Employer of Record: Die wichtigsten Fragen für Arbeitnehmer

Remote Work hat die geografischen Grenzen für Arbeitsverhältnisse aufgehoben und Unternehmen den Zugriff auf einen globalen Talentpool ermöglicht. Unternehmen sind nun in der Lage, den perfekten Kandidaten für eine ausgeschriebene Stelle allein auf der Grundlage von dessen Fähigkeiten und Erfahrung zu finden, ohne sich dabei auf lokal verfügbare Talente beschränken zu müssen. Qualifizierte Arbeitnehmer können sich ihrerseits bei jedem beliebigen Arbeitgeber auf Remote-Stellen bewerben und ihren Traumjob finden.

Eine einfache Möglichkeit, eine grenzüberschreitende Beschäftigung zu ermöglichen, ohne eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen, besteht darin, Remote-Mitarbeiter über einen Employer of Record (kurz: EOR) einzustellen. Arbeitgeber und HR-Teams mögen mit dem Konzept, Mitarbeiter über ein anderes Unternehmen anzustellen, vertraut sein, aber die meisten Arbeitnehmer werden wohl eine ganze Liste von Fragen haben, bevor sie einen Arbeitsvertrag mit einem EOR unterschreiben.

Egal, ob Sie ein Arbeitnehmer sind, dem eine Remote-Stelle bei einem ausländischen Unternehmen angeboten wurde, oder ein Arbeitgeber, der nach Informationen sucht, die er mit potenziellen EOR-Mitarbeitern teilen kann, in diesem Blogbeitrag beantworten wir alle Fragen zum Thema EOR aus Arbeitnehmersicht. Außerdem erklären wir, was es für Arbeitnehmer bedeutet, mit Lano über einen Employer of Record angestellt zu werden.

Was ist ein Employer of Record?

Im Zeitalter von Remote Work können Arbeitnehmer eine Stelle bei jedem beliebigen Unternehmen annehmen, selbst wenn ihr potenzieller neuer Arbeitgeber in einem anderen Land ansässig ist. Um das Einstellen von Remote-Mitarbeitern im Ausland zu erleichtern, können Unternehmen einen Employer of Record-Dienst (kurz: EOR) in Anspruch nehmen.

Der Arbeitnehmer (d. h. Sie) wird dann über den EOR eingestellt, der quasi als Dritte Partei im Arbeitsverhältnis agiert und die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers übernimmt. Da der Employer of Record-Anbieter in dem Land, in dem der Arbeitnehmer ansässig ist, eine Niederlassung hat, muss das auftraggebende Unternehmen (d. h. das Unternehmen, für das Sie arbeiten werden) keine eigene Niederlassung gründen.

Was sind die Vorteile, über einen Employer of Record angestellt zu werden?

Der größte Vorteil von EOR-Lösungen für Sie als Arbeitnehmer besteht darin, dass Sie im Grunde genommen arbeiten können, wo und für wen Sie wollen. EOR-Dienste beseitigen die rechtlichen Hürden, die verhindern, dass talentierte Arbeitnehmer von Arbeitgebern mit Sitz im Ausland eingestellt werden, und ermöglichen so eine grenzüberschreitende Beschäftigung. Ein Employer of Record erlaubt es Ihnen auch, Ihre Stelle zu behalten, wenn Sie sich entscheiden, in ein anderes Land umzuziehen, um die Flexibilität von Remote Work auszunutzen.

Eine vollständige Übersicht über die Vorteile für Arbeitnehmer, die über einen EOR angestellt werden, bietet Ihnen unser Blog-Artikel 5 benefits for employees when getting hired through an EOR.

Wie lange dauert es, bis ich anfangen kann zu arbeiten?

EOR-Anbieter sind Experten in Sachen Arbeitsrecht und Remote Onboarding. Ihr Hauptgeschäft ist das Einstellen von Mitarbeitern im Auftrag ihrer Kunden. Da sie in den Ländern, in denen sie ihre Dienste anbieten, über eine rechtlich eingetragene Niederlassung verfügen (und diese nicht erst neu gründen müssen), können Sie als neuer Mitarbeiter viel schneller mit der Arbeit beginnen. Wenn Sie zum Beispiel über einen der Employer of Record-Partner von Lano eingestellt werden, können Sie in der Regel schon nach 10 Tagen bei Ihrem neuen Arbeitgeber anfangen.

Was passiert, wenn mein neuer Arbeitgeber beschließt, eine Niederlassung in meinem Heimatland zu gründen?

Wenn das Unternehmen, für das Sie arbeiten, beschließt, eine Niederlassung in dem Land zu gründen, in dem Sie ansässig sind, wird der Employer of Record nicht mehr benötigt. Sobald das Unternehmen dort eine Niederlassung hat, kann es als Ihr rechtmäßiger Arbeitgeber auftreten. Für Sie als Arbeitnehmer bedeutet das, dass Ihr Arbeitsvertrag mit dem EOR durch einen direkten Vertrag mit dem Unternehmen ersetzt wird, für das Sie die ganze Zeit gearbeitet haben.

