Tipps für Aufbau & Verwaltung von globalen Teams

Die meisten Unternehmen haben schnell auf die neuen Herausforderungen durch die Coronapandemie reagiert und in vielen Firmen werden die Mitarbeiter nach wie vor dazu ermutigt, von Zuhause zu arbeiten. Doch nicht nur der Ausbruch der Pandemie hat den Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten inspiriert. Tatsächlich hat ortsunabhängiges Arbeiten in den vergangenen fünf Jahren um 44% zugenommen. Höchste Zeit also, dass sich Unternehmen Gedanken darüber machen, wie sie ihr globales Team am besten verwalten können.

Darüber hinaus ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Arbeitnehmer extrem attraktiv und ortsunabhängige Mitarbeiter berichten oft von einer höheren Zufriedenheit. Das sollte Grund genug oder sogar eine Verpflichtung  für Unternehmen sein, sich mit einer ortsunabhängigen Personalstrategie auseinanderzusetzen.

Es gibt einige gängige Missverständnisse über die Risiken v+-om ortsunabhängigen Arbeiten (“Remote Work”). Viele Arbeitgeber befürchten einen Abstieg der Produktivität ihrer Mitarbeiter, was sich auf den Unternehmenserfolg auswirken könnte. Doch obwohl die Umstellung auf ortsunabhängiges Arbeiten durchaus etwas Gewöhnung bedarf, kann es bei der richtigen Handhabung einen enormen Vorteil für das Team sowie auch das Unternehmen mitsichbringen. Dazu gehört zum Beispiel eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, erhöhte Produktivität, niedrigere Betriebskosten und das Anziehen von mehr qualifizierten und diversen Mitarbeitern.

Wo finde ich ortsunabhängige Mitarbeiter?

Neue ortsunabhängige Mitarbeiter oder unabhängige Auftragnehmer können über verschiedene Wege gefunden werden, wie etwa durch normale Jobausschreibungen, das Nutzen eines unternehmenseigenen Netzwerks, dem Bewerben auf den Social Media-Kanälen des Unternehmens oder über das Ansprechen von potentiellen Kandidaten auf Konferenzen oder anderen Events. Einer der bedeutendsten Vorteile eines globalen Teams ist, dass Unternehmen auf einen viel größeren Talentpool zugreifen können, wenn sie sich beim Recruiting nicht nur auf einzelne lokale Märkte beschränken müssen.

Das Onboarding von ortsunabhängigen Mitarbeitern

Egal ob ein Team aus Mitarbeitern besteht, die in Standortnähe des Unternehmens wohnen, oder internationalen Angestellten, der Einstellungs- und Onboarding-Prozess muss mit den entsprechenden lokalen bzw. internationalen Arbeitsrechtsregelungen übereinstimmen.  Das Arbeitsrecht in mehreren Ländern zu kennen und richtig zu befolgen kann allerdings schnell kompliziert werden. Mit einem Vertragsmanagementsystem für unabhängige Auftragnehmer kann man diesen Aufwand gering und gleichzeitig das Risiko von eventuellen Strafen so gering wie möglich halten. Außerdem können neue Teammitglieder so direkt mit der Arbeit loslegen.

Obwohl Unternehmen ihre Strategie wahrscheinlich mit der Zeit immer wieder anpassen werden, ist es durchaus möglich und ratsam, bereits im Vorhinein eine effiziente Managementstrategie für ein globales Team zu entwickeln. Eine entsprechende Arbeitskultur kann dabei helfen, mit dem Team so zu interagieren, es zu motivieren und das Wachstum und die Entwicklung zu verwalten, dass dies die bestmöglichen Einflüsse auf die Unternehmensergebnisse hat.

Eine "Remote Work"- Strategie entwickeln

Eine umfassende Strategie für das Verwalten eines globalen Teams beinhaltet sowohl klare Richtlinien als auch Pläne für die Kommunikation, die Interaktion untereinander, die IT Sicherheit und die Performance der Teammitglieder. Unternehmen sollten ihre Erwartungen klar definieren und sie mit ihrem Team teilen, damit die Mitarbeiter verstehen, wie ihre Performance bewertet, Informationen geteilt und welche Tools und Prozesse in welchen Situationen eingesetzt werden. Diese Strategie sollte regelmäßig überprüft und gegebenenfalls entsprechend angepasst werden.

