Remote Work: Welche Tools brauchen globale Teams?

Produktivität, Mitarbeiterengagement und Zufriedenheit am Arbeitsplatz gehören zu den am heftigsten diskutierten Themen rund um ortsunabhängiges Arbeit. Remote-Mitarbeiter arbeiten unter anderen Bedingungen als ihre Kollegen im Büro, und Mitarbeiterengagement in Remote Teams kann eine ziemliche Herausforderung sein.

Um die Zufriedenheit und Produktivität von verteilten Teams zu gewährleisten, ist es wichtig, ihnen die Werkzeuge an die Hand zu geben, die es für erfolgreiches ortsunabhängiges Arbeiten braucht. Dies mag selbstverständlich erscheinen, doch viele Unternehmen versäumen es, ihre Remote Teams richtig auszurüsten - vor allem, wenn sie sich noch in der Übergangsphase vom Büro- zum Remote-Betrieb befinden. 

Unternehmen, die erst seit Kurzem remote arbeiten, haben häufig noch keine Erfahrungen mit den damit verbundenen Herausforderungen und können daher nur schwer entscheiden, welche Tools ihre globalen Teams benötigen. Deshalb haben wir eine Liste mit den wichtigsten Tools für Remote Teams zusammengestellt.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, wenn es um ortsunabhängiges Arbeiten geht. Das Fehlen persönlicher Interaktionen, wie sie im Büroalltag üblich sind, muss durch eine effektive virtuelle Kommunikation kompensiert werden. Jedem Mitarbeiter ein Firmenhandy zur Verfügung zu stellen, damit er oder sie bei Bedarf die Kollegen anrufen kann, ist da bei Weitem nicht ausreichend.

Verteilte Teams benötigen eine ganze Reihe von Kommunikationstools, die für unterschiedliche Kommunikationszwecke geeignet sind und auch eine asynchrone Kommunikation zwischen Kollegen an verschiedenen Enden der Welt ermöglichen. Hier sind die wichtigsten Tools für die Kommunikation im Remote Team.

Chat-Tools

Wie häufig kommt es vor, dass Kollegen eine kurze Frage haben, auf die sie schnell eine Antwort brauchen, damit sie in ihrem Projekt vorankommen? So ziemlich jeden Tag. Im Büro können Mitarbeiter einfach zu anderen Kollegen hingehen und sie direkt fragen. Da dies bei der Telearbeit nicht möglich ist, benötigen Remote Worker Softwaretools, um dies zu kompensieren. 

E-Mails werden tendenziell eher in formellen Kontexten verwendet und scheinen für kurze Anfragen eher ungeeignet. Außerdem würden die Posteingänge mit großer Wahrscheinlichkeit schnell überlaufen und E-Mails möglicherweise verloren gehen, wenn für jede noch so kleine Anfrage eine separate E-Mail versendet werden muss. An dieser Stelle kommen Gruppenchat-Apps ins Spiel. Die wohl bekanntesten Chat-Tools für Remote Teams sind Slack, Microsoft Teams und Google Chat.

Videokonferenz-Tools

Chat-Apps wie Slack eignen sich zwar gut für schnelle Anfragen, aber manche Dinge müssen einfach ausführlich im direkten Gespräch geklärt werden, bei dem man die Mimik und Gestik des Gesprächspartners sehen kann. Aus diesem Grund brauchen Remote Teams Zugriff auf Videokonferenz-Apps wie Zoom, Skype oder Google Meet. 

Ein kurzer Anruf kann ein endloses Hin und Her per Chat oder E-Mail vermeiden. Außerdem ermöglichen es Videoanrufe, sich mit den Kollegen auszutauschen, was wichtig ist, um etwaigen negativen Folgen von Remote Work wie Einsamkeit vorzubeugen. Videokonferenz-Tools sind auch essentiell für virtuelle Team Meetings, die Sie in regelmäßigen Abständen ansetzen sollten, sowie für Teambuilding-Aktivitäten wie Social Hangouts und Online-Spieleabende.

So wichtig Kommunikation für den Erfolg der Fernarbeit auch ist, sie ist nur ein Teil des Ganzen. Damit Ihr Team effektiv gemeinsam an Projekten arbeiten kann, wenn es über die ganze Welt verstreut ist, braucht es mehr als nur ein praktisches Chat-Tool.

Um nicht unzählige Stunden mit Videoanrufen zu verlieren, bei denen Aufgaben zugewiesen und Fristen besprochen werden, und stattdessen produktiv zu bleiben benötigt Ihr verteiltes Team zusätzlich Tools, die die Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg ermöglichen.

Tools zur Dokumentation

Eine effektive Zusammenarbeit setzt voraus, dass jeder weiß, was erwartet wird und wie der allgemeine Code of Conduct aussieht. Unternehmen, für die Remote Work Neuland ist, benötigen ein Handbuch mit detaillierten Richtlinien für ihre Teams, das unter anderem Onboarding-Prozesse, die Unternehmensvision und Regeln für Meetings enthält. Diese Dokumente und Richtlinien müssen für alle Teammitglieder einfach zugänglich sein, weshalb viele Remote-First-Unternehmen auf digitale Workspaces wie Notion setzen.

Projektmanagement-Tools

Produktiv zu bleiben, während man aus der Ferne arbeitet, ist eine große Herausforderung. Daher sollte das Toolkit für Ihr Remote Team auch Projektmanagement-Tools enthalten. Mit Projektmanagement-Tools für ortsunabhängiges Arbeiten können Sie wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Ziele und To-dos organisieren, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und den Gesamtfortschritt bei einem bestimmten Projekt verfolgen.

