Arbeitszeiterfassung: In diesen Ländern ist sie gesetzlich vorgeschrieben

Arbeitszeiten zu erfassen ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig zu wissen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten, um sicherzustellen, dass sie korrekt bezahlt werden und dass die gesetzlichen Grenzen für Arbeitszeiten und Überstunden eingehalten werden. Darüber hinaus kann Arbeitszeiterfassung Unternehmen dabei helfen, der Überarbeitung ihrer Mitarbeiter vorzubeugen.

Abgesehen von den unterschiedlichen Vorteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber kann das Dokumentieren von Arbeitszeiten aber auch gesetzlich vorgeschrieben sein und dadurch zu einem Compliance-Risiko für internationale Unternehmen mit weltweit verteilten Teams werden. Aus diesem Grund haben wir einen Überblick über Regeln und Gesetze zur Arbeitszeiterfassung in der ganzen Welt zusammengestellt.

Der Begriff Arbeitszeiterfassung beschreibt das Aufzeichnen und Dokumentieren der Arbeitszeiten von Mitarbeitern und ist Teil des Zeit- und Anwesenheitsmanagements im Unternehmen. Die Arbeitszeiterfassung dient in erster Linie dazu, die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich Arbeitszeiten und Überstunden zu gewährleisten. Sie kann aber auch eingesetzt werden, um die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu messen. Arbeitgeber können die Arbeitszeiten auf verschiedene Weise erfassen, z. B. händisch mit Stundenzetteln, per Stechuhr, per App oder per GPS-Tracking.

Arbeitgeber müssen wissen, wie viele Stunden ihre Mitarbeiter pro Tag arbeiten. Sei es um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer nicht überlastet werden, oder um zu kontrollieren, dass Mitarbeiter die erforderliche Arbeit leisten. Dies gilt sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für Remote-Mitarbeiter. Bei Arbeitnehmern im Homeoffice ist es sogar noch wichtiger, die Arbeitszeiten genau zu erfassen, da hier nicht über die physische Anwesenheit der Arbeitnehmer kontrolliert werden kann.

Obwohl viele Remote-First-Unternehmen eine Vertrauenskultur aufbauen und sich gegen eine Kontrolle der Arbeitszeiten und Aktivitäten ihrer Mitarbeiter entscheiden, kann die Arbeitszeiterfassung ein hilfreiches Instrument sein, um die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Gesundheit der Mitarbeiter zu verbessern. Zu viel Arbeit beeinträchtigt die Work-Life-Balance und kann letztlich zu Stress, Erschöpfung und Burnout führen. Da das Burnout-Risiko bei Remote-Mitarbeitern besonders hoch ist, hat das Gewährleisten der psychischen Gesundheit in Remote Teams oberste Priorität, und dazu gehört auch die Überwachung der Arbeitszeiten.

Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung auch von entscheidender Bedeutung, wenn es um das Recht auf Abschalten geht. Nur mit einer ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung kann ein Unternehmen nachweisen, dass ein Mitarbeiter genügend Zeit zum Ausruhen und Abschalten hat.Ein weiterer Grund, warum das Erfassen von Arbeitszeiten in global verteilten Teams ein wichtiges Thema ist, besteht darin, dass die Arbeitszeiterfassung in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist. Für Unternehmen mit einem Remote Team bedeutet das, dass sie die im jeweiligen Land geltenden Arbeitszeiterfassungsgesetze einhalten müssen. Tun sie dies nicht, riskieren sie nicht nur Bußgelder, sondern auch weitere Konsequenzen wie die Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeit- und Überstundengrenzen.

Nicht in jedem Land der Welt gibt es spezielle Regeln für die Arbeitszeiterfassung. Aber in den Fällen, in denen die Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben ist, ist es für Arbeitgeber wichtig, die genauen Regeln zu kennen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über Arbeitszeiterfassungsgesetze in verschiedenen Ländern.

