Cloud oder Self-Hosting? Welche Option für Ihre Payroll?

Datenspeicherung, Backups, Disaster Recovery... Die Cloud-Technologie durchdringt heute viele verschiedene Unternehmensaspekte. Laut Eurostat setzten 41% der Unternehmen in der EU im Jahr 2021 auf Cloud Computing. Und obwohl die Hauptnutzungsbereiche E-Mail-Hosting und Datenspeicherung waren, ist Cloud Computing zweifellos auch in anderen Unternehmensbereichen auf dem Vormarsch, einschließlich HCRM und Payroll. 

Tatsächlich wird der globale Markt für cloudbasierte Payroll-Software, dessen Wert im Jahr 2018 bereits auf rund 7,34 Milliarden US-Dollar geschätzt wurde, bis Ende 2027 voraussichtlich einen Wert von 17,39 Milliarden US-Dollar erreichen. Die Prognosen werden durch aktuelle Studien gestützt, aus denen hervorgeht, dass 40% der Unternehmen eine Modernisierung ihrer derzeitigen Payroll-Systeme planen, indem sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung von lokalen Servern in die Cloud umziehen. 

Aber welche Gründe sprechen für den Umzug der Payroll in die Cloud? Und gibt es Fälle, in denen es weiterhin besser ist, das Gehaltsabrechnungssystem selbst zu hosten? Hier lesen Sie alles, was Sie über die Unterschiede zwischen einer selbstgehosteten und einer cloudbasierten Payroll-Software sowie über die Vor- und Nachteile der beiden Ansätze wissen müssen. 

Self-Hosting beschreibt eine Praxis im Softwarebereich, bei der ein Softwaresystem auf dem eigenen Server installiert und über diesen betrieben wird. Unternehmen, die sich für diesen Ansatz entscheiden, sind selbst für Aspekte wie Systemverwaltung, Wartung, Datenschutz und mehr verantwortlich. Die dabei entstehenden Kosten umfassen daher sowohl die Server- als auch die Wartungskosten. 

Bei einer cloudbasierten Software hingegen wird die Anwendung auf dem Server eines externen Dienstleisters gehostet. Der Zugriff erfolgt dabei per einfachem Online-Log-In über die Cloud. Bei einer Cloud-Lösung bezahlen Unternehmen im Grunde einen Dienstleister dafür, dass er sich um den Server, die Software, die Sicherheitsupdates und alles, was dazu gehört, kümmert. Daher auch der in diesem Kontext häufig verwendete Begriff Software-as-a-Service (SaaS). 

Übertragen wir diese Informationen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, so lassen sich self-hosted und cloudbasierte Payroll wie folgt definieren: 

• Cloudbasierte Payroll-Software ist ein Gehaltsabrechnungssystem, das auf dem Remote-Server eines externen Dienstleisters (d.h. in der Cloud) gehostet wird. Zum Zugriff auf die Software werden lediglich ein Computer und eine Internetverbindung benötigt.

• Selbstgehostete Payroll-Software ist eine Gehaltsabrechnungssoftware, die auf internen Servern gehostet, betrieben und gewartet wird. Im Gegensatz zur cloudbasierten Gehaltsabrechnung benötigen Unternehmen, die sich für Self-Hosting entscheiden, die notwendigen Serverkapazitäten und sind auch für die Systemsicherheit, Instandhaltung und mehr verantwortlich. 

Nun da wir die Unterschiede zwischen Payroll in der Cloud und Self-Hosting der Lohn- und Gehaltsabrechnung kennen, stellt sich die Frage, welches die beste Option für Unternehmen ist. Sehen wir uns dazu die Vor- und Nachteile von selbstgehosteten und cloudbasierten Payroll-Systemen an. Da sich die beiden Lösungen gegenseitig ergänzen und genau dort mit Stärken und Möglichkeiten aufwarten, wo die jeweils andere Schwächen aufweist, werden wir uns dabei jedoch auf cloudbasierte Payroll-Lösungen konzentrieren. 

Eine cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter mehr Effizienz und eine höhere Produktivität, eine schnellere Inbetriebnahme, verbesserte Sicherheit und vieles mehr. 

