Freelancer Management System oder Vendor Management System?

Ob für Unternehmen ein Freelancer Management System oder Vendor Management System zur Verwaltung externer Ressourcen besser geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen ab. Oft ist eine Kombination aus beiden Systemen sinnvoll.

In größeren Unternehmen ist der Einsatz eines Vendor Management Systems (VMS) zur Steuerung der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Lieferanten heute meist unverzichtbar. Ein VMS schafft Transparenz und Sicherheit bei der Beauftragung von externen Ressourcen, reduziert den administrativen Aufwand und liefert umfangreiche Daten zur Evaluation der Lieferantenperformance und Überwachung von Budgets.

Ein Freelance Management System (FMS) vereint prinzipiell die gleichen Funktionen wie ein VMS. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass mit einem FMS vordergründig nicht Unternehmenspartner wie Personalvermittlungsagenturen oder Lieferanten verwaltet werden, sondern einzelne Personen, also Freelancer bzw. Freiberufler oder Einzelunternehmer.

Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, seien es Personalvermittler, Marketingagenturen oder andere Anbieter, wird durch das richtige VMS erheblich verbessert. In der Regel pflegen Unternehmen zu ihren externen Dienstleistern längerfristige Geschäftsbeziehungen, d.h. eine überschaubare Anzahl von Partnern wird immer wieder für Dienstleistungen beauftragt. Das bringt den Vorteil, dass das VMS mit der Zeit auf beiden Seiten tief in bestehende Workflows integriert und auf spezifische Bedürfnisse angepasst werden kann.

Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern stehen Unternehmen i.d.R. vor grundsätzlich verschiedenen Herausforderungen. In wenigen Wochen oder Monaten können mitunter mehrere tausend verschiedene Freelancer für Projekte eingesetzte werden. Dabei kann das Engagement von Freelancern sehr kurzfristig erforderlich sein, sporadisch stattfinden oder auch nur einmalig sein. Freelancer oder Freiberufler möglichst schnell zu beauftragen und dabei auch alle notwendigen Daten zu erfassen, um sich etwa gegen Scheinselbstständigkeit abzusichern und andere Compliance-Vorschriften einzuhalten, ist eine Herausforderung, die sich mit einem VMS kaum meistern lässt.

Ein VMS unterstützt die längerfristige oder regelmäßig wiederkehrende Zusammenarbeit mit einer überschaubaren Anzahl externer Partner. Ein FMS ermöglicht hingegen insbesondere die schnelle und womöglich auch nur einmalige Beauftragung von einer hohen Anzahl von externen, unabhängigen Einzelpersonen.Ein Freelancer Management System unterstützt Unternehmen u.a. in folgenden Bereichen:

• Schnelles und rechtssicheres Onboarding von Freelancern

• Aufbau und Verwaltung eines Talentpools mit allen wichtigen Informationen wie Kontaktdetails, Verträgen, fachlichen Qualifikationen, Arbeitshistorien etc. an einem Ort

• Einfache Ressourcenbeschaffung und Auftragsvergabe an Akteure des Talentpools

• Direkte Kommunikation und Projektzusammenarbeit

• Automatisierte Rechnungsstellung, einfache Rechnungsgenehmigung und Bezahlung

Mit der Unterstützung durch ein FMS wird die Zusammenarbeit mit Freelancern auf individueller Ebene möglich. Das heißt, einzelne Abteilungen oder einzelne Projektteams innerhalb des Unternehmens können unabhängig von der Personalabteilung Freelancer beauftragen und verwalten, ohne dass hierdurch Transparenzlücken entstehen. Durch die zentrale Ablage von Kontaktdaten, Verträgen, Rechnungen u.a. in einem FMS haben alle betroffenen Stellen des Unternehmens jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen.

Während Projektteams ein FMS vermutlich vorwiegend dazu nutzen, um bei Bedarf nach geeigneten Freelancern zu suchen und mit diesen an Projekten zusammenarbeiten, liegt der Wert eines FMS für die Personalabteilung insbesondere darin, einen Überblick zu haben, welche externen Partner für das Unternehmen arbeiten und welche Verträge hierzu abgeschlossen wurden. Die Buchhaltung hat durch ein FMS einen zentralen Überblick über alle anfallenden Kosten im Zuge der Zusammenarbeit mit Fremdpersonal und spart Zeit bei der Bearbeitung von Rechnungen.

In vielen Unternehmen ist die enge Zusammenarbeit mit Freelancern heute nicht mehr wegzudenken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In einigen Branchen, wie etwa der IT-Sparte, herrscht sogar ein regelrechter Kampf um die besten Freelancer. Hier können sich Fachkräfte ihren Auftraggeber quasi frei wählen. Das Rennen machen meist diejenigen Unternehmen, die ihren Freelancern nicht nur eine attraktive Vergütung bieten, sondern auch eine möglichst bequeme Art der Zusammenarbeit ermöglichen.

Ein FMS bietet Freelancern viele Funktionen, um die Zusammenarbeit mit Unternehmen reibungslos zu gestalten. Zu denken ist hier zuallererst natürlich an einen unkomplizierten Zahlungsprozess. Nichts verärgert Freelancer mehr, als Wochen oder Monate ausstehenden Rechnungen hinterherlaufen zu müssen. Mit einem FMS können sie Rechnungen nicht nur schnell erstellen, sondern dank automatisierter Verarbeitungsprozesse auf Seiten des Auftraggebers auch auf eine pünktliche Bezahlung vertrauen.

Zudem gelten die genannten Vorteile eines FMS für Unternehmen in gleicher Weise auch für Freelancer. Es besteht jederzeit Zugriff zu allen Verträgen und anderen Vereinbarungen, die Beauftragung läuft schnell und Folgeaufträge können noch schneller realisiert werden. Der Kontakt zu den richtigen Ansprechpartnern findet über ein FMS ohne Umwege statt und die Möglichkeit zur fortlaufenden Kommunikation während der Projektzusammenarbeit verhindert Unklarheiten bzgl. der Auftragsanforderungen.

Wenn Unternehmen regelmäßig sowohl mit Dienstleistungsunternehmen als auch mit Freelancern zusammenarbeiten, heißt das nicht, dass hierfür zwei verschiedene Verwaltungssysteme Anwendung finden müssen. Ganz im Gegenteil ist es meist sogar wesentlich sinnvoller, ein kombiniertes System einzusetzen. Allerdings muss dieses System die spezifischen Verwaltungserfordernisse in Bezug auf Dienstleister auf der einen und Freelancer auf der anderen Seite bestmöglich abdecken.Zu achten ist hierbei darauf, dass

• sich das System ohne viel Aufwand in bestehende Prozesse integrieren lässt

• Freelancer sowohl direkt als auch über Agenturen beauftragt werden können

• die Möglichkeit besteht, alle externen Kontakte in einer Datenbank zu organisieren, um schnell passende Kandidaten für Aufträge zu finden

• alle Unternehmensbereiche vom System mit denjenigen Informationen versorgt werden, die sie brauchen

• sich das System schnell an sich verändernde rechtliche oder strategische Rahmenbedingungen adaptieren lässt.