So erstellen Sie Reise- und Spesenrichtlinien für globale Teams

Erstattungsanträge für Ausgaben von Mitarbeitern sind Teil des täglichen Geschäfts. Eine Spesenabrechnung für ein Geschäftsessen hier, eine Erstattung für ein Flugticket dort, und ohne es zu merken, werden die Kosten für die Erstattung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter immer höher. 

Was anfangs vielleicht nicht als großes Problem erscheint, kann schnell außer Kontrolle geraten, sobald Sie mehr Mitarbeiter einstellen. Das gilt besonders für Unternehmen, die mit einem weltweit verteilten Team arbeiten. Mit Mitarbeitern, die in verschiedenen Ländern - oder sogar auf verschiedenen Kontinenten - arbeiten, steigen die beruflichen Reisekosten erheblich, da die Mitarbeiter zu bestimmten Anlässen zum Hauptsitz des Unternehmens reisen müssen. 

Um die Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter nicht zu verlieren und zu gewährleisten, dass alle Mitglieder Ihres internationalen Teams fair behandelt werden, ist es wichtig, eine globale Spesenrichtlinie auszuarbeiten, die klare Regeln liefert, welche Ausgaben das Unternehmen erstattet. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre eigenen Reise- und Spesenrichtlinien aufzustellen.

Eine betriebliche Spesenrichtlinie, Reisekosten- und Spesenrichtlinie, oder kurz einfach Spesenrichtlinie, ist ein detailliertes, internes Regelwerk, das festlegt, welche Mitarbeiterausgaben vom Unternehmen übernommen und erstattet werden. Unter Spesen versteht man die Kosten, die den Mitarbeitern durch die Ausübung ihrer Tätigkeit für ihren Arbeitgeber entstehen. Im Falle eines Remote Teams gehören dazu in erster Linie verschiedene Arten von Reisekosten, etwa wenn Mitarbeiter für eine Besprechung mit dem gesamten Team zum Unternehmenssitz reisen.

Die Spesenregelung sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, damit sie diese jederzeit einsehen können - und nicht jedes Mal per E-Mail bei der Personalabteilung nachfragen müssen. Es ist üblich, das Regelwerk entweder dem individuellen Arbeitsvertrag beizufügen oder zusammen mit anderen Dokumenten wie der Datenschutzerklärung oder dem Mitarbeiterhandbuch in der Cloud des Unternehmens zu speichern. Viele Remote-Unternehmen nutzen mittlerweile virtuelle Arbeitsbereiche wie Notion, um sicherzustellen, dass ihre globalen Teams Zugang zu den Reise- und Spesenrichtlinien und anderen damit verbundenen Dokumenten haben.

Eine Spesenrichtlinie sollte den Mitarbeitern Auskunft geben, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht. Der Hauptteil einer Spesenrichtlinie sollte daher aus einer detaillierten Auflistung der erstattungsfähigen Ausgaben bestehen. Dazu gehören:

• Transportkosten

• Kosten für Unterkunft

• Kosten für die Bewirtung von Kunden zu Networking-Zwecken

• Ausgaben für Materialien und Kurse zur beruflichen Weiterbildung

• Verpflegungskosten

• Kosten für die Nutzung des Privatfahrzeugs für berufliche Reisen, genauer gesagt Benzinkosten und Kilometergeld

• Gebühren für die Kreditkartennutzung

Dies sind die häufigsten Ausgabenkategorien, die in betrieblichen Spesenrichtlinien zu finden sind. Innerhalb dieser Kategorien müssen Sie genau angeben, welche Ausgaben geltend gemacht werden können und bis zu welchen Beträgen. Hier ein paar Beispiele zur Verdeutlichung:

• Transportkosten können auf Bahn-, Bus- und Flugtickets beschränkt sein, was die Nutzung eines Mietwagens auf Kosten des Unternehmens ausschließt

• Übernachtungskosten sind häufig nur für bestimmte Unterkunftsarten erstattungsfähig

• Erstattungsfähige Verpflegungskosten beinhalten häufig nur einfache Mahlzeiten und alkoholfreie Getränke

• In manchen Fällen kann die Festlegung von länderspezifischen Tagesbudgets für die Verpflegungskosten sinnvoll sein

Für jede Art von Ausgabe müssen Sie dann ein Budget festlegen, oder zumindest Regeln definieren, die die Ausgaben auf einen "angemessenen" Betrag begrenzen. 

