Shadow Payroll: Gehaltsabrechnung bei der Auslandsentsendung

Im 2018 veröffentlichten "Future of Mobility"-Dossier von PwC liest man, dass "[g]lobale Märkte weiterhin die Mobilität von Mitarbeitern in einem noch nie dagewesenen Ausmaß fordern, während sich die Arbeitsmodelle weiter entwickeln". Gleichzeitig seien der technologische Fortschritt und die zunehmende Konnektivität wichtige Treiber für den globalen Anstieg von Geschäftsreisen.

In einer zunehmend globalen und vernetzten Welt ist globale Mobilität für Unternehmen, die international erfolgreich sein wollen, ein Muss geworden. Das einzige Problem dabei ist, dass Auslandsentsendungen von Mitarbeitern auch zahlreiche Herausforderungen mit sich bringen, darunter die Einhaltung internationaler Steuervorschriften.

Die Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland kann im Gastland neue sozialversicherungs- und steuerrechtliche Verpflichtungen auslösen, die nicht durch die weiterhin im Heimatland des Mitarbeiters durchgeführte Gehaltsabrechnung erfüllt werden können. Genau an dieser Stelle kommt eine sogenannte “Shadow Payroll” ins Spiel. 

In diesem Blog-Beitrag werden wir erklären, was eine Shadow Payroll genau ist, und die Herausforderungen, Prozessschritte und Risiken einer “Schatten-Gehaltsabrechnung” näher beleuchten. 

e nach Dauer des Auslandseinsatzes eines Mitarbeiters müssen dessen Einkünfte sowohl im Heimatland als auch im Entsendungsland gemeldet werden, was dazu führt, dass parallel zur Gehaltsabrechnung im Heimatland, über die der Mitarbeiter weiterhin bezahlt wird, eine zweite Gehaltsabrechnung im Entsendungsland durchgeführt werden muss, um vor Ort anfallende Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Bei dieser zweiten Gehaltsabrechnung handelt es sich um eine sogenannte Shadow Payroll (zu Deutsch: Schatten-Gehaltsabrechnung).

Im Gegensatz zu einer regulären Entgeltabrechnung findet bei der Shadow Payroll keine Auszahlung an den Arbeitnehmer statt. Stattdessen dient sie lediglich dem Zweck, die im Entsendungsland anfallenden Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen und im gleichen Zug an die zuständigen Behörden abzuführen.

Das Einrichten einer Shadow Payroll ermöglicht es Arbeitgebern, die Steuergesetze beider Länder einzuhalten, da über die Schatten-Entgeltabrechnung sichergestellt wird, dass die über die Payroll des Heimatlandes gezahlte Vergütung des Mitarbeiters den zuständigen Behörden in beiden Ländern gemeldet wird. 

Wichtig hierbei ist, dass das Durchführen einer zweiten Entgeltabrechnung nicht bedeutet, dass der ins Ausland entsandte Mitarbeiter zweimal bezahlt wird. Nachdem die im Ausland zu zahlende Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge berechnet wurden, wird der an den Arbeitnehmer zu zahlende Nettobetrag genullt, sodass keine tatsächliche Auszahlung stattfindet. 

Zusammengefasst lässt sich eine Shadow Payroll als eine zweite, statistische Entgeltabrechnung beschreiben, die ausschließlich mit dem Ziel ausgeführt wird, um den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften im Entsendungsland des Mitarbeiters gerecht zu werden. Sie wird parallel zur Gehaltsabrechnung im Heimatland des Arbeitnehmers durchgeführt, über die weiterhin das Gehalt des Mitarbeiters gezahlt wird.

Weitere wichtige Begriffe im Zusammenhang mit einer Shadow Payroll

Das Konzept einer Shadow Payroll ist recht komplex. Um die Prozesse, Herausforderungen und Anforderungen vollständig zu verstehen, müssen Unternehmen auch mit den folgenden Begriffen vertraut sein: 

• Heimatland: Dies ist das Land, aus dem die Löhne des Arbeitnehmers gezahlt werden. Normalerweise ist es das Land, in dem der Arbeitnehmer offiziell angestellt ist und in dem das entsendende Unternehmen seinen Sitz hat. Je nach Dauer des Einsatzes und dem Aufenthaltsstatus des Arbeitnehmers kann sich dies jedoch ändern.

