Remote Payroll: So funktioniert die Gehaltsabrechnung für Remote Teams

Remote Work hat die Arbeitswelt in vielerlei Hinsicht verändert. Arbeitnehmer begrüßen die neu gewonnene Freiheit und Flexibilität, die es ihnen ermöglicht, mehr Lebensqualität außerhalb der städtischen Zentren zu suchen oder sogar in ein anderes Land zu ziehen. Und Unternehmen haben längst erkannt, dass Remote Work ihnen Zugang zu einem globalen Talentpool ermöglicht. 

Talente überall auf der Welt einzustellen hat zwar viele Vorteile, bringt aber auch neue Schwierigkeiten mit sich, vor allem bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Jedes Land hat sein eigenes Steuersystem, in dem unterschiedliche Regeln für Steuern und Abzüge gelten. Auch die gesetzlichen Bestimmungen darüber, wie oft Mitarbeiter bezahlt werden müssen und welche gesetzlichen Leistungen ihnen zustehen, unterscheiden sich von Land zu Land. Mitarbeiter, die im Ausland wohnen und arbeiten, müssen außerdem in der Regel in ihrer lokalen Währung bezahlt werden. Die Liste der Herausforderungen, die mit Remote Payroll einhergehen, lässt sich beliebig fortsetzen.

Wie können Unternehmen all diese Herausforderungen meistern und die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre Remote Teams erfolgreich verwalten? In diesem Blog-Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Remote-Payroll-Modelle vor und geben Ihnen wertvolle Tipps für die Entgeltabrechnung für ein verteiltes Team.

Remote Payroll bedeutet im Prinzip nichts anderes als die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Remote Teams, deren Mitglieder in verschiedenen Ländern sitzen. Wenn ein Unternehmen eine Remote Payroll einrichtet, bedeutet das, die notwendigen Strukturen zu schaffen, um die Gehaltsabrechnung für ein globales Team durchführen zu können, und das unter Beachtung aller landesspezifischen Gesetze und Anforderungen, die in Bezug auf die Bezahlung von Arbeitnehmern bestehen. In diesem Zusammenhang wird der Begriff oft als Synonym für Global Payroll verwendet. 

Eine funktionierende Remote Payroll ist eine entscheidende Voraussetzung für Unternehmen, die weltweit Talente einstellen und ihren Teams die Flexibilität bieten möchten, von überall aus zu arbeiten. Mit anderen Worten: Wenn Unternehmen die Vorteile eines globalen Teams nutzen wollen, müssen sie einen Weg finden, ihre Entgeltabrechnung länderübergreifend zu verwalten, was nicht ohne Herausforderungen ist.

Remote Payroll ist um einiges komplexer als die Lohn- und Gehaltsabrechnung für eine Belegschaft, die in unmittelbarer Nähe zum Unternehmensstandort angesiedelt ist. Hier sind einige der Herausforderungen, auf die sich globale Unternehmen vorbereiten sollten.

Unterschiedliche Steuergesetze und Payroll-Vorschriften

Die größte Herausforderung für Unternehmen mit einer Remote Payroll ist der Umgang mit den unterschiedlichen Steuer- und Gehaltsabrechnungsvorschriften, die in jedem Land gelten. Um volle Payroll-Compliance zu gewährleisten, müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse mit den Anforderungen und Gesetzen in jedem einzelnen Land übereinstimmen, in dem das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt. 

Dazu gehören die Wahl der richtigen Lohnperiode, die Einhaltung der im jeweiligen Land geltenden Mindestlöhne, die korrekte Überstundenvergütung und vieles mehr. Außerdem hat jedes Land seine eigenen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, mit denen sich das Unternehmen in Verbindung setzen muss, um die Gehaltsabrechnung für jedes Land korrekt einzurichten und die monatlichen Payroll-Verpflichtungen zu erfüllen.

Pünktliches Bezahlen von Steuern und Sozialabgaben

Die Berechnung der Brutto- und Nettolöhne ist ein zentraler Bestandteil der Entgeltabrechnung und entscheidend für die korrekte Bezahlung von Remote-Mitarbeitern. Aber was danach geschieht, ist ebenso wichtig. In den meisten Ländern (eine Ausnahme hierfür ist die Schweiz) sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, die einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu melden und an die jeweiligen Behörden abzuführen, und das innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen. 

