So finden Sie den richtigen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen

Wenn Sie eine internationale Expansion planen, müssen Sie in der Regel auch neue Mitarbeiter einstellen – doch das ist gar nicht so einfach, wenn der neue Mitarbeiter in einem anderen Land lebt. In diesem Fall müssen Sie nicht nur das örtliche Arbeitsrecht kennen und sich an diese Vorschriften halten, sondern sich auch um die Abwicklung von Gehaltszahlungen in anderen Währungen kümmern. 

Viele Unternehmen entscheiden sich deswegen dafür, diese Prozesse an einen externen Anbieter auszulagern, der bei der Expansion in einen neuen Markt unterstützt sowie das Abwickeln von Payroll-Prozessen übernimmt. 

Allerdings ist die Wahl des richtigen Anbieters gar nicht so einfach, wie es scheint. Personal- und Rechtsabteilungen wissen oft nicht, welche Kriterien ein zukünftiger Anbieter erfüllen sollte und welche generellen Fragen es zu dem Thema Payroll zu beantworten gibt. 

In diesem Artikel finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen rund um das Thema Payroll sowie einige hilfreiche Tipps, die Sie bei der Suche nach einem geeigneten Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen unterstützen.

Ein Payroll-Anbieter übernimmt die komplette Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen, denen das Wissen oder die Kapazitäten für die eigenständige Bearbeitung der Payroll fehlen. Gerade wenn Sie Payroll-Prozesse in verschiedenen Ländern aufsetzen müssen, ist das Outsourcen dieser Vorgänge an einen professionellen Service-Anbieter eine gute Möglichkeit, um Ressourcen zu sparen und mehr Kapazität für die Expansion in einen neuen Markt zu gewinnen.

Tatsächlich haben fast 26% der Befragten in einer Studie des Global Payroll Management Institute angegeben, dass sie mit internationalen Payroll-Anbietern zusammenarbeiten.

Diese Frage ist gar nicht so leicht zu beantworten. Grundsätzlich kümmern sich Payroll-Anbieter um die Verwaltung von Payroll-Prozessen. Aber was genau sind Payroll-Prozesse?

Bei der Zusammenarbeit mit einem Payroll-Partner werden in der Regel die folgenden Aufgaben übernommen:

• Die Berechnung des Gehalts und der Steuerabgaben aller Mitarbeiter

• Einbehalten der Einkommensteuer sowie der Sozialabgaben

• Berechnung und Zahlung der Steuer sowie der Sozialabgaben im Namen des Arbeitgebers

• Bearbeitung und Zahlung der Lohnsteuer

• Verwaltung von krankheitsbedingten Ausfällen sowie Urlauben

• Gehaltsüberweisungen

• Dokumentation der Payroll-Prozesse

• Bereitstellung von detaillierten Berichten

• Anmeldung von neuen Mitarbeitern bei den zuständigen Behörden (optional)

• Anbieten einer Softwarelösung, die in bestehende Systeme integriert werden kann (optional)

Darüber hinaus gibt es auch den Begriff eines „Full-Service Payroll Anbieters“. Dies bedeutet, dass der Anbieter nicht nur die Berechnung und Verwaltung der Payroll, sondern auch das Überweisen von Gehältern übernimmt. Im Bereich der globalen Payroll kann dieser zusätzliche Service aber schnell kompliziert werden.

Das liegt daran, dass es je nach Land Einschränkungen für Überweisungen von externen Anbietern gibt. In diesem Fall können ausländische Mitarbeiter nur dann Überweisungen auf ihr Konto erhalten, wenn diese von einem Konto aus ihrem Wohnsitzland kommen. Das ist beispielsweise in den USA der Fall. In anderen Ländern, wie zum Beispiel Deutschland und auch Frankreich, können Mitarbeiter aber direkt von einem ausländischen Bankkonto Zahlungen erhalten.

Internationale Payroll-Anbieter unterscheiden sich nicht nur in den Services, die sie anbieten, sondern auch darin, wie sie aufgebaut und organisiert sind. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Modelle für das Verwalten von globalen Payroll-Prozessen:

• Ganzheitliche, globale Payroll: Ein Payroll-Anbieter, der Services in mehreren Ländern anbietet. Somit haben die Kunden nur einen Vertrag und einen zentralen Ansprechpartner sowie eine Plattform zum Speichern der Daten und dem Erstellen von Berichten.