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Tools für Remote Work, und obwohl Trello, Jira, Asana und Basecamp vermutlich am häufigsten verwendeten werden, müssen Sie selbst herausfinden, welches Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Tools zum Speichern und Teilen von Dateien

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Zusammenarbeit in verteilten Teams ist das Organisieren und Teilen von Dateien, damit mehrere Teammitglieder gemeinsam daran arbeiten können. Mit Online-Office-Lösungen wie der G Suite von Google oder Microsoft Office Online können Mitarbeiter nicht nur Dateien in verschiedenen Formaten (Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen usw.) erstellen und online speichern, sondern auch Dokumente mit anderen Teammitgliedern teilen, um Feedback und Kommentare zu erhalten.

Datendiebstahl ist mittlerweile so gängig geworden, dass die Sicherheit von Unternehmensdaten und -systemen eine der wichtigsten Prioritäten für Unternehmen mit weltweit verteilten Teams ist. Wenn Mitarbeiter von überall auf der Welt aus arbeiten, mit verschiedenen Netzwerken verbunden sind und ständig Dateien hin- und herschicken, ist es eine Selbstverständlichkeit, die internen Datenschutzmaßnahmen zu erhöhen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Tools, mit denen Sie eine sichere virtuelle Umgebung für die Zusammenarbeit Ihres Remote Teams schaffen können.

VPN

Das Schöne an Remote Work ist, dass Ihre Mitarbeiter im Grunde genommen von überall aus arbeiten können. Sei es von zu Hause oder von einem netten kleinen Café aus, das sie bei einem gemütlichen Spaziergang während ihrer Workation entdeckt haben. Wenn Sie Ihrem Team kein weltweit nutzbares unbegrenztes Datenvolumen zur Verfügung stellen, sind Ihre Mitarbeiter auf öffentliche WLAN-Netzwerke angewiesen, die oft nicht sicher sind. 

Um die Systeme und Daten Ihres Unternehmens zu schützen, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Team Zugang zu einem VPN (virtuelles privates Netzwerk) hat, das eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Computer des Mitarbeiters und dem Netzwerk herstellt, mit dem der Mitarbeiter zu dem Zeitpunkt verbunden ist.

Passwortmanager

Eine ganze Reihe von speziellen Tools für remotes Arbeiten zu haben hat leider auch einen zentralen Nachteil: Man muss sich viele verschiedene Passwörter merken. Um dieses Problem zu umgehen, erstellen Remote-Mitarbeiter häufig recht einfache, in anderen Worten unsichere, Passwörter. Die Verwendung eines Passwortmanagers kann dem entgegenwirken.

Ein Passwortmanager ist eine Anwendung, die die individuellen Passwörter für all Ihre Tools und Softwaresysteme in einer zentralisierten, sicheren Datenbank speichert. Für den Zugriff auf die Datenbank müssen sich Mitarbeiter nur ihr jeweiliges Master-Passwort merken.

Die Herausforderungen bei der Arbeit mit einem global verteilten Team liegen nicht nur darin, die Produktivität der Mitarbeiter zu gewährleisten und Projekte effizient zu managen. Auch in den Bereichen HR, Gehaltsabrechnung und Compliance führt die Arbeit mit Remote Teams zu neuen Herausforderungen, wie etwa die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, das Ausführen internationaler Zahlungen und die Einhaltung von sich ständig ändernden Arbeitsvorschriften. Zum Glück gibt es spezielle Tools, die es Führungskräften erleichtern, ein globales Team zu managen.

HR-Tools für Remote-Teams

Mit einer steigenden Mitarbeiterzahl in Ihrem globalen Team werden Sie bald feststellen, dass herkömmliche Tools für die Verwaltung von Sozialleistungen, Krankheitstagen, Urlaubsanträgen etc. nicht mehr ausreichen. Die Arbeit mit einem weltweit verteilten Team erfordert spezialisierte HR-Lösungen, die an ortsunabhängige Prozesse wie Remote Recruiting, Onboarding und Performance Management angepasst sind und den Realitäten der neuen ortsunabhängigen Arbeitsweise Rechnung tragen. 

Zu den bekanntesten HR-Tools für Remote Teams gehören Personio, Workday und Greenhouse. Der Funktionsumfang und die angebotenen Lösungen sind unterschiedlich, weswegen Sie vor der Auswahl entscheiden müssen, bei welchen Aspekten der Verwaltung Ihres globalen Teams Sie Hilfe benötigen.

Compliance und globale Zahlungen für Remote Teams

Der Aufbau eines globalen Teams, dessen Mitglieder in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt sitzen, bringt viele Compliance-Hürden mit sich. Die Herausforderungen umfassen in erster Linie die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und die Verwaltung von Steuern, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Die zunehmende Compliance-Last wird von vielen Unternehmen als Belastung empfunden, die ohne die richtigen Werkzeuge schnell übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen kann, die eigentlich für wichtigere Geschäftsaktivitäten benötigt wird.

Eine globale Plattform wie Lano ermöglicht es Ihnen, Ihre weltweiten Payroll und Hiring-Prozesse zu automatisieren. Stellen Sie Remote-Mitarbeiter in über 170 Ländern ein, ohne sich Gedanken über Compliance machen zu müssen, steuern Sie Ihre globale Payroll von einem zentralen Dashboard aus und bezahlen Sie Ihr globales Team in 28 verschiedenen Währungen mit nur einem Klick.

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