Projekte und Aufgaben mit externen Mitarbeitern verwalten

Mit Lano können Sie Projekte und Aufgaben in Echtzeit verwalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie neue Projekte anlegen, dazugehörige Aufgaben erstellen, passende externe Mitarbeiter für Ihre Projekte finden und diese einzelnen Aufgaben zuweisen können.

Einen schnellen Überblick über Ihre aktuellen Projekte und Aufgaben sowie alle verfügbaren externen Mitarbeiter oder Dienstleister erhalten Sie auf der Startseite Ihres Lano-Profils. Hier können Sie jederzeit einsehen:

• Laufende Projekte: Projekte mit Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind.

• Nicht zugewiesen: Angelegte Aufgaben, die Sie noch nicht externen Mitarbeitern zugewiesen haben.

• Laufende Aufgaben: Aufgaben, die noch bearbeitet werden oder von Ihnen noch geprüft werden müssen.

• Wird geprüft: Aufgaben, die Ihnen externe Mitarbeiter zur Überprüfung eingereicht haben.

• Überfällig: Aufgaben, die noch nicht zur Überprüfung eingereicht wurden, aber die gesetzte Bearbeitungszeit bereits überschritten haben.

Daneben sehen Sie in der Übersicht noch von externen Mitarbeitern eingereichte Rechnungen, alle für Projekte verfügbaren Mitarbeiter nach ihren Tätigkeitsfeldern, Ihre Ausgaben für externe Ressourcen auf Monatsbasis sowie ggf. neu zu Lano eingeladene externe Mitarbeiter.Durch Klick auf die Kacheln kommen Sie zu einer detaillierten Übersicht der entsprechenden Projekte oder Aufgaben. Alternativ können Sie auch über das Menü zu Ihren Projekten und Aufgaben navigieren.

Eine Übersicht all ihrer laufenden und bereits abgeschlossenen Projekte finden Sie über das Hauptmenü unter Projekte und Aufgaben > Projekte. Hier können Sie schnell Start und geplantes Ende Ihrer Projekte sehen, die Anzahl der einzelnen Aufgaben sowie, sofern von Ihnen festgelegt, das Budget der einzelnen Projekte. Eine Filterfunktion ermöglicht Ihnen, zum Beispiel nur laufende Projekte anzuzeigen oder die Projektbeteiligung verschiedener externer Mitarbeiter zu prüfen.

Um ein neues Projekt anzulegen, rufen Sie die Projekt-Übersicht auf und klicken Sie auf den Button „Neues Projekt“. Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen, fügen Sie eine kurze Beschreibung der Projektinhalte hinzu und legen Sie einen Zeitrahmen für die Bearbeitung fest. Optional können Sie das Budget für Ihr Projekt bestimmen sowie eine vorher angelegte Vorlage dem Projekt hinzufügen.

Um eine Aufgabe erstellen zu können, müssen Sie zuvor ein Projekt angelegt haben. Sie können eine Aufgabe auf zwei Wegen erstellen: Sie öffnen ein Projekt und klicken auf “Aufgabe hinzufügen” oder Sie navigieren über das Menü zur Aufgaben-Übersicht und klicken hier auf “Aufgabe hinzufügen”.

Weisen Sie zunächst die Aufgabe einem Projekt zu und vergeben Sie einen Namen für die Aufgabe. Legen Sie dann den Bearbeitungszeitraum fest.

Optional können Sie der Aufgabe eine Beschreibung hinzufügen, das Budget festsetzen sowie eine zuvor erstellte Vorlage der Aufgabenbeschreibung beifügen. Wenn mehr als ein externer Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten soll, können Sie dies im Feld „Aufgabenzahl“ angeben.

Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, können Sie unter “Ressourceneinsatz” externe Mitarbeiter oder Dienstleister zur Bearbeitung der Aufgabe anfragen. Hierbei können Sie zunächst mehrere Mitarbeiter aus Ihrem Talentpool auswählen und nach der Annahmebestätigung die Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen.

Bevor Ihre externen Mitarbeiter mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnen können, müssen Sie dies bestätigen. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe angenommen hat, wird Ihnen dies im Status-Feld angezeigt und Sie können die Aufgabe zuweisen oder ggf. die Bearbeitung ablehnen.

Den Stand der Bearbeitung einer Aufgabe können Sie in Echtzeit verfolgen. In Ihrer Übersicht können Aufgaben in insgesamt neun verschiedenen Status angezeigt werden. Bei jeder Statusänderung erhalten Sie eine Benachrichtigung.

• Im Entwurf: Erstellte Aufgabe, die noch keinem externen Mitarbeiter zugewiesen wurde.

• Mitarbeiter angefragt: Es wird auf die Annahme der Aufgabe von einem Mitarbeiter gewartet.

• Zugewiesen: Der Mitarbeiter hat die Aufgabe angenommen und Sie haben die Annahme bestätigt.

• In Bearbeitung: Der Mitarbeiter bearbeitet die Aufgabe.

• Wird geprüft: Die Aufgabe wurde vom Mitarbeiter abgeschlossen und kann von Ihnen überprüft werden.

• Angenommen: Sie haben die Aufgabe akzeptiert.

• Abgeschlossen: Der Mitarbeiter wurde bezahlt.

• Geblockt: Die Bearbeitung der Aufgabe ist unterbrochen.

• Abgelehnt: Sie haben eine erstellte Aufgabe storniert oder eine eingereichte Arbeit abgelehnt.

Wenn Sie den Status einer Aufgabe auf “Angenommen” setzen, kann der Bearbeiter hierfür eine Rechnung erstellen. Dies ist je nach den von Ihnen gewählten Einstellungen sofort möglich oder einmal monatlich. Sobald Sie die Bezahlung für eine Aufgabe veranlasst haben, können Sie den Status der Aufgabe auf “Abgeschlossen” setzen.