Globale Payroll: 11 Herausforderungen & ihre Lösungen

Wer international expandiert, muss sich auch um globale Payroll-Prozesse kümmern. Internationale Mitarbeiter wollen nämlich nicht nur pünktlich bezahlt werden, sondern sollten ihr Geld auch in der richtigen Währung erhalten - und das kann schnell ziemlich kompliziert werden.

Compliance, Automatisierung, Reporting … Es gibt viele Herausforderungen, die eine internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung mit sich bringt. So viele, dass selbst erfahrene HR Manager und Payroll-Teams dabei an ihre Grenzen stoßen.

Doch was genau sind die besonderen Herausforderungen einer globalen Payroll? Und noch wichtiger: Wie können sie gelöst werden? In diesem Artikel gehen wir auf alle Herausforderungen individuell ein und teilen mögliche Lösungsansätze. Aber zuerst schauen wir uns einmal an, was Payroll-Prozesse auf einer globalen Ebene alles beinhalten müssen.

Globale Payroll, oder auch internationale Payroll, kann als Nebenprodukt von globaler Expansion gesehen werden. Sobald Sie mit Ihrem Unternehmen in ein anderes Land expandieren, müssen Sie nämlich auch vor Ort Mitarbeiter einstellen. Das heißt wiederum, dass Ihre Payroll-Prozesse auch auf den neuen Standort ausgeweitet werden müssen - und dabei natürlich auch den örtlichen Gesetzen und Vorschriften des Arbeitsrechts entsprechen müssen. 

Allerdings sollte es bei einer effizient verwalteten globalen Payroll nicht nur um das Verwalten von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten gehen. Vielmehr sollte es einen einheitlichen Prozess mit einer zentralen Plattform für alle Länder geben, um wirklich produktiv und global zu handeln. Doch um das zu erreichen, müssen Sie zuerst ein paar Herausforderungen meistern.

Dem Global Payroll Management Institute (GPMI) zufolge ist Compliance die größte Herausforderung für eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnung. Jedes Land hat unterschiedliche Compliance-Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Dazu gehören auch verschiedene Fristen für das Einreichen von Erklärungen und das Überweisen von Steuern. Wenn diese nicht eingehalten werden, riskieren Sie hohe Strafen und zusätzliche Gebühren. 

Darüber hinaus berechnen sich Sozialabgaben und Steuersätze in jedem Land unterschiedlich - und auch die zuständigen Behörden organisieren sich je nach Standort auf unterschiedliche Art und Weise. Sich mit dem geltenden Steuerrecht und Arbeitsvorschriften sowie möglichen Änderungen und Anpassungen auseinanderzusetzen ist bereits komplex genug, doch wenn Sie dies auf einmal für mehrere Mitarbeiter in verschiedenen Ländern und Gerichtsbarkeiten durchführen müssen, ist das Chaos komplett.

Die Lösung: Wenn Sie mit Experten vor Ort zusammenarbeiten, können Sie Ihr Compliance-Risiko erheblich verringern. Außerdem hilft Ihnen das Outsourcen von internationalen Payroll-Prozessen dabei, zusätzliche Kapazitäten zu schaffen und sich voll und ganz auf das Unternehmenswachstum zu fokussieren.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, mit lokalen Partnern zusammenzuarbeiten, ist dies zwar eine große Erleichterung für Ihre Compliance, führt aber gleichzeitig auch zur nächsten Herausforderung: Sie müssen den richtigen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen finden. Es gibt unzählige Dienstleister, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben und das Vergleichen der unterschiedlichen Preise und Angebote kann dadurch schnell sehr zeitaufwendig - und auch überfordernd - werden.  

Die Lösung: Lano arbeitet mit einer Vielzahl an Payroll Partnern zusammen, die insgesamt in mehr als 150 Ländern tätig sind. Damit können Sie den langwierigen Auswahlprozess verkürzen und direkt mit einem Anbieter aus dem Lano-Netzwerk zusammenarbeiten.

So vielversprechend das Outsourcen der Payroll für Ihr globales Team auch scheinen mag, so einfach ist es nicht. In der diesjährigen Umfrage „Getting the World Paid” fand das GPMI heraus, dass 43% der befragten globalen Unternehmen mit zwei bis fünf verschiedenen Payroll-Partnern zusammenarbeiten. Weitere 19% müssen sogar sechs bis zehn Anbieter verwalten. Doch es ist nicht nur die Kommunikation mit dem Serviceanbieter, die so schnell zu einer Vollzeitaufgabe wird. Unterschiedliche Anbieter bedeuten auch unterschiedliche Systeme, die alle individuelle Formate nutzen und verschiedenen Prozessen folgen - was nicht nur kompliziert, sondern auch schlichtweg ineffizient ist.

