So finden Sie den richtigen Employer of Record-Anbieter für Ihr Unternehmen

Durch Remote Work haben Arbeitgeber fortan Zugang zu einem globalen Talentpool. Asynchrone Kommunikation, Videokonferenz-Apps und eine wachsende Zahl von Tools, die die Zusammenarbeit von Teams über Grenzen und Zeitzonen hinweg erleichtern, erlauben es Unternehmen jeder Größe, ihr eigenes globales Team aufzubauen.

Auch wenn das Anwerben internationaler Talente eine große Chance ist, frischen Input und neue Ideen ins Unternehmen zu bringen, so gibt es doch viele rechtliche und administrative Hürden, die mit dem Einstellen von Remote-Mitarbeitern im Ausland einhergehen. Unterschiedliche arbeitsrechtliche Vorschriften und Regeln für das Leisten von Sozialversicherungsbeiträgen sind nur zwei der vielen Aspekte, die aufstrebende globale Arbeitgeber beachten müssen. Nicht zu vergessen die Kosten und der Zeitaufwand für die Gründung einer Tochtergesellschaft.

An dieser Stelle kommen globale Beschäftigungslösungen wie Employer of Record Services ins Spiel. Diese Dienste ermöglichen es Unternehmen, schnell und rechtssicher Mitarbeiter im Ausland einzustellen, und das ohne größeren Verwaltungsaufwand. Das Problem ist jedoch, dass es inzwischen so viele verschiedene Anbieter gibt, dass es ganz schön schwierig sein kann, den richtigen Dienstleister für das eigene Unternehmen zu finden. Hier verraten wir Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl eines Employer of Record-Anbieters achten sollten.

Ein Employer of Record (kurz: EOR) ist eine globale Beschäftigungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne dass sie in dem betreffenden Land eine Tochtergesellschaft gründen oder ein Büro eröffnen müssen. EORs nehmen Unternehmen die rechtlichen und verwaltungstechnischen Pflichten des Anstellungsverhältnisses ab, indem sie als juristischer Arbeitgeber des jeweiligen Mitarbeiters auftreten.

Die Dienstleistungen eines Employer of Record umfassen in der Regel alle administrativen und rechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, von der Ausarbeitung des Arbeitsvertrags über die Lohnabrechnung bis hin zur Bezahlung der Mitarbeiter. EOR-Anbieter können unterschiedlich organisiert sein. Entweder haben sie ihre eigenen Niederlassungen in den Ländern, in denen sie ihre Dienste anbieten, oder sie arbeiten mit einem Partnernetzwerk zusammen. 

EOR-Services können Unternehmen in vielen verschiedenen Situationen im Rahmen der globalen Expansion unterstützen. So kann ein Unternehmen mit einem EOR beispielsweise neue Märkte testen, ohne dort gleich eine Niederlassung gründen zu müssen, Remote-Mitarbeiter im Ausland einstellen, oder internationale Freelancer in Vollzeitmitarbeiter umwandeln.

Mehr zur Funktionsweise von EOR-Diensten und wie Sie diese strategisch für die Expansion Ihres Unternehmens nutzen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag “Wie ein Employer of Record die globale Expansion vereinfacht”.

Was Employer of Record-Dienste für expandierende Unternehmen so wertvoll macht, ist die Tatsache, dass sie das Einstellen und Onboarden neuer Mitarbeiter erheblich beschleunigen und gleichzeitig volle Compliance garantieren.

Weitere Vorteile, die Unternehmen durch das Verwenden eines Employer of Record erreichen, sind:

• Erhöhte Effizienz

• Niedrigere Kosten im Vergleich zur Gründung einer Tochtergesellschaft

• Mehr Zeit, um sich auf das Unternehmenswachstum und das Kerngeschäft zu konzentrieren

• Zugang zu lokaler Expertise

• Standardisierte Einstellungs- und Onboarding-Prozesse

• Sichere Option für den Eintritt in neue Märkte

• Keine lokale Gehaltsabrechnung notwendig

Auch wenn ihr Kerngeschäft dasselbe ist, so gibt es doch große Unterschiede zwischen verschiedenen Employer of Record-Anbietern - das ist nicht anders als bei Payroll-Anbietern. Unternehmen sollten ihren EOR-Partner daher sorgfältig auswählen. Natürlich variieren die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen, aber es gibt bestimmte allgemeine Kriterien, auf die Sie bei der Wahl eines Employer of Record achten sollten.

