Strategic Workforce Planning: Ein Leitfaden für die Personalplanung

Die Mitarbeiter sind das wertvollste Asset eines Unternehmens. Laut einem in Forbes veröffentlichten Artikel gibt es dafür mehrere Gründe. Zum einen sind die Angestellten das Gesicht des Unternehmens und zugleich die wichtigsten Markenbotschafter. Zum anderen sind die Kosten der Mitarbeiterfluktuation so hoch, dass es im Interesse jedes Unternehmens liegt, sich um die Bindung talentierter Mitarbeiter zu bemühen. Letztendlich sind es die Mitarbeiter, die den Erfolg eines Unternehmens ausmachen.

Die Belegschaft ist jedoch nicht nur das größte Asset eines Unternehmens, sondern gleichzeitig auch dessen größte Schwachstelle. Wenn ein Unternehmen nicht über die richtigen Mitarbeiter verfügt oder seine Belegschaft nicht richtig verwaltet, kann dies schnell zu seinem Untergang führen. Leider verpassen es viele Unternehmen, eine effektive Personalplanung zu betreiben und sind deshalb nicht auf künftige Veränderungen, die sich auf ihre Belegschaft auswirken, vorbereitet. 

In einem Artikel über die Bedeutung der Personalplanung, der von der SHRM veröffentlicht wurde, schreibt Peter Louch, dass "Unternehmen sich der aktuellen oder zukünftigen Lücken im Personalbestand, die die Umsetzung der Unternehmensstrategie einschränken werden, nicht ausreichend bewusst sind" und dass es notwendig ist, die Personalplanung "in den Bereich der operativen Effizienz" zu verschieben. 

Um das Potenzial ihrer Belegschaft zu maximieren und ihr Personalmanagement mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang zu bringen, benötigen Unternehmen eine klare Strategie. Den Schlüssel dazu liefert die strategische Personalplanung. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um strategische Personalplanung in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Dazu gehören die folgenden Aspekte: 

• Definition von strategischer Personalplanung

• Bedeutung eines strategischen Ansatzes für die Personalplanung

• Vorteile der strategischen Personalplanung

• Schlüsselprinzipien der strategischen Personalplanung

• Schritte der strategischen Personalplanung

Bei der Personalplanung geht es darum, den aktuellen und künftigen Personalbedarf eines Unternehmens zu analysieren und eine Strategie zu entwickeln, die sicherstellt, dass der identifizierte Bedarf abgedeckt wird. Das geschieht durch die Evaluierung bestehender und potenzieller Talentlücken.

Die strategische Personalplanung (engl. Strategic Workforce Planning) geht noch einen Schritt weiter, indem sie die Personalplanung und die Unternehmensstrategie aufeinander abstimmt, um sicherzustellen, dass die Pläne zum Einstellen neuer Mitarbeiter mit der langfristigen Vision des Unternehmens im Einklang stehen.

Daher ist die strategische Personalplanung als langfristiger strategischer Ansatz für Personalmanagement und -planung zu sehen - im Gegensatz zur operativen Personalplanung, die sich auf den akuten Personalbedarf des Unternehmens konzentriert. 

Der Zweck der strategischen Personalplanung besteht darin, zu vermeiden, von plötzlichen Veränderungen im Personalbestand überrascht zu werden, die sich negativ auf den Unternehmensbetrieb und das angestrebte Unternehmenswachstum auswirken könnten.

Zu diesem Zweck wird ein Personalplan entwickelt, der die aktuelle Talent- und Qualifikationsverteilung im Unternehmen berücksichtigt und die erforderlichen Maßnahmen skizziert, um sicherzustellen, dass der Personalbedarf auch in Zukunft gedeckt wird. Letzteres wird erreicht, indem die derzeitige Verfügbarkeit von Talenten und Qualifikationen mit potenziellen Zukunftsszenarien verglichen wird.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine solide Strategie zur Deckung des aktuellen und künftigen Personalbedarfs von entscheidender Bedeutung ist. Grundsätzlich ist es für Unternehmen, die zum richtigen Zeitpunkt nicht über die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen in den richtigen Positionen verfügen, fast unmöglich, erfolgreich zu sein und mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Aber es gibt noch weitere Aspekte zu berücksichtigen. 