• Lokale Payroll: Unternehmen, die ihre Expertise nur in einem bestimmten Land für ausländische Firmen anbieten, die in den Markt expandieren möchten.

• Payroll Aggregator: Payroll-Anbieter, die mit unterschiedlichen lokalen Anbietern zusammenarbeiten, um mehr Länder mit ihrem Service abzudecken; Payroll wird in der Regel in jedem Land und dort von einem bestimmten Anbieter unter einem einheitlichen Vertrag abgewickelt, den der Aggregator zur Verfügung stellt.

Je nach Serviceanbieter können globale Payroll-Prozesse zentral, lokal oder in sogenannten regionalen Hubs bearbeitet werden, die die Prozesse je nach Zeitzone und kulturellen Voraussetzungen bündelt.

Nun, da Sie die verschiedenen Arten von Payroll-Anbietern kennen, können wir uns auf eine wesentlich interessantere Frage konzentrieren: Wie finde ich den richtigen Payroll-Anbieter für mein Unternehmen?

Um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen, haben wir eine Liste mit Kriterien und praktischen Fragen zusammengestellt, die Sie einem potenziellen Anbieter stellen können. Wir beginnen mit allgemeinen Ratschlägen und tauchen dann tiefer in die speziellen Voraussetzungen ein, die Ihr zukünftiger (globaler) Payroll-Anbieter erfüllen sollte.

Wahl eines Payroll-Anbieters: Allgemeine Tipps

Ein Payroll-Anbieter sollte die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Guter Kundenservice: Bringen Sie in Erfahrung, was andere Kunden über die Qualität und Bearbeitungszeit von Serviceanfragen sagen. Außerdem sollten Sie sich darüber informieren, ob Sie einen persönlichen Ansprechpartner bekommen, den Sie direkt kontaktieren können.

• Nachweisliche Expertise und ein guter Ruf: Fragen Sie nach Zertifikaten, Qualifikationen usw., mit denen Sie die Expertise des Anbieters nachvollziehen können. Auch das Lesen von Erfahrungsberichten kann hilfreich sein.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Natürlich ist der Preis allein kein Kriterium, aber Sie sollten sicherstellen, dass Sie nicht mehr zahlen, als üblich ist.

• Einfache Handhabung: Sowohl der Preis als auch das System an sich sollten transparent sein. Metriken sollten einfach zu verstehen und das Interface leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Sie können Ihre Auswahl noch weiter einschränken, indem Sie einen potenziellen Payroll-Anbieter auf die folgenden Kriterien hin untersuchen:

• Ziele für die Payroll-Abwicklung: Gibt es eine garantierte Performance seitens Ihres Payroll-Partners? Wie lange dauert es, um potenzielle Fehler auszugleichen?

• Level der Automatisierung: Viele Payroll-Aufgaben können heutzutage über automatisierte Prozesse durchgeführt werden. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr neuer Payroll-Anbieter ausreichend Automatisierung anbietet.

• Compliance-Updates: Wie oft wird das System in Bezug auf neue Compliance-Regelungen aktualisiert, um weiterhin die Übereinstimmung mit lokalen Steuervorschriften zu gewährleisten?

• Service-Funktionen: Welche Payroll-Services werden angeboten und sind damit all Ihre individuellen Bedürfnisse abgedeckt? Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie am besten eine Liste mit Funktionen zusammenstellen, die Sie benötigen. Außerdem ist es gut zu wissen, ob es zusätzliche Funktionen gibt, die Sie später hinzubuchen können, wenn sich Ihre Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterentwickeln.

Reporting

Mit der Expansion in neue internationale Märkte werden auch die Payroll-Prozesse immer komplexer und die zu verarbeitende Datenmenge immer umfangreicher. Um die Kosten für Ihre Payroll im Blick zu behalten, benötigen Unternehmen gute Systeme, die Sie über wichtige Veränderungen schnell informieren. Deswegen sollten Sie sich vorab erkundigen, wie das Reporting genau aussieht.

