Payroll Daten analysieren: So nutzen Sie Lohndaten für Ihr Unternehmen

Lange Zeit war die Payroll für Führungskräfte und hochrangige Entscheidungsträger nicht von besonderem Interesse. Die Funktion des Payroll Teams wurde lediglich darauf beschränkt, die korrekte und pünktliche Bezahlung aller Mitarbeiter sicherzustellen.

In einer Welt, in der Big Data für Unternehmen plötzlich zu einem Schlüsselkonzept geworden ist, ist auch die Payroll aus dem Schatten getreten und hat eine ihr bislang unbekannte Bedeutung gewonnen.Weltweit führende Unternehmen haben erkannt, wie nützlich es sein kann, auf umfangreiche, qualitativ wertvolle Payroll Daten zugreifen zu können.

Zugriff auf zuverlässige Datensätzen mit detaillierten Informationen über die Gesamtheit der Personalkosten zu haben wird oft als großer Vorteil für die Entscheidungsfindung im Unternehmen und das Treffen genauer Prognosen angesehen. Aber wie genau können Payroll Daten von globalen Unternehmen genutzt werden? Welchen Nutzen kann man daraus ziehen?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen fünf verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen von der Analyse ihrer Payroll Daten profitieren können. Außerdem erfahren Sie, wie eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung Ihnen dabei helfen kann, schnell und gesetzeskonform auf die benötigten Daten zuzugreifen.

Payroll-Daten sind Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, die Auskunft über die Personalkosten im Unternehmen erteilen. Bei der Analyse dieser Daten müssen verschiedene Kennzahlen berücksichtigt werden. Den Kerndatensatz bei der Gehaltsabrechnung stellen natürlich die Grundgehälter dar. Es gibt aber auch noch andere Arten von Payroll-Daten. Folgende Daten gehören ebenfalls zu den Payroll-Daten:

• Zusatzleistungen für Arbeitnehmer (z. B. Rentenbeiträge, Krankenversicherung, Essenszuschüsse und mehr)

• Bonuszahlungen (13. Gehalt, leistungsbezogene Boni und mehr)

• Zahlungen an Freelancer, Auftragnehmer oder externe freiberufliche Berater

• Einkommensteuer und andere Steuern im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung

• Kosten für Kommunikation unter den Mitarbeitern (VPNs, Telefonrechnungen usw.)

• Compliance-Kosten, also Ausgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften für die Gehaltsabrechnung

• Kosten der Mitarbeiterfluktuation

Payroll-Daten sind also mehr als nur ein paar Zahlen, die irgendwo in einer Excel-Tabelle  notiert sind. Richtig eingesetzt, können sie dazu beitragen, die Performance Ihres Unternehmens zu verbessern - auch auf internationaler Ebene.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre globalen Payroll-Daten den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Personalabteilung, Talentmanagement und das Payroll Team selbst können allesamt davon profitieren, Zugang zu zuverlässigen und detaillierten Payroll-Daten zu haben. Nicht zu vergessen die obere Managementebene, die wichtige Entscheidungen treffen muss, um das Unternehmen voranzubringen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Payroll-Daten zusammenzutragen, aber einige sind definitiv effizienter als andere. Vergleichen Sie beispielsweise den Arbeitsaufwand für das Erheben der notwendigen Datensätze mittels einer Gehaltsabrechnungssoftware mit der Verwendung von Tabellen und Listen. Besonders beim Erfassen Ihrer globalen Payroll-Daten ist es wichtig, dass der Prozess so effizient wie möglich ist.

Außerdem sollte das Fehlerrisiko so gering wie möglich gehalten werden. Wenn Sie Ihre weltweiten Payroll-Daten erfassen wollen, sollten Sie darauf achten, dass Sie für jedes Land, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, dieselben Informationen erfassen. Und das in einem standardisierten Format, das sich leicht in einen Bericht zusammenfassen lässt. Des Weiteren sollten die Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden, an dem sie leicht zugänglich sind. 

Dabei sind Unternehmen jedoch mit mehreren Herausforderungen konfrontiert. Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind, haben oft für jedes Land einen anderen Payroll-Anbieter. Wenn jeder dieser Anbieter seine Daten in einem unterschiedlichen Format übermittelt, hat der CFO viel Arbeit damit, sie so zusammenzustellen, dass er einen klaren Überblick über die Gesamtheit der Daten erhält. Eine weitere Herausforderung besteht darin, alle geltenden Datenschutzbestimmungen wie etwa die DSGVO einzuhalten.