Keine Vorabkosten oder versteckten Kosten

Beim Self-Hosting der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware fallen hohe Vorabinvestitionen und oftmals auch versteckte Kosten an (Kosten für Backups, Registrierung einer Domain usw.), die das ursprünglich angesetzte Budget schnell übersteigen können. Bei einer Cloud-Lösung hingegen bezahlen Unternehmen einfach eine im Vorfeld klar definierte monatliche (oder jährliche) Gebühr. Keine Vorabkosten und keine versteckten oder zusätzlichen Kosten. In ein cloudbasiertes HR- und Payroll-System zu investieren, erweist sich daher in vielen Fällen billiger als Self-Hosting.

Schnelle Bereitstellung und komfortable Nutzung

Payroll-Software selbst zu hosten erfordert eine Menge Vorbereitung, was die Inbetriebnahme des Systems hinauszögert und viele Unternehmen davon abhält, ihre veralteten Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zu ersetzen. Hier gilt es, Server einzurichten, Sicherheitsfunktionen zu installieren und Protokolle zur Fehlerbehebung zu entwickeln, um nur einige der anfallenden Aufgaben zu nennen. Eine cloudbasierte Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung lässt sich hingegen viel schneller einführen und in Betrieb nehmen, da lediglich der Servicevertrag unterzeichnet und das System nach den Bedürfnissen des Unternehmens konfiguriert werden muss. 

Die Payroll in der Cloud zu haben ist darüber hinaus um einiges komfortabler, was die Nutzung angeht. Wann immer die Software benötigt wird, reicht es, sich online anzumelden, um danach sofort mit der Arbeit loslegen zu können, ohne dass das Installieren von Updates wertvolle Zeit kostet oder dass sich um Wartungsarbeiten gekümmert werden muss, was uns auch gleich schon zum nächsten Vorteil von cloudbasierten Payroll-Lösungen bringt.

Weniger Ressourcen und weniger Sorgen

Der beschleunigte Einrichtungsprozess ist bereits ein großer Vorteil, der für die Payroll in der Cloud spricht. Aber sich keine Gedanken um Wartung, Updates, Sicherheitspatches usw. machen zu müssen, ist für viele Unternehmen ein noch viel stärkeres Argument, sich für die Cloud zu entscheiden. Bei einer SaaS-Payroll-Lösung liegt die Verantwortung für Systemwartung, Sicherheit, Software-Patches etc. allein beim Service-Anbieter. 

Dadurch werden nicht nur wertvolle Personalressourcen in der IT- und Payroll-Abteilung frei, sondern das Unternehmen hat dadurch auch weniger Sorgen, da Cyberangriffe, Ausfälle und Fehlerbehebungen nicht mehr das Problem des internen IT-Teams sind. Im Falle eines Problems wird einfach der technische Support des Anbieters, der rund um die Uhr zur Verfügung steht, kontaktiert. 

Gesteigerte Produktivität und Effizienz

Da die Implementierung von Cloud-Technologien für die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ressourcen freisetzt und den Personalaufwand für die Aufrechterhaltung der Systeme reduziert, trägt dies auch zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und Produktivität bei. Wenn Sicherheitspatches, Systemausfälle und andere Probleme von einem externen Dienstleistungsanbieter übernommen werden, kann sich das Team auf wichtigere Dinge konzentrieren. 

Verbesserte Compliance

In Bezug auf Softwarepflege und Updates bieten SaaS-Lösungen außerdem einen weiteren wertvollen Vorteil. Mit dem Übergang der Payroll in die Cloud ist gewährleistet, dass die Payroll-Software immer auf dem neuesten Stand ist. Das gilt nicht nur in Bezug auf die neuesten technologischen Entwicklungen, sondern in erster Linie hinsichtlich gesetzlicher Änderungen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung betreffen. So ist sichergestellt, dass alle Compliance-Anforderungen jederzeit erfüllt werden.

