Warum Unternehmen einen Compliance- und Payroll-Kalender brauchen

Gehaltsabrechnung und Compliance sind zwei Dinge, bei denen sich Unternehmen keine Fehler leisten können. Wenn Mitarbeiter nicht rechtzeitig bezahlt werden, sind sie weniger motiviert und engagiert und arbeiten weniger effizient, was in der Regel zu einer schlechten Unternehmensbilanz führt. Gleichzeitig ist das Einhalten von allen gesetzlichen Vorschriften die Grundvoraussetzung, um Geldstrafen zu vermeiden und das Fortbestehen eines Unternehmens zu garantieren. 

Ein gut funktionierendes Setup für die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung aller damit verbundenen Vorschriften ist jedoch kein Selbstläufer, sondern erfordert einiges an Arbeit. Unternehmen müssen die erforderlichen Zeitpläne und Routinen entwickeln und die relevanten Termine und Fristen genau kennen, um verspätete Zahlungen und Geldbußen zu vermeiden. 

Zu diesem Zweck benötigen Unternehmen einen detaillierten Compliance- und Gehaltsabrechnungskalender, der alle relevanten Informationen zur Gehaltsabrechnung, Abrechnungszeiträumen, Compliance-Verpflichtungen und mehr enthält. In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen zu Compliance- und Gehaltsabrechnungskalendern und zeigen, warum diese besonders wichtig für globale Unternehmen sind.

Gehaltsabrechnungskalender sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Belegschaft pünktlich bezahlt wird. Sie geben einen Überblick über alle wichtigen Termine im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung und der Zahlung der Löhne und Gehälter, und sind daher eine große Hilfe für die zuständigen Payroll- und HR-Teams. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungskalender ermöglicht eine genaue Planung und Terminierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen unter Berücksichtigung von Bearbeitungszeiten, Feiertagen und mehr. Ein solcher Kalender ist daher für einen reibungslosen Ablauf der Gehaltsabrechnung unerlässlich.

Das Ziel eines Lohn- und Gehaltsabrechnungskalenders ist es, Ihnen alle Termine und Informationen aufzuzeigen, die Sie benötigen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung pünktlich durchzuführen. Dazu gehören:

• Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums, z. B. vom 15. August bis zum 29. August

• Abrechnungsdatum, d. h. der Tag, an dem die Abrechnung durchgeführt wird

• Zahltag, d. h. der Tag, an dem das Geld an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden (z. B. 31. August)

• Zahlungsrhythmus, d. h. wie oft die Mitarbeiter bezahlt werden

• Fristen für die Erfassung von Stundenzetteln

• Zusätzliche Informationen: Bankverbindung für jeden Mitarbeiter

Unternehmen müssen das ganze Jahr über verschiedene Melde- und Berichterstattungspflichten erfüllen, von denen viele mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Übermittlung von Steuern und Sozialabgaben verbunden sind. Ein Compliance-Kalender kann als ergänzende Funktion eines Lohn- und Gehaltsabrechnungskalenders verwendet werden, um wichtige Termine und Fristen festzuhalten. Zum Beispiel für die Abführung der einbehaltenen Lohnsteuer an die Finanzbehörden, das Erfüllen der jeweiligen Meldepflichten für Lohnsteuer und Sozialversicherung und die Ausstellung von Lohnbescheinigungen. Kurz gesagt: Es gibt viele verschiedene Fristen und Termine, die das Payroll-Team beachten muss. Hier kommt ein Compliance-Kalender ins Spiel. In diesem Kalender können Unternehmen alle wichtigen Termine notieren, die sie nicht verpassen dürfen, damit das Team in der Buchhaltung weiß, wann welcher Bericht zu erstellen oder welche Meldung einzureichen ist. Da viele wichtige Compliance-Fristen in direktem Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen, ist es sinnvoll, den Compliance-Kalender in den Lohn- und Gehaltsabrechnungskalender zu integrieren, um alle notwendigen Informationen an einem Ort zu bündeln. An dieser Stelle ein kurzer Hinweis: Compliance für Unternehmen umfasst selbstverständlich mehr als nur steuerliche Meldepflichten. Fristen für das Einreichen von Dokumenten für bestimmte Gewerbegenehmigungen und Akkreditierungsverfahren sind beispielsweise ebenso wichtig. In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns jedoch auf die Aspekte von Compliance-Kalendern, die mit der Gehaltsabrechnung in Zusammenhang stehen.

Ein Compliance-Kalender sollte Folgendes enthalten:

• Art der Verpflichtung (d. h. Lohnsteuerabführung, Sozialversicherungsmeldung usw.)

