Von einem Employer of Record zur eigenen Payroll wechseln

Viele wachsende Unternehmen, die neue Märkte erobern wollen, nutzen einen Employer of Record, um die globale Expansion zu vereinfachen. Dank der Möglichkeit, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne vor Ort eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung gründen zu müssen, können sie schnell in neue Märkte eintreten, ohne finanzielle oder Compliance-bezogene Risiken einzugehen. 

Solange ihre Mitarbeiter vor Ort über den Employer of Record (EOR) eingestellt werden, müssen sich die Unternehmen weder um Personal- noch um Gehaltsabrechnungsfragen kümmern. Dies ändert sich jedoch in dem Moment, in dem sie beschließen, eine Tochtergesellschaft, eine Niederlassung oder ein Büro in dem Land zu gründen. 

Nach der Gründung eines Unternehmensstandortes im Ausland ist es nicht mehr möglich, sich auf das EOR-Modell zu verlassen, um lokale Talente einzustellen. Stattdessen müssen die EOR-Mitarbeiter in die neu gegründete Niederlassung übernommen werden, was auch bedeutet, dass ein lokales System für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut werden muss, um zu gewährleisten, dass Löhne und Gehälter weiterhin wie gewohnt bezahlt werden. 

Aber wie können Unternehmen den Übergang vom EOR-Modell zur eigenen lokalen Payroll meistern? Was müssen sie dabei beachten? Und welche Fallstricke gilt es zu vermeiden? Genau diese Fragen werden wir in diesem Blogbeitrag beantworten.

Die Notwendigkeit, das Employer-of-Record-Arrangement zu beenden und eine lokale Lohn- und Gehaltsabrechnung einzurichten, ergibt sich in der Regel, wenn das Unternehmen beschließt, auf einem ausländischen Markt ohne Einschränkungen zu operieren und Umsätze zu generieren, wofür die Gründung eines Unternehmensstandortes vor Ort notwendig ist. Es gibt viele Gründe, die Unternehmen zu diesem Schritt bewegen. Hier ist eine Liste der häufigsten Beweggründe für die Firmengründung im Ausland, die auch den vorherigen Einsatz eines Employer of Record berücksichtigen: 

• Wachsende Zahl von Arbeitnehmern in einem Markt, was die Nutzung einer EOR-Lösung zu einer teureren Option macht als die direkte Anstellung über eine eigene Niederlassung

• Lokale Beschränkungen für die maximale Dauer von EOR-Vereinbarungen: In einigen Ländern können Mitarbeiter nur für einen bestimmten Zeitraum über einen Employer of Record eingestellt werden. Danach muss das Unternehmen entscheiden, ob es die betroffenen Mitarbeiter entlassen oder sie direkt über ein eigenes Büro oder eine Tochtergesellschaft vor Ort weiter beschäftigen will.

• Vermeidung von Permanent Establishment: Die Verwendung eines Employer of Record schützt Unternehmen nicht unbedingt vor den steuerlichen und rechtlichen Konsequenzen, die auftreten können, wenn das Unternehmen von ausländischen Behörden als Permanent Establishment, also als eine dauerhafte steuerpflichtige Präsenz im Land, angesehen wird. Um zu verhindern, dass die vor Ort entstehende Steuerlast auf das Mutterunternehmen zurückfällt, muss das Unternehmen eine separate juristische Einheit in ausländischen Märkten gründen, in denen es Einnahmen erzielt. 

• Uneingeschränkte Operationsfähigkeit in einem neuen Markt: Dieser Punkt hängt eng mit Permanent-Establishment-Risiken zusammen. Unternehmen, die nicht im Ausland steuerpflichtig werden wollen, müssen vorsichtig sein, welche Geschäftsaktivitäten sie vor Ort ausüben - dies gilt insbesondere für den Vertrieb und andere umsatzgenerierende Aktivitäten. Aber es gibt auch viele andere Aspekte der Geschäftstätigkeit im Ausland, für die eine Firmengründung vor Ort notwendig ist, wie z.B. der Import von Waren. 

