Alles, was Sie über internationale Arbeitsverträge wissen müssen

Es gibt viele verschiedene Compliance-Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie global expandieren, und die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland ist definitiv eine davon. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze, die die Beschäftigung von Mitarbeitern regeln, was es für Unternehmen schwierig macht, in allen Ländern rechtskonform zu bleiben. Verschärft werden diese Schwierigkeiten noch weiter durch die Tatsache, dass vielerorts Tarifverträge Anwendung finden, die zusätzliche branchenspezifische Regelungen enthalten, die es zu beachten gilt. 

Der erste Berührungspunkt mit dem Arbeitsrecht eines Landes bietet sich für Unternehmen in der Regel, wenn es darum geht, vor Ort die ersten Mitarbeiter einzustellen. Oder genauer gesagt, wenn der Moment gekommen ist, den Arbeitsvertrag aufzusetzen. Für die Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland braucht es einen internationalen Arbeitsvertrag. Viele Arbeitgeber sind jedoch unsicher, wie sie das Aufsetzen eines solchen Vertrags angehen sollen.

In diesem Blogbeitrag beantworten wir alle Ihre Fragen zu internationalen Arbeitsverträgen, einschließlich welche Kernelemente sie enthalten müssen und warum sie bei der Einstellung von Talenten aus aller Welt unbedingt erforderlich sind.

Einfach ausgedrückt ist ein internationaler Arbeitsvertrag ein Arbeitsvertrag, der zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer geschlossen wird, die in verschiedenen Ländern ansässig sind. In anderen Worten: Ein internationaler Arbeitsvertrag regelt den rechtlichen Rahmen einer grenzüberschreitenden Beschäftigung. Wenn zum Beispiel ein deutsches Unternehmen beschließt, einen Remote-Mitarbeiter in Schweden einzustellen, dann muss das Unternehmen einen internationalen Arbeitsvertrag aufsetzen, der die grundlegenden Beschäftigungsbedingungen umreißt. 

Das Adjektiv "international" sollte in diesem Zusammenhang übrigens nicht missverstanden werden. Denn anders als man meinen könnte, bedeutet es nicht, dass der Vertrag auf besonderen internationalen Arbeitsbestimmungen beruht, die vor Ort geltende Arbeitsbestimmungen einfach außer Kraft setzen. Stattdessen bezieht sich der Zusatz “international” lediglich auf die Tatsache, dass der Arbeitsvertrag als Grundlage für ein internationales Arbeitsverhältnis geschlossen wird. Daher ist es nicht möglich, eine universale Vorlage eines internationalen Arbeitsvertrages zu erstellen, die dann in der gleichen Form für alle weltweit beschäftigten Mitarbeiter verwendet werden kann.

Verträge mit Mitarbeitern im Ausland basieren in der Regel auf den Gesetzen des Landes, in dem der Mitarbeiter für gewöhnlich seine Arbeit verrichtet. Darüber hinaus bestehen internationale Regelungen wie die Rom-I-Verordnung, die es Arbeitnehmern und Arbeitgebern bei grenzüberschreitender Beschäftigung erlauben, das geltende Recht, dem der Arbeitsvertrag unterliegen soll, davon abweichend festzulegen. Die getroffene Rechtswahl sollte dann entsprechend im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters dokumentiert sein.

Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass für die Wahl eines vom Arbeitslandes des Arbeitnehmers abweichenden Rechts bestimmte Regeln und Beschränkungen gelten, die es zu beachten gilt. Daher wird dringend empfohlen, einen Arbeitsrechtsexperten zu konsultieren, bevor ein anderes als das im Wohn-/Arbeitsland des Arbeitnehmers geltende Arbeitsrecht gewählt wird.

Das geltende Arbeitsrecht mag von Land zu Land sehr unterschiedlich ausfallen, auch was das Aufsetzen von Arbeitsverträgen angeht, aber es gibt bestimmte Schlüsselelemente, die in keinem internationalen Arbeitsvertrag fehlen sollten - unabhängig davon, ob der Vertrag mit einem Mitarbeiter in Japan, Deutschland, Australien oder sonstwo auf der Welt geschlossen wird. Hier ist eine Liste der wesentlichen Elemente, die enthalten sein sollten: 

• Angaben zu den beiden Vertragsparteien, d. h. Name, Adresse und ggf. Steuernummern von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

• Start- und Enddatum des Vertrags

• Arbeitsort, d. h. vor Ort, zu Hause oder eine Kombination aus beidem

• Vertragsart, d.h. Teilzeit oder Vollzeit, befristet oder unbefristet

• Stellenbezeichnung sowie eine Beschreibung der Position und der damit verbundenen Tätigkeiten

• Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Pausen und Ruhetage

• Grundgehalt sowie Zuschläge (z.B. für Überstunden), Boni und andere Leistungen

• Informationen zur Bezahlung wie Lohnperiode, Zahltag und Zahlungsmethode

• Jährlicher Urlaubsanspruch sowie eventuell zusätzliche bezahlte Urlaubstage, die vom Arbeitgeber gewährt werden