Nehmen wir das folgende Beispiel. Anstatt in Ihren Reisekosten- und Spesenrichtlinien nur zu vermerken, dass Übernachtungskosten erstattet werden, sollten Sie konkreter werden und beispielsweise angeben, dass Übernachtungskosten nur bis zu einem Betrag von 300 Euro pro Reise erstattet werden, oder dass Aufenthalte in 5-Sterne-Hotels nicht abgedeckt sind. 

Neben der Auflistung der von der Spesenregelung abgedeckten Ausgaben und der geltenden Höchstbeträge sollten Reisekostenrichtlinien auch die folgenden Elemente enthalten:

• Wer Ausgaben geltend machen kann

• Wie und über welchen Kanal Mitarbeiter die Kostenerstattung beantragen können

• Welche Zahlungsmodalitäten für Spesen gelten, z. B. Firmenkarte oder Spesenvorschüsse

• Wie spesenbezogene Konflikte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber behandelt werden

Der offensichtlichste Grund, warum Sie eine Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen brauchen, ist, dass Sie Ihre Kosten kontrollieren müssen. Mitarbeiterausgaben sind keine Seltenheit, und ohne klare Regeln können die anfallenden Erstattungskosten schnell außer Kontrolle geraten und ein Loch in Ihr Firmenbudget reißen. 

Hinzu kommt, dass Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht die gleiche Vorstellung davon haben, welche Ausgaben gerechtfertigt sind und welche nicht. Im schlimmsten Fall könnten Mitarbeiter das Fehlen einer Spesenregelung sogar ausnutzen, um Dinge für den persönlichen Gebrauch zu kaufen und sie als berufliche Ausgaben geltend zu machen. 

Um zu vermeiden, dass Sie unnötig viel Geld für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben aufbringen müssen, die Ihrem Unternehmen keinen Nutzen bringen, und um Konflikten mit Ihren Mitarbeitern vorzubeugen, sollten Sie so bald wie möglich eine betriebliche Spesenrichtlinie aufstellen. 

Für internationale Unternehmen mit weltweit verteilten Teams ist eine globale Spesenrichtlinie besonders wichtig. Da viele Remote-First-Unternehmen ihre Mitarbeiter zu jährlichen Sommerpartys, Weihnachtsfeiern oder anderen Social Events am Firmensitz einladen, ist es wichtig, eine Reise- und Spesenrichtlinie zu haben, die die Regeln für die Erstattung von Ausgaben im Zusammenhang mit diesen speziellen Veranstaltungen sowie für andere berufliche Reisen wie Team Workations festlegt.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Spesenrichtlinie erstellen, kann die Aufgabe ziemlich überwältigend erscheinen. Doch mit der richtigen Anleitung ist die Erstellung einer Richtlinie für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben ein Kinderspiel. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie ein paar hilfreiche Tipps, was Sie beim Verfassen einer Spesenregelung beachten sollten.

Vergleichen Sie Ihr Budget mit den zu erwartenden Kosten

Der allererste Schritt bei der Erstellung einer Spesenrichtlinie besteht darin, die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu analysieren und das zur Verfügung stehende Budget zu ermitteln. Außerdem sollten Sie die aktuelle und die in Zukunft geplante Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens sowie die Höhe der zu erwartenden Ausgaben in Betracht ziehen.

Überlegen Sie, wie viel Geld es kosten würde, wenn alle Mitglieder Ihres verteilten Teams einmal im Jahr zu einem Teamtreffen an den Hauptsitz Ihres Unternehmens reisen würden. Indem Sie Ihr Budget mit den zu erwartenden Ausgaben vergleichen, können Sie abschätzen, wie großzügig Sie bei der Erstattung von Reisekosten und Spesen sein können.

Wählen Sie Spesenkategorien und legen Sie Budgets und Richtlinien fest

Weiter oben im Artikel haben Ihnen bereits die gängigsten Spesenkategorien aufgelistet, darunter Transport-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Aus diesen Kategorien wählen Sie die Kostenpunkte aus, die Sie in Ihre interne Spesenregelung aufnehmen wollen. So könnten Sie etwa festlegen, nur Transport- und Übernachtungskosten abzudecken, aber keine Verpflegungskosten.

Innerhalb dieser Kategorien müssen Sie dann festlegen, welche Ausgaben im Detail erstattungsfähig sind und welche nicht, und in welchem Umfang die einzelnen Kostenarten abgedeckt sind. Zum Beispiel könnten Sie die Übernachtungskosten auf Buchungen bei einer bestimmten Hotelkette beschränken, bei der Sie einen Firmentarif haben. Bei Flügen kann es außerdem ratsam sein, nur Reisen in der Economy Class zuzulassen.