Jeder dieser Gründe kann ein Auslöser für die Firmengründung im Ausland sein, welche wiederum zur Konsequenz hat, dass alle bis dahin über einen EOR-Anbieter angestellten Mitarbeiter direkt angestellt werden müssen und entsprechend eine lokale Payroll eingerichtet werden muss.

Der Übergang zwischen dem EOR-Modell und der Einrichtung einer lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Tochtergesellschaft im Ausland ist eine Herausforderung, und Unternehmen sollten vorausschauend planen, um die vielen Fallstricke zu vermeiden, die damit verbunden sein können. Hier sind ein paar Aspekte, die Sie unbedingt beachten sollten. 

Arbeitnehmeransprüche und Kontinuität zusätzlicher Leistungen für Mitarbeiter

Die Verwaltung gesetzlicher Arbeitnehmeransprüche stellt einen wichtigen Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung dar und jedes Land hat seine eigenen Regeln bezüglich der gesetzlichen Leistungen, auf die Arbeitnehmer Anspruch haben. Wenn Sie Talente weltweit mit einem Employer of Record einstellen, brauchen Sie sich darum keine Sorgen zu machen. Das ändert sich jedoch, sobald Sie Ihre EOR-Mitarbeiter direkt über Ihre Niederlassung oder Tochtergesellschaft einstellen. 

Hierbei gilt: Alle Leistungen, auf die Mitarbeiter im Rahmen der Vereinbarung mit dem Employer of Record Anspruch hatten, sollten weitergeführt werden - egal, ob diese gesetzlich vorgeschrieben sind oder als zusätzlicher Anreiz angeboten wurden. Dazu gehören Urlaubsansprüche, soziale Absicherung, zusätzliche Rentenfonds, Zulagen und mehr. Zwar gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, Arbeitnehmern nach der Übernahme aus dem EOR-Vertrag weiterhin die zuvor angebotenen Extraleistungen zu gewähren, aber nach mehreren Jahren unter dem EOR-Modell haben Arbeitnehmer in der Regel bestimmte Erwartungen. 

Bei den obligatorischen Sozialversicherungen, die von Regierungsbehörden verwaltet werden, handelt es sich um eine direkte Übernahme der monatlichen Verpflichtungen, die unter der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters einfach weiterlaufen. Bei zusätzlichen Leistungen, wie z.B. privaten Rentenfonds oder Zusatzkrankenversicherungen, muss das Unternehmen darüber nachdenken, wie die Kontinuität dieser Leistungen sichergestellt werden soll. Das heißt am Beispiel, ob weiterhin derselbe Anbieter für den privaten Pensionsfonds genutzt oder zu einem anderen Anbieter gewechselt werden soll.

Sie sind auf der Suche nach Information bezüglich Arbeitnehmeransprüchen und landesüblichen Leistungen für Mitarbeiter in einem speziellen Markt? In unserem Global Hiring Guide erfahren Sie alles, was Sie über Arbeitnehmeransprüche, Arbeitsverträge, Arbeitsbedingungen, Vergütung und alle weiteren Anforderungen beim Einstellen von Mitarbeitern im Ausland wissen müssen. 

Notwendige Registrierungen für Payroll

Zur Firmengründung im Ausland gehören viele verschiedene Prozesse, darunter auch die zum Bearbeiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Registrierungsprozesse für Arbeitgeber. Die genauen Registrierungsanforderungen und -formalitäten sind von Land zu Land unterschiedlich, umfassen aber häufig die folgenden Punkte: 

• Registrierung bei den örtlichen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden

• Beantragung eines Zugangs zu den von diesen Behörden verwalteten Online-Portalen, um Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge zu melden und zu zahlen

• Abschluss von Zusatzversicherungen für Arbeitnehmer

• Meldung neuer Mitarbeiter bei den Behörden 

• Einrichten eines Bankkontos vor Ort

In der Regel gibt es festgelegte Fristen, bis wann die einzelnen Anmeldungen erfolgen müssen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Informationen einholen und alle Fristen kennen, bevor sie mit dem Gründungsprozess beginnen. 

