Payroll Outsourcing: Der komplette Guide für globale Unternehmen

Payroll-Prozesse sind komplex, kostenintensiv und zeitaufwendig. Deswegen ist es nicht überraschend, dass die Payroll sehr häufig an externe Anbieter ausgelagert wird. Gerade bei einer internationalen Expansion lohnt sich das Outsourcen von Payroll-Vorgängen, da die Komplexität und die Compliance-Risiken mit jedem zusätzlichen Standort und jedem internationalem Mitarbeiter exponentiell in die Höhe steigen. 

Doch auch, wenn das Outsourcing Ihrer internationalen Payroll Ihre Personalabteilung entlasten wird, so muss der Prozess gut vorbereitet sein. Denn bestehende Prozesse an mehreren verschiedenen Standorten an einen externen Anbieter abzugeben ist wesentlich komplexer, als dies nur für ein Land zu tun. 

In diesem Artikel gehen wir deswegen auf die unterschiedlichen Aspekte ein, die Sie beim Outsourcing Ihrer globalen Payroll beachten sollten. Dazu gehören die folgenden Themen:

• Was das Outsourcing von Payroll Prozessen bedeutet

• Wann und warum ist es sinnvoll, die Payroll auszulagern

• Welche Payroll-Funktionen können ausgelagert werden

• Was sind die Vorteile des Payroll Outsourcing

• Was für potenzielle Nachteile gibt es

• Welche Optionen gibt es, um Payroll-Prozesse abzugeben

• Wie viel kostet es, die Payroll auszulagern

• Wie lagern Sie globale Payroll-Prozesse erfolgreich aus

• Wie Lano Ihnen bei dem Prozess helfen kann

Ihre Payroll-Prozesse auszulagern bedeutet, dass Sie einen externen Anbieter mit der Abwicklung und Verwaltung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragen. Statt also selbst die Prozesse abzuwickeln, erledigt dies nun eine externe Firma für Sie. Manche Unternehmen greifen bereits für nur einen Standort auf die Unterstützung eines Payroll-Anbieters zurück, doch gerade für Konzerne mit mehreren Standorten und internationalen Mitarbeitern ist das Outsourcing der Prozesse extrem hilfreich.

Grundsätzlich ist das Outsourcing von Payroll-Prozessen immer dann sinnvoll, wenn Unternehmen Probleme damit haben, die Payroll schnell, effizient und fehlerfrei selbst abzuwickeln. Außerdem kann es insbesondere für wachsende Unternehmen, die sich gerade in einer internationalen Expansion befinden, extrem hilfreich sein, neue Payroll-Prozesse direkt an einen externen Anbieter abzugeben.

Denn das Abwickeln von Payroll-Prozessen in nur einem Land ist bereits eine große Herausforderung. Wenn nun aber noch zusätzliche Standorte mit ihren ganz eigenen Gesetzen und steuerlichen Vorschriften hinzukommen, ist das Chaos oft komplett. Anstatt die Kapazitäten auf die Expansion und eine erfolgreiche Etablierung in dem neuen Markt zu fokussieren, werden nun viele Ressourcen auf das Aufsetzen der neuen Payroll-Funktionen verwendet. 

Darüber hinaus steigt mit jedem zusätzlichen Standort auch die Fehlerwahrscheinlichkeit - gerade deshalb, weil sich länderspezifische Gesetze konstant verändern. Deswegen ist das Outsourcing der Payroll insbesondere bei global expandierenden Unternehmen sehr beliebt. Eine Umfrage von Deloitte aus dem Jahr 2020 hat dies bestätigt: 73% der befragten Unternehmen gaben an, zumindest einige Aspekte ihrer Payroll an externe Anbieter abzugeben.