Denken Sie an Compliance

Geschäftspraktiken sind von Land zu Land unterschiedlich. Das gilt auch für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben. Reisekosten, die in einem Land üblicherweise vom Arbeitgeber übernommen werden, stehen im nächsten Land unter Umständen nicht auf der Liste der erstattungsfähigen Ausgaben. Achten Sie darauf, dass Ihre Reisekostenrichtlinie allen Mitgliedern Ihres globalen Teams gegenüber fair ist. Und was noch wichtiger ist: Ihre Spesenrichtlinie sollte alle Gesetze und Vorschriften einhalten, die mit der Erstattung von Spesen und Reisekosten in Verbindung stehen.

Je nach Land müssen Spesenbelege wie Rechnungen während eines bestimmten Zeitraums aufbewahrt werden oder direkt auf den Namen des Unternehmens und nicht auf den einzelnen Mitarbeiter ausgestellt sein.

In einigen Ländern haben die Mitarbeiter sogar einen gesetzlichen Anspruch auf die Erstattung bestimmter Spesen und Reisekosten. Nicht zu vergessen, dass es unterschiedliche Vorschriften darüber gibt, welche Mitarbeiterausgaben für das Unternehmen steuerlich absetzbar sind.

Halten Sie Ihre Spesenrichtlinie kurz, einfach und relevant

Wie bei allen Unternehmensrichtlinien gilt auch bei der Spesenregelung: Ist sie zu lang, wird sich kein Mitarbeiter die Mühe machen, sie zu lesen. Fassen Sie sich daher kurz und bündig, und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail.  

Der Hauptzweck des Dokuments besteht darin, Ihren Mitarbeitern eine klare Anleitung zu geben, welche Ausgaben sie wie geltend machen können. Zweideutige oder unklare Formulierungen führen nur zu Streitigkeiten und Verwirrung, was zusätzliche Arbeit und Ärger für Ihr HR-Team bedeutet.

Passen Sie Ihre Reisekostenrichtlinie im Laufe der Zeit an

Ganz gleich, wie viel Arbeit Sie investieren, die erste Version Ihrer Reisekosten- und Spesenrichtlinie wird definitiv nicht die letzte sein. Im Laufe der Zeit werden Sie neue Ausgabenposten finden, die Sie in die Liste aufnehmen oder aus ihr streichen wollen. Betrachten Sie Ihre Spesenrichtlinie als ein kontinuierliches Projekt, das nach und nach angepasst werden muss.

Außerdem verändern sich auch Geschäftspraktiken mit der Zeit, weswegen Ihre Ausgabenpolitik in ein paar Jahren unter Umständen bereits veraltet sein kann. Ein weiterer Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Fluktuation der Mitarbeiterzahl. Ihr globales Team wird (hoffentlich) im Laufe der Jahre wachsen, was bedeutet, dass Sie Ihre Spesenrichtlinien revidieren und gegebenenfalls an die neuen Umstände anpassen müssen.

Wenn Sie mit einem globalen Team arbeiten, sind Ihre Remote-Mitarbeiter entweder über eine ausländische Niederlassung oder einen Employer of Record (EOR) angestellt. Als juristischer Arbeitgeber ist der Employer of Record auch für die finanzielle Seite des Arbeitsverhältnisses verantwortlich, d. h. für die Zahlung der Gehälter und die Erstattung von Reisekosten und Spesen.

Als eigentlicher Arbeitgeber des Mitarbeiters müssen Sie jedoch festlegen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind. Das bedeutet, dass Ihre Reise- und Spesenrichtlinie für Ihr gesamtes globales Team gelten muss, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer direkt bei Ihnen oder über einen Employer of Record angestellt ist.  

Wenn es um Reisekosten und Spesen von Mitarbeitern geht, die offiziell über einen EOR-Anbieter angestellt sind, sieht das Standardverfahren folgendermaßen aus: Ihr Mitarbeiter schickt die Informationen und Belege für die Ausgaben an seinen direkten Vorgesetzten in Ihrem Unternehmen, der den Antrag genehmigt und an den EOR-Partner weiterleitet. Dieser verrechnet die Erstattung dann mit der nächsten Gehaltszahlung des Mitarbeiters.

Sie sind auf der Suche nach einem vertrauenswürdigen Employer of Record-Partner, der Ihnen dabei hilft, Mitarbeiter weltweit einzustellen? Lano arbeitet mit einem globalen Netzwerk von erfahrenen Employer of Record-Anbietern in über 170 Ländern zusammen. Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr darüber, wie Lano Ihnen helfen kann, in kürzester Zeit Mitarbeiter im Ausland einzustellen und Ihr globales Team ohne Compliance-Sorgen zu vergrößern.