• Entsendungsland: Normalerweise ist das Entsendungsland das Land, in dem der Auslandseinsatz des Mitarbeiters stattfindet. Da das Entsendungsland je nach Dauer des Einsatzes jedoch zum Heimatland werden kann (abhängig von der Dauer des Aufenthalts), wird das Entsendungsland für die Zwecke einer Shadow Payroll manchmal auch als das Land definiert, in dem die Vergütung des Mitarbeiters nicht bezahlt wird. 

• Tax Equalization: Tax Equalization (zu Deutsch: Steuerausgleich) ist ein Mechanismus, mit dem sichergestellt werden soll, dass ein Arbeitnehmer während eines Auslandseinsatzes nicht mehr (oder weniger) Steuern als für gewöhnlich in seinem Heimatland zahlt. Konkret heißt das, dass überschüssige Steuern, die während des Auslandseinsatzes anfallen, vom Arbeitgeber gezahlt werden. 

• Hypotax: Zum Umsetzen eines Tax-Equalization-Verfahrens muss eine sogenannte Hypotax, also eine fiktive Steuer, berechnet werden. Damit ist die Steuerbelastung gemeint, die der Arbeitgeber normalerweise im Heimatland hat - wenn er nicht ins Ausland entsandt worden wäre. Die Hypotax wird im Rahmen der Gehaltsabrechnung im Heimatland berechnet. Die dabei abgezogenen Beträge werden dann vom Arbeitgeber zur Begleichung der Steuerverpflichtungen sowohl im Heimat- als auch im Gastland verwendet.

• Sozialversicherungsabkommen: Ein Sozialversicherungsabkommen ist ein internationales Abkommen zwischen Staaten mit dem Ziel, ihre Sozialversicherungsrechte zu koordinieren. Wenn zwei Länder A und B ein Sozialversicherungsabkommen miteinander geschlossen haben, bedeutet dies, dass Arbeitnehmer aus Land A einen Arbeitseinsatz in Land B absolvieren können, während sie weiterhin ins Sozialversicherungssystem in Land A einzahlen und von der Beitragspflicht in Land B entbunden sind.

Eine Shadow Payroll ist in der Regel an eine Auslandsentsendung eines Mitarbeiters geknüpft. Ist der Mitarbeiter während des Auslandseinsatzes weiterhin beim Unternehmen in seinem Heimatland beschäftigt, wird sein Gehalt während der Entsendung in der Regel auch weiterhin in seinem Heimatland gezahlt. 

Je nach geltendem Steuer- und Sozialversicherungsrecht muss die Vergütung des Mitarbeiters jedoch möglicherweise (auch) im Entsendungsland gemeldet und versteuert werden - auch wenn das Gehalt in einem anderen Land und von einem ausländischen Arbeitgeber gezahlt wird. Ist das der Fall, muss eine Shadow Payroll eingerichtet werden.

Gut zu wissen: Nicht alle Länder verlangen von Arbeitgebern, dass sie von den Gehältern ihrer Mitarbeiter Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. In Ländern, in denen der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, Lohnsteuer über die Entgeltabrechnung abzuführen, ist folglich auch keine  Shadow Payroll erforderlich.

Shadow Payroll und Entsendungsdauer  

Die Notwendigkeit, eine Shadow Payroll einzurichten, ist eng mit der Steuerpflicht des Mitarbeiters im Entsendungsland verknüpft. Da letztere in den meisten Fällen von der Dauer des Aufenthalts abhängt, hat die Dauer des Auslandseinsatzes einen direkten Einfluss darauf, ob das Unternehmen eine Shadow Payroll braucht oder nicht. 

In vielen Ländern gilt die sogenannte 183-Tage-Regel, um festzustellen, ob eine Person Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss oder nicht. Konkret bedeutet das, dass ein internationaler Mitarbeiter nur dann im Entsendungsland lohnsteuerpflichtig wird, wenn die Dauer seines Aufenthalts 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten überschreitet. Aus diesem Grund ist eine Shadow Payroll bei kurzen Geschäftsreisen von weniger als 6 Monaten möglicherweise gar nicht erforderlich.  

Ist die 6-Monats-Marke einmal überschritten, sieht die Sache jedoch anders aus. Da ein langfristiger Auslandseinsatz in der Regel Steuerpflichten im Entsendungsland auslöst, ist eine Shadow Payroll erforderlich, um die lokalen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. 

Lassen Sie es uns das Konzept einer Shadow Payroll anhand eines Beispiels erläutern. 

