unternehmen als Permanent Establishment und damit als steuerpflichtig einstufen. Unternehmen, die in einem Land als ausländischer Arbeitgeber eingetragen sind, sollten in der Regel vor Ort nicht mehr als 5-10 Mitarbeiter beschäftigen. Andernfalls wird das Risiko zu groß.

Das Foreign-Employer-Modell ist außerdem nicht für Unternehmen geeignet, die planen, vor Ort Büroräume anzumieten oder eine kommerzielle Präsenz auf dem Zielmarkt aufzubauen. Unternehmen sollten darüber hinaus beachten, dass das Einstellen von Mitarbeitern als ausländischer Arbeitgeber hauptsächlich für EU-Unternehmen interessant ist, die innerhalb der EU Mitarbeiter einstellen wollen.

Ein Employer of Record (EOR) ist eine weitere Möglichkeit, Mitarbeiter im Ausland zu beschäftigen, die zwischen der Registrierung als ausländischer Arbeitgeber und der Gründung eines Firmensitzes oder Betriebsstätte im Zielland angesiedelt ist. Der Einsatz eines Employer of Record ist oft eine gute Alternative für Unternehmen, für die Foreign Employer keine Option ist. 

Mit einem Employer of Record können Unternehmen Talente weltweit fest einstellen, ohne dafür extra eine Tochtergesellschaft zu gründen. Der EOR-Partner stellt den Arbeitnehmer in dessen Wohnsitzland über seine eigene Niederlassung an. Der Arbeitsvertrag wird also direkt zwischen dem EOR und dem Arbeitnehmer unterzeichnet, was den EOR aus Sicht der Behörden zum offiziellen Arbeitgeber des Mitarbeiters macht.

Neben seiner Funktion als offiziell eingetragener Arbeitgeber übernimmt ein Employer of Record auch alle rechtlichen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, von der Anmeldung des Arbeitnehmers bei den örtlichen Behörden über die Erstellung eines rechtskonformen Arbeitsvertrags bis hin zur Lohnabrechnung und Gehaltszahlung des Arbeitnehmers.

Die verschiedenen Dienstleistungen, die in einer Employer of Record-Lösung enthalten sind, beinhalten:

• Rechtskonformer Arbeitsvertrag nach örtlichem Recht

• Einstellen, Onboarding, Offboarding und andere HR-Aufgaben

• Anmeldung des Arbeitnehmers bei den lokalen Behörden

• Verwaltung von Zusatzleistungen für Mitarbeiter

• Lohnabrechnung und Gehaltszahlungen

• Verwaltung von Steuern und Sozialabgaben

• Einhaltung der länderspezifischen Arbeitsgesetze und Payroll-Vorschriften

Das Unternehmen, das den EOR-Service in Anspruch nimmt, behält währenddessen die volle Kontrolle über die täglichen Aktivitäten des Mitarbeiters und überweist das Geld für das Gehalt und die Sozialabgaben an den EOR-Partner, der dann die Zahlung an den Arbeitnehmer und die Behörden vornimmt. 

Möchten Sie mehr über EOR-Lösungen erfahren? Lesen Sie hier, wie ein Employer of Record die globale Expansion vereinfacht und wie ein EOR Unternehmen in Krisenzeiten helfen kann.

Foreign Employer und Employer of Record sind zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter im Ausland ohne Tochtergesellschaft einzustellen. Die beiden Modelle zur Personalbeschaffung im Ausland funktionieren jedoch auf sehr unterschiedliche Weise. Hier ist ein Überblick über die Unterschiede sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Die Situation jedes Unternehmens ist anders und erfordert einen individuellen Ansatz für das Einstellen von Arbeitskräften in anderen Ländern. Foreign Employer und Employer of Record sind zwei gute Lösungen für Unternehmen, die ein globales Team aufbauen möchten. Da jedoch beide Ansätze ihre Grenzen und Nachteile haben, ist es am besten, einen Experten zu Rate zu ziehen, um zu beurteilen, welche Option am besten zum Unternehmen passt.

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