Die Lösung: Mit Softwarelösungen wie Lano und Lanos API können Sie alle Ihre neuen und bestehenden Anbieter in unsere Plattform integrieren und so alle Ihre Payroll-Prozesse zentral an einem Ort verwalten.

Ein weiteres Problem der globalen Payroll ist, dass Prozesse durch die Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern und Systemen schnell undurchsichtig und intransparent werden. Payroll-Daten werden in verschiedenen Formaten präsentiert und es ist schier unmöglich, einen einheitlichen Überblick über alle Ausgaben und globalen Kosten zu erhalten. Genau das ist allerdings unabdinglich, wenn Sie strategische Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen möchten.

Die Lösung: Ihr neues Payroll-System sollte alle Daten vereinheitlichen, denn nur so können Sie transparent verfolgen, wie viel Sie für Ihre Mitarbeiter an allen Standorten ausgeben. Mit einer Software wie Lano können Sie all Ihre Payroll-Daten vereinheitlichen und haben so stets einen Überblick über Ihre Kosten.

Payroll-Prozesse und Daten werden immer noch oft per Hand in Excel-Tabellen eingegeben. Tatsächlich hat eine Studie von Deloitte im Jahr 2020 herausgefunden, dass die manuelle Dateneingabe von 30% aller Unternehmen als die zeitaufwendigste Aufgabe des gesamten Payroll-Prozesses angesehen wird. Und das wird noch umständlicher, wenn Sie verschiedene Datensätze von unterschiedlichen Anbietern manuell in Ihre HCM Systeme eingeben müssen.Das ist nicht nur eine große Zeit- und Ressourcenverschwendung, sondern bietet auch eine große Angriffsfläche für Fehler. Denn wenn Aufgaben von Menschen ausgeführt werden, ist die Fehleranfälligkeit um ein Vielfaches höher, als wenn sie von Maschinen erledigt werden.

Die Lösung: Mit einer einheitlichen globalen Payroll-Lösung wie Lano können Sie Ihre Daten automatisch in einem einzigen System bündeln und dadurch nicht nur die Fehlerwahrscheinlichkeit minimieren, sondern auch einiges an Zeit und Kapazitäten sparen.

Mitarbeiterdaten sollten stets vertraulich behandelt werden und dementsprechend geschützt sein. Doch nur, weil Sie konform der Datenschutzgesetze in einem Land handeln, heißt das nicht, dass Sie auch international den Datenschutz gewährleisten, der Ihren Mitarbeitern gebührt. 

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die in einem anderen Land ansässig sind, dann müssen Sie sich auch an die dort geltenden Datenschutzverordnungen halten. Doch mit den vielen verschiedenen Datensätzen, die Sie von Ihren Payroll-Anbietern aus den verschiedenen Standorten erhalten, kann das Thema Datenschutz schnell zu einer echten Herausforderung werden.

Die Lösung: Ein guter Payroll-Anbieter wird Ihnen ein hohes Maß an Datenschutz bieten, damit Sie sich nicht um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterdaten sorgen müssen. Bei der Übertragung von Daten zu globalen Mitarbeitern in ein zentrales System können Sie sich bei Anbietern wie Lano zusätzlich vollends darauf verlassen, dass alle Datenschutzverordnungen, wie beispielsweise die DSGVO, eingehalten werden.

Eine weitere Herausforderung von globalen Payroll-Prozessen, die die aktuelle GPMI Umfrage beleuchtet hat, ist das Überweisen von Gehältern für Mitarbeiter an ausländischen Standorten. Internationale Überweisungen sind nicht nur aufgrund der verschiedenen Bezahlsysteme von Banken oft schwierig, sondern müssen auch hinsichtlich des richtigen Wechselkurses und der entsprechenden Zielwährung gut vorbereitet sein.