Subunternehmer

Wie zuvor bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Payroll-Modelle: Manche Anbieter besitzen Payroll-Unternehmen in jedem Land, das sie abdecken, wohingegen andere sich auf individuelle Serviceanbieter in dem jeweiligen Land verlassen. Wenn Sie mit einem Aggregator zusammenarbeiten, sollten Sie in Erfahrung bringen, wer Ihre konkrete Ansprechperson ist, um mögliche Probleme zu besprechen.

Anpassbarkeit an das Unternehmenswachstum

Auch wenn Sie sich noch am Anfang Ihres Expansionsprozesses befinden und nur ein kleines Team örtlich ungebunden für Sie arbeitet, sollten Sie sich auf Ihr Unternehmenswachstum vorbereiten. Sobald Sie gewisse Ziele erreichen ist es wichtig, einen Anbieter zu haben, der sich flexibel Ihrem wachsenden Team anpassen und trotzdem effizient und rechtskonform arbeiten kann. Fragen Sie einen möglichen Kandidaten daher, ob der Payroll-Anbieter mit globalem Wachstum mitgehen kann.

Datensicherheit

Payroll- und Mitarbeiterdaten müssen stets vertraulich behandelt und mit maximaler Sicherheit bearbeitet werden, egal ob die Daten für nur einen oder mehrere Standorte gelten. Bei globalen Payroll-Prozessen wird die Verarbeitung noch komplizierter, da Daten aus verschiedenen rechtlichen Zuständigkeiten gesammelt werden – die alle jeweils unterschiedliche Datenschutzauflagen haben – und dann in eine zentrale Plattform zur Analyse und Verwaltung übertragen werden. Deswegen sollte eine der ersten Fragen an Ihren zukünftigen Payroll-Anbieter lauten: Wie garantieren Sie den Schutz und die Sicherheit von Daten?

Integration mit anderen Tools

Unternehmen, die in mehreren Ländern vertreten sind, verlassen sich oft auf Softwarelösungen, um die Prozesse zur Verwaltung von globalen Teams zu erleichtern. Daher sollte der Payroll-Anbieter, für den Sie sich entscheiden, auch mit anderen Tools kompatibel sein und zusätzliche Integrationen ermöglichen. Eine wichtige Frage für den Anbieter ist daher: Kann das System in andere HR und Management Systeme integriert werden?

Mitarbeiter-Erfahrung

Wenn Sie sich für eine globale Payroll-Lösung entscheiden, dann möchten Sie wahrscheinlich in einem standardisierten System arbeiten, das jeden Markt gleich abwickelt. Doch eine einfache Handhabung alleine reicht noch nicht. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie auch an Ihre Mitarbeiter denken. Wird Ihnen selbst auch Zugang zum System offen stehen, über den sie ihre Gehaltsabrechnungen etc. einsehen können?

Lano arbeitet mit einem umfassenden Netzwerk an Payroll-Anbietern aus über 150 Ländern zusammen, um unseren Kunden bei der schnellen und einfachen Umsetzung von globalen Payroll-Prozessen zu unterstützen. Alle unsere Partner wurden gezielt nach den folgenden Kriterien ausgewählt:

• Hohe Standards in Bezug auf Datensicherheit und -schutz

• Nachweisbar jahrelange Erfahrung in dem Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Schnelle Anpassung an ein neues Unternehmensumfeld, insbesondere im Bereich Start-up

• Experten im Bereich der Payroll-Compliance

• Vorhandene Systeme, die sich nahtlos in unsere Plattform integrieren lassen

Sie brauchen also nicht selbst viel Zeit und Aufwand in die Suche nach Payroll-Anbietern in Ihrem neuen Markt zu inverstieren. Sprechen Sie uns an! Wir helfen Ihnen gerne dabei, den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden.

Außerdem können Sie auch Ihre bestehenden Anbieter einfach in unsere Plattform integrieren und so alle Payroll-Daten für Ihr gesamtes Team in einer einzigen Lösung visualisieren – und das auch für internationale Serviceanbieter und Freelancer.