Je mehr Länder ein Unternehmen mit seiner Remote Payroll abdecken muss, desto schwieriger wird es, den Überblick über die verschiedenen Fristen zu behalten und Geldstrafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden. Unternehmen sollten daher einen Payroll- und Compliance-Kalender erstellen, in dem wichtige länderspezifische Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengefasst sind. 

Verschiedene Zeitzonen

Ein globales Team zu haben bedeutet, über verschiedene Zeitzonen hinweg zu arbeiten, und obwohl asynchrone Kommunikation Unternehmen in vielen Bereichen helfen kann, trotzdem effizient zu bleiben, so gehört die Entgeltabrechnung nicht dazu. Ganz gleich, ob es darum geht, einen lokalen Payroll-Anbieter zu kontaktieren, um einen Fehler in der Gehaltsabrechnung zu korrigieren, oder Remote-Mitarbeiter im Ausland daran zu erinnern, ihre Stundentabellen zeitig abzugeben, wenn die Entgeltabrechnung bearbeitet oder ein dringendes Problem gelöst werden muss, können verschiedene Zeitzonen ein echtes Problem für das Payroll-Team sein.

Anpassung der Löhne und Gehälter für Remote-Mitarbeiter 

Die Entscheidung darüber, wie viel man seinem Remote Team bezahlt, gehört zwar nicht zum eigentlichen Payroll-Prozess, aber da es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in erster Linie um die Bezahlung der Mitarbeiter geht, sollte das Thema Entlohnung von Remote-Mitarbeitern in diesem Rahmen ebenfalls angeschnitten werden. Unternehmen, die mit Mitarbeitern arbeiten, die in verschiedenen Regionen, Staaten oder Ländern tätig sind, müssen berücksichtigen, dass die Lebenshaltungskosten von Standort zu Standort unterschiedlich sind. 

Während die einen darin ein stichhaltiges Argument für eine standortbezogene Bezahlung sehen, bei der Teammitglieder in Ländern mit geringen Lebenshaltungskosten weniger Gehalt bekommen als ihre Kollegen in Ländern, in denen das Leben teurer ist, argumentieren andere, dass Lohngleichheit in Remote-Teams bedeutet, dass Mitarbeitern in ähnlichen Positionen exakt das gleiche Gehalt gezahlt wird, unabhängig davon wo sie leben und arbeiten. Unternehmen müssen eine für sich passende Strategie wählen, bevor sie mit ihrer Remote Payroll anfangen. 

Internationale Gehaltszahlung in verschiedenen Währungen

Der wichtigste Moment bei der Entgeltabrechnung ist die Auszahlung der Löhne und Gehälter. Während dies bei Unternehmen, deren ganzes Team im gleichen Land sitzt, in der Regel der einfachste Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist, sieht es bei der Payroll für ein Remote Team anders aus. SWIFT-Zahlungen sind zum Bezahlen eines globalen Teams ungeeignet, da sie zu lange dauern und hohe Transaktionsgebühren mit sich bringen. Hinzu kommen die Gebühren für Fremdwährung. Ganz davon abgesehen, dass das Verwalten von Lohn- und Gehaltszahlungen in vielen verschiedenen Währungen der Payroll-Abteilung zusätzliche Arbeit bereitet. 

Es gibt im Grunde drei verschiedene Optionen für Remote Payroll - vier, wenn man den Einsatz eines Employer of Record hinzu zählt. So können Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihr Remote Team entweder intern verwalten, an lokale Payroll-Anbieter auslagern, ein Hybrid-Modell aus Inhouse und Outsourcing verwenden oder Remote-Mitarbeiter im Ausland über einen Employer of Record anstellen, der dann auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt. Schauen wir uns jeden dieser Ansätze genauer an. 

