Remote Hiring: Tipps für reibungslose virtuelle Bewerbungsgespräche

Als die Pandemie 2020 große Teile der arbeitenden Bevölkerung dazu zwang, von zu Hause aus zu arbeiten, mussten Unternehmen quasi über Nacht viele ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse überdenken, darunter auch ihre Einstellungsprozesse. Glaubt man den Aussagen der Experten im Bereich Talent Recruiting, so wird der Trend hin zum Remote Recruiting von Dauer sein. So hat die von LinkedIn durchgeführte Umfrage “Future of Recruiting” ergeben, dass 70% der Talent Professionals davon überzeugt sind, dass virtuelles Recruiting die neue Norm wird. 

Das Einstellen und Onboarding von Remote-Mitarbeitern funktioniert anders als mit einem Team, das vor Ort angesiedelt ist. Das Gleiche gilt für virtuelle Bewerbungsgespräche. Zum Durchführen von Vorstellungsgesprächen aus der Ferne braucht es eine andere Herangehensweise als bei herkömmlichen Bewerbungsgesprächen. Wenn man sich nicht direkt gegenüber sitzt, ist es schwieriger, Bewerber während des Gesprächs richtig kennenzulernen, und da der gesamte Prozess remote abläuft, laufen Unternehmen viel schneller Gefahr, qualifizierte Bewerber während des Prozesses zu verlieren. 

Einen reibungslosen Prozess für Online-Vorstellungsgespräche zu entwickeln, der es der Personalabteilung nicht nur ermöglicht, den besten Kandidaten für die Stelle zu finden, sondern auch dafür sorgt, dass sich die Bewerber wohl fühlen, sollte für Unternehmen im Zeitalter von Remote Work oberste Priorität haben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Tipps und Best Practices vor, wie Sie dazu am besten vorgehen.

Der Hauptunterschied zwischen einem Vorstellungsgespräch aus der Ferne (auch bekannt als Online-Vorstellungsgespräch oder digitales Bewerbungsgespräch) und einem herkömmlichen, persönlichen Vorstellungsgespräch ist der Aufenthaltsort der Gesprächsteilnehmer. Findet das Bewerbungsgespräch remote statt, dann befinden sich der Bewerber und die am Gespräch teilnehmenden Mitglieder der Personalabteilung an verschiedenen Orten und kommunizieren miteinander per Videoanruf. 

Dieser Unterschied mag zunächst recht trivial erscheinen. Die Tatsache, dass sich die Gesprächspartner bei einem virtuellen Vorstellungsgespräch nicht von Angesicht zu Angesicht begegnen, hat jedoch erhebliche Auswirkungen auf wichtige Kommunikationsaspekte wie Gesprächsengagement und Körpersprache. Bei Online-Bewerbungsgesprächen ist das Engagement der Gesprächspartner geringer als bei persönlichen Gesprächen. Außerdem ist es schwieriger, die Körpersprache des anderen wahrzunehmen und zu interpretieren, wenn man den Gesprächspartner nur per Videoübertragung sieht, was in mehrfacher Hinsicht problematisch sein kann.

Der Grund, warum so viele Unternehmen und HR-Teams immer noch zögern, wenn es um das Führen von Online-Vorstellungsgesprächen geht, ist, dass diese einige zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen, die den Druck auf die Personalabteilung, den richtigen Kandidaten für eine offene Stelle zu finden, zusätzlich erhöhen. 

Eine dieser Herausforderungen sind potenzielle technische Probleme. Wie bei virtuellen Team-Meetings kann es auch bei digitalen Vorstellungsgesprächen zu Problemen mit der Internetverbindung, der für den Videocall genutzten Software, der Kamera, dem Mikrofon oder einer anderen technischen Komponente kommen, die für die Durchführung des Bewerbungsgesprächs erforderlich ist. 

Eine weitere Herausforderung ist, dass es viel schwieriger ist, den Kandidaten im Gespräch richtig kennenzulernen, wenn man diesem nicht direkt gegenüber sitzt. Das liegt daran, dass viele der nonverbalen Signale, aus denen wir beim persönlichen Gespräch zusätzliche Informationen gewinnen können, bei virtuellen Vorstellungsgesprächen fehlen. 