Sie sind sich nicht sicher, welche Registrierungsprozesse Sie abschließen müssen, bevor Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem neuen Zielmarkt bearbeiten können? Unser Global Payroll Guide bietet Ihnen detaillierte länderspezifische Informationen darüber, wie Sie vor Ort Ihre Payroll einrichten und was es bei der Bearbeitung der Entgeltabrechnung zu beachten gilt. Informationen nur auf Englisch verfügbar.

Payroll Management

Unternehmen, die eine Gehaltsabrechnung für ihre internationalen Mitarbeiter einrichten möchten, müssen sich nicht nur bei den Behörden des jeweiligen Landes registrieren lassen, sondern auch eine Strategie für ihr Payroll Management wählen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass sie sich entscheiden müssen, ob sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern bearbeiten wollen oder doch lieber auf Payroll Outsourcing setzen. Für eine interne Lohn- und Gehaltsabrechnung braucht es darüber hinaus eine Payroll-Software, mit der ansonsten manuelle Prozesse automatisiert werden können. 

Es gibt keine Einheitslösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Ausland, und die Entscheidung für oder gegen die Zusammenarbeit mit einem lokalen Payroll-Anbieter hängt weitgehend von den lokalen Kenntnissen ab, über die das Unternehmen verfügt. Immerhin liegt die gesamte Steuer- und Compliance-Verantwortung bei einer in-house durchgeführten Payroll auf den Schultern des internen Teams.

EOR-Vertragsklauseln

Der Wechsel vom EOR-Modell hin zur Beschäftigung von Mitarbeitern über eine ausländische Tochtergesellschaft bringt nicht nur erhebliche Änderungen hinsichtlich Verantwortung und Compliance mit sich, sondern bedeutet auch das Ende eines zwischen Ihrem Unternehmen und einem externen Dienstleister geschlossenen Vertrags. Und wie bei jedem anderen Dienstleistungsvertrag gelten auch hier vertragliche Verpflichtungen, die erfüllt werden müssen. 

Bevor Unternehmen mit der Firmengründung im Ausland beginnen und Pläne für eine lokale Payroll machen, sollten sie ihren EOR-Vertrag sorgfältig prüfen, um zu sehen, welche Bedingungen im Falle einer Vertragsbeendigung gelten. Wie lange im Voraus muss der EOR-Partner benachrichtigt werden? Und gibt es irgendwelche Gebühren, die bei der Beendigung der Vereinbarung anfallen?

Sammeln notwendiger Payroll-Informationen

Sobald die EOR-Mitarbeiter rechtmäßig am neuen Unternehmensstandort im Ausland angestellt sind, dauert es nicht mehr lange, bis die erste Gehaltsabrechnung ansteht. Zuvor müssen jedoch eine ganze Reihe von Informationen gesammelt werden - und das unabhängig davon, ob das Unternehmen die Gehaltsabrechnung intern durchführt oder einen externen Payroll-Anbieter beauftragt. 

Zu den für die Gehaltsabrechnung benötigten Informationen gehören: 

• Persönliche Daten der Mitarbeiter (Name, Geburtsdatum, Familienstand, Steuernummer, frühere Gehaltsabrechnungen, Bankverbindung...)

• Vertragsinformationen hinsichtlich Vergütung und Zusatzleistungen (Gehalt, Lohn, Überstundenvergütung, Boni...)

Und natürlich muss ein System vorhanden sein, mit dem Sie Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankenstand etc. nachverfolgen können. 