Mit wem wird mein Arbeitsvertrag geschlossen?

Der Arbeitsvertrag wird direkt zwischen Ihnen und dem Employer of Record geschlossen. Es handelt sich um einen lokalen Arbeitsvertrag, der allen Gesetzen und Vorschriften entspricht, die in dem Land gelten, in dem Sie tätig sind, und der alle relevanten Informationen wie Stellenbeschreibung, Verantwortlichkeiten, Gehalt, Arbeitnehmeransprüche und mehr enthält.

Nach welchem Arbeitsrecht werde ich angestellt?

Da Sie und ihr neuer Arbeitgeber in zwei verschiedenen Ländern mit unterschiedlicher Rechtsprechung ansässig sind, stellt sich natürlich die Frage, welcher rechtliche Rahmen für das Arbeitsverhältnis gelten wird. Wenn Sie über einen Employer of Record eingestellt werden, gilt für das Arbeitsverhältnis immer das Arbeitsrecht des Landes, in dem Sie leben und arbeiten. Das bedeutet, dass dieselben Regeln gelten, als wenn Sie eine Stelle bei einem örtlichen Arbeitgeber annehmen würden.

Welche Leistungen erhalte ich?

Einer der großen Vorteile, über einen Employer of Record angestellt zu sein, ist die Tatsache, dass Sie ein Leistungspaket erhalten, das den örtlichen Standards entspricht. Das heißt, Sie erhalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen sowie weitere in Ihrem Land gängige Mitarbeitervorteile, die Ihnen ein lokaler Arbeitgeber bieten würde. Wenn Sie beispielsweise im Vereinigten Königreich leben, erhalten Sie mindestens 28 bezahlte Urlaubstage pro Jahr (inklusive Feiertage), wie es das britische Arbeitsrecht vorschreibt.

Lokale Arbeitnehmeransprüche zu haben bedeutet auch, dass Sie an örtlichen Feiertagen bezahlten Urlaub haben und die Feierlichkeiten mit Ihrer Familie und Ihren Freunden genießen können. Darüber hinaus kann das ausländische Unternehmen, für das Sie arbeiten, Zusatzleistungen in Ihren Vertrag aufnehmen, z. B. flexible Arbeitszeiten, medizinische Leistungen oder Programme zur Förderung der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz.

Was geschieht, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird?

Ihr Arbeitsvertrag unterliegt den rechtlichen Vorschriften, die in dem Land gelten, in dem Sie leben und arbeiten. Das gilt auch für das Kündigungsverfahren. Unabhängig davon, ob Sie kündigen möchten oder ob das Unternehmen, für das Sie arbeiten, das Arbeitsverhältnis beenden möchte, müssen die in Ihrem Land geltenden gesetzlichen Kündigungsfristen eingehalten werden. Auch Abfindungen und andere ausstehende Zahlungen werden nach den örtlichen Vorschriften gehandhabt.

Wie lange kann ich über den Employer of Record angestellt werden?

Das hängt von dem jeweiligen Land ab sowie von der Lizenz, die der Employer of Record besitzt. Während einige Länder EOR-Anbietern erlauben, im Namen ihrer Kunden unbefristete Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern abzuschließen, legen andere Länder Grenzen für die Dauer des EOR-Vertrags fest. Dies muss von Fall zu Fall geprüft werden.

Wer zahlt mein Gehalt?

Als Ihr rechtmäßiger Arbeitgeber kümmert sich der Employer of Record um alle verwaltungstechnischen Aufgaben, die im Rahmen der Beschäftigung anfallen. Dazu gehören die Anmeldung bei den Behörden, die Lohnabrechnung, das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die Zahlung des Gehalts und das Ausstellen von Lohnzetteln. 

Ihr Gehalt wird in der Landeswährung ausgezahlt, weshalb Sie sich keine Gedanken über Wechselkurse und gegebenenfalls anfallende Gebühren machen müssen. Auch der Abstand der Gehaltszahlungen richtet sich nach den örtlichen Vorschriften. Wenn es in Ihrem Land üblich (oder gesetzlich vorgeschrieben) ist, Mitarbeiter wöchentlich zu bezahlen, dann werden auch Sie einmal pro Woche bezahlt - unabhängig davon, ob das ausländische Unternehmen, für das Sie arbeiten, seine Mitarbeiter normalerweise einmal im Monat bezahlt.

Wer ist für meine Aufgaben und Projekte zuständig?