Kommunikationsregeln festlegen

Effektive Kommunikation kann eine Herausforderung für globale Teams darstellen. Deswegen sollten frühzeitig mit dem gesamten Team Trainings hierzu durchgeführt und entsprechend hilfreiche Tools und Möglichkeiten für die Kommunikation bereitgestellt werden. Verantwortliche sollten die Vorteile von E-Mails, Chat-Systemen, Videokonferenzen und Audio Calls gegeneinander abwäge und definieren, welche Informationen über welchen Kanal geteilt werden sollen. Darüber hinaus sollte aber auch immer noch genügend Zeit für einen sozialen Austausch des Teams untereinander bleiben.

Um die Kommunikation in internationalen Teams über mehrere Zeitzonen hinweg besser zu organisieren, sollte ein Kommunikationskanal gefunden werden, über den asynchrone Kommunikation möglich ist. So können die Teammitglieder unabhängig von ihrer Verfügbarkeit oder ihren Arbeitszeiten Informationen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Eine angenehme Arbeitskultur fördern

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, die auf ortsunabhängiges Arbeiten umstellen, ist es, mit den Mitarbeiter trotzdem weiterhin zu interagieren und eine positive und produktive Arbeitskultur zu kreieren.

Obwohl digitale Kommunikation kein Ersatz für persönliche Interaktion ist, gibt es Möglichkeiten, um einen aktiven Austausch mit den internationalen Mitarbeitern zu gewährleisten und ihnen auch Wertschätzung entgegenzubringen. Für die langfristige Etablierung einer Kultur müssen die Vorgesetzten jedoch mit bestem Beispiel vorangehen, um auch die anderen Teammitglieder zur Teilnahme zu motivieren.

• Etablieren Sie eine Routine für ein regelmäßiges Update mit ortsunabhängigen Mitarbeitern, in denen Sie ihnen zuhören und fragen, wie es ihnen geht

• Ermutigen Sie sie zu regelmäßigen Pausen und Bewegung

• Erlauben Sie soziale Interaktion, die nichts mit der Arbeit zu tun hat

• Erkennen Sie gute Arbeit an

• Regen Sie Diskussionen zum Thema mentale Gesundheit an

• Setzen Sie klare Regeln rund um die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter und ermutigen Sie sie, außerhalb ihrer Arbeitszeiten bewusst abzuschalten

IT and Sicherheit

Ortsunabhängige Mitarbeiter sollten Zugang zu dem Equipment haben, dass sie für das Ausführen ihrer Arbeit benötigen. Dazu besprechen Sie sich am besten mit den IT-Experten innerhalb Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle Soft- und Hardware und zum Beispiel auch die Internetverbindung über ausreichend Schutz verfügen, um sensible Daten und Informationen unter Verschluss zu halten. Eine Anti-Virus Software sollte zur Standardausrüstung eines jeden Unternehmens gehören, ebenso, wie Verschlüsselungssoftware und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Performance überwachen

Denken Sie bereits frühzeitig darüber nach, wie Performance und Produktivität von ortsunabhängigen Mitarbeitern gemessen werden sollen. Dafür sollten Sie Ihre Erwartungen klar definieren und Ihrem Team kommunizieren. Die Performance sollte hier über dem Zeitaufwand stehen, denn ohne die Möglichkeit der persönlichen Interaktion kann es oft schwierig sein, genau zu überwachen, wie viel Zeit für welche Aufgaben verwendet wird. Daher sollten Sie Ihren Mitarbeiter vertrauen und ihre Performance auf Basis ihrer geleisteten Arbeit und nicht dem zeitlichen Aufwand bewerten. Wahrscheinlich wird es eine Weile dauern, bis sich Ihre Mitarbeiter an die neuen Arbeitsumstände gewöhnt haben. Sie sollten in dieser Übergangsphase stets für Fragen erreichbar sein, Ihre Mitarbeiter unterstützen, Feedback geben und annehmen, damit Sie und Ihr Team das Beste aus der ortsunabhängigen Arbeit herausholen können.

Mit Lano können Sie das Onboarding und die Verwaltung von ortsunabhängigen, internationalen Mitarbeitern ganz einfach organisieren. Unser Managementsystem bietet diverse Lösungen, um Compliance-Risiken zu minimieren, Projekte und Aufgaben zu verwalten und das globale Team reibungslos zu bezahlen. Zusätzlich können Sie die meisten gängigen Projektmanagementsysteme oder HR-Software-Lösungen in Lano integrieren und so Ihre Produktivität noch weiter steigern.