Ausstehende Zahlungen

Ausstehende Zahlungen sind ein weiterer Aspekt, der bei der Umstellung von EOR auf eigene Payroll zu berücksichtigen ist. Unternehmen werden wahrscheinlich sicherstellen wollen, dass sie mit ihrem EOR-Partner einen sauberen Schlussstrich ziehen, daher ist die Überprüfung ausstehender Zahlungen ein Muss. Das Gleiche gilt für die über den EOR angestellten Mitarbeiter. 

Der Wechsel von EOR-Mitarbeitern in ein direktes Beschäftigungsverhältnis bei der Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens hat zwar keine Auswirkungen auf Betriebsabläufe - immerhin arbeiten die Mitarbeiter weiterhin in der gleichen Weise und in der gleichen Kapazität für das Unternehmen wie während des EOR-Arrangements -, aber rechtlich gesehen markiert der Wechsel den Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses mit einem anderen Arbeitgeber. Daher müssen alle noch offenen Arbeitnehmeransprüche wie zum Beispiel nicht genutzte Urlaubstage ausgezahlt werden. 

Keine Überschneidung zwischen EOR und Direkteinstellung über die eigene Tochtergesellschaft

Und damit kommen wir zum letzten Punkt, den Unternehmen beachten sollten, wenn sie von Employer of Record zu einer lokalen Payroll wechseln. Es sollte keine zeitliche Überschneidung zwischen dem EOR-Arrangement und dem Bestehen der Tochtergesellschaft des Unternehmens geben. Das heißt, das Unternehmen muss die Aufnahme der Geschäftstätigkeit des neuen Unternehmensstandortes zeitlich so planen, dass sie genau mit dem Ende der EOR-Vereinbarung zusammenfällt. 

Der Grund dafür ist einfach. In den meisten Ländern ist es Unternehmen gesetzlich nicht gestattet, nach der Firmengründung im Ausland weiterhin Mitarbeiter vor Ort über einen EOR einzustellen. Timing und gute Planung sind also entscheidend. 

Die Nutzung eines Employer of Record ist eine bequeme Option für Unternehmen, die am Anfang ihrer globalen Expansion stehen und neue Märkte ohne Risiken testen möchten. Doch früher oder später machen es die betrieblichen Erfordernisse und Geschäftsziele notwendig, eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung im jeweiligen Markt zu gründen und die jetzigen EOR-Mitarbeiter direkt zu beschäftigen. 

Dieser Übergang ist ein großer Schritt, der, wie wir gesehen haben, verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Die größte Herausforderung besteht zweifellos darin, die volle Verantwortung für die Mitarbeiter vor Ort zu übernehmen, angefangen von der pünktlichen Auszahlung der Löhne und Gehälter bis hin zur Anmeldung bei allen zuständigen Behörden. Gute Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze sowie der geltenden Payroll- und Steuervorschriften sind der Schlüssel, um Compliance-Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Übergang von EOR zur lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, ebenso wie die Beratung durch erfahrene externe Experten.

Lano bietet Unternehmen eine globale All-in-One-Plattform für den Aufbau und die Verwaltung globaler Teams an. Verwalten Sie mühelos internationale Auftraggeber, stellen Sie rechtskonform Mitarbeiter im Ausland ein und verwalten Sie ganz einfach Ihre globale Gehaltsabrechnung. Und das in über 150 Ländern weltweit. Dank unserer einheitlichen Plattform und unseres globalen Partnernetzwerks war es noch nie so einfach, von einem EOR-Ansatz zur Firmengründung im Ausland mit eigener lokaler Gehaltsabrechnung zu wechseln.  

Unser Expertenteam steht Ihnen während des gesamten Prozesses unterstützend zur Seite, von den Gründungsformalitäten bis hin zur Beschäftigung Ihrer eigenen Mitarbeiter vor Ort, für die Sie mit der Hilfe unserer erfahrenen Partner ganz schnell und unkompliziert eine lokale Gehaltsabrechnung einrichten können. Und auch danach profitieren Sie weiterhin von der Unterstützung durch Lano. Buchen Sie eine Demo mit unserem Team und erfahren Sie mehr.