Länderabdeckung

Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Auswahl eines EOR-Anbieters stellen sollten, ist, wie viele Länder dieser abdeckt. Je nach Betriebsmodell, d. h. ob der EOR seine eigenen Niederlassungen hat oder mit einem Partnermodell arbeitet, kann die Anzahl  der abgedeckten Länder erheblich variieren.

Während einige Anbieter ihre Dienste in bis zu 160 Ländern anbieten, decken andere vielleicht nur 30 Länder ab. Wenn Sie beabsichtigen, Ihr globales Team in den nächsten Jahren schnell zu vergrößern, sollten Sie sich für einen Employer of Record entscheiden, der Ihnen dies in so vielen Ländern wie möglich ermöglicht - oder zumindest in den Märkten, die auf Ihrem Expansionsplan stehen.

Schnelligkeit

Dank Remote Work können Unternehmen die besten Talente unabhängig von ihrem Standort einstellen. Das macht die Talentakquise jedoch nicht einfacher. Angesichts des weltweiten Fachkräftemangels ist die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften höher denn je, und Unternehmen kämpfen darum, die besten Bewerber für sich zu gewinnen. 

Um gute Kandidaten nicht an die Konkurrenz zu verlieren, müssen Unternehmen schnell sein. Der Dienstleister, für die Sie sich entscheiden, sollte daher in der Lage sein, den Einstellungsprozess so schnell wie möglich abzuwickeln. 

Achten Sie jedoch darauf, die Angaben des Anbieters sorgfältig zu prüfen. Einige EOR-Dienste versprechen sehr kurze Bearbeitungszeiten, die sie jedoch nicht einhalten können. Überprüfen Sie also die Erfolgsbilanz und die Erfahrungen früherer Kunden. 

Integration mit anderen Tools für HR und Gehaltsabrechnung

Über je mehr Länder Ihr globales Team verteilt ist, desto mehr Tools werden Sie vermutlich haben, um Ihr Team effizient zu managen. Das Problem bei der Verwendung vieler verschiedener Tools ist, dass Daten und Informationen, die in einem System gespeichert sind, manuell in das nächste System übertragen werden müssen - und umgekehrt. Das lässt nicht nur Raum für Fehler, sondern kostet auch viel Zeit, die für sinnvollere Aufgaben verwendet werden könnte. 

Die Integration verschiedener Tools und Systeme ist entscheidend, um die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen und manuelle Fehler zu vermeiden. Das schließt Ihre EOR-Lösung mit ein. Suchen Sie sich einen Anbieter aus, dessen Systeme mit Ihren anderen Tools und Softwarelösungen integriert werden können. Das erleichtert Ihnen zum Beispiel die Auswertung und Analyse Ihrer Payroll-Daten.

Employee Experience und Angebot für Mitarbeiter

Die Unterschiede zwischen Employer of Record-Diensten sind enorm, wenn es darum geht, was sie Ihren Mitarbeitern bieten. In jedem Fall sollte der EOR einen Support für Mitarbeiter haben, über den diese Fragen stellen können.

Darüber hinaus sollte der Anbieter Mitarbeitern Zugang zu Dokumenten wie Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Lohnzettel und mehr bieten. Eine gute Employee Experience ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit, was wiederum die Voraussetzung ist, um Talente dauerhaft ans Unternehmen zu binden. 

Eigene Niederlassungen vs. Partnermodell

Globale Employer of Record Services basieren, wie bereits erwähnt, auf einem von zwei verschiedenen Modellen: entweder besitzen sie eigene Niederlassungen in jedem Land, in dem sie ihre Dienstleistungen anbieten, oder sie operieren mit einem Partnernetzwerk. Obwohl beide Ansätze ihre Vorzüge haben, empfiehlt es sich im Allgemeinen einen Anbieter zu wählen, der mit erfahrenen lokalen Partnern zusammenarbeitet.

Einer der Hauptgründe dafür ist, dass diese in der Regel mehrere lokale Servicepartner für jedes Land zur Verfügung haben, was bedeutet, dass Sie den für sich passenden Dienstleister auswählen können. Arbeitet der EOR mit seinen eigenen Niederlassungen, haben Sie eine solche Auswahlmöglichkeit nicht.

