Rechnungen genehmigen und bezahlen

Mit nur wenigen Klicks können Sie über Lano eingereichte Rechnungen Ihrer Partner freigeben und bezahlen. Auf der Startseite Ihres Lano-Kontos haben Sie jederzeit Ihre Ausgaben für externe Mitarbeiter und Dienstleister im Blick.**Sobald Sie eine Aufgabe angenommen haben, kann Ihnen diese in Rechnung gestellt werden. Eine Ausnahme besteht dann, wenn Sie mit Ihren externen Mitarbeitern eine monatliche Rechnungsstellung vereinbart haben. Dann können zum Monatsanfang alle Aufgaben des Vormonats in Rechnung gestellt werden. Die monatliche Rechnungsstellung können Sie unter Einstellungen > Allgemein > Rechnungen aktivieren.

Wird eine neue Rechnung eingereicht, erhalten Sie in Ihrem Lano-Konto eine Benachrichtigung. Auf der Startseite sehen Sie zudem alle Rechnungen, die Ihnen zur Genehmigung gesendet wurden. Zu einer Übersicht Ihrer Rechnungen gelangen Sie über das Hauptmenü. Hier werden Ihnen alle Rechnungen mit dem entsprechenden Rechnungsstatus angezeigt. Die Filterfunktion ermöglicht Ihnen zum Beispiel, nur die Rechnungen für Aufgaben eines bestimmten Projekts oder nur unbezahlte Rechnungen anzeigen zu lassen.Insgesamt können Rechnungen in fünf unterschiedlichen Status angezeigt werden:

• Eingereicht: Sie haben eine neue Rechnung erhalten und können diese nun prüfen.

• Angenommen: Projektleiter und Buchhaltung haben die Rechnung freigegeben, die Zahlung wurde aber noch nicht veranlasst.

• Zahlungsabwicklung: Die Zahlung wurde gestartet.

• Bezahlt: Das Geld ist auf dem Konto des Empfängers eingegangen und der Empfänger hat den Rechnungsstatus entsprechend geändert.

• Abgelehnt: Sie haben eine Rechnung nicht angenommen.

Rechnungen freigeben und bezahlen

Um eine Rechnung zu genehmigen, rufen Sie die Rechnungs-Übersicht auf und klicken Sie auf die Rechnungs-ID der entsprechenden Rechnung.Ihre externen Mitarbeiter haben die Möglichkeit, zur Rechnungsstellung eine Lano-Vorlage zu verwenden oder eine selbst erstellte Rechnung als PDF hochzuladen und an Sie zu senden. In beiden Fällen sehen Sie sofort, für welche Aufgabe(n) eine Rechnung in welcher Höhe eingereicht wurde.Bevor eine Rechnung bezahlt werden kann, muss diese sowohl von der Projektleitung als auch von der Buchhaltung freigegeben werden. Die Freigaberechte können hierbei ggf. auch bei derselben Person liegen. Nachdem die Freigabe von Projektleitung und Buchhaltung erfolgt ist, kann mit Klick auf „Zahlung starten“ die Überweisung an den Empfänger eingeleitet werden.Sollte eine unvollständige, falsche oder ungerechtfertigte Rechnung eingereicht worden sein, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung abzulehnen.

Auf der Startseite Ihres Lano-Profils werden Ihnen in der Übersicht alle Ausgaben für Ihre externen Mitarbeiter und Dienstleister angezeigt. Hier können Sie auf Monatsbasis jederzeit prüfen, welche Kosten bereits angefallen sind und welche Kosten Ihnen voraussichtlich im gesamten Monat entstehen werden.

• Ausgaben: Bereits bezahlte Rechnungen oder Rechnungen, die sich im Bezahlprozess befinden.

• Genehmigte Rechnungen: Zur Zahlung freigegebene Rechnungen, deren Zahlung noch nicht gestartet wurde.

• Ausstehende Rechnungen: Eingereichte, aber noch nicht zur Zahlung freigegebene Rechnungen.

• Voraussichtliche Ausgaben: Ausgaben gemäß aller im betreffenden Monat eingereichter Rechnungen.