So senken Sie Ihre globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungskosten

Personalkosten machen einen großen Teil der Gesamtausgaben eines Unternehmens aus. So hat eine Analyse des Consulting-Unternehmens Deloitte ergeben, dass die Lohn- und Gehaltskosten in einem typischen Fortune-500-Unternehmen im Durchschnitt zwischen 50% und 60% der Unternehmensausgaben ausmachen.

Internationale Unternehmen mit einem globalen Team müssen in der Regel sogar noch mit zusätzlichen Kosten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung rechnen, da neben den üblichen Kosten noch Gebühren für internationale Zahlungen sowie Mehraufwand für die Einhaltung der in den einzelnen Ländern geltenden Vorschriften anfallen. Ohne strategische Kostenkontrolle können die für die Bezahlung eines weltweit verteilten Teams notwendigen Ausgaben schnell die finanziellen Mittel aufbrauchen, die ursprünglich eingeplant waren, um die globale Expansion voranzutreiben. Auch die Rentabilität des Unternehmens kann sich dadurch auf lange Sicht verringern.

Die Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter zu kürzen ist zwar keine Option, aber es gibt andere Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Ausgaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung reduzieren können. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Strategien zur Senkung Ihrer globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungskosten

Bevor Sie Maßnahmen zur Kosteneindämmung ergreifen, ist es wichtig zu verstehen, welche Kosten einem Unternehmen überhaupt im Zusammenhang mit der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung entstehen. Den größten Kostenpunkt stellen hierbei natürlich die Löhne und Gehälter dar (sogenannte direkte Personalkosten). Aber auch Lohnsteuer, Lohnnebenkosten sowie Kosten für sonstige freiwillige Leistungen an Mitarbeiter (sogenannte indirekte Personalkosten) sollten in diesem Zusammenhang beachtet werden. 

Bei den direkten und indirekten Personalkosten handelt es sich um notwendige Ausgaben, die vom Unternehmen nicht willkürlich gesenkt werden können, ohne Gefahr zu laufen, Mitarbeiter zu verlieren oder gegen die gesetzlichen Vorschriften zu verstoßen. Zwar können die Lohnkosten durch das Einstellen von Mitarbeitern in Niedriglohnländern gesenkt werden, aber es müssen weiterhin die örtlichen Lohnsteuern und Sozialleistungen gezahlt werden.

Neben den Lohn- und Lohnnebenkosten gibt es jedoch noch weitere Ausgaben, die bei der Gehaltsabrechnung entstehen. Diese können im Gegensatz zu den Personalkosten mit der richtigen Strategie gesenkt werden. Zu diesen kontrollierbaren Ausgaben bei der Lohnabrechnung gehören:

• Lohn- und Verwaltungskosten für das Ausführen der Gehaltsabrechnung

• Ausgaben für benötigte Softwaretools sowie Kosten für Payroll Outsourcing

• Fehler in der Gehaltsabrechnung

• Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften

• Bank- und Devisengebühren für internationale Zahlungen

Nach diesem Überblick über die verschiedenen Kosten, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung anfallen, ist es an der Zeit, sich zu überlegen, wie ein Unternehmen diese Kosten erfolgreich senken kann. Hier sind neun praktische Tipps, wie Sie die Ausgaben für Ihre globale Gehaltsabrechnung minimieren können.

Passen Sie die Vergütungsstrategie für Ihr Remote Team an

Auch wenn wir zuvor gesagt haben, dass die Löhne der Mitarbeiter nicht zu den Ausgaben gehören, bei denen Sie Kosten einsparen können, so gibt es für Unternehmen doch eine Möglichkeit in diesem Punkt Einsparungen zu erreichen. Nämlich durch eine gezielte Änderung der Vergütungsstrategie beim Wechsel hin zu Remote Work.

Unternehmen, die einen Remote-First-Ansatz verfolgen, müssen ihr Vergütungsmodell überarbeiten und eine neue Strategie für die Festsetzung der Gehälter für ihr Remote Team wählen. Ein möglicher Ansatz besteht darin, Löhne und Gehälter vom Standort der Mitarbeiter abhängig zu machen, anstatt allen Mitarbeitern Ihres globalen Teams das Lohnniveau anzubieten, das in der Region rund um Ihren Unternehmensstandort üblich ist.

