So nutzen Sie das strategische Potenzial Ihrer Payroll-Funktion

Payroll ist zweifellos eine der wichtigsten Funktionen im Unternehmen. Immerhin ist es Ihre Lohnbuchhaltung, die gewährleistet, dass Löhne und Gehälter kontinuierlich gezahlt werden, und damit die Zufriedenheit und Arbeitsbereitschaft der Mitarbeiter aufrechterhält. In den Augen vieler besteht der Zweck von Payroll ausschließlich darin, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Nicht mehr und nicht weniger.

Da die Lohnbuchhaltung in erster Linie als rein verwaltende Funktion wahrgenommen wird, die keine direkte Verbindung zu anderen Unternehmensfunktionen hat und keinen zusätzlichen Wert liefert, wird die strategische Dimension der Payroll oft übersehen. Die Lohnbuchhaltung hat einen nicht zu unterschätzenden strategischen Wert für Unternehmen.

Letztere sollten deshalb ihre Auffassung der Payroll-Abteilung überdenken und darauf hinarbeiten, diese strategischer zu gestalten. In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, wie Sie Ihre Payroll für Ihre Unternehmensstrategie nutzen können und was nötig ist, um die Lohnbuchhaltung zu einer strategischen Funktion zu machen.

Für viele Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung eine wichtige, aber unterschätzte Abteilung. Sie wird in der Regel als eine rein verwaltende Funktion betrachtet, die von den anderen Geschäftsbereichen abgetrennt ist und keinen zusätzlichen Wert über ihren operativen Zweck, also die Bezahlung der Mitarbeiter, hinaus bietet.

Die pünktliche Auszahlung der Löhne und Gehälter ist für den Fortbestand des Unternehmens zweifelsohne von entscheidender Bedeutung, da unbezahlte Mitarbeiter aller Wahrscheinlichkeit nach recht schnell nicht mehr zur Arbeit erscheinen werden. Aber Payroll kann mehr, als es auf den ersten Blick scheint.

Im Zeitalter der digitalen Transformation und Big Data kommt der Payroll-Abteilung mehr als nur eine Supportfunktion zu. Mit dem richtigen Mindset können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung zu einer strategischen Funktion machen, die wertvolle Dateneinblicke liefert, die abteilungsübergreifend genutzt werden können.

Eine gut funktionierende Payroll-Funktion ist ein strategisches Asset, welches zur Verbesserung der gesamten Unternehmensstrategie und der Employee Experience sowie als Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung und die Gewährleistung der Compliance genutzt werden kann, und wertvolle Einblicke hinsichtlich Ihrer globalen Belegschaft liefert.

Payroll bietet Einblicke hinsichtlich Ihrer Mitarbeiter und Kosten

Es gibt nicht viele andere Unternehmensfunktionen, die so umfangreiche Mitarbeiterdaten verarbeiten wie die Lohnbuchhaltung. In vielen Fällen bleibt das Potenzial der Payroll-Daten jedoch weitgehend ungenutzt, da die Daten gesammelt, für die Gehaltsabrechnung verwendet und dann einfach irgendwo in der Cloud vergessen werden.

Unternehmen, die sich für eine globale Payroll-Lösung mit detaillierten Reporting Features entscheiden, verschaffen sich einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie Payroll-Daten als strategisches Gut betrachten, können Sie tiefere Einblicke in Muster und potenzielle Probleme im Zusammenhang mit Ihrer globalen Belegschaft und Ihren Betriebsabläufen gewinnen.

Die Auswertung langfristiger Gehaltsabrechnungsdaten könnte zum Beispiel mögliche Zusammenhänge zwischen Überstunden und einer erhöhten Fluktuationsrate in bestimmten Positionen aufdecken.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten und wie Sie Payroll-Daten für Ihr Unternehmen nutzen.

Payroll ermöglicht strategische Entscheidungsfindung

Detaillierte Dateneinblicke in Ihre Belegschaft und Ihren Betrieb sind die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen. Wenn Sie alle benötigten Informationen in Form von Zahlen und Fakten vorliegen haben, können Sie die bestmöglichen Entscheidungen treffen, insbesondere wenn es um die Personalplanung geht.