Darüber hinaus dauert die Verarbeitung von internationalen Überweisungen oft länger als lokale Transfers, weswegen extra Zeit für die Verarbeitung von internationalen Gehältern einberechnet werden sollte. Oftmals können diese Probleme durch die Zusammenarbeit mit einem örtlichen Payroll-Anbieter umgangen werden. Doch in manchen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die besagen, dass nur der Arbeitgeber selbst Gehaltsüberweisungen vornehmen kann. In diesen Fällen muss dieser dann ein örtliches Konto eröffnen und von dort das Gehalt in der Landeswährung überweisen.

Die Lösung: Anstatt nur die Payroll-Abwicklung an einen örtlichen Partner abzugeben, sollten Sie sich nach einem Employer of Record umsehen. Ein EOR stellt ausländische Mitarbeiter in Ihrem Namen ein und kümmert sich dementsprechend nicht nur um rechtskonforme Arbeitsverträge, sondern auch um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Global zu expandieren heißt auch, dass Sie sich mit kulturellen Unterschieden, Sprachbarrieren und unterschiedlichen Zeitzonen auseinandersetzen müssen. Diese Herausforderungen betreffen auch Ihre globale Payroll. Berichte und Steuererklärungen müssen beispielsweise in der entsprechenden Sprache des Ziellandes erstellt werden. 

Darüber hinaus wird Payroll auch in jedem Land unterschiedlich gehandhabt und Sie müssen sich mit den kulturellen Unterschieden in Bezug auf den Umgang mit Mitarbeitern vertraut machen, zum Beispiel das Bereitstellen von Essen oder Transportzuschüsse für den Arbeitsweg. Schließlich ist die Kommunikation bei globalen Payroll-Prozessen aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen oft verzögert.

Die Lösung: Durch die Zusammenarbeit mit lokalen Payroll-Partnern, die sich mit den kulturellen Gegebenheiten vor Ort auskennen, können Sie eventuelle Probleme und auch sprachliche Barrieren umgehen. Unterschiedliche Zeitzonen können mit Tools wie Slack, die eine asynchrone Kommunikation ermöglichen, ausgeglichen werden. Und hinsichtlich einer längeren Reaktionszeit bei dringenden Anfragen sollten Sie vorab auf einen hervorragenden Kundenservice achten.

Die globale Payroll Performance zu überwachen ist eine wichtige Aufgabe. Dabei sollten selbstverständlich die gängigen KPIs wie Genauigkeit, Pünktlichkeit, Zufriedenheit und Kosten untersucht werden. Aber bei globalen Payroll-Prozessen sind zusätzlich auch Faktoren wie die Mitarbeiter Erfahrung oder das Level der Integration ausschlaggebend für die internationale Performance.

Die Lösung: Lano ermöglicht es Ihnen nicht nur, den besten Anbieter für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden, sondern erlaubt es Ihren Mitarbeitern auch, persönliche Payroll-Daten einzusehen.

Viele Unternehmen entscheiden sich bei einer internationalen Expansion dafür, erst einmal mit lokalen Auftragnehmern zusammenzuarbeiten, bevor sie feste Mitarbeiter einstellen. Die Kosten für diese Dienstleister sollten aber ebenfalls im Rahmen der Payroll-Abwicklung berücksichtigt und nicht als losgelöste Ausgaben gesehen werden.

Die Lösung: Mit Lano können Sie Ihre Ausgaben für Ihr gesamtes globales Team, inklusive Freelancern und Auftragnehmern, in einem zentralen Dashboard einsehen.

Eine der größten Herausforderungen für globale Payroll ist, dass sie extrem langsam und schwierig umsetzbar ist. Allein der Entscheidungsprozess bei der Auswahl eines passenden Modells für Ihre Payroll kann Wochen - wenn nicht gar Monate - dauern. Und dabei ist die eigentliche Umsetzung noch nicht eingerechnet. Für Unternehmen, die sich mitten im Expansionsprozess befinden und ihre Ressourcen schnell skalieren müssen, kann das zu einem echten Problem werden.

Die Lösung: Anstatt das Aufsetzen von globalen Payroll-Prozessen selbst in die Hand zu nehmen, sollten Sie von den Möglichkeiten einer globalen Payroll-Lösung wie Lano profitieren. Mit unserem Service können Sie schnell globale Prozesse initiieren und Ihre Zeit effektiv nutzen. Wir vereinheitlichen Daten automatisch und ermöglichen es Ihnen gleichzeitig, alle Ihre bestehenden und neuen Payroll-Anbieter in einer zentralen Plattform zu vereinen. 

Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam mit uns Ihre globale Payroll zu vereinfachen.