Nachdem Sie alle Payroll-Daten erfasst und zusammengetragen haben, stehen Sie mit Sicherheit bereits vor der nächsten Frage: Was tun mit den gesammelten Daten? Hier sind fünf verschiedene Möglichkeiten, Payroll-Daten strategisch für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Mit Payroll-Daten die Fehlerhäufigkeit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung verringern

Beim Blick auf die Gesamtausgaben eines Unternehmens wird schnell deutlich, dass Personalkosten mit Abstand den größten Anteil an den Gemeinkosten eines Unternehmens ausmachen - in einigen Branchen entfallen zwischen 50 und 70 Prozent der Gemeinkosten auf die personalbezogenen Ausgaben. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können daher schnell zu erheblichen Kosten führen, ganz gleich wie klein der Fehler auch sein mag. Ein konsequentes und vollständiges Erheben Ihrer Payroll-Daten erlaubt es Ihnen, Abweichungen zu erkennen und Verarbeitungsfehler schnell zu korrigieren. Finanzielle Verluste können so vermieden werden.

Mit Payroll-Daten geschlechtsspezifische Lohnunterschiede aufdecken

Auch im 21. Jahrhundert sind Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen noch immer eines der größten Probleme in der Arbeitswelt. Obwohl der Gender Pay Gap nicht nur auf die Lohndiskriminierung von Frauen zurückzuführen ist, spielt letztere immer noch eine wichtige Rolle. Payroll-Daten zu analysieren kann Ihnen helfen, versteckte Ungleichheiten in Ihren Lohn- und Gehaltsstrukturen aufzudecken und geeignete Maßnahmen dagegen zu ergreifen. Dies ist nicht nur von einem moralischen Standpunkt wichtig, sondern in vielen Ländern auch gesetzlich vorgeschrieben.

Payroll-Daten analysieren um Compliance zu gewährleisten

Die Tatsache, dass transparente Payroll-Daten mögliche geschlechtsspezifische Lohnunterschiede in Ihrem Unternehmen aufzeigen und Ihnen somit helfen können, Bußgelder zu vermeiden, ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie durch die Analyse Ihrer Payroll-Daten Compliance-Risiken minimieren können. Besonders solche Unternehmen, die mit globalen Teams arbeiten, müssen sich um die Einhaltung vieler verschiedener Gesetze und Vorschriften kümmern. Hier ist ein Überblick über die Compliance-Anforderungen, mit denen globale Unternehmen konfrontiert sind, und welche Rolle Payroll-Daten bei der Erfüllung dieser Anforderungen spielen können.

• Entgeltberichte hinsichtlich geschlechtsspezifischer Lohnunterschiede: In vielen Ländern sind Arbeitgeber verpflichtet, Berichte über die Lohngleichheit in ihrem Unternehmen zu erstellen. Wenn Sie die erforderlichen Daten zur Hand haben, können Sie den Prozess beschleunigen, Fehler vermeiden und Ihrem Payroll-Team viel Aufwand ersparen.

• Lohnsteuermeldung und sonstige Informationspflichten gegenüber dem Finanzamt: Die meisten Länder erwarten von Arbeitgebern, dass sie regelmäßig Daten zu ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung übermitteln, um sicherzustellen, dass die örtlichen Steuergesetze eingehalten und Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt werden. Die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflichten ist viel einfacher, wenn man sich nicht erst durch verschiedene Excel-Tabellen kämpfen muss, um alle erforderlichen Daten zusammenzutragen. Nicht zu vergessen, dass bei manueller Datenerfassung schnell Fehler passieren, was letztendlich zu Geldstrafen für fehlerhafte Angaben zur Folge haben kann.

• Örtliche arbeitsrechtliche Vorschriften: In jedem Land gelten andere arbeitsrechtliche Bestimmungen, z. B. welche Leistungen einem Arbeitnehmer zustehen, wie viele Überstunden er erbringen darf usw. Wenn Ihre Payroll-Daten ordentlich aufbereitet sind, können Sie letztlich auch überprüfen, ob Sie die wichtigsten arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Ein kurzer Blick auf die Liste der Überstunden verrät Ihnen beispielsweise sofort, ob die Zahl der geleisteten Überstunden mit dem gesetzlich zulässigen Höchstwert übereinstimmt.

