Alles, was Sie über Payroll-Konsolidierung wissen müssen

Mit einem Unternehmen international zu expandieren bringt viele Herausforderungen mit sich. Eine davon ist das Verwalten der Payroll für ein global verteiltes Team und das Einhalten von Compliance-Regelungen für Teammitglieder auf der ganzen Welt. Um die eigene Personalabteilung dabei zu entlasten, setzen viele Geschäftsführer auf lokale Payroll-Anbieter, die sich um die Zahlungsabwicklungen in einem bestimmten Markt kümmern.

Doch obwohl das Outsourcen der Payroll durchaus die Compliance-Risiken für ein Unternehmen mindert, so müssen Mitarbeiter dafür oft mit ganz unterschiedlichen Systemen arbeiten, die keine einheitlichen, standardisierten Daten zur Verfügung stellen. Das führt oftmals dazu, dass es keine verlässlichen Daten für die verschiedenen Märkte gibt, worunter die Effizienz der Payroll-Prozesse massiv leidet.

Eine Möglichkeit, internationale Payroll-Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch einheitlicher und transparenter zu gestalten, ist die Konsolidierung der Vorgänge. In diesem Artikel verraten wir Ihnen alles, was Sie über die globale Payroll-Konsolidierung wissen müssen. Dabei gehen wir unter anderem darauf ein, wann und warum globale Unternehmen eine Konsolidierung in Betracht ziehen sollten und wie sie das mit Lano erreichen können. Aber zuerst schauen wir uns einmal genauer an, was Payroll-Konsolidierung überhaupt bedeutet.

Neben einem verstärkten Interesse an globalen Payroll-Prozessen ist mittlerweile auch die globale Payroll-Konsolidierung zu einem echten HR-Trend geworden. Aber was genau bedeutet es, wann man seine globalen Payroll-Prozesse konsolidiert?

Ein Blick in ein Lexikon erklärt, dass das Wort Konsolidierung unterschiedliche Bedeutungen haben kann, je nachdem, in welchem Kontext es Verwendung findet. So kommt der Begriff unter anderem in den Bereichen des Rechts, der Finanzen und in weiteren Unternehmenszusammenhängen vor. Was alle diese Bereiche jedoch gemeinsam haben, ist, dass Konsolidierung einen Prozess beschreibt, in dem verschiedene einzelne Komponenten zu einer einzigen Einheit zusammengeführt werden. Genau das passiert auch, wenn wir von Payroll-Konsolidierung sprechen.

Payroll-Konsolidierung bezieht sich auf einen Prozess, bei dem länderspezifische Payroll-Vorgänge zentral in einer einzigen Plattform zusammengeführt werden. Statt also mehrere unterschiedliche und nicht einheitlich aufgesetzte Systeme für die Abwicklung der Payroll zu nutzen, werden die Daten von allen verschiedenen lokalen Payroll-Anbietern automatisch in einer zentralen und standardisierten Plattform vereinheitlicht. Dadurch haben Sie stets einen aktuellen Überblick über die Payroll-Prozesse und die Kosten für alle Ihre globalen Mitarbeiter.

Ein weiterer Begriff, der in diesem Kontext oft verwendet wird, ist die Payroll-Aggregation - oder auch Payroll-Aggregator, was externe Anbieter beschreibt, die diesen Service anbieten. Die beiden Begriffe ähneln sich zwar sehr, zum Beispiel in der Tatsache, dass es bei beidem um die Zusammenarbeit mit mehreren lokalen Payroll-Partnern geht und diese individuellen Daten wiederum in ein zentrales System eingespeist werden, aber dennoch gibt es den ein oder anderen Unterschied zwischen den beiden Ansätzen.

Während Payroll-Aggregatoren zwar häufig auch ein Kundeninterface anbieten, über das die Daten der lokalen Payroll-Anbieter verfolgt werden können, so werden die Prozesse und Daten trotzdem weniger stark in bestehende Systeme integriert. Bei einer globalen Payroll-Konsolidierung wird hingegen stark auf Technologie gesetzt, um nicht nur Daten zu sammeln, sondern sie auch in eine einheitliche Form zu bringen und sie in einer zentralen Plattform für den Kunden zugänglich aufzubereiten. 

Einheitliche Lösungen für globale Payroll-Prozesse beinhalten außerdem oft auch spezielle Reporting-Funktionen, mit denen sich einfach die Kosten für die globale Payroll überwachen lassen und die Ausgaben für verschiedene Länder miteinander vergleichen können. Darüber hinaus können Sie das System über ein API auch in andere bestehende HR Tools integrieren.