Ohne diese zusätzlichen, nonverbalen Informationen ist es viel schwieriger, die Reaktionen der Person auf dem Bildschirm zu interpretieren, was dazu führen kann, dass wir bestimmte Aussagen eventuell falsch auffassen und letztlich einen weniger positiven Eindruck von einem Bewerber gewinnen. Außerdem können Videoanrufe Aspekte wie die Ausstrahlung einer Person nicht erfassen und vermitteln, was den Gesamteindruck eines Bewerbers ebenfalls verfälschen kann. 

Viele Menschen empfinden Vorstellungsgespräche aus der Ferne als unangenehm. Ein gutes digitales Bewerbungsgespräch sollte daher vor allem eins, nämlich für sowohl Personalbeschaffer als auch Bewerber eine angenehme Erfahrung darstellen. Ob sich der Bewerber während des Gesprächs wohlfühlt, hängt natürlich weitgehend von der Persönlichkeit und dem Verhalten der Person ab, die das Vorstellungsgespräch führt. Aber es ist viel einfacher für Kandidaten, weniger nervös zu sein, wenn sie wissen, was sie erwartet. 

Ein gutes Online-Vorstellungsgespräch ist außerdem ein Gespräch, das professionell und effektiv geführt wird und von Anfang bis Ende reibungslos verläuft. Das bedeutet, dass der Bewerber zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens wissen sollte, was die nächsten Schritte sind, damit er sich entsprechend vorbereiten kann. Und genau wie bei einem persönlichen Gespräch sollte sich auch das Online-Bewerbungsgespräch nicht ewig hinziehen. Stattdessen sollten Sie einen klaren Zeitrahmen für das Gespräch festlegen, der normalerweise nicht länger als 30 bis 60 Minuten umfassen sollte.

Nun, da wir wissen, wie Vorstellungsgespräche in einem Remote-Unternehmen aussehen sollten, stellt sich als nächstes die Frage, wie man den internen Prozess organisieren kann, um reibungslose digitale Vorstellungsgespräche zu führen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern. 

Investieren Sie in die notwendige Technologie

Die notwendige Software und Hardware zu besitzen ist für einen reibungslosen Ablauf das A und O. Es gibt eine ganze Reihe von Tools, darunter Zoom, Skype, Microsoft Teams und Google Hangouts, die sich zum Führen digitaler Bewerbungsgespräche eignen. Neben der Wahl der richtigen Software ist es auch wichtig, dass die Kamera und das Mikrofon, die bei den Gesprächen verwendet werden, eine qualitativ hochwertige Übertragung von visuellen und auditiven Informationen ermöglichen. Sobald Sie alle Software- und Hardwarekomponenten zusammen haben, machen Sie einen Testlauf, um zu sehen, ob alles problemlos funktioniert.

Bereiten Sie Ihren Fragenkatalog an Bewerber vor

Auch bei remote geführten Bewerbungsgesprächen ist die sorgfältige Vorbereitung der Fragen, die Sie den Bewerbern stellen wollen, essentiell, um den richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden. Man könnte sogar so weit gehen zu behaupten, dass eine sorgfältige Vorbereitung sogar noch wichtiger ist, wenn das Vorstellungsgespräch aus der Ferne geführt wird. Immerhin gilt es bei der Bewerberauswahl für eine Remote-Stelle einige zusätzliche Kriterien zu beachten. 

Zunächst einmal müssen Sie zusätzlich zur beruflichen Qualifikation und fachlichen Eignung  des Bewerbers herausfinden, ob dieser überhaupt für Remotes Arbeiten geeignet ist. Zweitens müssen Sie auch an Team Fit denken, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter auch wirklich in Ihr Remote-Team passt. Und zu guter Letzt ist das Verwenden von im Vorfeld festgelegten Fragen an Bewerber wichtig, um so wenig Raum wie möglich für Vorurteile und Bias zu lassen und so ein ethisches Vorgehen in der Personalbeschaffung zu garantieren. 