Ortsunabhängiger Zugriff 

Eines der größten Probleme, mit denen Unternehmen während der Pandemie zu kämpfen hatten, war es sicherzustellen, dass ihre Teams auch außerhalb des Büros Zugang zu allen Systemen und Tools hatten, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigten. Eine cloudbasierte Payroll-Lösung ermöglicht einen flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff, was sie zur bevorzugten Wahl für Remote-First-Unternehmen macht. Im Zeitalter von Remote Work ist ein ortsunabhängiger Zugriff auf das System ein zunehmend wichtiges Merkmal, auf das Unternehmen bei der Implementierung neuer Softwarelösungen achten sollten. Das gilt allen voran auch für die Payroll.

Verbesserte Datensicherheit

In der Vergangenheit waren Bedenken hinsichtlich Datensicherheit der Hauptgrund, warum Unternehmen von der Nutzung cloudbasierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste abgesehen haben. Die Annahme, dass Payroll in der Cloud weniger sicher sei als die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten auf internen Servern, hat sich jedoch längst als falsch erwiesen. Tatsächlich ist es in der Regel sicherer, Payroll-Daten in der Cloud zu speichern als auf den unternehmenseigenen Servern, da Rechenzentren für gewöhnlich mit zahlreichen elektronischen und physischen Sicherheitsfunktionen ausgestattet sind, die in den meisten Fällen weitaus ausgefeilter sind als alles, was ein normales Unternehmen vor Ort bereitstellen könnte.

Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter

Im heutigen Zeitalter, in dem der erbitterte Kampf um Talente Themen wie Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung in den Vordergrund gerückt hat, ist eine positive Employee Experience über alle Bereiche hinweg von entscheidender Bedeutung. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet dies nicht nur, dass Unternehmen dafür sorgen müssen, dass ihre Mitarbeiter finanziell abgesichert sind und pünktlich bezahlt werden, sondern auch, dass ihre Angestellten jederzeit und von jedem Ort aus online auf ihre Daten zugreifen können. Cloudbasierte Payroll-Lösungen ermöglichen dies durch integrierte Selbstbedienungsfunktionen, mit denen Mitarbeiter ihre Daten einsehen und aktualisieren können.

Einfache Integration und Skalierbarkeit

Nicht zuletzt lässt sich eine cloudbasierte Payroll-Software leichter mit anderen Tools und Systemen, die im Unternehmen verwendet werden, integrieren. Das vereinfacht den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen und sorgt dafür, dass alle Abteilungen Zugriff auf stets aktuelle Datensätze haben. SaaS-Payroll-Lösungen wie Lano verfügen beispielsweise über eine eigene API, die die Integration mit anderen HCRM- und Workforce-Management-Tools ermöglicht. Außerdem sind Cloud-Lösungen leicht skalierbar, was bedeutet, dass auch bei einem wachsenden Datenvolumen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausreichend Serverkapazität gewährleistet ist.

Möchten Sie mehr über Payroll-Integration erfahren? Hier lesen Sie, welche Gründe für die Integration Ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssoftware sprechen. 

Die zahlreichen Vorteile cloudbasierter Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen sprechen eindeutig dafür, als Unternehmen die Payroll in die Cloud zu verlegen. Es gibt jedoch auch ein paar Einschränkungen, die dazu führen, dass Unternehmen sich trotz allem für Self-Hosting entscheiden müssen. Dazu gehören: 

• Begrenzte Nutzerzahl bei Cloud-Lösungen: Je nach Anbieter kann es sein, dass die zulässige Anzahl an Usern bei einer cloudbasierten Payroll-Software beschränkt ist. Da sich eine übermäßige Zahl an zugriffsberechtigten Nutzern allerdings negativ auf die Payroll Security auswirken kann - und es daher in der Regel besser ist, wenn möglichst wenig Personen Zugriff auf Payroll-Systeme und -Daten haben - sollte das jedoch kein alleiniger Grund sein, nicht auf eine Cloud-Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung umzusteigen. 