Australien

Vorschriften zu Arbeitszeiten, Ruhetagen, Urlaub und mehr sind im australischen Fair Work Act zusammengefasst. Die wöchentliche Arbeitszeit ist auf 38 Stunden begrenzt - jede darüber hinausgehende Arbeitsstunde gilt als Überstunden. Im Fair Work Act ist auch festgelegt, wie Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen müssen. Gemäß den Vorschriften müssen Arbeitgeber Zeit- und Lohnaufzeichnungen 7 Jahre lang aufbewahren. Auf der offiziellen Website finden Arbeitgeber Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung. 

Einzelheiten zum australischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Australien.

Deutschland

In Deutschland dürfen Arbeitnehmer bis zu 48 Stunden pro Woche arbeiten. Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt 10 Stunden. Überstunden müssen ausdrücklich im individuellen Arbeitsvertrag geregelt werden. Obwohl Deutschland keine nationale Richtlinie als Antwort auf das EuGH-Urteil von 2019 ausgearbeitet hat (siehe nächster Abschnitt), bestehen Regeln zur Arbeitszeiterfassung, die dem Gerichtsurteil vorausgehen. Nach deutschem Recht müssen Arbeitgeber jede Arbeitsstunde aufzeichnen, die über die reguläre tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag hinausgeht. Außerdem ist die Arbeitszeiterfassung für Mindestlohnempfänger gesetzlich vorgeschrieben.

Einzelheiten zum deutschen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Deutschland.

Europäische Union

Die Europäische Arbeitszeitrichtlinie aus dem Jahr 2003 legt klare Regeln und Vorschriften für Arbeits- und Überstunden fest, um die Gesundheit der Arbeitnehmer in der Europäischen Union zu schützen. Im Jahr 2019 wurde die Richtlinie durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ergänzt, das besagt, dass Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter überwachen müssen, um die Einhaltung der in der Arbeitszeitrichtlinie festgelegten Vorschriften zu gewährleisten.

Das Urteil schreibt die Verwendung "objektiver, zuverlässiger und zugänglicher Systeme zur Aufzeichnung und Messung der von jedem Arbeitnehmer täglich geleisteten Arbeitszeit" vor.Infolge des Urteils haben mehrere Mitgliedstaaten nationale Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung erlassen. Allerdings sind die Vorschriften in den einzelnen Mitgliedstaaten unterschiedlich streng, und einige Länder wie Frankreich haben bislang noch keine allgemeine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung eingeführt.

Kanada

Das kanadische Arbeitsrecht regelt Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und andere grundlegende Bedingungen von Arbeitsverhältnissen auf Bundesebene. Nach den bundesstaatlichen Vorschriften beträgt die wöchentliche Standardarbeitszeit 40 Stunden, mit einem vollen Ruhetag pro Woche. In keinem Fall darf die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers 48 Stunden in einer Woche oder 10 Stunden an einem Tag überschreiten. Das Arbeitsgesetz verpflichtet die Arbeitgeber außerdem, genaue Aufzeichnungen zu führen, aus denen hervorgeht, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer pro Tag gearbeitet hat. Diese Aufzeichnungen müssen 36 Monate lang aufbewahrt werden.  

Einzelheiten zum kanadischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Kanada.

Niederlande

Laut einer vergleichenden Studie von Ius Laboris über die Arbeitszeiterfassung in der EU haben die Niederlande zusammen mit Spanien die strengsten Vorschriften, was die Arbeitszeiterfassung betrifft. Das niederländische Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass Arbeitnehmer nicht mehr als 12 Stunden an einem Tag beziehungsweise 48 Stunden pro Woche (im Durchschnitt über einen Zeitraum von 16 Wochen, oder 55 Stunden über einen Zeitraum von 4 Wochen) arbeiten dürfen. Die absolute Höchstzahl der Stunden beträgt 60 pro Woche. Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen den Arbeitnehmern zugänglich gemacht und mindestens 52 Wochen lang aufbewahrt werden. Die Vorschriften gelten jedoch nicht für Arbeitnehmer, die mehr als das Dreifache des nationalen Mindestlohns verdienen.

Einzelheiten zum niederländischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Niederlande.

