Employer of Record vs. Staffing Agency - Was ist der Unterschied?

In der heutigen Zeit haben Unternehmen keine andere Wahl, als international zu expandieren. Wenn die Konkurrenz ihren Umsatz durch die Expansion in neue Märkte steigert, kann es sich kein Unternehmen leisten nicht mitzuziehen. 

Die globale Expansion bringt jedoch viele verschiedene Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Eine davon ist der Aufbau eines globalen Teams, welches das Unternehmen in allen neuen Märkten unterstützt und das Wachstum vorantreibt. 

Tatsächlich sind mit dem Aufbau eines internationalen Teams gleich zwei verschiedene Herausforderungen verbunden. Zum einen die Suche nach den richtigen Talenten und zum anderen deren Anstellung unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften. 

Employer of Record-Anbieter und Personalvermittler (im Englischen Staffing Agency) helfen Unternehmen jeweils dabei, diese beiden Herausforderungen zu meistern. Dennoch sind ihre Dienstleistungen sehr unterschiedlich und sollten nicht miteinander verwechselt werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein Employer of Record ist und tut - und was nicht - und wo die Unterschiede zwischen dem EOR-Modell und einer Staffing Agency liegen. 

EOR-Dienste und Staffing Agencies werden häufig von Unternehmen genutzt, die internationale Talente einstellen möchten. Beide haben jedoch völlig unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten im Rekrutierungs- und Einstellungsprozess und bieten dem Unternehmen, das ihre Dienste in Anspruch nimmt, daher verschiedene Leistungen an. Was also machen Personalvermittler und Employer of Record-Anbieter - und was nicht? 

Services einer Staffing Agency

Eine Staffing Agency beziehungsweise ein Personalvermittler ist darauf spezialisiert, im Auftrag eines Unternehmens passende Kandidaten für dessen offene Stelle(n) zu finden, überprüfen und auszuwählen. Mit der Agency registrierte Unternehmen können ihre offenen Stellen melden, und die Personalvermittlung sucht dann nach passenden Kandidaten.

Die Hauptaufgabe eines Personalvermittlers besteht also darin, Unternehmen, die kurz- oder mittelfristig (selten langfristig) Personal suchen, mit verfügbaren Arbeitskräften zusammenzubringen, die über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrung verfügen. Im Einzelnen umfassen die Dienstleistungen einer Staffing Agency: 

• Ausschreibung offener Stellen im Namen des Kunden

• Durchsicht von Lebensläufen und anderen Bewerbungsunterlagen

• Screening potenzieller Kandidaten

• Ermöglichung des Kontakts zwischen Kundenunternehmen und potenziellen Bewerbern

In manchen Fällen kann eine Staffing Agency auch selbst Fachkräfte wie beispielsweise Entwickler anstellen und diese dann an andere Unternehmen für spezielle Projekte oder Aufträge “ausleihen”. Dazu benötigen sie jedoch die im jeweiligen Land erforderliche Arbeitnehmerüberlassungslizenz.

Zu beachten ist auch, dass der Zeitraum für die Arbeitnehmerüberlassung immer begrenzt ist und dass solche Vereinbarungen nur für eine bestimmte Zeit abgeschlossen werden können. In der Regel handelt es sich hierbei um kurzfristige Projekte mit einer Dauer von ein paar Monaten. Möchte ein Unternehmen dauerhaft Mitarbeiter im Ausland einstellen, ohne selbst als juristischer Arbeitgeber aufzutreten, so ist dies nur über das EOR-Modell möglich. 

Services eines Employer of Record (EOR)

Ein Employer of Record (kurz EOR oder EOR-Service) ist eine globale Lösung für das Einstellen von Mitarbeitern im Ausland, ohne dafür eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Der EOR nimmt dabei die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers ein, während das Unternehmen, welches den Employer of Record beauftragt, die Kontrolle über das Arbeitspensum, die Arbeitszeiten und alle anderen Aspekte behält, die mit den Aufgaben des Mitarbeiters im Unternehmen zu tun haben.

EOR-Lösungen haben so gesehen einen größeren Mehrwert für das Unternehmen, da sie alle rechtlichen und administrativen Pflichten übernehmen, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern einhergehen. Zu den Dienstleistungen, die ein Employer of Record anbietet, gehören in der Regel:

• Durchführen von Backgroundchecks

• Aufsetzen eines lokalen Arbeitsvertrags 

• Einstellen und Anmelden von Mitarbeitern bei den zuständigen Behörden

• Verwalten der Sonderleistungen für Mitarbeiter

• Bearbeiten der Gehaltsabrechnung

• Abführen von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen

• Organisieren von Visum und Arbeitserlaubnis 

• Rechtsberatung

• Anlegen und Aufbewahren der Mitarbeiterakten

• Entlassung von Mitarbeitern

Im Gegensatz zu Personalvermittlern sind EORs jedoch nicht für die Personalbeschaffung, also für die aktive Suche nach geeigneten Kandidaten für eine Stelle, zuständig. Das Unternehmen muss daher selbst einen passenden Kandidaten finden, bevor es den EOR-Dienst in Anspruch nimmt. 

