Was Sie über Lohn- und Gehaltsvorschüsse wissen müssen

Ein kaputtes Auto, eine dringende Reparatur am Haus, eine unerwartet hohe Rechnung... Es gibt zahlreiche Situationen, die Ihre Mitarbeiter in eine Lage bringen können, in der die nächste Gehaltszahlung einfach nicht schnell genug kommen kann. Als Arbeitgeber ist es normal, seine Mitarbeiter in einer schwierigen Situation unterstützen zu wollen, damit sie nicht in finanzielle Schwierigkeiten geraten.

In solchen Situationen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Gehaltsvorschuss anbieten. Leider wissen viele Unternehmen nicht, wie sie Vorschüsse richtig handhaben und buchen sollen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie ein Lohnvorschuss abläuft, was die Vor- und Nachteile von Gehaltsvorschüssen sind, und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt.

Fangen wir mit der grundlegenden Frage an: Was genau ist überhaupt ein Vorschuss auf Lohn oder Gehalt? Ein Lohn- oder Gehaltsvorschuss ist eine Vorauszahlung auf das Arbeitsentgelt, also gewissermaßen ein kurzfristiges Darlehen, um die Zeit bis zum nächsten offiziellen Zahltag zu überbrücken. Das dabei ausgezahlte Arbeitsentgelt hat der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Auszahlung folglich noch nicht verdient.

Gehaltsvorschüsse haben festgelegte Rückzahlungsbedingungen, die in der Regel einen Zeitplan vorsehen, wie der geleistete Vorschuss von den künftigen Gehaltszahlungen des Arbeitnehmers abgezogen wird. Vorschüsse sind ein gutes Mittel, um das finanzielle Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern und eignen sich daher als Ergänzung des Leistungspakets, das Ihr Unternehmen der Belegschaft anbietet.

Nachdem wir nun definiert haben, was ein Lohn- beziehungsweise Gehaltsvorschuss ist, stellt sich die Frage, wie ein Vorschuss abläuft. Der Prozess umfasst in der Regel mehrere Schritte. Die da wären:

• Richtlinien für das Gewähren von Gehaltsvorschüssen festlegen

• Mitarbeiterantrag genehmigen und Vereinbarung schriftlich festhalten

• Gehaltsvorschuss leisten

• Empfang bestätigen lassen

• Vorschuss in der Lohnbuchhaltung verbuchen

• Rückzahlung wie vereinbart vornehmen

Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, welche Mitarbeiter einen Vorschuss beantragen können und unter welchen Umständen. Dies geschieht in der Regel in Form einer unternehmensinternen Richtlinie für Gehaltsvorschüsse (mehr dazu erfahren Sie am Ende des Blog-Beitrags), die das Genehmigen von Vorauszahlungen deutlich vereinfacht.

Mitarbeiter sollten Gehaltsvorschüsse schriftlich beantragen. Sobald der Antrag genehmigt ist, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter eine schriftliche Vereinbarung unterzeichnen, in der sowohl der Betrag als auch die Rückzahlungsbedingungen festgelegt sind, bevor Sie den Vorschuss tatsächlich auszahlen. 

Vorschüsse können den Mitarbeitern entweder per Scheck, per Banküberweisung oder über eine alternative Bezahlmethode zur Verfügung gestellt werden, die üblicherweise für die Gehaltszahlung verwendet wird. Denken Sie aber daran, dass Vorschüsse getrennt von der normalen Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet werden sollten. Sobald die Zahlung erfolgt ist, lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern eine Empfangsbestätigung unterschreiben, um mögliche spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Danach müssen Sie den Gehaltsvorschuss nur noch in Ihrer Lohnbuchhaltung verbuchen und dafür sorgen, dass der Vorschuss innerhalb des vorgegebenen Zeitraums zurückgezahlt wird. Je nach Höhe des Vorschusses kann das Geld von einer oder mehreren nachfolgenden Gehaltszahlungen abgezogen werden.

Arbeitgeber, die sich um das finanzielle Wohlergehen ihrer Mitarbeiter sorgen, sehen Vorschüsse vielleicht als naheliegende Lösung an. Wenn Mitarbeiter finanzielle Schwierigkeiten haben, hilft man als Arbeitgeber aus, indem man einen Vorschuss auf Lohn oder Gehalt gewährt. Tatsächlich gibt es aber auch einige Nachteile zu berücksichtigen. Um zu entscheiden, ob es wirklich eine gute Idee ist, Mitarbeitern Gehaltsvorschüsse anzubieten, sollten diese sorgfältig gegen die Vorteile von Vorauszahlungen abgewogen werden.

Beginnen wir mit den Vorteilen. Gehaltsvorschüsse sind eine gute Möglichkeit, Ihre Vergütungsstrategie breiter aufzustellen und Ihrem Team zu zeigen, dass Ihnen die finanzielle Sicherheit eines jeden einzelnen am Herzen liegt. Gehaltsvorschüsse in das unternehmensinterne Leistungspaket für Mitarbeiter aufzunehmen kann sich daher positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -moral im Unternehmen auswirken, was wiederum die Fluktuationsrate senken kann. 

Die Gewissheit, finanziell abgesichert zu sein, nimmt zudem eine große Last von den Schultern Ihrer Mitarbeiter, was der psychischen Gesundheit Ihres Teams zu Gute kommt. Ohne finanzielle Sorgen sind Mitarbeiter außerdem produktiver, da sie sich vollständig auf ihre Arbeit konzentrieren können. 

Auf der anderen Seite kann es vorkommen, dass Mitarbeiter die Großzügigkeit ihres Arbeitgebers ausnutzen und einen Gehaltsvorschuss in Anspruch nehmen, den sie nie vollständig zurückzahlen. Wenn dies wiederholt passiert, kann der Cashflow des Unternehmens dadurch in Mitleidenschaft gezogen werden. Ähnlich negative Auswirkungen kann es haben, wenn Mitarbeiter ihren Gehaltsvorschuss nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens zurückzahlen.