Payroll-Daten nutzen um die besten Talente zu gewinnen und zu binden

Ein angenehmes Arbeitsumfeld ist ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter für Ihr globales Team zu gewinnen und zu binden. Ein Aspekt spielt in diesem Zusammenhang jedoch eine noch wichtigere Rolle: die Vergütung. Ein paar Zahlen können um einiges überzeugender sein als langwierige Ausführungen über die freundliche Arbeitskultur, die im Unternehmen gelebt wird.

Mit Zugang zu vollständigen und transparenten Payroll-Daten kann Ihre Personalabteilung verschiedene Analysen durchführen, um wertvolle Informationen über die Konkurrenzfähigkeit der angebotenen Vergütung zu sammeln, die dann genutzt werden können, um neue Talente zu gewinnen.

Tiefe Einblicke in die Lohn- und Gehaltsstrukturen können auch dazu beitragen, die Top Performer in Ihrem Unternehmen zu halten. Überwachen und vergleichen Sie Ihre Gehaltsdaten, um sicherzustellen, dass Sie Ihren besten Mitarbeitern weiterhin die Vergütung bieten, die sie verdienen.

Außerdem können Sie überprüfen, ob Vergütungsniveau, Leistung und erzielte Unternehmensumsätze miteinander in Einklang stehen oder ob Sie Anpassungen vornehmen müssen. Im Falle einer auffällig hohen Mitarbeiterfluktuation machen zuverlässige Payroll-Daten es Ihnen zudem um einiges leichter, zu analysieren, ob der häufige Personalwechsel eventuell auf Ihre Entgeltstrukturen zurückzuführen ist.

Strategische Geschäftsentscheidungen mit Payroll-Daten unterstützen

Abschließend kann die Analyse Ihrer Payroll-Daten dazu beitragen, bessere Entscheidungen für Ihr Business zu treffen. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Märkten aktiv sind oder international expandieren wollen. Ein klarer Überblick über die Gesamtpersonalkosten ermöglicht es Führungskräften, genauere Prognosen zu erstellen und das notwendige Budget entsprechend zu kalkulieren.

Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, wie detaillierte Payroll-Daten bei Expansionsvorhaben jeglicher Art zur Entscheidungsfindung genutzt werden können. Einige der häufigsten Szenarien haben wir Ihnen hier aufgelistet:

• Entscheiden, wann es an der Zeit ist, in einem neuen Markt von Freelancern zu Festangestellten zu wechseln

• Personalentscheidungen treffen, z. B. ob es in Zeiten raschen Geschäftswachstums wirtschaftlich betrachtet besser ist, bestehende Mitarbeiter für Überstunden zu bezahlen oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen

• Abwägen von Geschäftsentscheidungen, z.B. ob man in einem bestimmten Markt bleiben oder ihn verlassen sollte, speziell in Hinblick auf das Verhältnis zwischen anfallenden Personalkosten und eingefahrenen Unternehmensgewinnen in sogenannten Longtail-Ländern

• Payroll Daten aus verschiedenen Regionen analysieren und vergleichen, um die kostengünstigsten Optionen für das Einstellen neuer Mitarbeiter Ihres globalen Teams zu ermitteln

Um Ihre Payroll Daten effektiv für Ihr Unternehmen nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine Lösung finden, die erforderlichen Daten effizient zu erfassen, zu speichern und sie so zu organisieren, dass sie leicht einsehbar sind. Für weltweit agierende Unternehmen mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Ländern ist es schwierig, diese Aufgabe ohne übermäßig großen Aufwand seitens ihres Payroll-Teams zu bewältigen. 

Eine globale Payroll Lösung wie Lano ist dafür gemacht, Ihnen unter Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen einen einfachen Zugriff auf Ihre weltweiten Payroll-Daten zu ermöglichen. Mit unserer Plattform können Sie all Ihre Payroll-Anbieter miteinander verbinden und die Lohn- und Gehaltsdaten Ihres gesamten globalen Teams in einem zentralen Dashboard transparent und übersichtlich konsolidieren. Sie erhalten detaillierte Payroll Reports und können die Payroll-Daten Ihrer Remote Mitarbeiter und Freelancer auf einem einzigen Bildschirm einsehen.

Kontaktieren Sie unser Sales Team und beginnen Sie noch heute damit, das strategische Potenzial Ihrer Payroll-Daten für Ihr Unternehmen zu nutzen.