Tipps für ein optimales Onboarding externer Mitarbeiter

Beim Onboarding von Fremdpersonal oder Dienstleistern gibt es meist nur wenige Regeln, Richtlinien oder Strukturen, die dem Prozess Ordnung geben. Nicht selten werden Personalabteilungen nicht einmal eingeweiht, wenn externe Ressourcen eingesetzt werden. Da die Zusammenarbeit mit externen Partnern rasant an Größe gewinnt, müssen Unternehmen hier transparente und standardisierte Lösungen implementieren.

Der Mangel an strukturiertem Onboarding kann große Probleme verursachen. Verträge werden möglicherweise nie unterzeichnet, was zu unangenehmen Streitigkeiten über Nutzungsrechte führen kann. Steuerformulare werden nicht unterschrieben, was Unternehmen für Haftungs- und Compliance-Risiken öffnet. Oder diese Dokumente werden zwar unterschrieben, gehen dann aber verloren, was für alle Beteiligten ineffizient und frustrierend ist.

Eine effiziente, produktive und positive Beziehung zwischen einem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber und seinen externen Mitarbeitern muss mit dem Onboarding beginnen. Es ist wichtig, alle Informationen über externe Ressourcen, die ein Unternehmen benötigt, gleich zu Beginn der Beziehung zu sammeln. Hierbei muss der Onboarding-Prozess so rationalisiert werden, dass es nicht Wochen oder gar Monate dauert, um neue Partner an Bord zu bringen.

Ein idealer Onboarding-Prozess schützt Unternehmen nicht nur vor Compliance-Fehlern und macht sie agiler, sondern baut auch langfristiges Vertrauen zu externen Mitarbeitern oder Dienstleistern auf. Wir haben eine Checkliste mit den sechs wichtigsten Punkten erstellt, die Unternehmen im Zuge des Onboardings neuer Partner beachten sollten.

1. Kontaktdaten: Unternehmen benötigen natürlich zunächst alle grundlegende Kontaktinformationen von jedem freiberuflichen Mitarbeiter oder externen Dienstleister, um sicherzustellen, dass bei Bedarf schnell der Kontakt hergestellt werden kann. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die persönliche Website der Partner sollten zentral in einem System abgespeichert werden, sodass sie jederzeit abgerufen werden können.

2. Fähigkeiten: Es ist wichtig, eine klare und detaillierte Dokumentation der verschiedenen Kompetenzen eines jeden Partners in einer Datenbank abzuspeichern. Dieser Datensatz ermöglicht es Mitarbeitern, schnell die Partner mit den benötigten Fähigkeiten für ein Projekt aus der Datenbank zu filtern.

3. Besonderheiten: Neben den Fähigkeiten sollten Unternehmen, wann immer möglich, auch besondere (persönliche) Eigenschaften Ihrer externen Mitarbeiter und Dienstleister dokumentieren. Arbeitet jemand gewissenhaft und führt Aufträge fristgerecht aus? Wann kann ich den Partner am besten erreichen und kontaktiere ich ihn besser telefonisch oder per E-Mail? Je mehr über einen Partner bekannt ist, desto besser funktioniert die zukünftige Zusammenarbeit.

4. Preise: Im Profil eines jeden Partners sollten in keinem Fall Informationen über den Stunden- oder Tagessatz, der berechnet wird, fehlen. So können die Projektverantwortlichen schnell sehen, ob der Budgetrahmen die Beauftragung zum Beispiel eines bestimmten Freelancers ermöglicht oder ob nach einer günstigeren Alternative gesucht werden muss.

5. Vertrag: Je nach Art des Projekts, in das ein Partner eingebunden werden soll, kann es unabdingbar sein, einen Vertrag aufzusetzen. Im Falle von Content-Projekten muss ein freiberuflicher Texter dem Unternehmen beispielsweise die Nutzungsrechte übertragen. Unterschriebene Verträge sollten im Partnerprofil abgespeichert werden, damit sie bei Bedarf schnell gefunden oder ggf. als Vorlage für neue Projekte genutzt werden können.

6. Bankverbindung: Eine der häufigsten Beschwerden von freien Mitarbeitern ist, dass sie nicht zeitnah bezahlt werden. Es gibt viele Gründe, warum sich eine Rechnungsbearbeitung verzögern kann, insbesondere wenn dies nicht automatisiert erfolgt. Es gibt jedoch keine Entschuldigung, wenn sich eine Zahlung verzögert, weil die entsprechenden Bankdaten des Partners nicht vorliegen oder nicht gefunden werden können. Diese Informationen sollten bereits beim Onboarding eingeholt werden.

Diese Checkliste ist letztlich nur der Anfang für ein gutes Onboarding externer Mitarbeiter. Die Punkte mögen selbstverständlich erscheinen, aber nicht selten werden nicht einmal diese Schritte unternommen. Zu einer besseren Automatisierung und Standardisierung von Onboarding-Prozessen kann sich je nach Umfang des Einsatzes von externen Ressourcen die Implementierung einer entsprechenden Software zur Verwaltung von Fremdpersonal und Dienstleistern lohnen.