Welche Payroll-Prozesse an einen externen Anbieter abgegeben werden, kann jedes Unternehmen individuell entscheiden. Normalerweise werden beim Payroll Outsourcing jedoch die folgenden Vorgänge ausgelagert:

• Payroll-Verwaltung und die Berechnung von Gehältern und Sozialabgaben

• Lohnsteuerberechnung

• Verwaltung von Bonuszahlungen und Sonderleistungen

• Erstellen von Steuererklärungen

• Veranlassen von Überweisungen (Steuerzahlungen, Sozialabgaben etc.)

Ein weiterer Service, der gerne ausgelagert wird, ist das direkte Überweisen der Gehaltszahlungen an Mitarbeiter. Das ist jedoch nicht immer möglich, denn je nach Land gibt es unterschiedliche Vorschriften dazu, ob ein Mitarbeiter Gehaltszahlungen im Namen des Arbeitgebers von einem Drittanbieter erhalten kann (das ist zum Beispiel in den USA nicht möglich). In diesen Fällen müssen die Arbeitgeber ein eigenes Konto vor Ort eröffnen, um ihre Mitarbeiter an dem Standort bezahlen zu können.

Wenn Sie örtlich unabhängige Mitarbeiter in Ländern einstellen, an denen Ihr Unternehmen keinen eigenen Standort hat, müssen Sie außerdem daran denken, dass Sie sich bei den Behörden vor Ort registrieren müssen. Eine Payroll-Lösung wie Lano, bei der dieser Prozess für Sie übernommen wird, kann hier eine große Hilfe sein.

Es gibt viele Gründe dafür, Payroll-Prozesse an einen externen Anbieter abzugeben. Geld und Zeit spielen dabei oft eine große Rolle. Aber auch geringere Compliance-Risiken, mehr Datensicherheit und Transparenz sowie generell mehr Genauigkeit und weniger Fehler sind gute Gründe für das Outsourcing der globalen Payroll.

Zeit und Geld sparen

Externe Payroll-Anbieter verwenden oft eine spezielle Software, die dazu in der Lage ist, viele Prozesse zu automatisieren, die Teams innerhalb eines Unternehmens sonst manuell ausführen müssten. Automatisierung bedeutet wiederum, dass externe Anbieter in der Regel schneller, günstiger und effektiver arbeiten können, als das eigene Team. Wenn Sie jetzt noch die Kosten und den Aufwand für die Payroll-Prozesse mit der Anzahl Ihrer internationalen Standorte multiplizieren, dann haben Sie ein gutes Bild davon, wie viel Geld Sie mit dem Outsourcing sparen können.

Fokus auf das Unternehmenswachstum

Um Ihre globale Expansion erfolgreich zu gestalten, müssen Sie sich auf das Erreichen Ihrer Wachstumsziele konzentrieren. Wenn sich Ihr Team nicht auf Payroll-Prozesse fokussieren muss, weil diese bei einem externen Anbieter liegen, bleibt dementsprechend einiges an Kapazitäten übrig, um sich voll und ganz dem Wachstum des Unternehmens zu widmen.

Globale Payroll Compliance

Ein großer Vorteil der Zusammenarbeit mit externen Payroll-Services ist es, dass Sie von der Expertise des Anbieters profitieren können. Professionelle Payroll-Unternehmen sind Experten auf dem Gebiet des Steuerrechts und kennen die individuellen Compliance-Regeln, die Sie an Ihren Unternehmensstandorten berücksichtigen müssen. Kurz gesagt: Wenn Sie einen externen Anbieter mit dem Verwalten der Payroll an einem neuen Standort beauftragen, können Sie sich darauf verlassen, dass Steuerfristen und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Damit reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Strafzahlungen sowie Compliance-Risiken immens.