• Frist für die jeweilige Abgabe- und Meldepflicht (z. B. 12. oder 15. des Monats)

• Welches Formular ist zu verwenden und wie ist es einzureichen (z. B. elektronische Übermittlung oder andere)

• Erforderliche Zeit für die Vorbereitung: Je nach Art des Berichts kann es etwas Zeit in Anspruch nehmen, um die erforderlichen Informationen zusammenzutragen und den Bericht zu erstellen - es sei denn, Sie konsolidieren Ihre globale Payroll mit Lano, wodurch Sie Ihre globalen Lohn- und Gehaltsdaten mühelos auf einem einzigen Bildschirm überprüfen und analysieren können.

Wenn es um Gehaltsabrechnungen und Compliance geht, können sich Unternehmen keine Fehler oder Verzögerungen leisten. Mit anderen Worten: Für Unternehmen und Organisationen jeder Größe ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Compliance- und Gehaltsabrechnungsprozesse rund laufen. In diesem Zusammenhang haben sowohl Gehaltsabrechnungs- als auch Compliance-Kalender ihre jeweiligen Vorteile. Die Vorteile eines Gehaltsabrechnungskalenders sind:

• Rechtzeitige Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und pünktliche Zahlungen: Mitarbeiter müssen pünktlich bezahlt werden. Verspätete Zahlungen führen zu Spannungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern und haben negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral, die Motivation und das Engagement der Belegschaft. Die pünktliche Bezahlung Ihres Teams ist daher entscheidend für die Mitarbeiterbindung, die Produktivität und nicht zuletzt den Unternehmenserfolg.

• Bessere Planung für die Systemwartung: Heutzutage sind Unternehmen auf eine Reihe verschiedener IT-Systeme angewiesen. Irgendwann müssen diese Systeme aktualisiert und gewartet werden. Da Wartungsarbeiten nicht an Tagen stattfinden können, an denen die Systeme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden, ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungskalender mit den Verarbeitungs- und Zahlungsterminen unerlässlich.

Die Vorteile eines Compliance-Kalenders sind:

• Weniger Compliance-Risiken: Die Nichteinhaltung von Fristen kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. Geldbußen oder andere Strafen, die Ihrem Unternehmen von den örtlichen Behörden auferlegt werden. Die Einrichtung eines Compliance-Kalenders kann dies verhindern und Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken schützen.

• Erhöhtes Compliance-Bewusstsein: Ein Compliance-Kalender stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über die Compliance-Anforderungen und -Fristen informiert sind. Wenn jeder weiß, was wann zu tun ist, lassen sich Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften leichter vermeiden.

• Effizientere Nutzung der Kapazitäten Ihres Teams: Ein Compliance-Kalender bietet einen Überblick über die verschiedenen Compliance-bezogenen Aufgaben und Prozesse und ermöglicht eine bessere Planung und Terminierung. Wenn Sie wissen, welche Aufgaben wie oft erledigt werden müssen, können Sie die erforderlichen Ressourcen zuweisen und die Mitglieder Ihres Teams effizienter einsetzen.

Da Sie jetzt wissen, welche Vorteile Ihr Unternehmen durch die Verwendung eines Kalenders für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erzielen kann, fragen Sie sich vielleicht, welche Schritte Sie bei der Erstellung eines solchen Kalenders beachten müssen. Im Wesentlichen gibt es hier vier Schritte:

• Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum: Unternehmen können zwischen verschiedenen Abrechnungszeiträumen wählen, d. h. täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Bei der Wahl des Abrechnungszeitraums sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, z. B. die gesetzlichen Bestimmungen, die Art des Beschäftigungsverhältnisses (Angestellte werden in der Regel monatlich bezahlt) und die Kapazität der Personal- und Buchhaltungsteams.

• Erarbeiten Sie einen Zeitplan, der für Ihr Team geeignet ist: Legen Sie fest, wann Sie mit der Erfassung von Lohndaten und Stundenzetteln für den gewählten Abrechnungszeitraum beginnen müssen, wann Sie die Lohnabrechnung durchführen und wann Sie die Zahlungen anweisen müssen. Letzteres ist besonders wichtig, wenn Sie internationale SWIFT-Zahlungen vornehmen müssen, da diese in der Regel länger dauern.

• Achten Sie auf Feiertage: Feiertage können eine Anpassung des Zeitplans für bestimmte Monate erforderlich machen. Etwa wenn der normale Zahltag auf einen Feiertag fällt. Um einen rechtzeitigen Gehaltseingang zu gewährleisten, müssen Sie früher als üblich mit der Erfassung der relevanten Informationen beginnen und auch die Zahlung früher als üblich vornehmen.

• Integrieren Sie Ihren Kalender in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware und/oder richten Sie Erinnerungen ein, um Ihren Zeitplan einzuhalten.