Remote Payroll unternehmensintern bearbeiten und verwalten

Bei diesem Modell führt das Unternehmen die Entgeltabrechnung für sein gesamtes globales Team selbst durch, d. h. die Payroll-Abteilung ist für die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle Länder verantwortlich, in denen das Unternehmen Mitarbeiter hat. Je nach Anzahl der bereits existierenden Niederlassungen im Ausland kann eine solche Remote Payroll entweder zentralisiert oder dezentralisiert organisiert sein.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Remote Teams intern zu bearbeiten kann Unternehmen zwar Geld sparen (im Vergleich zur Bezahlung externer Dienstleister), doch es bedeutet auch eine Menge Arbeit für die Payroll-Abteilung, die dann einen Weg finden muss, sich in den verschiedenen Steuersystemen zurechtzufinden und alle lokalen Payroll-Vorschriften einzuhalten. Ohne die richtigen Ressourcen und ein gutes Verständnis der lokalen Anforderungen sind die Compliance-Risiken, die mit dieser Payroll-Strategie verbunden sind, ziemlich hoch.

Möchten Sie mehr über Steuergesetze und Payroll-Vorschriften in verschiedenen Ländern erfahren? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Global Payroll Guide, in dem Sie nützliche länderspezifische Informationen rund um das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung finden.

Remote Payroll Outsourcing

Unternehmen, die die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Compliance-Risiken reduzieren möchten, entscheiden sich in der Regel für Payroll Outsourcing. Die Entgeltabrechnung von erfahrenen Experten vor Ort durchführen zu lassen, verringert das Fehlerrisiko und stellt sicher, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge pünktlich an die lokalen Behörden abgeführt werden. 

Das einzige Problem, das hierbei auftreten kann, ist, dass Payroll-Anbieter nicht in allen Ländern dazu befugt sind, Löhne und Gehälter im Namen ihrer Kunden zu zahlen. In diesem Fall müsste das Unternehmen trotz Outsourcing einen kostengünstigen und schnellen Weg finden, seine Remote-Mitarbeiter im Ausland zu bezahlen. Außerdem ist die Verwaltung mehrerer Dienstleister recht aufwendig und Payroll-Daten von verschiedenen Anbietern zu konsolidieren kann ebenfalls eine Herausforderung sein. 

Kombination aus Outsourcing und interner Remote Payroll

Die dritte Möglichkeit, die globale Unternehmen haben, um die Gehaltsabrechnung für ihre Remote-Teams zu verwalten, ist ein Hybridmodell, das Outsourcing mit einem internen Payroll-Team kombiniert. In Ländern, in denen das Unternehmen eine Niederlassung hat und/oder sich gut mit den lokalen Payroll-Vorschriften auskennt, könnte die Lohn- und Gehaltsabrechnung beispielsweise intern verwaltet und bearbeitet werden. In Ländern hingegen, in denen das Unternehmen nur wenige Mitarbeiter hat oder in denen die Entgeltabrechnung besonders komplex ist, macht es hingegen Sinn, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern. 

Der Hauptvorteil, Inhouse und Outsourcing zu kombinieren, besteht darin, dass es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen bestmöglich zu nutzen und Compliance-Risiken besser zu managen. Ein hybrides Modell für die Remote Payroll aufzubauen und zu verwalten bringt jedoch auch zusätzlichen Aufwand mit sich und macht es dem Unternehmen schwerer, den Überblick über seine globalen Lohndaten zu behalten.

Payroll für Remote-Mitarbeiter über einen Employer of Record

Der Einsatz eines Employer of Record (EOR) ist vielleicht nicht die erste Option, die einem in den Sinn kommt, wenn man über Remote-Payroll-Lösungen nachdenkt, aber es ist definitiv eine gute Möglichkeit für Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter in Ländern abzuwickeln, in denen sie keine rechtliche Präsenz haben und nur eine Handvoll Mitarbeiter beschäftigen. 

Ein Employer of Record fungiert als offizieller Arbeitgeber für Remote-Mitarbeiter, die in einem anderen Land als dem des Unternehmens, für das sie arbeiten, ansässig sind. Über eine EOR-Lösung können Unternehmen Mitarbeiter im Ausland einstellen, ohne dafür extra im jeweiligen Land eine Niederlassung gründen oder ein Büro eröffnen zu müssen. Die Mitarbeiter sind zwar über den EOR eingestellt, arbeiten aber direkt für das Unternehmen. Der Employer of Record übernimmt unterdessen alle administrativen Aufgaben, darunter auch die Entgeltabrechnung. Da sich der EOR um alles kümmert, ist dies eine sehr bequeme, wenn auch etwas teurere Lösung für Remote Payroll.