Die aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung gewonnenen Daten können nicht nur dazu beitragen, die Lohnkosten in einem bestimmten Markt zu prognostizieren und Maßnahmen zu ihrer Kontrolle zu ergreifen, sondern sie können auch für strategische Entscheidungen bezüglich des Einstellens neuer Mitarbeiter genutzt werden. 

Vergleicht man beispielsweise die durchschnittlichen Kosten für einen Vollzeitmitarbeiter in einer bestimmten Region mit der Überstundenvergütung, die derzeit an die existierenden Mitarbeiter gezahlt wird, lässt sich schnell feststellen, ob es sinnvoller ist, einen neuen Mitarbeiter einzustellen oder das vorhandene Team weiterhin für Überstunden zu bezahlen. Überstunden können auch als Indikator dafür dienen, welche Unternehmensfunktionen derzeit stärker ausgelastet sind und daher bei der Festlegung des nächsten Personalplanungsbudgets vorrangig berücksichtigt werden sollten.

Payroll spielt eine wichtige Rolle für Employee Experience und Mitarbeitergewinnung

Angesichts des derzeitigen Kampfes um Talente stehen Unternehmen mehr denn je unter Druck, talentierte Mitarbeiter zu halten, was bedeutet, dass sie ihnen die bestmögliche Mitarbeitererfahrung bieten müssen. Payroll und Employee Experience sind eng miteinander verknüpft. In erster Linie deshalb, weil eine ungenaue und unpünktliche Bezahlung ein Todesurteil für jedes noch so gute Arbeitsverhältnis sein kann.

Aber die Rolle der Payroll-Funktion für das Gesamterlebnis der Mitarbeiter im Unternehmen geht weit darüber hinaus. Die Analyse von Fluktuationsraten, Fehlzeiten und anderen mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängenden Mustern kann datengestützte Anhaltspunkte für Strategien und Initiativen liefern, die auf das finanzielle Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Diversifizierung der Zahlungsmöglichkeiten abzielen.

Darüber hinaus ist es ein wichtiger Schritt, Mitarbeitern Self-Service-Funktionen anzubieten und ihnen so die Möglichkeit zu geben, ihre Gehaltsabrechnungsdaten jederzeit und überall abzurufen. Dadurch bieten Sie Ihrem Team eine zufriedenstellende digitale Mitarbeitererfahrung, die Sie auch für Ihr Employer Branding nutzen können.

Die Payroll Experience, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten, wirkt sich zudem direkt auf den Ruf Ihres Unternehmens aus und kann ein entscheidender Faktor bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter sein.

Payroll liefert wichtige Daten für die Compliance

Internationale Unternehmen sind mit einer ganzen Reihe von Compliance-Herausforderungen konfrontiert, und viele davon stehen in direktem Zusammenhang mit Payroll. Die meisten Arbeitgeber denken wahrscheinlich an die zahlreichen Vorschriften, die die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung regulieren, wenn sie die Begriffe "Gehaltsabrechnung" und "Compliance" in einem Satz hören, und vergessen dabei den zweiten Aspekt, nämlich die Rolle der Payroll-Abteilung bei der Gewährleistung der Compliance.

Durch das regelmäßige Erstellen der Reportings, die in den meisten Ländern vorgeschrieben sind, sorgt Ihr Lohnbuchhaltungsteam dafür, dass Ihr Unternehmen in Bezug auf finanzielle Compliance auf der sicheren Seite ist. Durch den Zugang zu detaillierten Daten über Überstundenvergütung, Jahresurlaub und mehr können Sie außerdem sicherstellen, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze einhalten, die Arbeitszeiten, Urlaubszeiten etc. regeln.

Payroll-Daten können auch versteckte geschlechtsspezifische Lohnunterschiede in Ihrem Unternehmen aufdecken und Sie so vor möglichen Klagen schützen. Kurzum: Bei der Ausarbeitung einer Compliance-Strategie für Ihr Unternehmen sollten Sie die Rolle der Payroll nicht unterschätzen.

Ganz egal, ob es um Employee Experience oder um strategische Entscheidungen geht, es besteht kein Zweifel daran, dass Payroll in vielen Unternehmensbereichen positive Veränderungen bewirken kann. Um diese positiven Veränderungen zu verwirklichen, muss Ihre Payroll strategischer werden.

Doch wie können Sie Ihre Lohnbuchhaltung so aufstellen, dass sie aussagekräftige Daten liefert, die als Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen dienen können? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um den strategischen Wert der Payroll-Funktion zu nutzen?