Weniger Fehler bei der Gehaltsabrechnung

Wenn Sie sich gerade erst in einem neuen Markt etabliert haben und damit beginnen, Ihre ersten Mitarbeiter vor Ort einzustellen, müssen Sie sich auf Ihr Payroll-System verlassen können. Unnötig langsame oder komplizierte Prozesse helfen niemandem und erhöhen nur das Risiko von Fehlern. Das können Sie mit dem Outsourcing Ihrer Payroll vermeiden, denn Payroll-Anbieter automatisieren in der Regel einen Großteil ihrer Prozesse - und je weniger Arbeit von Menschen ausgeführt wird, desto weniger Fehler kommen vor. Außerdem ist das Verwalten von Payroll-Prozessen das Hauptgeschäft von Payroll Providern, und die Unternehmen können oft auf jahrelange Erfahrung im Abwickeln von Zahlungsprozessen für Unternehmen zurückgreifen.

Mehr Datensicherheit und Transparenz

Payroll-Daten sind vertraulich und sollten dementsprechend geschützt werden. Payroll-Anbieter arbeiten in der Regel mit sehr großen Datensätzen und haben entsprechend hohe Sicherheitsstandards, die oft die eigenen Vorschriften in den beauftragenden Unternehmen übersteigen. Darüber hinaus bieten externe Anbieter oft umfangreiche Reportings an, mit denen Sie Ihre Datentransparenz erhöhen können und die als Grundlage für weitere strategische Geschäftsentscheidungen dienen.

Natürlich gibt es auch einige Nachteile, die das Outsourcing von Payroll-Prozessen bringen kann. Je nach Unternehmensphilosophie können dazu die folgenden Punkte gehören:

• Zugriff auf Daten und Kontrollverlust: Manche Unternehmen wollen alle Prozesse genau kontrollieren können und ihre Mitarbeiterdaten nicht aus der Hand geben.

• Zugang zu Payroll-Partnern und potenzielle Kommunikationsschwierigkeiten: Mit Payroll- Anbietern in der ganzen Welt zusammenzuarbeiten bedeutet auch, sich mit unterschiedlichen Sprachen und Zeitzonen auseinandersetzen zu müssen, was nicht nur die Kommunikation erheblich verlangsamen kann, sondern auch zu einer Fehlerquelle werden könnte.

• Keine Compliance Garantie: Obwohl die Beauftragung eines externen Payroll-Anbieters das Compliance-Risiko maßgeblich verringert, gibt es nie eine 100%-ige Compliance Garantie.

Prinzipiell gibt es zwei verschiedene Optionen für internationale Unternehmen, um Payroll-Prozesse auszulagern:

• Einen externen Payroll-Service beauftragen: Das kann entweder ein lokaler Payroll-Partner (für jeden neuen Standort) sein, ein Payroll-Aggregator, der mit Subunternehmen in unterschiedlichen Ländern zusammenarbeitet, oder ein globaler Payroll-Anbieter.

• Internationale Mitarbeiter über einen Employer of Record anstellen: Je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen möchten und was Ihre zukünftigen Expansionspläne sind, kann es sich lohnen, neue Mitarbeiter im Ausland über einen Employer of Record einzustellen. Diese Unternehmen übernehmen dann auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter sowie alle weiteren Vorgänge bezüglich Compliance, Onboarding, Sonderleistungen usw.

Wollen Sie mehr über die Employer of Record-Lösung von Lano erfahren? Hier finden Sie mehr Informationen zu unserem globalen Hiring Service.

Da Payroll-Prozesse, Vorschriften und Bearbeitungsgebühren je nach Land stark variieren, gibt es keine einfache Antwort auf diese Frage. Denn auch weitere Faktoren wie etwa die Größe Ihres Teams sowie der Umfang und die Leistungen des Angebots können den Preis eines Anbieters beeinflussen.