Expertise und lokales Wissen

Global zu expandieren ist mit vielen verschiedenen Compliance-Risiken verbunden, die für das Unternehmen sehr kostspielig werden können. Ein guter EOR-Anbieter sollte vollständige Compliance garantieren, und dies auch durch seine Erfolgsbilanz nachweisen können. Fragen Sie sich außerdem, ob der Anbieter über die nötige Erfahrung und lokale Expertise verfügt, die es braucht, um alle Prozesse vorschriftsmäßig durchzuführen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Anbieter das nötige Fachwissen hat, ist es in der Regel am besten, sich nach einem anderen Anbieter umzusehen.

Außerdem sollte der gewählte Employer of Record über ein regionales Netzwerk verfügen, um auftretende Schwierigkeiten zu bewältigen oder Fragen zu bestimmten Nischenthemen beantworten zu können. Manche EORs haben erst vor Kurzem eigene Niederlassungen in verschiedenen Märkten gegründet und verfügen daher noch nicht über die notwendigen Kenntnisse und Verbindungen.  

Serviceangebot

Expandierende Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um den Aufbau und das Verwalten ihres globalen Teams geht. Je nach Erfahrungslevel und Größe ihres In-House-Teams benötigen sie unterschiedliche Dienstleistungen. Während einige Unternehmen den Employer of Record vielleicht nur benötigen, um sich den Aufwand zu sparen, extra eine Tochtergesellschaft zu gründen, benötigen andere das gesamte Paket, angefangen vom Einstellungsprozess über die Verwaltung der Sozialleistungen bis hin zur Lohnabrechnung.

Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau und der Verwaltung Ihres internationalen Teams benötigen, möchten Sie nicht einen separaten Dienstleister für jeden Aspekt der Mitarbeiterbeschäftigung beauftragen müssen. Stattdessen ist es einfacher, einen EOR zu wählen, der alles abdeckt. 

Transparentes Preismodell

Ein weiterer wichtiger Faktor ist natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis. Employer of Record-Anbieter haben in der Regel einen von zwei verschiedenen Ansätzen für die Preisgestaltung. Entweder sie stellen Ihren Kunden einen Festpreis pro Mitarbeiter in Rechnung oder sie berechnen ihre Servicegebühren als Prozentsatz des Gehalts des Mitarbeiters. 

Da Löhne und Gehälter von Land zu Land und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren, führt das zweite Modell in der Regel zu einer geringen Transparenz, was die Kalkulation der endgültigen Kosten erschwert. Achten Sie also darauf, dass Sie sich an einen Anbieter wenden, der eine transparente Preisgestaltung hat.

Kundenservice und Erreichbarkeit

Nicht zuletzt sollten Sie darauf achten, dass der von Ihnen gewählte Employer of Record einen zuverlässigen Kundensupport bietet. Probleme mit der Gehaltsabrechnung oder anderen HR-Angelegenheiten können zu jeder Tageszeit auftreten, und wenn sie auftreten, ist schnelles Handeln gefragt. Nichts ist frustrierender als für die Lösung eines Problems auf einen externen Dienstleister angewiesen zu sein, der nicht erreichbar ist.

Ein guter EOR sollte daher über einen effizienten Kundenservice verfügen und zu angemessenen Zeiten erreichbar sein - auch unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen. Idealerweise sollten Sie einen direkten Ansprechpartner haben, an den Sie sich wenden können. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter über Kommunikationskanäle für Ihre Mitarbeiter verfügt, falls diese Fragen haben.

Der Aufbau und die Verwaltung eines weltweit verteilten Teams ist eine Herausforderung für Unternehmen jeder Größe. Angesichts der Vielzahl von Arbeitsgesetzen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften und Registrierungsanforderungen verfügen Unternehmen nur selten über das notwendige Fachwissen und die Kapazitäten, um alle ihre weltweiten HR-Belange intern zu regeln. Deshalb benötigen sie einen zuverlässigen EOR-Partner, der die Einhaltung aller Vorschriften gewährleistet und alle Formalitäten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis regelt.

Die globale Employer of Record-Lösung von Lano ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in über 150 Ländern weltweit einzustellen - und das in Rekordzeit. Dabei setzen wir auf ein Netzwerk von erfahrenen Employer of Record-Partnern, die sich um die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften kümmern und mit ihrer lokalen Expertise möglichen Compliance-Risiken vorbeugen. Und wenn Sie mit internationalen Auftragnehmern zusammenarbeiten wollen, können wir Ihnen auch dabei helfen.

Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Lano Ihr globales Team aufbauen, verwalten und bezahlen können.