• Probezeit - falls das örtliche Gesetz Probezeiten zulässt

• Kündigungsfristen und zu befolgende Schritte für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Vertraulichkeitsklausel, um zu verhindern, dass Mitarbeiter nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses vertrauliche Informationen weitergeben

Die oben genannten Vertragselemente stellen eine Übersicht der in den meisten Ländern für Arbeitsverträge vorgegebenen Pflichtangaben dar, was jedoch nicht ausschließt, dass nach vor Ort geltendem Recht noch weitere Angaben erforderlich sein könnten. Unternehmen sollten sich vorab also genau erkundigen, welche Anforderungen im jeweiligen Land an Arbeitsverträge gestellt werden. 

Nicht vergessen sollten Unternehmen außerdem, dass es in Ländern wie Irland, in denen es zwar keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber gibt, einen schriftlichen Vertrag aufzusetzen, häufig trotzdem Regelungen bestehen, nach denen neuen Mitarbeitern eine Bescheinigung der für das Beschäftigungsverhältnis geltenden Bedingungen zur Verfügung gestellt werden muss. Die für eine solche Bescheinigung erforderlichen Angaben sollten folglich auch im Arbeitsvertrag enthalten sein, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Die im vorigen Abschnitt erläuterten Angaben, die in jedem internationalen Arbeitsvertrag vorhanden sein sollten, stellen eine wichtige Grundlage für das Abfassen eines rechtskonformen Arbeitsvertrags für die Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland dar. Damit ein Arbeitsvertrag für eine grenzüberschreitende Beschäftigung auch wirklich vollkommen rechtskonform ist, gibt es darüber hinaus aber noch einige weitere Punkte zu beachten. Hier sind einige rechtliche Fallstricke, die Sie in diesem Zusammenhang beachten sollten. 

Regionale Unterschiede

Unternehmen unterliegen häufig dem Trugschluss, dass es ausreichend sei, für jedes Land, in dem sie Mitarbeiter einstellen wollen, eine Vertragsvorlage aufzusetzen, die automatisch für alle in dem Land beschäftigten Mitarbeiter verwendet werden kann. Dem ist leider nicht so. Länder wie Indien oder Kanada, die in mehrere Provinzen und Bundesstaaten unterteilt sind, zeichnen sich häufig durch große regionale Unterschiede bei den arbeitsrechtlichen Bestimmungen aus. Diese regionalen Unterschiede können sich auch darauf auswirken, welche Informationen in einen Arbeitsvertrag aufgenommen werden müssen. Daher kann es notwendig sein, für jede Region, Provinz oder Bundesstaat einen separaten Vertrag aufzusetzen.

Tarifverträge

In Ländern wie Frankreich oder Italien haben Gewerkschaften sehr großen Einfluss, was oft zu branchenspezifischen Beschäftigungsstandards und -vorschriften führt. So könnte ein Tarifvertrag beispielsweise höhere Mindestlöhne für Arbeitnehmer der jeweiligen Branche oder eine im Vergleich zum nationalen Standard reduzierte Wochenarbeitszeit vorschreiben. Findet ein Tarifvertrag Anwendung, der vom nationalen Arbeitsrecht des jeweiligen Landes abweichende Arbeitsbedingungen formuliert, so muss das auch im internationalen Arbeitsvertrag berücksichtigt werden. Dementsprechend sollte ein Verweis auf geltende Tarifverträge enthalten sein. 

Sprachliche Anforderungen

Einige Länder schreiben vor, dass ihrem Recht unterliegende Arbeitsverträge in der Landessprache abgefasst werden müssen. In Katar zum Beispiel ist die obligatorische Vertragssprache Arabisch. Das bedeutet, dass internationale Arbeitsverträge eine arabische Version und eine offizielle englische Übersetzung (oder eine Übersetzung in eine andere vom Arbeitgeber gewählte Sprache) enthalten müssen, um rechtskräftig zu sein. 

Besondere Regelungen für befristete Verträge

Die meisten Länder lassen Arbeitgebern die Wahl zwischen befristeten und unbefristeten Verträgen, wenn sie Mitarbeiter innerhalb ihrer Grenzen einstellen wollen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass befristete Verträge oft besonderen Bestimmungen unterliegen. In vielen Ländern bedürfen befristete Verträge immer der Schriftform und können nur für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Sehr oft gibt es auch besondere Regeln für Vertragsverlängerungen. 

Die Nichteinhaltung dieser Regeln führt in der Regel dazu, dass das ursprünglich anvisierte befristete Arbeitsverhältnis in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht, das schwieriger zu beenden ist und dem Arbeitnehmer weitergehende Rechte in Bezug auf Abfindung und mehr gewährt. Darüber hinaus haben einige Länder die Verwendung von befristeten Verträgen auf rechtlich genau festgelegte Sonderfälle beschränkt und die Arbeitgeber verpflichtet, einen triftigen Grund für die Wahl dieser Vertragsart gegenüber einem unbefristeten Arbeitsvertrag vorzulegen.