Verwenden Sie alternative Zahlungsmethoden

Einer der Nachteile von weltweit verteilten Team besteht darin, dass Sie jeden Monat eine wachsende Zahl von internationalen Zahlungen abwickeln müssen, um alle Mitarbeiter zu bezahlen. Das Problem ist, dass SWIFT-Zahlungen (die häufigste Zahlungsart für internationale Banküberweisungen) notorisch teuer sind. Je nach Anzahl der zwischengeschalteten Banken kann eine SWIFT-Überweisung bis zu 50 Euro kosten.

Bei der Bezahlung eines internationalen Teams können die Bank- und Devisengebühren schnell zu einer beträchtlichen monatlichen Ausgabe werden. Zum Glück gibt es viele alternative Zahlungsmethoden für Remote Teams, wie z. B. die Bezahlung von Mitarbeitern in Bitcoin oder die Verwendung von digitalen Wallets wie unser Lano Wallet, mit dem Sie internationale Zahlungen in über 150 Länder und in mehr als 50 verschiedenen Währungen senden können.

Arbeiten Sie mit internationalen Auftragnehmern

Mit der wachsenden Gig Economy sind Freelancer und Auftragnehmer zu einem wichtigen Bestandteil in fast jedem Unternehmen geworden. Freelancer können Ihr Team in vielerlei Hinsicht unterstützen (z. B. durch ihr externes Fachwissen), aber die Beauftragung von Auftragnehmern und Freelancern ist auch eine gute Möglichkeit, die Lohnkosten im Unternehmen zu senken.

Da Freelancer ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbst zahlen und keine gesetzlichen Leistungen wie bezahlten Jahresurlaub erhalten, sind sie für das Unternehmen wesentlich kostengünstiger als Festangestellte. Vor allem bei der Beschäftigung internationaler Auftragnehmer sollten Sie jedoch darauf achten, dass Sie die Vorschriften des jeweiligen Landes in Bezug auf Scheinselbstständigkeit einhalten, um mögliche Klagen, Steuernachzahlungen, Geldbußen und Auswirkungen auf den Ruf Ihres Unternehmens zu vermeiden.

Vermeiden Sie Überstundenarbeit

Überstunden sind ein wichtiger Kostenpunkt, der bei der Betrachtung der Lohnkosten jedoch häufig übersehen wird. In den meisten Ländern müssen Überstunden mit höheren Sätzen vergütet werden. Je nach Anzahl der Überstunden und Tageszeit liegt der Überstundenzuschlag in der Regel zwischen 50% und 100% des üblichen Stundenlohns des Mitarbeiters.

Unternehmen, denen es gelingt, ihre Abläufe zu optimieren und Überstundenarbeit zu vermeiden, können daher ihre Lohnkosten erheblich senken. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team häufig Überstunden machen muss, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen weiteren Vollzeitmitarbeiter einzustellen, der die zusätzliche Arbeitsbelastung auffängt. 

Ihre Lohn- und Gehalsabrechnungsdaten können wertvolle Einblicke in Überstundenmuster liefern und Ihnen helfen, bessere strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wie Sie Ihre Payroll-Daten für Ihr Unternehmen nutzen, lesen Sie hier.

Automatisieren Sie Gehaltsabrechnungsprozesse und Datenflüsse

Zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungskosten gehört auch das Arbeitsentgelt der Person, die Ihre Lohnabrechnung durchführt. Unabhängig davon, ob es sich dabei um einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder einen externen Dienstleister handelt, gilt: Je größer der Anteil an der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der manuell ausgeführt werden muss, desto länger dauert die Bearbeitung und desto höher sind die entstehenden Kosten. 

Eine einfache Möglichkeit, bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Geld zu sparen, besteht darin, moderne Technologien zu implementieren und sowohl Prozesse als auch Datenflüsse zwischen verschiedenen Systemen zu automatisieren, um unnötige manuelle Aufgaben zu vermeiden. Dies kann durch die Integration Ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssoftware und durch die Nutzung einer automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform wie Lano erreicht werden. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung von einem externen Dienstleister bearbeiten lassen, sollten Sie unbedingt dessen Automatisierungs- und Integrationsgrad überprüfen. 

Möchten Sie mehr über die globale Payroll-Lösung von Lano erfahren? In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie Sie mit Lano Ihre globale Payroll vereinfachen können.