Schweiz

Die normale Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers sollte 45 Stunden nicht überschreiten. Jede darüber hinaus geleistete Arbeit gilt als Überstunden, die mit einem Lohnzuschlag von 25% vergütet werden müssen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer zu erfassen und zu dokumentieren. Dies ist in Artikel 46 des Schweizer Arbeitsgesetzes und Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz geregelt. Die Stundenaufzeichnungen müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, welche Zeiterfassungssysteme oder -instrumente er einsetzt. 

Einzelheiten zum Schweizer Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Schweiz.

Spanien

Am 12. Mai 2019 trat das königliche Gesetzesdekret 8/2019 (Real Decreto Legislativo 8/2019) in Kraft, das Arbeitgeber mit Angestellten in Spanien verpflichtet, die Arbeitszeiten und Anwesenheit aller Mitarbeiter zu erfassen. In dem Dekret wird jedoch nicht klargestellt, wie die Arbeitszeit zu erfassen ist - außer dass Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine stündliche Aufzeichnung führen müssen. Die Stundenaufzeichnungen müssen 4 Jahre lang aufbewahrt werden. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit ist auf 40 Stunden begrenzt. Innerhalb eines Tages darf ein Arbeitnehmer nicht mehr als 9 Stunden arbeiten, der übliche Standard sind 8 Stunden. Überstunden sind auf 80 Stunden pro Jahr begrenzt.

Einzelheiten zum spanischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Spanien.

Vereinigte Staaten

Arbeitszeiten, Überstunden und andere allgemeine Arbeitsbedingungen werden durch den Fair Labor Standards Act (FLSA) geregelt, der für Arbeitgeber gilt, die unter Bundesrecht fallen. Die Arbeitszeit ist auf 40 Stunden pro Woche festgelegt, wobei zusätzliche Stunden als Überstunden gelten. Das Gesetz enthält auch Regeln für die Überwachung der Anwesenheit von Mitarbeitern, die besagen, dass Arbeitgeber Zeit- und Lohnaufzeichnungen für jeden Mitarbeiter führen müssen. Die Aufzeichnungen müssen sowohl die täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden als auch Überstunden und den Beginn jeder Arbeitswoche enthalten. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 2 Jahre. Daneben gibt es auch Gesetze in den einzelnen Bundesstaaten, an die sich Arbeitgeber halten müssen. 

Einzelheiten zum amerikanischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide USA.

Vereinigtes Königreich

Das geltende Regelwerk für Arbeitszeiten, Überstunden etc. ist die Working Time Regulations von 1998. Die wöchentliche Arbeitszeit darf im Durchschnitt 48 Stunden nicht überschreiten (berechnet über einen Zeitraum von 17 Wochen), die tägliche Arbeitszeit kann jedoch flexibel gestaltet werden. Die Stunden müssen auf einem Stundenzettel festgehalten werden. Letztere müssen mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden. 

Einzelheiten zum britischen Arbeitsrecht und weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften finden Sie in unserem Global Hiring Guide Vereinigtes Königreich.

Arbeitszeiterfassungsgesetze sind nur ein Beispiel für die vielen arbeitsrechtlichen Vorschriften, die Arbeitgeber beachten müssen. Unternehmen mit einem weltweit verteilten Team sind einem besonders hohen Risiko ausgesetzt, da sie die Arbeitsgesetze von mehreren Ländern einhalten müssen. Eine einfache Möglichkeit für international tätige Unternehmen, beim Einstellen von Mitarbeitern im Ausland volle Compliance zu gewährleisten, ist ein Employer of Record-Dienst. 

Ein Employer of Record (kurz: EOR) ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne dafür extra eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Als juristischer Arbeitgeber übernimmt der EOR alle rechtlichen und administrativen Pflichten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, während das Unternehmen, das den EOR-Service beauftragt, die volle Kontrolle über die täglichen Aktivitäten des Arbeitnehmers behält.

Lano arbeitet mit einem globalen Netzwerk von erfahrenen Employer of Record-Partnern zusammen, das über 170 Länder weltweit abdeckt. Stellen Sie Remote-Mitarbeiter weltweit in weniger als 2 Wochen ein, ohne sich Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften machen zu müssen. Buchen Sie eine Demo mit unserem Team, um mehr zu erfahren.