Nehmen wir an, ein US-amerikanisches Unternehmen möchte mehrere Mitarbeiter für ein Jahr nach Großbritannien entsenden, um dort Marktforschung zu betreiben. Es wird vereinbart, dass die Mitarbeiter für die Dauer des Einsatzes weiterhin über die Entgeltabrechnung des Heimatlandes (d.h. über die US-Payroll) bezahlt werden, was bedeutet, dass dieselben Steuer- und Sozialversicherungsbeträge von ihren Löhnen und Gehältern abgezogen werden, als würden sie weiterhin in den Vereinigten Staaten arbeiten.

Angesichts der Dauer des Auslandseinsatzes sind die Mitarbeiter jedoch auch in Großbritannien einkommensteuerpflichtig. Obwohl die Mitarbeiter dank eines Sozialversicherungsabkommens zwischen den beiden Ländern von der Zahlung der britischen Sozialversicherungsbeiträge befreit sind, muss eine Shadow Payroll erstellt werden, um die britische Einkommensteuer jeden Monat zu berechnen und abzuführen. 

Während die US-Gehaltsabrechnung dazu dient, die im Heimatland der Mitarbeiter fälligen Einkommenssteuern und Sozialabgaben zu berechnen und die Gehälter und Löhne der Mitarbeiter auszuzahlen, dient die Shadow Payroll im UK ausschließlich dazu, den Betrag der im Entsendungsland fälligen Einkommensteuer zu ermitteln und die einbehaltenen Steuern an die lokalen Behörden zu melden und abzuführen.

Das Konzept einer Schatten-Gehaltsabrechnung zu verstehen ist eine Sache. Eine solche Entgeltabrechnung durchzuführen ist jedoch etwas gänzlich anderes. Hier ist eine Übersicht der grundlegenden Prozessschritte: 

• Erfassung aller Vergütungsdaten für jeden Mitarbeiter, einschließlich Zulagen, die im Zusammenhang mit dem Auslandseinsatz ausgezahlt werden

• Hinzufügen der Mitarbeiter zu einer Shadow Payroll im Entsendungsland

• Bearbeitung der Gehaltsabrechnung im Heimatland wie gewohnt

• Durchführung der Shadow Payroll im Entsendungsland zur Berechnung lokaler Steuern und Sozialabgaben - am Ende des Prozesses muss der Nettoverdienst des Mitarbeiters genullt werden

• Durchführung von Tax-Equalization-Maßnahmen/Berücksichtigung geltender Doppelbesteuerungsabkommen, um zu verhindern, dass Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge doppelt gezahlt werden

• Erfüllung der steuer- und sozialversicherungstechnischen Verpflichtungen im Heimatland und im Entsendungsland

Das Ziel einer Shadow Payroll ist es, steuerrechtliche Verstöße im Rahmen globaler Arbeitnehmermobilität zu verhindern. Es gibt jedoch viele Dinge, die dabei schief gehen können. Hier sind einige Beispiele. 

• Geldstrafen: Die Verhängung von Geldstrafen durch die lokalen Behörden ist eine der häufigsten Konsequenzen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie es versäumen, eine ordnungsgemäße Shadow Payroll für ihre Mitarbeiter im Auslandseinsatz einzurichten. Bußgelder können Unternehmen aus vielen verschiedenen Gründen auferlegt werden, wenn sie die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen nicht erfüllen, die im Heimatland und im Entsendungsland gestellt werden. Ein Beispiel ist die nicht rechtzeitige Anmeldung der Mitarbeiter für das Entgeltabrechnungsverfahren im Entsendungsland.

• Überzahlung von Steuern: Ein wichtiger Teil jeder Shadow Payroll besteht darin, die Steuerpflicht des Mitarbeiters zu ermitteln und Wege zu finden, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mit Mitarbeitern, die ins Ausland entsandt werden, zu viel Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen - Überzahlungen, die sie oft nie zurückerhalten.

• Falsche Einstufung der Steuerpflicht des Mitarbeiters: Um die Lohnsteuer dort abzuführen, wo sie fällig ist, d.h. entweder im Heimatland oder im Entsendungsland (oder in beiden Ländern), müssen Arbeitgeber das Steuerrecht in beiden Staaten sowie den Geltungsbereich und die Regeln bestehender Doppelbesteuerungsabkommen genau kennen. Wenn die Steuerlast des Arbeitnehmers dem falschen Land zugeordnet wird, kann dies rückwirkend zu erheblichen Problemen führen, da die Lohnsteuer dann über einen längeren Zeitraum hinweg im falschen Land gezahlt wurde. 