Darüber hinaus gibt es auch bei der Preisgestaltung unterschiedliche Optionen. Manche Payroll-Anbieter berechnen ihre Kosten auf Basis der Payroll-Frequenz, während andere eine fixe Grundgebühr für ihre Services verlangen. Wieder andere Unternehmen rechnen pro Mitarbeiter oder pro Monat ab.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihren Outsourcing-Prozess einfacher gestalten können. Unabhängig davon, ob sie in manchen Ländern bereits Payroll-Abläufe etabliert haben und Ihre Prozesse nun outsourcen möchten, oder ob Sie erst dabei sind, ein internationales Team aufzubauen, hier sind ein paar hilfreiche Tipps, die Ihnen den Prozess erleichtern können:

• Definieren Sie eine Payroll Outsourcing-Strategie: Sie sollten eine klare Vorstellung davon haben, welche Funktionen Sie benötigen und was Sie von einem externen Anbieter erwarten. Eine Strategie bildet eine gute Basis für den weiteren Outsourcing Prozess.

• Wählen Sie den richtigen Payroll-Partner: Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt, deswegen sollten Sie sich vorab über einen potenziellen Partner informieren. Hier finden Sie hilfreiche Informationen dazu, wie Sie den richtigen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen identifizieren.

• Stellen Sie Fragen: Um potenziellen Problemen vorzubeugen, sollten Sie vorab alle möglichen Fragen aufschreiben und beantworten.

• Im ersten Monat zweigleisig fahren: Wenn Sie Ihre Payroll auslagern möchten kann es sinnvoll sein, den ersten Monat sowohl Ihre eigenen als auch die neuen Prozesse anzuwenden, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten

• Outsourcing zur richtigen Zeit: Das Ende des Jahres ist in der Regel die Zeit, in der Payroll-Abteilungen am meisten zu tun haben. Deswegen sollten Sie im besten Falle eine ruhigere Zeit wählen, um Ihre Prozesse auszulagern.

• Vorbereitung ist alles: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung betrifft Ihre komplette Belegschaft. Deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor einem Wechsel informieren und Ihnen ausreichend Zeit einräumen, um sich darauf vorzubereiten. Besonders die Teammitglieder, die in den Payroll-Prozess involviert sind, sollten direkt mit einbezogen werden und klare Anweisungen für die Nutzung des neuen Systems erhalten.

• Stellen Sie sich auf Herausforderungen ein: Payroll-Prozesse in einem Land erfolgreich umzusetzen ist eine Sache, aber globale Payroll-Vorgänge sind ein ganz anderes Kaliber. Stellen Sie sich daher auf die Arbeit über unterschiedliche Zeitzonen hinweg und in verschiedenen Sprachen ein.

Obwohl die Auswahl des richtigen Anbieters, das Verwalten des Outsourcing-Prozesses und das Aufsetzen von neuen Workflows durchaus einiges an Aufwand auf Unternehmensseite bedeuten, ist die wahre Herausforderung beim Outsourcing Ihrer Payroll die Zusammenarbeit mit all Ihren Payroll-Partnern in unterschiedlichen Ländern.

Der Deloitte Global Payroll Benchmarking Umfrage zufolge, die wir bereits vorab erwähnt haben, arbeiten die Unternehmen, die zumindest Teile ihrer Payroll auslagern, im Schnitt mit sechs unterschiedlichen Payroll-Anbietern zusammen. Dementsprechend müssen sie aber auch mit sechs unterschiedlichen Systemen arbeiten sowie sechs unterschiedliche Datenflüsse und Dateiformate manuell in Ihr zentrales HR System übertragen.

Lanos globale Payroll Lösung hingegen führt alle Ihre Payroll-Daten in einer zentralen Plattform zusammen, damit Sie alle Ihre Daten zu Ihrem globalen Team auf einem Bildschirm visualisiert haben. Mit der Lano API können Sie außerdem alle Ihre neuen und bestehenden Partner einfach in das System integrieren, das Aufsetzen Ihrer Payroll-Prozesse an neuen Standorten beschleunigen und mit mehr als 150 lokalen Payroll-Partnern zusammenarbeiten.

Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam mit uns Ihre globale Payroll zu vereinfachen.