Es gibt verschiedene Programme, mit denen Sie einen Gehaltsabrechnungskalender für Ihr Unternehmen erstellen können. Viele Unternehmen setzen auf Tools wie Excel, Quickbooks und Xero.

Gut zu wissen: Mit Lano Integrationen können Sie alle Ihre bevorzugten Personalmanagement-Tools mit unserer Plattform integrieren - einschließlich Buchhaltungsanwendungen wie Xero oder Quickbooks. Die Verwaltung Ihres globalen Teams war noch nie so einfach.

Die Erstellung eines Compliance-Kalenders ist gar nicht schwer - vor allem, wenn man die zahlreichen Vorteile bedenkt, die er für Ihr Unternehmen bringt. Hier sind vier einfache Schritte, die Sie befolgen können:

• Nutzen Sie das aktuelle Compliance-Handbuch für den Anfang: Jedes Unternehmen sollte über ein Compliance-Handbuch verfügen, in dem alle relevanten Informationen gesammelt sind. Der erste Schritt zur Erstellung eines Compliance-Kalenders besteht darin, das Handbuch sorgfältig durchzugehen und dabei alle wichtigen Daten und Aufgaben herauszufiltern.

• Überprüfen Sie die Gültigkeit der Informationen: Gesetzliche Vorschriften ändern sich ständig. Dies gilt nicht nur für Änderungen im Arbeitsrecht, sondern auch für Änderungen bei den Vorschriften zur Lohnabrechnung. Bei der Erstellung Ihres Compliance-Kalenders sollten Sie überprüfen, ob alle Informationen, die Sie in Ihrem Compliance-Handbuch gesammelt haben, noch gültig sind.

• Passen Sie gegebenenfalls die Zeitpläne an: Klären Sie mit Ihrem Team, ob die bisher verwendeten Zeitpläne für alle funktionieren oder ob es Aufgaben gibt, für die sie mehr Zeit benötigen.

• Erstellen Sie Ihren Compliance-Kalender und integrieren Sie ihn in Ihren Gehaltsabrechnungskalender: Gehaltsabrechnungskalender und Compliance-Kalender gehen Hand in Hand. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass die Informationen synchronisiert werden.

Compliance- und Gehaltsabrechnungskalender sollen Unternehmen dabei helfen, ihre Compliance zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter pünktlich und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften bezahlt werden. Je nach Abrechnungszeitraum, Meldepflichten und der Häufigkeit, mit der Lohnsteuer an die Finanzbehörden überführt werden muss, kann die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der geltenden Vorschriften eine ziemliche Herausforderung für das Payroll-Team darstellen - und das trotz eines entsprechenden Kalenders.

Stellen Sie sich nun den zusätzlichen Aufwand vor, der zur Bewältigung dieser Aufgabe erforderlich ist, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern durchgeführt werden muss, wie es bei internationalen Organisationen häufig der Fall ist. Mit jedem Land steigt der erforderliche Aufwand, ebenso wie die Zahl der einzuhaltenden Vorschriften und Fristen. Ein zentraler Kalender für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit allen damit in Verbindung stehenden Fristen und Terminen ist unerlässlich, um die globale Compliance zu gewährleisten und das Verwalten eines global verteilten Teams zu erleichtern.

Compliance- und Gehaltsabrechnungskalender sind zweifellos eine gute Möglichkeit, die Gehaltsabrechnungsprozesse und Compliance eines Unternehmens zu verbessern. Je mehr Länder ein Unternehmen abdeckt und je verteilter die Belegschaft ist, desto komplizierter wird es jedoch, einen zentralen Compliance- und Gehaltsabrechnungskalender zu erstellen, der alle Länder abdeckt. Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Bestimmungen ständig ändern, weshalb der Compliance-Kalender stets auf dem neuesten Stand gehalten werden muss, was viel Aufwand, Recherche und Kenntnis der rechtlichen Gegebenheiten des jeweiligen Landes erfordert.

Eine einfache Lösung für globale Unternehmen ist Payroll Outsourcing. Anstatt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen intern zu bearbeiten und Ihr Team zu zwingen, sich mit den Eigenheiten der lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften zu befassen, können Sie einfach die Dienste eines lokalen Payroll-Anbieters in Anspruch nehmen.

Bei Lano arbeiten wir mit einem weltweiten Netzwerk von zuverlässigen Payroll-Anbietern, die über 170 Länder abdecken. Wählen Sie einfach den richtigen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen und geben Sie Ihre Payroll- und Compliance-Last an Experten ab. Außerdem können Sie alle Ihre lokalen Payroll-Partner mit der Lano Plattform integrieren, um den Datenaustausch zu automatisieren und so Ihre globale Payroll zu konsolidieren. Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Sie mit Lano Ihre globale Gehaltsabrechnung vereinfachen können.