Erstens müssen selbst Unternehmen mit einer starken, talentierten Belegschaft einsehen, dass diese Belegschaft altert und dass Führungskräfte, die in den Ruhestand gehen, große Talent- und Qualifikationslücken hinterlassen, die es zu füllen gilt. Zweitens brauchen Unternehmen in der heutigen Zeit, in der Mitarbeiterfluktuation zu einem großen Problem geworden ist, eine starke Strategie fürs Talentmanagement, um ihren Personalbedarf erfolgreich zu decken.

Drittens ist es in einem wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld entscheidend, die Kosten im Unternehmen zu senken. Dazu gehören auch die Personalkosten, welche durch zu mehr Effizienz und Produktivität führende Veränderungen in der Personalstruktur gesenkt werden können.

Es gibt viele Vorteile, die mit einer strategischen Personalplanung verbunden sind. Die wichtigsten davon haben wir Ihnen hier aufgeführt. 

Vorbereitung auf mögliche Zukunftsszenarien

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ist es für Unternehmen wichtiger denn je, für alle Eventualitäten vorzusorgen. Unternehmen, die über eine Roadmap verfügen, sind besser vorbereitet und werden nicht von plötzlichen Veränderungen überrascht, die ihre Belegschaft betreffen. Darüber hinaus können sie ihre Personalplanung an ihre Wachstumsziele anpassen und so die Weichen für Unternehmenserfolg stellen. 

Aufdeckung von Lücken im Personalbestand

Sowohl aktuelle als auch künftige Personallücken können sich sehr negativ auf das Unternehmenswachstum auswirken. Ohne die richtigen Talente, die Wachstum unterstützen und vorantreiben, können die angestrebten Ziele nicht erreicht werden. Eine strategische Personalplanung ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Personallücken sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft zu erkennen und entsprechend zu planen. 

Verbesserung der Nachfolgeplanung

Bei der strategischen Personalplanung geht es nicht nur um die Analyse des aktuellen Personalbestands und die Ermittlung bestehender Lücken, sondern auch um die Schulung der Mitarbeiter, um sie auf die Übernahme künftiger Führungsaufgaben vorzubereiten. Unternehmen, die sich nicht auf den Tag vorbereiten, an dem ihr derzeitiges Führungsteam in den Ruhestand geht, müssen mit erheblichen Störungen im Unternehmensbetrieb rechnen. Um dies zu vermeiden, braucht es einen detaillierten Nachfolgeplan.  

Reduzierung der Einstellungskosten

Unternehmen, die nicht über einen konkreten Personalplan verfügen, neigen dazu, zu viele neue Mitarbeiter einzustellen, wenn sie von plötzlichen Veränderungen, die zu einem akuten Mitarbeitermangel führen, überrascht werden. Mit einer strategischen Personalplanung lassen sich unüberlegte Einstellungsentscheidungen vermeiden und die Einstellungskosten senken.

Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit

Da es bei der strategischen Personalplanung darum geht, die Unternehmensziele mit der Einstellungsstrategie in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Ausgaben in einem angemessenen Rahmen zu halten, bringt der Prozess zwangsläufig Vertreter aus verschiedenen Abteilungen an einen Tisch. Personalabteilung, Finanzabteilung und Führungsebene müssen eng zusammenarbeiten, was die Möglichkeit bietet, abteilungsübergreifende Abhängigkeiten aufzudecken und Lösungen zu finden, die für das Unternehmen als Ganzes von Vorteil sind - und nicht nur für eine einzelne Abteilung.

Strategic Workforce Planning basiert auf mehreren Grundprinzipien. Je nachdem, welchem Ansatz man folgt, kann man bis zu sieben Kriterien für eine effektive Personalplanung identifizieren. Foluso Aribisala, CEO der Workforce Group, unterscheidet zwischen den "7 Rs der strategischen Personalplanung", wie er sie nennt. Diese 7 Rs sind: 

• Die richtigen Leute: Engagement, Werte, Ethik usw.