Reduzieren Sie die Fehlerquote in Ihrer Gehaltsabrechnung

Prozessautomatisierung ermöglicht es nicht nur, die Kosten für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung durch kürzere Bearbeitungszeiten zu senken, sondern kann Ihnen auch helfen Geld zu sparen, das sonst für das Beheben von Payroll-Fehlern ausgegeben wird.

Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verursachen zusätzliche Arbeit und Kosten, weil diese dann neu berechnet werden und eine zusätzliche Zahlung angewiesen werden muss - was wiederum zusätzliches Geld kostet, wenn es sich um eine internationale Zahlung handelt. Die Fehlerquote in Ihrer Gehaltsabrechnung zu verringern ist daher ein guter Ausgangspunkt, um Ihre Gesamtausgaben für die Bezahlung Ihres globalen Teams zu senken.

Verringern Sie die Mitarbeiterfluktuation in Ihrem Unternehmen

Laut der Deloitte Global Payroll Benchmarking Survey sind 30% aller außerplanmäßigen Lohn- und Gehaltszahlungen nicht auf Fehler in der Gehaltsabrechnung zurückzuführen, sondern auf Mitarbeiterfluktuation. Mitarbeiterfluktuation kostet Unternehmen viel Geld, und das nicht nur wegen der zusätzlichen Zahlungen, die verarbeitet werden müssen. 

Schätzungen zufolge belaufen sich die mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses verbundenen Kosten auf das 1,5- bis 2-fache des (jährlichen!) Gehalts des Mitarbeiters. Dazu gehören nicht nur Abfindungen, sondern auch andere Faktoren wie die Kosten für das Einstellen und Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters sowie die Tatsache, dass neue Mitarbeiter einige Zeit brauchen, bis sie so effizient arbeiten wie ihre Vorgänger.

Unternehmen, die ihre Kosten senken wollen, sollten daher ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung verbessern. Dies kann auf verschiedene Weise erreicht werden, z. B. indem Sie Ihrem globalen Team ein attraktives Leistungspaket, flexible Arbeitsmodelle und Workations anbieten.

Vermeiden Sie Bußgelder wegen Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften

Bei der Gehaltsabrechnung geht es nicht nur um die pünktliche Bezahlung Ihres Teams, sondern auch darum, dass alle in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung geltenden Vorschriften eingehalten werden. In vielen Ländern sind Arbeitgeber beispielsweise dazu verpflichtet, eine monatliche Lohnsteuererklärung einzureichen.

Außerdem müssen die einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge pünktlich an die zuständigen Behörden abgeführt werden. Verspätete Zahlungen und falsche Angaben in der Lohnsteuererklärung können zu Bußgeldern und anderen finanziellen Sanktionen führen. Vermeiden lassen sich solche Geldbußen durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Payroll-Anbieter.

Lagern Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung aus

Eine letzte Möglichkeit, Ihre Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu senken, ist Payroll Outsourcing. Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie in mehrfacher Hinsicht Geld sparen. Zunächst einmal sind Payroll-Anbieter Experten auf ihrem Gebiet, und verfügen über das notwendige Wissen und die Erfahrung, um die Lohnabrechnung reibungslos und effizient durchzuführen. Vor allem wenn Sie Ihre lokale Payroll in einem neuen Markt einrichten wollen, sind Sie mit einem externen Serviceanbieter um einiges schneller als mit Ihrem eigenen Team, das sich erst mit den örtlichen Gesetzen und Vorschriften vertraut machen muss.

Zweitens können Sie durch das Beauftragen eines externen Payroll-Service Ihre Compliance verbessern und sich vor möglichen Geldstrafen schützen. Drittens arbeiten Payroll-Dienstleister in der Regel mit der neuesten Gehaltsabrechnungssoftware, die sich problemlos mit anderen Systemen integrieren lässt, ein Höchstmaß an Automatisierung ermöglicht, Fehler bei der Gehaltsabrechnung reduziert und unnötige Arbeit vermeidet.

Bei Lano arbeiten wir mit einem globalen Netzwerk von zuverlässigen Payroll-Partnern zusammen, das über 150 Länder abdeckt. Finden Sie mühelos den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen und richten Sie in Rekordzeit die Gehaltsabrechnung in Ihren neuen Märkten ein. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam, um mehr zu erfahren.