Schaffen Sie einen angemessenen Raum für das Führen virtueller Bewerbungsgespräche

Auch bei Vorstellungsgesprächen aus der Ferne müssen Sie professionell auftreten. Das bedeutet, dass der Raum, in dem Sie das Gespräch führen, die gleiche Ausstrahlung haben muss. Wenn Ihr üblicher Arbeitsbereich zu Hause nicht ruhig und gut beleuchtet ist, wählen Sie eine Ecke in Ihrer Wohnung, die diese Kriterien erfüllt. Zu viel oder zu wenig Licht kann es den Bewerbern erschweren, Sie richtig zu sehen, was es noch schwieriger macht, die Körpersprache oder andere nonverbale Kommunikationssignale wahrzunehmen. Räumen Sie außerdem Ihren Schreibtisch auf und vergewissern Sie sich, dass keine ablenkenden Gegenstände im Hintergrund zu sehen sind. 

Arbeiten Sie einen Plan für die Kommunikation vor und nach dem Gespräch aus

Obwohl das Vorstellungsgespräch selbst der zentrale Teil Ihres Bewerberauswahlverfahrens ist, spielt auch die Kommunikation mit den Bewerbern vor und nach dem eigentlichen Bewerbungsgesprächs eine wichtige Rolle. Überlegen Sie, welche Informationen Sie den Bewerbern wann zusenden müssen, um sie auf dem Laufenden zu halten. Entwickeln Sie einen Zeitplan, in dem Sie festlegen, wie weit im Voraus Sie den Bewerbern (und gegebenenfalls anderen Teammitgliedern, sofern diese am Gespräch teilnehmen werden) Einzelheiten über das Vorstellungsgespräch zukommen lassen. Sie sollten sich auch Erinnerungen einrichten für das Versenden einer Dankes-E-Mail sowie von Follow-Ups. So können Sie sicherstellen, dass alle Bewerber wissen, woran sie sind und was sie erwarten können. 

Stellen Sie alle notwendigen Unterlagen zusammen

Neben dem Zeitplan für die Aufgaben, die vor und nach dem eigentlichen Vorstellungsgespräch zu erledigen sind, sollten Sie auch alle Dokumente vorbereiten, die Sie während des Prozesses benötigen könnten. E-Mail-Vorlagen mit Informationen über den Ablauf des Vorstellungsgesprächs, die Erwartungen und mehr können im Voraus vorbereitet werden. Dasselbe gilt für Mitarbeiterhandbücher und andere Informationen, die für potenzielle zukünftige Mitglieder Ihres Remote Teams nützlich sein könnten. Legen Sie einen Ordner mit allen Unterlagen an, die Sie vor, während und nach dem Vorstellungsgespräch benötigen.

Geben Sie Kandidaten die Möglichkeiten, online einen Termin für das Bewerbungsgespräch zu wählen

Das Hin- und Herschicken von E-Mails mit Bewerbern, um ein Datum und eine Uhrzeit für das Vorstellungsgespräch zu finden, die für alle Beteiligten passen, ist zeitaufwendig und langsam, vor allem bei einer großen Anzahl an Bewerbern. Um zu vermeiden, dass das Koordinieren von Bewerbungsgesprächen übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt, kann es eine gute Idee sein, einen Online-Kalender einzurichten, in dem Sie alle Zeiten eintragen, zu denen Sie für Bewerbungsgespräche verfügbar sind. Auf diese Weise können Sie den Link einfach mit den Bewerbern teilen, sodass diese online einen für sie passenden Termin buchen können. 

Wenn Sie die verschiedenen Schritte befolgen, die wir Ihnen im vorherigen Abschnitt erläutert haben, sollten Sie bereits gut aufgestellt sein, um ein erfolgreiches und produktives Remote-Vorstellungsgespräch zu führen. Da es aber immer Raum für Verbesserungen gibt, möchten wir Ihnen hier ein paar weitere Tipps an die Hand geben. 

Vergessen Sie nicht, sympathisch zu sein 

Es stimmt zwar, dass Sie bei digitalen Vorstellungsgesprächen genauso professionell auftreten müssen wie bei einem persönlichen Gespräch mit dem Bewerber. Das bedeutet aber nicht, dass Sie nicht gleichzeitig auch sympathisch sein können. Da Online-Bewerbungsgespräche sich im Allgemeinen weniger natürlich anfühlen, kann ein kleines aufmunterndes Lächeln einen entscheidenden Beitrag leisten, damit sich die Bewerber im Gespräch wohler fühlen. Sie können auch versuchen, das Gespräch mit einer lockeren Frage zu beginnen, um das Eis zu brechen, anstatt gleich mit dem Assessment des Bewerbers zu beginnen.