• Die richtigen Fähigkeiten: Skills zur Umsetzung der Unternehmensstrategie

• Die richtige Form: Struktur der Belegschaft und Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitern

• Die richtige Mitarbeiteranzahl: die für die Umsetzung der Unternehmensstrategie erforderliche Mitarbeiterzahl

• Der richtige Zeitpunkt: HR-Veränderungen werden dann vorgenommen, wenn sie am dringendsten benötigt werden

• Der richtige Ort: Verfügbarkeit von Talenten in dem geografischen Gebiet, in dem standortabhängige Geschäftsaktivitäten durchgeführt werden

• Die richtigen Kosten: Ausgewogenheit zwischen Budget, Wettbewerbsfähigkeit und angemessener Vergütung der Mitarbeiter

In den meisten Fällen lassen sich die Aspekte, die bei der Entwicklung eines strategischen Personalplans zu berücksichtigen sind, jedoch auf vier Hauptkriterien reduzieren. 

• Richtige Anzahl von Mitarbeitern

• Richtige Mischung aus Wissen, Erfahrung und Fähigkeiten

• Personalbudget, das eine hohe Kapitalrendite und maximale Rentabilität ermöglicht

• Agilität und Flexibilität, um auf plötzliche Marktveränderungen zu reagieren

Zu den weiteren Leitprinzipien der strategischen Personalplanung gehören die Ausrichtung des Personalplans an der Gesamtstrategie des Unternehmens, der Einsatz von Szenariotechnik zur Vorhersage des künftigen Personalbedarfs und die Nutzung von Daten aus der Personalanalytik. 

Nun kennen wir also die wichtigsten Grundsätze der strategischen Personalplanung. Aber wie kann man diese nutzen, um einen konkreten Personalplan zu erstellen? Hier sind die verschiedenen Schritte, die Unternehmen bei der strategischen Personalplanung befolgen sollten.

1. Aktuellen Personalbestand analysieren

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer strategischen Personalplanung besteht darin, zu analysieren, wo das Unternehmen derzeit in Bezug auf die Verfügbarkeit von Talenten und die Fähigkeiten der Mitarbeiter steht. Dazu gehört sowohl eine qualitative als auch eine quantitative Analyse, die unter anderem die folgenden Fragen beantworten sollte: 

• Welche Talente sind derzeit in der Belegschaft verfügbar? 

• Ist die derzeitige Belegschaft groß genug, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden? 

• Welche Skills und welches Erfahrungslevel haben die derzeitigen Mitarbeiter? 

Leistungsbeobachtung und Mitarbeiterbeurteilung sind gute Mittel, um Einblicke in die Qualität der von den derzeitigen Mitarbeitern geleisteten Arbeit zu gewinnen. Für die Analyse ihrer aktuellen Belegschaft benötigen Unternehmen jedoch auch zuverlässige quantitative Daten. 

Ein nützlicher Datensatz, der für die strategische Personalplanung genutzt werden kann, sind die Payroll-Daten eines Unternehmens. So sind beispielsweise Überstunden und Krankmeldungen gute Indikatoren dafür, welche Abteilungen unterbesetzt sind und bei der Festlegung des nächsten Einstellungsbudgets vorrangig berücksichtigt werden sollten.

2. Geschäftsstrategie und Ziele definieren

Nach der anfänglichen Analyse des Status quo müssen sich die Unternehmen klare Ziele setzen, die sie erreichen wollen, und eine starke Unternehmensstrategie entwickeln, die den Weg dorthin aufzeigt. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die strategische Personalplanung die Unternehmensstrategie unterstützt. Immerhin ist es quasi unmöglich, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit einzustellen, ohne einen konkreten Fahrplan zu haben. 

Betrachten Sie die Personalplanung als einen Top-Down-Prozess. Zunächst muss die Gesamtstrategie festgelegt werden, bevor sie auf einer niedrigeren Ebene umgesetzt werden kann. Mögliche Fragen, die Unternehmen in diesem Schritt des Personalplanungsprozesses beantworten müssen, sind:

• In welche Richtung bewegt sich das Unternehmen im Allgemeinen?