Der Employer of Record ist zwar Ihr rechtlicher Arbeitgeber, Ihre Zuständigkeiten, Aufgaben und Projekte werden jedoch von dem Unternehmen organisiert, für das Sie tatsächlich arbeiten. Stellen Sie sich das folgendermaßen vor: Während sich der EOR-Anbieter um den Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnung, die Sozialleistungen und die Steuern kümmert, verwaltet das Unternehmen, für das Sie (de facto) arbeiten, Ihre Projekte und Aufgaben. Das Unternehmen ist auch für Weiterbildungsprogramme, Schulungen und virtuelle Teambuilding-Aktivitäten sowie anderer Social Events zuständig.

Wie kann ich mir Kosten erstatten lassen, die mir während meiner Beschäftigung entstehen?

Während Ihrer Tätigkeit für Ihren neuen Arbeitgeber können verschiedene Ausgaben entstehen. Das kann alles Mögliche sein, vom Kauf eines ergonomischen Stuhls für Ihr Homeoffice bis hin zu einer Software, die Sie für ein bestimmtes Projekt benötigen. Am besten erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem neuen Arbeitgeber, welche Ausgaben und Kosten erstattet werden - in der Regel haben Unternehmen interne Richtlinien, in denen das festgelegt ist. Dann senden Sie die Auflistung der Kosten gemeinsam mit den entsprechenden Belegen zur Genehmigung an das Unternehmen, für das Sie arbeiten. Ihr Arbeitgeber informiert dann den EOR-Partner, damit dieser die Erstattung bei der nächsten Gehaltszahlung berücksichtigen kann.

Wie beantrage ich Urlaub?

Urlaubsanträge werden ähnlich wie Kostenerstattungen gehandhabt. Sowohl das Unternehmen, für das Sie arbeiten, als auch der Employer of Record müssen wissen, wann Sie Urlaubstage in Anspruch nehmen - das Unternehmen, weil es wissen muss, wer für Aufgaben und Projekte zur Verfügung steht, und der EOR, weil er die Informationen benötigt, um die Gehaltsabrechnung korrekt durchzuführen. Wenn Sie Urlaub beantragen möchten, ist es am einfachsten, eine E-Mail an den Employer of Record zu senden und Ihren direkten Vorgesetzten im Unternehmen ins Cc zu setzen. Ihr Vorgesetzter wird dann Ihren Urlaubsantrag genehmigen und den EOR darüber informieren, damit dieser die Urlaubstage bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigen kann.

Wo finde ich beschäftigungsbezogene Dokumente wie Lohnzettel usw.?

EOR-Anbieter betreiben in der Regel eine Online-Plattform, auf der sie beschäftigungsbezogene Dokumente wie Lohnzettel hinterlegen. Während Ihres Onboardings mit dem Employer of Record erhalten Sie Zugang zu dieser Plattform, sodass Sie online auf alle Ihre Dokumente zugreifen können.

Bei Lano arbeiten wir mit einem weltweiten Netzwerk von erfahrenen Employer of Record-Partnern zusammen, über das internationale Unternehmen Remote-Mitarbeiter in über 170 Ländern einstellen können. Sobald Sie (d.h. der zukünftige Mitarbeiter) das Stellenangebot akzeptieren, stößt unser EOR-Partner sofort den Einstellungsprozess an, der (aktuell) die folgenden Schritte umfasst:

• Validierung der Informationen: Sie erhalten eine E-Mail von unserem Employer of Record-Partner, in der Sie um die für die Beschäftigung erforderlichen Informationen und Unterlagen gebeten werden.

• Überprüfung des Arbeitsvertrags: Der Employer of Record erstellt einen Arbeitsvertrag mit allen erforderlichen Angaben und schickt ihn zur Genehmigung an das Unternehmen, für das Sie arbeiten werden. Sobald der Vertrag genehmigt ist, wird er Ihnen zugeschickt, damit Sie Ihrerseits die Bedingungen prüfen können.

• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags: Nachdem Sie den Vertrag geprüft haben, unterschreiben Sie ihn und schicken ihn an den EOR-Anbieter zurück.

• Onboarding mit dem EOR: Sobald die Formalitäten erledigt sind, vereinbart der Employer of Record ein virtuelles Onboarding-Meeting mit Ihnen. Während des Gesprächs wird Ihnen gezeigt, wie Sie die Online-Plattform nutzen können, auf der Sie Ihre Lohnzettel etc. einsehen können. Außerdem wird Ihnen erklärt, wie und wann Sie bezahlt werden. Auch alle weiteren offenen Fragen werden im Zuge des Onboarding-Meetings beantwortet. Bitte beachten Sie, dass die eigentliche Einarbeitung direkt von dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, in einer separaten Sitzung durchgeführt wird.

Danach bleibt für Sie nichts weiter zu tun, als sich in Ihre neue Rolle einzufinden und Spaß bei Ihrer neuen Tätigkeit zu haben.