Berücksichtigen Sie unterschiedliche Zeitzonen

Remote Hiring eröffnet Unternehmen enorme Möglichkeiten, auf einen globalen Talentpool zuzugreifen und wirklich den perfekten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden. Allerdings kann das auch bedeuten, dass der perfekte Kandidat in einer anderen Zeitzone sitzt. Bewerbungsgespräche mit Kandidaten zu führen, die sich in einem Land befinden, das nur ein paar Stunden vor oder hinter Ihnen ist, stellt normalerweise kein großes Problem dar. Ein Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten aus Australien zu führen, wenn Sie an der Westküste der USA sitzen, kann jedoch eine echte Herausforderung sein. Berücksichtigen Sie das, wenn Sie digitale Bewerbungsgespräche organisieren.

Bauen Sie Puffer in Ihr Schedule ein

Die Regel, dass ein Vorstellungsgespräch nicht zu lange dauern sollte, gilt selbstverständlich auch für Online-Bewerbungsgespräche. Trotzdem passiert es recht häufig, dass Vorstellungsgespräche länger dauern als ursprünglich erwartet. Es ist daher wichtig, dass Sie Vorstellungsgespräche und andere Besprechungen nicht unmittelbar hintereinander ansetzen. Stattdessen sollten Sie Puffer in Ihren Zeitplan einbauen, damit Sie Zeit haben, um auf zusätzliche Fragen einzugehen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, das Gespräch abrupt beenden zu müssen, was bei Bewerbern sehr wahrscheinlich einen schlechten Eindruck hinterlassen würde. 

Bitten Sie Bewerber um Feedback

Genauso wie Ihr Feedback Bewerbern helfen kann, sich besser auf das nächste Vorstellungsgespräch vorzubereiten, kann das Feedback von Bewerbern wertvolle Anstöße für Verbesserungen bei der Durchführung digitaler Bewerbungsgespräche liefern. Fragen Sie die Bewerber, mit denen Sie ein virtuelles Gespräch hatten, was gut funktioniert hat und was eventuell noch verbessert werden könnte. Wenn auf der Bewerberseite Hindernisse bestehen, sollten Sie diese schnellstmöglich beseitigen - andernfalls riskieren Sie unter Umständen, hochkarätige Bewerber zu verlieren. 

Bedenken Sie auch die restlichen Schritte des Einstellungsverfahrens

Betrachten Sie das Vorstellungsgespräch nicht als einen isolierten Abschnitt Ihres Einstellungsprozesses. Vielmehr sollte das Vorstellungsgespräch ein integraler Bestandteil Ihrer gesamten Remote-Hiring-Strategie sein. Nur wenn sich an das Vorstellungsgespräch ein gut strukturierter Onboarding-Prozess anschließt, können Sie sicherstellen, dass die Bewerbererfahrung von Anfang bis Ende reibungslos verläuft. Und da sich die Qualität des Onboarding direkt auf Mitarbeiterbindung und Produktivität auswirkt - Untersuchungen der Brandon Hall Group haben ergeben, dass Unternehmen mit einem einwandfreien Onboarding-Prozess die Bindungsrate neuer Mitarbeiter um 82% und die Produktivität um mehr als 70% steigern können - sollte dieser Aspekt des Hiring-Prozesses für Sie ebenfalls oberste Priorität haben. 

Beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern im Ausland kann es jedoch schwierig sein, ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten. Es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record. Ein Employer of Record (EOR) gewährleistet vollständige Compliance beim Einstellen von Teammitgliedern im Ausland und nimmt Ihnen den gesamten Verwaltungsaufwand ab, sodass Sie sich ganz auf das Einarbeiten Ihres neuen Mitarbeiters konzentrieren können. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam und erfahren Sie, wie Sie mit der Employer of Record-Lösung von Lano einen nahtlosen grenzüberschreitenden Onboarding-Prozess gewährleisten können.