• Was sind die wichtigsten Ziele, die das Unternehmen erreichen will? 

• Wie kann die strategische Personalplanung dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen? 

• Welche Ergebnisse sollen mit der Verbesserung der Personalplanung erzielt werden?

3. Potenzielle Lücken identifizieren 

Zusammen mit der anfänglichen Analyse des aktuellen Personalbestands bietet eine klare langfristige Vision, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln soll, eine solide Grundlage für die Ausarbeitung eines strategischen Personalplans. 

Der nächste Schritt besteht darin, mit Hilfe der Szenariotechnik verschiedene Zukunftsszenarien zu erstellen, um festzustellen, wie sich die Bedürfnisse des Unternehmens in Zukunft voraussichtlich verändern werden. Mögliche Szenarien sollten verschiedene Faktoren der Mitarbeiterfluktuation berücksichtigen, z. B. die demografische Entwicklung der Mitarbeiter sowie externe wirtschaftliche Bedingungen. 

Durch den Vergleich des bestehenden Personalbestands mit dem aktuellen und künftigen Bedarf können Unternehmen Personallücken ermitteln, auf die sie sich vorbereiten müssen. Zu den Fragen, die in diesem Schritt gestellt werden sollten, gehören:

• Ist eine zusätzliche Ausbildung der Mitarbeiter erforderlich? 

• Ist es notwendig, mehr Personal einzustellen?

• Können Mitarbeiter in andere Positionen versetzt werden, die in Zukunft wichtig sein werden?

• Wie viele Mitarbeiter werden das Unternehmen voraussichtlich verlassen und wie können sie ersetzt werden? 

4. Personalplan ausarbeiten

Als Nächstes muss das Unternehmen einen Plan ausarbeiten, wie die im vorherigen Schritt ermittelten Personallücken geschlossen werden können. Dieser Aktionsplan muss auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein, umfasst aber in der Regel eine Kombination verschiedener Strategien zur Schließung von Personallücken, einschließlich der Einstellung neuer Mitarbeiter, der Nachfolgeplanung, der Versetzung aktueller Mitarbeiter auf andere Positionen und der Bereitstellung zusätzlicher Schulungen, um bestehende Mitarbeiter auf eine höhere Position vorzubereiten. In diesem Zusammenhang gilt es auch Strategien zur Mitarbeiterbindung, Umstrukturierungsmöglichkeiten und den möglichen Einsatz von neuen Technologien zu berücksichtigen.

5. Plan umsetzen, überprüfen und anpassen 

Einen Plan zu erstellen und diesen umzusetzen sind zwei sehr unterschiedliche Dinge, weshalb die Umsetzungsphase als separater Schritt in der Personalplanung betrachtet werden sollte. Bei der Umsetzung des Personalplans muss sichergestellt werden, dass die Rollen und Zuständigkeiten klar definiert sind, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen möglich ist, KPIs zur Messung des Erfolgs des Plans definiert sind und dass die Personalabteilung über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um den Plan in die Tat umzusetzen.

Die strategische Personalplanung endet jedoch nicht mit der Umsetzung des Personalplans, sondern sollte vielmehr als ein fortlaufender Prozess betrachtet werden, der überwacht werden muss. Daher sollte regelmäßig überprüft werden, dass der der Personalplan noch mit der Unternehmensstrategie im Einklang steht. Ändert sich die Unternehmensstrategie, muss auch der Personalplan angepasst werden.

Bei der strategischen Personalplanung geht es darum, ein reibungsloses Unternehmenswachstum und einen problemlosen Geschäftsbetrieb zu ermöglichen, indem sichergestellt wird, dass der Personalbedarf jederzeit und auf die kostengünstigste Weise gedeckt wird. Dennoch werden Unternehmen feststellen, dass der Personalplan, den sie nach Durchführung aller erforderlichen Voranalysen sorgfältig erstellt haben, zum Scheitern verurteilt ist, wenn sie nicht die richtigen Talente finden. 

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