Die korrekte Durchführung einer Shadow Payroll ist noch komplizierter als eine gewöhnliche Entgeltabrechnung, und es gibt viele Fallstricke, in die Unternehmen tappen können. Hier sind einige Tipps, die Ihnen zum Erfolg verhelfen.

• Gute Kommunikation: Das Unternehmen im Herkunftsland und das Unternehmen im Entsendungsland sollten darauf achten, offen und häufig zu kommunizieren, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. 

• Korrekte und rechtzeitige Datenerfassung: Genaue Vergütungsdaten sind entscheidend für eine erfolgreiche Payroll. Das Heimatland und das Entsendungsland sollten sicherstellen, dass sie Daten über alle an den Arbeitnehmer  gezahlten Beträge (und das in beiden Rechtsordnungen) erfassen und diese Daten rechtzeitig zur Verfügung stellen, um sowohl die Gehaltsabrechnung im Heimatland als auch die Schatten-Gehaltsabrechnung im Entsendungsland zu bearbeiten. 

• Sorgfältige Überprüfung der Ergebnisse der Entgeltabrechnung: Nach jeder Gehaltsabrechnung sollten die Ergebnisse im Heimatland und im Entsendungsland sorgfältig auf ihre Richtigkeit überprüft werden, um eventuelle Diskrepanzen zu erkennen. 

• Flexibilität gegenüber Veränderungen: Es kann sein, dass der Auslandseinsatz nicht so verläuft wie gedacht, sodass aus einem geplanten dreimonatigen Aufenthalt plötzlich ein achtmonatiger Aufenthalt wird und andere Steuerverpflichtungen entstehen als ursprünglich erwartet. Um Probleme mit der Einhaltung von Steuervorschriften zu vermeiden, sollten Unternehmen immer einen Notfallplan haben und darauf vorbereitet sein, schnell auf veränderte Umstände zu reagieren.

Auch wenn Sie wissen, was eine Shadow Payroll ist und wie sie abgewickelt wird, stellt jeder Auslandseinsatz eine neue Herausforderung dar. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Regeln, wann eine Steuerpflicht für entsandte Mitarbeiter besteht und wann nicht, und auch die Bestimmung geltender Doppelbesteuerungsabkommen variieren, was es unmöglich macht, eine wiederholbare Routine für die Implementierung einer Shadow Payroll zu entwickeln. 

Wenn man dann noch bedenkt, dass die Dauer des Auslandseinsatzes ebenfalls ein entscheidender Faktor ist, wird klar, dass die Anforderungen an die Shadow Payroll für jeden Einzelfall neu beurteilt werden müssen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass internationale Organisationen oft nach einer alternativen Lösung suchen, um den steuerrechtlichen Komplikationen gerecht zu werden, die die globale Mobilität ihrer Mitarbeiter mit sich bringt. Eine solche Alternative ist eine Employer of Record-Vereinbarung. 

Ein Employer of Record (EOR) wird in der Regel von Unternehmen genutzt, um Talente weltweit einzustellen und die globale Expansion zu vereinfachen. Die Nutzung eines EOR kann aber auch eine einfache Möglichkeit sein, steuerrechtliche Fauxpas bei der internationalen Entsendung von Mitarbeitern zu verhindern. Anstatt sich die Mühe zu machen, Steuerverpflichtungen und Meldepflichten in zwei verschiedenen Ländern zu klären und einen komplizierten Shadow-Payroll-Prozess einzurichten, der Ihr Unternehmen zahlreichen Compliance-Risiken aussetzt, kann es eine bessere Alternative sein, sich für eine Employer of Record-Lösung zu entscheiden - vorausgesetzt, das Unternehmen hat keine Niederlassung, Büro oder sonstige Präsenz im Entsendungsland. 

Bei einer solchen EOR-Vereinbarung wird der Mitarbeiter über den Employer of Record in dem Land angestellt, in dem der Auslandseinsatz stattfindet. Der EOR-Anbieter kümmert sich dabei um alle rechtlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses, von der Gehaltsabrechnung über die Abführung der Lohnsteuer bis hin zur Gehaltszahlung des Mitarbeiters. 

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