Die Vorteile von automatisierten Payroll-Prozessen

HR und Payroll Manager müssen heute härter arbeiten als je zuvor. Sie sind nicht nur für das Finden, Einstellen und Onboarden von neuen Mitarbeitern zuständig, sondern müssen sich dabei auch um bestehende Teams kümmern und gleichzeitig die Payroll-Prozesse für jeden einzelnen Mitarbeiter koordinieren.

Das wird schnell zu einem Vollzeitjob, insbesondere, wenn Sie mit einem global verteilten Team zusammenarbeiten und auf unterschiedliche lokale Arbeitsrecht- und Steuervorschriften Rücksicht nehmen müssen.

Deswegen setzen immer mehr Unternehmen auf eine automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Eine der vielen Aufgaben, die in den Verantwortungsbereich von Personalabteilungen fallen, ist das Abwickeln einer pünktlichen Bezahlung der Mitarbeiter. Doch da Unternehmen zunehmend auf flexible oder komplett ortsunabhängige Arbeit setzen, wird die rechtskonforme Abwicklung von Zahlungen nicht nur immer komplizierter, sondern vor allem auch zeitintensiver.

Deswegen setzen viele Unternehmen mittlerweile auf automatisierte Payroll-Prozesse. Das bedeutet, dass eine Software sonst manuell ausgeführte Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung und die Bonusausschüttung, die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten sowie das Anweisen von Banküberweisungen übernimmt. Diese Prozesse werden dabei außerdem fortlaufend aktualisiert und für konstante Compliance dokumentiert.

Der große Vorteil von automatisierten Prozessen ist, dass eine Software den komplizierten Teil der Arbeit übernimmt. Aber das ist noch nicht alles. Es gibt noch einige weitere Gründe, die für eine Investition in automatisierte Payroll-Systeme sprechen.

1. Weniger Fehler

Algorithmen sind dafür gemacht, um zu funktionieren. Sie führen programmierte Aufgaben aus und werden dabei nicht von Kollegen oder Anrufen abgelenkt. Kurz gesagt ist es weniger wahrscheinlich, dass ein System Fehler macht.

Automatisierte Payroll-Prozesse sind deswegen eine tolle Möglichkeit, um Fehler auszumerzen. Gerade bei der Arbeit mit Tabellen und dem Umgang mit wichtigen Daten, die über verschiedene Dateien verteilt sind, kann ein kleiner Fehler mehrere Stunden zusätzliche Arbeit bedeuten – von dem damit verbundenen Stress und den Kopfschmerzen für die Personalmanager ganz zu schweigen.

Payroll-Systeme reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern signifikant und ermöglichen es, Daten an einem zentralen Ort zu aktualisieren. Diese Veränderungen sind dann an allen relevanten Kontaktpunkten stets auf dem neuesten Stand.

Außerdem können die Mitarbeiter auch selbst Änderungen an ihren persönlichen Daten vornehmen, zum Beispiel im Falle eines Umzugs. Durch die Auslagerung dieser Aktualisierungen gewinnen Personalabteilungen mehr Zeit für andere Aufgaben.

2. Mehr Zeit (und Geld)

Mit einer Software können Payroll-Details schneller berechnet und verarbeitet sowie Gehaltsanweisungen pünktlich abgewickelt werden.

Automatisierte Payroll-Systeme sind außerdem eine tolle Möglichkeit, um Aufgaben outzusourcen und HR Managern mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Dadurch können sie sich wichtigeren Prozesse wie der Mitarbeiterzufriedenheit, dem Einstellen und Onboarden von neuen Talenten sowie dem Schaffen einer freundlichen und positiven Arbeitskultur innerhalb des Unternehmens widmen.

Diese erhöhte Produktivität der Mitarbeiter kann wiederum die laufenden operativen Kosten senken und drei bis fünf zusätzlichen Arbeitsstunden pro Woche frei machen, in denen andere Aufgaben erledigt werden können.

3. Mehr Sicherheit

Mitarbeiterdaten müssen vertraulich behandelt werden und dürfen nur autorisiertem Personal zugänglich sein. Wenn man Gehaltstabellen aber ausgedruckt oder physische Kopien von Zahlungsbelegen aufbewahrt, können diese Daten schnell in die falschen Hände geraten.

Payroll-Systeme hingegen verwenden verschlüsselte Daten, damit diese stets geschützt sind. Darüber hinaus können steuerrelevante Informationen rechtskonform gelagert und dokumentiert werden, damit Sie bestens auf die nächste Steuererklärung vorbereitet sind.

4. Einfache Handhabung

Die Automatisierung von Payroll-Prozessen ist der Traum eines jeden Personalmanagers. Mit nur einem Klick können Sie Steuern berechnen, Daten exportieren und Auswertungen herunterladen, mit denen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sowie die Gehaltsausgaben des Unternehmens in detaillierten Grafiken und Berichten nachvollziehen können.

Wenn Sie es mal eilig haben und schnell eine bestimmte Statistik für Ihren Chef benötigen, dann können Sie innerhalb weniger Sekunden den gewünschten Bericht aus dem System anfordern. Einfacher geht es nicht!

Es gibt verschiedene Lösungen auf dem Markt, mit denen Sie den Automatisierungsprozess Ihrer Payroll umsetzen können. Eine davon ist Lano.

Was uns jedoch von anderen Systemen unterscheidet, ist unser Fokus auf globale Payroll für auf der ganzen Welt verteilte Teams. Als erfahrener Experte in diesem Bereich helfen wir Unternehmen dabei, automatisierte Payroll-Prozesse aufzusetzen, mit denen auch international verteilte Teams verwaltet werden können. Unsere Software beinhaltet eine Lösung für das rechtskonforme Bezahlen von Mitarbeitern in mehr als 150 Ländern auf der ganzen Welt – und das gemäß aller unterschiedlichen lokalen Arbeitsrecht- und Steuervorschriften.

→ Erfahren Sie mehr über die globale Payroll Lösung von Lano

Das Automatisieren von Payroll-Prozessen ist insbesondere für Unternehmen hilfreich, deren Mitarbeiter überall auf der Welt verteilt leben und arbeiten.

Das manuelle Verwalten der Payroll mag vielleicht für kleine Teams von 5 bis 10 Mitarbeitern noch funktionieren, aber wenn Sie mit Ihrem Unternehmen expandieren und mehr Mitarbeiter einstellen möchten, dann sollten Sie auf jeden Fall in eine Softwarelösung zur Automatisierung der Payroll investieren. Denn dadurch stehen Ihnen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung und Sie können sich voll und ganz auf das Wachstum Ihrer Firma fokussieren.