Bringen Sie Payroll und Unternehmensziele auf einen Nenner

Personalkosten machen zwischen 40% und 70% der gesamten Betriebskosten eines Unternehmens aus. Personalbezogene Entscheidungen und das Unternehmensbudget sollten daher aufeinander abgestimmt werden, sodass die Lohnbuchhaltung die erforderlichen Dateneinblicke liefern kann. Ihre Payroll sollte daher so eingerichtet sein, dass Sie überprüfen können, ob Ihre strategischen Ziele erreicht werden.

Statten Sie Ihre Payroll mit Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter aus

Der Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und anderen Informationen über das Smartphone ist keine ferne Zukunftsmusik mehr. Die jüngste Generation von Mitarbeitern ist digital unterwegs und daran gewöhnt, ihr Leben über eine Reihe von Smart Devices zu managen.

Um diese Mitarbeitern zu erreichen  und eine herausragende Mitarbeitererfahrung zu schaffen, die als Asset für das Employer Branding genutzt werden kann, müssen Unternehmen zukunftsorientiert sein und Selbstbedienungsfunktionen einrichten, die den Mitarbeitern den Zugriff auf ihre persönlichen Lohn- und Gehaltsdaten ermöglichen, egal wo sie sich gerade befinden. 

Auf der anderen Seite sollte das Gehaltsabrechnungssystem für die Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, einfach zu bedienen sein. Eine benutzerfreundliche Lösung ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf einer Gehaltsabrechnung, die echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann.

Integrieren Sie Ihre Payroll- und HR-Systeme

Wie wir bereits gesehen haben, kann Payroll wichtige Personalentscheidungen unterstützen, indem sie die erforderlichen Dateneinblicke liefert. Um einen nahtlosen Datenaustausch zwischen der Lohnbuchhaltung und der Personalabteilung zu ermöglichen und zeitaufwändige manuelle Datenverarbeitung und das Hin- und Herschicken von E-Mails zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Payroll- und HR-Systeme integrieren, um so eine Single Source of Truth für alle personalbezogenen Daten zu schaffen. Dies vereinfacht auch das Erstellen von Payroll-Berichten. 

Lesen Sie mehr darüber, welche Vorteile die Integration Ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssoftware bringt, in unserem Blogbeitrag zum Thema Payroll Integration.

Nutzen Sie neue Technologien für detaillierte Reportings

Bei jeder Gehaltsabrechnung sammelt das Unternehmen große Mengen an Daten, die für strategische Zwecke genutzt werden können. Die Organisation dieser Daten in Form von Excel-Tabellen, die zu Analysezwecken manuell durchkämmt werden müssen, ist jedoch viel zu zeitaufwändig und kompliziert - ganz zu schweigen von dem hohen Fehlerrisiko, das damit einhergeht.

Um Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und alle benötigten strategischen Dateneinblicke zu erhalten, sollten Unternehmen moderne Technologien nutzen, um ihre Datenflüsse zu automatisieren und ihre Daten in einer umfassenden, zentralisierten, cloudbasierten Payroll-Plattform zu konsolidieren, die eine Vielzahl von Berichtsfunktionen bietet, einschließlich separater Reportings für verschiedene Länder.

Investieren Sie in eine Payroll-Lösung, die ein strategisches Vorgehen ermöglicht

Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung intern abwickeln, werden wahrscheinlich feststellen, dass es viel Zeit und Geld erfordert, ihre Payroll-Funktion so aufzustellen, dass sie einen strategischen Nutzen bringt. Um Aufwand und Kosten zu sparen, sollten Sie in eine globale Payroll-Lösung investieren, die darauf ausgelegt ist, die strategischen Potenziale der Lohnbuchhaltung zu nutzen.

Lano bietet Ihnen eine cloudbasierte globale Payroll-Plattform, die Ihre internationalen Gehaltsabrechnungsprozesse rationalisiert und die Payroll-Daten all Ihrer Unternehmensstandorte in einer Single Source of Truth zentralisiert. Mit klar definierten Reporting-Optionen für mehrere Payroll-Anbieter und automatisierten Datenflüssen zwischen externen Dienstleistern und der Lano-Plattform haben Sie die volle Kontrolle über Ihre globalen Personalkosten.

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