Wussten Sie, dass Lano eine globale Employer-of-Record-Lösung anbietet, die es Unternehmen ermöglicht, Remote-Mitarbeiter in mehr als 150 Ländern weltweit einzustellen? Weitere Informationen finden Sie auf unserer entsprechenden Solution Page.

Sich für einen der oben beschriebenen Remote-Payroll-Ansätze zu entscheiden und die entsprechenden Strukturen zu schaffen, ist der erste Schritt, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung über verschiedene Länder hinweg zu verwalten. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie die Entgeltabrechnung für Ihr Remote Team auch danach weiterhin erfolgreich managen.

Klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig

Egal, ob ein Unternehmen Mitarbeiter vor Ort oder international einstellt, die richtige Klassifizierung von Mitarbeitern spielt eine wichtige Rolle. Das bedeutet, dass Sie entscheiden müssen, ob es sich um einen selbstständigen Auftragnehmer (z.B. einen Freelancer) oder einen Vollzeitangestellten handelt. Scheinselbstständigkeit, also die fälschliche Einstufung eines Arbeitnehmers als selbstständiger Auftragnehmer, obwohl dieser eigentlich den Status eines Vollzeitangestellten hat, kann für das Unternehmen gravierende rechtliche Konsequenzen haben. Darüber hinaus wirkt sich die Klassifizierung  von Arbeitnehmern auch direkt auf die Entgeltabrechnung aus. Da Freelancer und Auftragnehmer ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen, sind sie nicht Teil der eigentlichen Gehaltsabrechnung. 

Automatisieren Sie Ihre Payroll

Die manuelle Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist keine praktikable Option, nicht für ein kleines Team vor Ort und schon gar nicht für ein weltweit verteiltes Team. Stattdessen sollten Unternehmen in eine Payroll-Software investieren, um alle manuellen Prozesse zu automatisieren. Automatisierte Payroll-Prozesse haben zahlreiche Vorteile. Sie sparen dem Unternehmen Zeit und Geld, erhöhen die Sicherheit der Gehaltsabrechnung und sorgen dafür, dass die Entgeltabrechnung als Ganzes einfacher zu handhaben ist, was besonders hilfreich ist, wenn diese über verschiedene Länder hinweg verwaltet werden muss. 

Schauen Sie sich nach alternativen Bezahlungsmethoden um

Wie wir gesehen haben, sind grenzüberschreitende Zahlungsvorgänge und die Notwendigkeit, Mitarbeiter in verschiedenen Währungen bezahlen zu können, eine der größten Herausforderungen für Unternehmen mit einer Remote Payroll. Herkömmliche Methoden der Gehaltszahlung wie Banküberweisung, Bargeld oder Schecks funktionieren nicht für Remote-Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten. Um einen reibungslosen Zahlungsprozess zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Löhne und Gehälter rechtzeitig auf den Bankkonten der Mitarbeiter eingehen, sollten Unternehmen sich nach alternativen Zahlungsmethoden für ihr Remote Team umsehen. Ein Beispiel hierfür sind digitale Wallets wie unsere Lano Wallet, mit der Unternehmen Mitarbeiter und Auftragnehmer in über 170 Ländern schnell und sicher bezahlen können, und das in 28 verschiedenen Währungen. 

Lano bietet Unternehmen eine praktische All-in-One-Lösung für die Gehaltsabrechnung von globalen Teams. Dank unseres globalen Netzwerks erfahrener Payroll-Anbieter können Sie Ihre lokale Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern weltweit problemlos einrichten und von erfahrenen Experten bearbeiten lassen. 

Unsere cloudbasierte Global-Payroll-Plattform hilft Ihnen außerdem dabei, Ihre Payroll-Infrastruktur zu vereinheitlichen und die Gehaltsabrechnungsdaten für alle Standorte und Anbieter in einem einzigen Dashboard zu konsolidieren, sodass Sie jederzeit und überall auf aktuelle Datensätze zugreifen können. Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr.