Payroll-Management: Tipps für Startups und KMUs

Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wichtige, aber mühsame Aufgabe. Mitarbeiter, die nicht pünktlich bezahlt werden oder deren Löhne falsch berechnet wurden, werden sich schnell nach einer neuen Stelle umsehen, was für das Unternehmen zusätzliche Arbeit zur Besetzung der vakant gewordenen Stellen und ein Anstieg der Fluktuationskosten bedeutet, die bis zum 1,5- bis 2-fachen des Gehalts des Mitarbeiters betragen können. Kurzum, die Gehaltsabrechnung ist ein Bereich, in dem sich Unternehmen einfach keine Fehler leisten können. 

Während sich große internationale Unternehmen auf gut ausgestattete, erfahrene Payroll-Teams verlassen können, die die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter sowie die obligatorischen Abzüge berechnen, fehlt es Startups und Kleinbetrieben oft nicht nur an der nötigen Erfahrung, sondern auch an Kapazitäten. Dies führt häufig zu kostspieligen Payroll-Fehlern, zu zusätzlicher Arbeit für das ohnehin schon ausgelastete Team und zu zunehmend unzufriedenen Mitarbeitern, weil die Löhne und Gehälter entweder zu spät bezahlt oder falsch berechnet werden. 

Die Lösung ist ein effektives Payroll-Management, das die Einhaltung der geltenden Vorschriften sowie die pünktliche und korrekte Zahlung der Löhne und Gehälter sicherstellt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie als Startup oder Kleinbetrieb erfolgreich Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung verwalten. Dazu geben wir Ihnen 8 wertvolle Payroll-Tipps an die Hand.

Der Begriff Payroll-Management bezeichnet die Verwaltung aller Dokumente, Formulare und Prozesse, die in Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens stehen. Anders gesagt, handelt es sich um den gesamten Verwaltungsaufwand, der mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung anfällt, und das vor, während und nach der Berechnung der Mitarbeiterlöhne, Steuerabzüge und Sozialabgaben. 

Die Aufgaben, die im Zuge des Payroll-Managements anfallen, reichen von der Beantragung der erforderlichen Sozialversicherungs- und Steueridentifikationsnummern über die Erfassung der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Mitarbeiterdaten bis hin zur Aufbewahrung aller erforderlichen Payroll-Dokumente. Ebenfalls zum Payroll-Management gehört die Entwicklung eines Payroll-Verfahrens, welches zur Arbeitsweise des Unternehmens passt.

Angesichts der Vielzahl der gesetzlichen Bestimmungen, der Anzahl der Bearbeitungsschritte und all der zusätzlichen Aufgaben, die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung einhergehen, ist leicht nachvollziehbar, warum Payroll für Kleinbetriebe und Startups eine echte Herausforderung darstellt. Im Vergleich zu großen Unternehmen, die in der Regel eine eigene Payroll-Abteilung haben, arbeiten neu gegründete und kleine Unternehmen mit einem recht überschaubaren Team, in dem ein oder mehrere Mitarbeiter die Verantwortung für die Lohnabrechnung zusätzlich zu ihrer normalen Workload übernehmen müssen. Damit es mit dem Payroll-Management trotz kleiner Teamgröße und Zusatzbelastung reibungslos klappt, haben wir Ihnen hier 8 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Payroll-Prozesse erfolgreich zu managen.

Schließen Sie zuerst alle Registrierungsprozesse ab

Die Anzahl der für die Gehaltsabrechnung notwendigen Registrierungsprozesse mag von Land zu Land unterschiedlich sein, aber eines haben sie alle gemeinsam: Alle Prozesse müssen abgeschlossen sein, bevor ein Unternehmen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen kann. Unternehmen, die es versäumen, alle Registrierungsschritte zu durchlaufen, bevor sie das erste Mal Löhne und Gehälter bezahlen, müssen mit erheblichen Verzögerungen rechnen, die zusätzliche Arbeit und Stress nach sich ziehen und die Dauer der Lohn- und Gehaltsabrechnung in die Länge ziehen.

Sind hingegen alle Registrierungen abgeschlossen, einschließlich der Anmeldungen für staatliche Online-Portale, die für Lohnsteuererklärungen und Auskünfte über Sozialabgaben verwendet werden, steht der ersten Abrechnung nichts mehr im Weg und die von den Löhnen und Gehältern einbehaltenen Steuern und Abzüge können sofort gemeldet und an die Behörden bezahlt werden. 

Wählen Sie eine passende Lohnperiode

Täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich... Arbeitgeber haben verschiedene Optionen, wenn es darum geht, zu entscheiden, wie häufig sie ihre Mitarbeiter bezahlen wollen. In den meisten Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, in welchen Abständen Unternehmen ihre Mitarbeiter bezahlen müssen. In vielen Fällen schreibt das Gesetz vor, Mitarbeiter mindestens einmal im Monat zu bezahlen, wie es beispielsweise in Japan der Fall ist.

Bei der Wahl einer passenden Lohnperiode gilt es aber nicht nur gesetzliche Vorschriften zu bedenken. So ist es beispielsweise möglich, dass es in einem bestimmten Land oder in einer bestimmten Region üblich ist, Mitarbeiter in kürzeren Abständen zu bezahlen, als vom Gesetz vorgesehen. In solchen Fällen kann es notwendig sein, eine entsprechend kürzere Lohnperiode zu wählen, um Bewerbern und Mitarbeitern die gleichen Konditionen zu bieten, wie sie bei anderen Arbeitgebern hätten. Da kürzere Abstände zwischen zwei Gehaltszahlungen bei Arbeitnehmern in der Regel gut ankommen, können Unternehmen sich so für die Talentakquise besser aufstellen. 

Allerdings gilt zu bedenken: Je kürzer der Abstand zwischen zwei aufeinander folgenden Lohn- und Gehaltszahlungen, desto mehr Aufwand fällt an. Und da Zeit für Startup-Gründer und Kleinunternehmer ein kostbares Gut ist, sollte die Lohnperiode mit Bedacht gewählt werden. Zumal es wahrscheinlich ist, dass das Team in der Zukunft wachsen und es so immer schwieriger machen wird, den kürzeren Payroll-Zyklus aufrechtzuerhalten.

Halten Sie ein Auge auf Gesetzesänderungen

Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig, und die gesetzlichen Regelungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sind da keine Ausnahme. Viele Staaten arbeiten derzeit an der Modernisierung ihrer Payroll-Infrastruktur und führen in diesem Zuge neue Online-Systeme ein, mit denen Unternehmen die von den Löhnen und Gehältern einbehaltene Einkommensteuer und Sozialabgaben melden und bezahlen können. Diese Neuerungen gehen oft mit Änderungen der für die Lohnsteueranmeldung und -abführung geltenden Regeln und Vorschriften einher. Um Geldstrafen zu vermeiden, müssen Unternehmen sich an die neuen Regeln anpassen.

Ein weiterer Payroll-Aspekt, der ebenfalls häufig von gesetzlichen Änderungen betroffen ist, ist die Vergütung. In vielen Ländern gilt ein nationaler Mindestlohn oder es bestehen Mechanismen, nach denen regionale Regierungen beziehungsweise Gewerkschaften Mindestlöhne per Tarifvertrag festlegen können. Da Mindestlohnsätze häufig aktualisiert werden, ist es für Startups und kleine Unternehmen wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Einen Überblick über die Länder mit den höchsten und niedrigsten Mindestlöhnen der Welt finden Sie in diesem Blogbeitrag. 

Unterscheiden Sie sorgfältig zwischen Festangestellten und Auftragnehmern

Scheinselbstständigkeit ist ein juristischer Fallstrick, der Unternehmen jeder Größe zur Vorsicht mahnt. Arbeitnehmer fälschlicherweise als Auftragnehmer zu beschäftigen, obwohl sie eigentlich den Status einen Vollzeitangestellten haben sollten, kann weitaus drastischere Konsequenzen nach sich ziehen als Reputationsschäden und zusätzlichen Papierkram, um den Angestellten nachträglich anzumelden. Darüber hinaus hat die Einstufung eines Arbeitnehmers als Festangellter oder Auftragnehmer einen direkten Einfluss  auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Zwar müssen Auftragnehmer genau wie Festangestellte für ihre Dienste bezahlt werden, aber diese Zahlungen sind so gesehen nicht Teil Ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung und müssen daher separat verarbeitet werden. Zudem müssen Unternehmen für Auftragnehmer keine Steuern und Sozialabgaben abführen, weil diese das selbst übernehmen.

Nutzen Sie ein Zeiterfassungssystem

Die goldene Regel der Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet: Je weniger manuelle Arbeit, desto besser. Das Einsammeln der Zeiterfassungsbögen aller Mitarbeiter am Ende jeder Lohnperiode kann eine entmutigende und stressige Aufgabe sein. Sehr oft haben die Mitarbeiter ihre Stundentabellen nicht rechtzeitig fertig, oder sie sind an dem Tag, an dem die Zeiterfassungsbögen abgegeben werden müssen, nicht im Büro. Da die Zeiterfassungsbögen aller Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung benötigt werden, kann sich der gesamte Prozess dadurch verzögern. 

Dies lässt sich leicht vermeiden, indem Sie ein Zeiterfassungssystem nutzen. Eine solche Software erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter und speichert die Informationen in einer zentralen Datenbank, wo die Daten für die Lohnabrechnung abgerufen werden können. Dies bedeutet nicht nur, dass die manuelle Eingabe von Arbeitsstunden entfällt, sondern auch, dass die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich der zulässigen Arbeits- und Überstundenanzahl leichter überprüft werden kann. Außerdem sind Arbeitgeber in einigen Ländern mittlerweile gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.

Erstellen Sie einen Payroll- und Compliance-Kalender

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es drei entscheidende Faktoren: Pünktlichkeit, Korrektheit und Compliance. Mitarbeiter müssen pünktlich bezahlt werden, Löhne und Gehälter müssen korrekt berechnet werden, und nicht zuletzt muss das Unternehmen alle Regeln und Vorschriften einhalten, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten. Insbesondere bei der Abführung der einbehaltenen Einkommensteuer und Sozialabgaben und der Übermittlung der entsprechenden Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen an die Behörden kommt es auf Pünktlichkeit an. Andernfalls riskiert das Unternehmen hohe Geldstrafen. 

Ein weiterer Payroll-Tipp für Startups und Kleinbetriebe besteht daher darin, einen übersichtlichen Compliance- und Payroll- Kalender anzulegen, in dem alle wichtigen Termine im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung aufgeführt sind. Ein solcher Kalender hilft Unternehmen sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden, und erweist sich als besonders hilfreich für Startups und kleine Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einstellen wollen und daher in verschiedenen Ländern die Lohn- und Gehaltsabrechnung bearbeiten müssen. 

Investieren Sie in Payroll-Software oder setzen Sie auf Payroll-Outsourcing 

Unternehmen haben im Allgemeinen drei Möglichkeiten, was das Verwalten und Bearbeiten ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung angeht. Sie können den Prozess entweder manuell verwalten und durchführen, oder eine Payroll-Software verwenden oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett an einen externen Payroll-Anbieter auslagern. Die manuelle Vorgehensweise ist so gesehen zwar die einzige der drei Optionen, die keine zusätzlichen Kosten verursacht, aber dafür kostet sie sehr viel Zeit, die besser in andere Dinge wie das Wachstum des Unternehmens investiert werden könnte. 

Der wohl wertvollste Payroll-Tipp für Kleinbetriebe und Startups ist daher die Investition in eine robuste, benutzerfreundliche Gehaltsabrechnungssoftware oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters, der sich um die Abwicklung des gesamten Payroll-Prozesses kümmert. Payroll-Outsourcing mag zwar die teuerste der drei Optionen sein, ein Payroll-Anbieter bietet Unternehmen allerdings auch das höchste Maß an Compliance, da sie sich nicht nur um die Berechnung der Löhne und Abzüge, sondern auch um das fristgerechte Einreichen aller erforderlichen Steuererklärungen etc. kümmern.

Die globale Payroll-Lösung von Lano bietet Startups und Kleinbetrieben die kombinierten Vorteile von Payroll-Outsourcing und -Software in einem. Mit Lano erhalten Sie Zugriff auf ein weltweites Netzwerk erfahrener Payroll-Partner, die Sie beim Einrichten und Verwalten Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern unterstützen können. Unsere cloudbasierte Payroll-Plattform erlaubt es Ihnen, all Ihre Payroll-Dienstleister in einem zentralen System zusammenzubringen, über das Sie aktuelle Payroll-Daten für Ihr gesamtes Team abrufen und einsehen können. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam, um mehr zu erfahren.