Ein internationaler Arbeitsvertrag wird immer dann benötigt, wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend Mitarbeiter beschäftigt beziehungsweise wenn Remote-Mitarbeiter im Ausland eingestellt werden. Ein weiterer Fall, in dem ein internationaler Arbeitsvertrag notwendig wird, ist der Umzug eines Mitarbeiters ins Ausland, von wo aus er jedoch weiterhin remote für den jetzigen Arbeitgeber tätig sein wird. 

Remote Work hat zu einem Anstieg der internationalen Mobilität von Arbeitnehmern geführt, und viele Arbeitnehmer nutzen die Tatsache, dass sie remote arbeiten können, um in ein anderes Land zu ziehen oder in ihre ursprüngliche Heimat zurückzukehren. Beschließt ein Mitarbeiter dauerhaft in ein anderes Land zu ziehen (und nicht nur vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten mit Hilfe eines Remote Work Visums), bedeutet das in der Regel, dass der aktuelle Arbeitsvertrag durch einen internationalen Vertrag ersetzt werden muss, der an die Arbeitsbestimmungen des neuen Aufenthalts- und Arbeitslandes angepasst ist. Je nach Rechtslage können Expats von dieser Regelung jedoch ausgenommen sein.    

Um es kurz zu sagen: Ja! Kein grenzüberschreitendes Arbeitsverhältnis sollte ohne einen schriftlichen Vertrag abgeschlossen werden. Die Regeln für die Vertragsform (d.h. schriftlich oder mündlich) mögen von Land zu Land unterschiedlich sein, und nicht alle Länder verlangen, dass Arbeitsverträge schriftlich abgeschlossen werden - zwei Beispiele sind Thailand und die Vereinigten Staaten, wo auch mündliche Vereinbarungen rechtsgültig sind. Aber selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, ist es immer die sicherste Option, einen soliden schriftlichen Vertrag abzuschließen. Nur ein detaillierter (schriftlicher) internationaler Arbeitsvertrag kann Ihr Unternehmen im Falle eines Rechtsstreits mit einem Ihrer weltweit tätigen Mitarbeiter schützen. 

Bedenken sollten Unternehmen jedoch, dass die im individuellen Arbeitsvertrag festgelegten Beschäftigungsbedingungen für den Arbeitnehmer grundsätzlich nicht ungünstiger sein dürfen als die im jeweiligen Land geltenden gesetzlichen Anforderungen. Wenn das dem Vertrag zugrunde liegende Arbeitsrecht beispielsweise besagt, dass die reguläre Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers 40 Stunden nicht überschreiten darf und dass jede zusätzliche Stunde als Überstunde gilt und mit einem Zuschlag von 50% vergütet werden muss, kann der individuelle Vertrag die gewöhnliche Wochenarbeitszeit des Arbeitnehmers nicht auf 45 Stunden erhöhen und das gesetzliche Recht auf Überstundenvergütung aushebeln. 

Darüber hinaus kann ein detaillierter internationaler Arbeitsvertrag auch für Ihr Payroll-Team nützlich sein, wenn dessen Mitglieder die länderspezifischen Regeln und Vorschriften noch einmal überprüfen müssen, um die Entgeltabrechnung korrekt durchzuführen.

Internationale Arbeitsverträge sind ein absolutes Muss bei der Einstellung von Talenten im Ausland. Sie sind unerlässlich, um das Unternehmen zu schützen und dienen auch als Referenz, wenn Sie sich hinsichtlich der lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften unsicher sind, da sie die wichtigsten Beschäftigungsbedingungen, auf deren Grundlage der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eingestellt wird, umreißen. Doch selbst bei gründlicher Recherche besteht ein gewisses Fehlerrisiko, das zu Geldbußen und rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen kann. 

Unternehmen sollten daher erfahrene Arbeitsrechtsexperten zu Rate ziehen, um sicherzustellen, dass ihre internationalen Arbeitsverträge vollständig rechtskonform und wasserdicht sind. Eine Möglichkeit, sich fachkundige Beratung zu sichern und Compliance-Risiken zu minimieren, besteht darin, Talente weltweit über einen Employer of Record (EOR) einzustellen.

Ein Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, da er Unternehmen das Einstellen von Mitarbeitern im Ausland ermöglicht, ohne dafür extra eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft im jeweiligen Land zu gründen. Als rechtmäßiger Arbeitgeber des Mitarbeiters kümmert sich der EOR-Anbieter um alle rechtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstehen. Dazu gehört auch die Ausarbeitung eines rechtskonformen Arbeitsvertrags, der das Unternehmen, das die Dienstleistung in Anspruch nimmt, für den Fall eines Rechtsstreits absichert. 

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