Darüber hinaus bedeuten Lohn- und Gehaltsvorschüssen mehr Arbeit für das Unternehmen (Papierkram, zusätzliche Zahlungen usw.). Nicht zu vergessen, dass die für Vorschüsse geltenden Vorschriften ein zusätzlicher Punkt auf der Liste der Compliance-Risiken sind, die das Unternehmen managen muss. Hinzu kommt der zusätzliche Aufwand für die Ausarbeitung einer unternehmensinternen Richtlinie, wie Gehaltsvorschüsse zu handhaben sind. 

Die Vor- und Nachteile von Gehaltsvorschüssen haben wir Ihnen in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst.

Die Betrachtung der Vor- und Nachteile von Gehaltsvorschüssen hat bereits einige potentielle Fallstricke aufgezeigt, die bei der Gewährung von Vorauszahlungen an Mitarbeiter auftreten können. Sehen wir uns diese etwas genauer an.  

Der erste mögliche Fallstrick sind die bestehenden Gesetze und Vorschriften, die sich direkt oder indirekt auf Vorschusszahlungen an Arbeitnehmer auswirken. So muss beispielsweise gewährleistet werden, dass bei der Rückzahlung des Vorschusses das mit der ausstehenden Forderung verrechnete Gehalt nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn sinkt. Je nach Land kann auch festgeschrieben sein, welchen Zinssatz Arbeitgeber für Gehaltsvorschüsse berechnen dürfen beziehungsweise müssen. Das ist beispielsweise in den USA der Fall.

Ein zweites potentielles Problem mit Vorschüssen ist das finanzielle Risiko, das Sie als Arbeitgeber eingehen. Immerhin zahlen Sie Ihren Mitarbeitern Geld für Arbeit aus, die sie noch gar nicht geleistet haben. Wenn die Leistung des Mitarbeiters nach dem Vorschuss nachlässt (bis zu dem Punkt, an dem Sie eine Entlassung in Erwägung ziehen müssen), besteht die Gefahr, dass Sie den gezahlten Vorschuss nie vollständig zurückerhalten. 

Um negative Auswirkungen auf den Cashflow Ihres Unternehmens zu verhindern, können Sie Ihren Mitarbeitern alternativ On-Demand Pay anbieten. Hierbei erhalten Mitarbeiter vorzeitig Zugriff auf den Teil des Arbeitsentgelts, den sie bereits verdient haben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, strenge Auswahlkriterien festzulegen, die Mitarbeiter erfüllen müssen, um einen Vorschuss zu erhalten. Letzteres geschieht in der Regel im Rahmen der Ausarbeitung einer klar definierten Unternehmensrichtlinie zu Vorschusszahlungen.

Der beste Weg, mit Gehaltsvorschüssen umzugehen und Probleme zu vermeiden, ist das Aufstellen einer detaillierten Richtlinie für Gehaltsvorschüsse, in der die zu befolgenden Schritte sowie spezifische Bedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber festgelegt sind. Zu den wichtigsten Aspekten, die eine solche Richtlinie beinhalten sollte, gehören:

• Anspruchsberechtigung: Legen Sie fest, welche Arbeitnehmer Anspruch auf einen Gehaltsvorschuss haben. Mögliche Kriterien können zum Beispiel Dienstalter, Abschluss der Probezeit, Gehaltsstufe und Vollzeitbeschäftigung sein.

• Höchstbetrag: Definieren Sie, wie hoch der maximale Gehaltsvorschuss ist, den Sie anbieten möchten. Berücksichtigen Sie dabei Rückzahlungsfristen und Ihre verfügbaren finanziellen Mittel.

• Verfahren: Legen Sie fest, wie Mitarbeiter einen Vorschuss beantragen müssen - das sollte schriftlich passieren - und wie die Bearbeitungsschritte aussehen. 

• Schriftliche Vereinbarung: Wann immer Sie einem Ihrer Mitarbeiter einen Lohnvorschuss gewähren, sollten Sie eine schriftliche Vereinbarung abschließen. Da es nur eine Frage der Zeit ist, bis der erste Mitarbeiter einen Vorschuss beantragt, sollten Sie diese Vereinbarung im Voraus aufsetzen und griffbereit halten. 

• Rückzahlung: Achten Sie darauf, klare Bedingungen für die Rückzahlung von Vorschüssen festzulegen. Dazu gehören unter anderem ein Rückzahlungsplan sowie der anwendbare Zinssatz.  

• Häufigkeit: Gehaltsvorschüsse sollten nur für finanzielle Notfälle gedacht sein - und nicht zu einer regelmäßigen Sache werden, auf die Ihre Mitarbeiter angewiesen sind, um über die Runden zu kommen. Daher sollten Sie die Häufigkeit, mit der ein Vorschuss beantragt werden kann, begrenzen, z. B. auf zweimal pro Jahr. 

• Außergewöhnliche Umstände: Es kann Situationen geben, in denen Ihr Unternehmen es sich nicht leisten kann, Mitarbeitern Vorschüsse auf Lohn oder Gehalt zu gewähren, z. B. bei einer schlechten Wirtschaftslage. Geben Sie diese Umstände an, damit Mitarbeiter wissen, wann sie nicht mit finanzieller Unterstützung rechnen können.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf Payroll Outsourcing setzen, sollten Sie Ihre internen Regeln für Vorschusszahlungen an Mitarbeiter mit Ihrem Dienstleister abstimmen, der die Lohn- und Gehaltsvorschüsse in Ihrem Namen abwickeln wird.

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