Ein weiterer Unterschied zwischen EOR und Staffing Agency ist die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Wie bereits erwähnt, sind Personalvermittlungsagenturen in der Regel darauf spezialisiert, Mitarbeiter für kurzfristige Projekte oder als vorübergehender Ersatz für Festangestellte, die für einen längeren Zeitraum abwesend sind (z. B. während des Elternurlaubs), zu finden. Ein Employer of Record hingegen ist eine rechtskonforme Lösung, um Vollzeitkräfte dauerhaft einzustellen.

Sowohl ein Employer of Record als auch eine Personalvermittlung helfen dem Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Auch wenn sie dies auf zwei sehr unterschiedliche Arten tun. Eine Staffing Agency vereinfacht das Rekrutieren neuer Talente, indem sie Unternehmen Zugang zu einem spezialisierten Talentpool verschafft. Ein EOR nimmt HR- und Payroll-Teams die Last ab, sich mit ausländischen Arbeits- und Gehaltsabrechnungsvorschriften auseinandersetzen zu müssen, sodass diese mehr Zeit haben, sich auf das Geschäftswachstum zu konzentrieren.

Dank der Tatsache, dass das Unternehmen keine eigene Tochtergesellschaft gründen muss, beschleunigt ein Employer of Record das eigentliche Einstellungs- und Onboarding-Verfahren und macht den Prozess um einiges effizienter. Dadurch spart das Unternehmen nicht nur kostbare Zeit, sondern auch eine Menge Geld. 

Zudem garantiert ein EOR die vollständige Compliance mit den lokalen Gesetzen und ermöglicht es Unternehmen in neue Märkte einzutreten, ohne hohe Vorabinvestitionen zu tätigen und finanzielle Risiken einzugehen.

Eine Staffing Agency hingegen bietet Unternehmen durch kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse und die Möglichkeit, freie Stellen sehr kurzfristig zu besetzen, ein hohes Maß an Flexibilität.

Employer of Record

• Beschleunigt den Einstellungsprozess

• Gewährleistet die Einhaltung der lokalen Gesetze

• Spart Unternehmen Zeit und Geld

• Keine Notwendigkeit, ein Tochterunternehmen zu gründen

• Steigert die Effizienz

• Einfacher Weg zur risikolosen Expansion in neue Märkte

• Entlastung des internen HR- und Compliance-Teams

Staffing Agency

• Ermöglicht Unternehmen den Zugang zu einem spezialisierten Talentpool

• Kurzfristige Beschäftigung ermöglicht Flexibilität

• Beschleunigt den Einstellungsprozess

• Ermöglicht es Unternehmen, freie Stellen in letzter Minute zu besetzen

• Oft spezialisiert auf eine bestimmte Branche

Wie wir gesehen haben, erfüllen EOR-Dienste und Personalvermittlungen unterschiedliche Aufgaben, wenn es darum geht, neue Talente zu finden und einzustellen. Daher unterscheiden sich auch die Fälle, in denen die beiden Lösungen zum Einsatz kommen.

Die Zusammenarbeit mit einer Staffing Agency kann eine gute Option für Unternehmen sein, die: 

• eine Niederlassung in einem neuen Markt gegründet haben und Hilfe bei der Suche von Talenten in einer bestimmten Branche benötigen 

• von der Zusammenstellung eines Kandidatenpools mit bestimmten Qualifikationen profitieren würden, die dann kurzfristig eingestellt werden können 

• regelmäßig spezielle Projekte haben, für die sie qualifizierte Arbeitskräfte benötigen

• Stellen saisonbedingt besetzen müssen

Ein Employer of Record ist hingegen die beste Lösung für Unternehmen, die: 

• nach einer rechtssicheren Möglichkeit suchen, ihr globales Team aufzubauen und zu erweitern

• internationale Freelancer in Festangestellte umwandeln wollen

• im Ausland den perfekten Kandidaten für eine Remote-Position gefunden haben und diesen fest anstellen möchten (ohne eine Niederlassung zu gründen)

• bestehenden Mitarbeitern den Umzug ins Ausland ermöglichen möchten

• in der Übergangsphase hin zu remote-first stehen und die besten Talente überall auf der Welt einstellen möchten

• einen neuen Markt testen wollen, bevor sie dort ein Tochterunternehmen gründen, und dafür ein lokales Team benötigen

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