• Strenge Datenschutzrichtlinien oder Compliance-Anforderungen: Für Unternehmen, die sehr strenge Datenschutzrichtlinien haben, die die Speicherung sensibler Daten auf Servern Dritter verbieten, ist eine cloudbasierte Gehaltsabrechnung keine Option. Dasselbe gilt für Unternehmen, die externen Compliance-Anforderungen unterliegen, die das Speichern oder Verarbeiten von Daten auf externen Servern nicht zulassen.

Kein Eigentum an Server und Daten: Einige Unternehmen ziehen es vor, die volle Kontrolle über die Sicherheit und den Schutz ihrer Daten zu behalten und lehnen es daher kategorisch ab, ihre Daten einem externen Dienstleister anzuvertrauen. In solchen Fällen bleibt als Option nur Self-Hosting. Bedenken hinsichtlich Datensicherheit können jedoch durch sorgfältige Auswahl eines Payroll-Anbieters ausgeräumt werden, indem besonderes Augenmerk auf Datenschutzstandards und verfügbare Empfehlungen bereits vorhandener Kunden geachtet wird.

Die Frage, ob es besser ist, eine cloudbasierte Payroll-Software zu verwenden oder das Payroll-System auf den eigenen Servern zu hosten, kann nicht immer ausschließlich anhand der Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung beantwortet werden. Vielmehr können die Größe des Teams, die IT-Kapazitäten und andere Faktoren darüber entscheiden, welche Option das Unternehmen wählen sollte. 

So verfügen kleine und mittlere Unternehmen in den meisten Fällen weder über die notwendige IT-Infrastruktur noch über das Personal, um die Gehaltsabrechnungssoftware selbst zu hosten. Daher ist eine cloudbasierte Gehaltsabrechnungslösung für KMUs oft die bessere Option. Große Unternehmen mit starken IT-Teams und großen Serverkapazitäten sind hingegen in der Regel besser aufgestellt, um ihre Payroll-Software selbst zu hosten, weshalb hier beide Optionen sorgfältig bewertet und gegeneinander abgewogen werden sollten.  

Die anfallenden Kosten sind ein weiterer Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Je nach Anzahl der Mitarbeiter kann es für ein Unternehmen tatsächlich günstiger sein, einmal in das notwendige Set-Up für Self-Hosting zu investieren und dann nur noch für Wartung und Patches zu zahlen, anstatt monatlich für eine SaaS-Lösung zu bezahlen, deren Preis in der Regel höher ausfällt, je mehr Mitarbeiter auf der Gehaltsliste stehen. Und wie wir bereits gesehen haben, können auch Compliance-Anforderungen und Datenschutzrichtlinien Unternehmen davon abhalten, ihre Payroll-Daten einem Cloud-Anbieter anzuvertrauen. 

Für internationale Unternehmen, deren Payroll mehrere Länder umfasst, sind die Vorteile einer cloudbasierten Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sogar noch bedeutender. Wenn Payroll-Daten in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt erfasst und verarbeitet und dann zwischen Systemen und sogar zwischen Unternehmensstandorten in unterschiedlichen Ländern übertragen werden, sind Datensicherheit und die Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen von entscheidender Bedeutung. Nicht zu vergessen, dass Payroll-Manager und andere hochrangige Führungskräfte in einem globalen Team in verschiedenen Ländern sitzen und trotzdem uneingeschränkten Zugriff auf die Systeme haben müssen. 

Genau hier kommt eine globale cloudbasierte Payroll-Lösung wie Lano ins Spiel. Mit Lano können Unternehmen ihre weltweit erhobenen Mitarbeiter- und Gehaltsdaten in einer zentralen Plattform konsolidieren, auf die sie jederzeit und von überall aus zugreifen können, um ihre Daten einzusehen und detaillierte Reportings abzurufen. Auf moderner Cloud-Technologie basierend, bietet unsere Payroll-Plattform wesentlich höhere Sicherheitsstandards als herkömmliche Systeme (einschließlich SSL-Verschlüsselung, fortschrittlicher Firewalls sowie verschlüsselter Datenspeicherung und -übertragung) und ist zudem vollständig DSGVO-konform. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam und erfahren Sie mehr darüber, wie Lano Sie beim Payroll-Management für Ihr globales Team unterstützen kann.