Das Zusammenführen von verschiedenen Payroll-Systemen in einer zentralen Datenbank ist dann interessant für Unternehmen, wenn es bereits Payroll-Prozesse in verschiedenen Ländern abwickelt. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn bereits eine internationale Expansion stattgefunden hat oder wenn Sie viele verschiedene Mitarbeiter auf der ganzen Welt beschäftigen. Kurz gesagt: Sobald es zunehmend komplizierter wird, Payroll-Prozesse für verschiedene Märkte effizient abzuwickeln und dabei einen transparenten Überblick über die Kosten zu behalten, sollten Sie sich mit dem Thema der Payroll-Konsolidierung auseinandersetzen.

Gerade für international tätige Unternehmen ist es wichtig, eine gute Dateneinsicht zu haben. Dafür gibt es zwei Gründe: Zum einen helfen transparente Daten Unternehmen dabei, globale Lohnkosten im Blick zu behalten (was immerhin einen großen Teil der Unternehmensausgaben ausmacht) und detaillierte Berichte dazu zu erstellen. Zum anderen sind diese Daten wichtig, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen. So können Analysen zur globalen Payroll dabei helfen, die individuellen Ressourcen an Ihren Standorten effektiver zu verteilen und unnötige Kosten zu sparen.

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Gründe, die für eine Konsolidierung Ihrer globalen Payroll-Prozesse sprechen. Dazu gehört unter anderem auch, dass eine einheitliche Lösung Compliance sowie Datensicherheit garantiert. Bei einer globalen Payroll-Konsolidierung werden alle Daten von den verschiedenen Anbietern über einen automatisierten Datenfluss in eine sichere Cloud übertragen. Da sowohl die Übertragung als auch das Speichern der Payroll-Daten innerhalb eines geschützten Systems stattfinden, besteht nur ein minimales Sicherheitsrisiko bei dem Prozess. Außerdem helfen die detaillierten Berichte dabei, Arbeitszeiten, Überstunden, bezahlten Urlaub usw. zu dokumentieren und dabei stets konform mit den lokalen Gesetzen zu handeln.

Ein weiterer großer Vorteil von einer globalen Payroll-Konsolidierung ist, dass dadurch weniger Fehler gemacht werden und Ihr Personalteam sich auf wichtigere Aufgaben fokussieren kann, als stets die gleichen Vorgänge händisch auszuführen. Das erhöht nicht nur Ihre Produktivität, sondern ermöglicht es Ihnen auch, freie Kapazitäten für das Unternehmenswachstum zu nutzen. Da die Datenübertragung nun automatisch ausgeführt wird, kann sich Ihr Team wichtigeren Aufgaben widmen. Kurz gesagt ist die Konsolidierung Ihrer globalen Payroll die Antwort auf viele der Herausforderungen, die internationale Unternehmen bewältigen müssen.

Unternehmen, die sich bei dem Verwalten Ihrer globalen Payroll auf einen externen Serviceanbieter ohne eine Cloud-basierte Softwarelösung verlassen, werden früher oder später auf einige Probleme stoßen. Dazu gehören unter anderem unterschiedlichen Dateiformate, individuelle Systeme, die nicht miteinander kompatibel sind, und das händische Verwalten von Daten an zu vielen Kontaktpunkten.

Um diesen Problemen vorzubeugen, hat Lano eine Software entwickelt, die Ihre globalen Payroll Prozesse vereinfacht. Mit unserer ganzheitlichen Lösung können Sie all Ihre lokalen Payroll-Anbieter ganz einfach in eine Plattform integrieren und verwalten. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu unserem Netzwerk an erfahrenen lokalen Payroll-Anbietern, mit denen Sie Payroll-Prozesse in mehr als 150 Ländern schnell und verlässlich abwickeln können.

Sobald alle Ihre neuen und bestehenden Payroll-Partner in die Lano-Plattform integriert sind, beginnt unsere Software automatisch damit, die Payroll-Daten von den verschiedenen Anbietern abzufragen, zu vereinheitlichen und zusammenzuführen, damit Sie Ihre Payroll-Daten zu Ihrem globalen Team in einem standardisierten Dashboard einsehen können. Unpassende Dateiformate, Exceltabellen, unzählige E-Mails und eine manuelle Dateneingabe sind auf einmal Schnee von gestern. Darüber hinaus können Sie in Lano auch direkt mit Ihren Dienstleistern und Auftragnehmern kommunizieren, um Probleme schneller zu lösen.

Sie wollen wissen, wie Lano Ihre globale Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfachen kann? Dann melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.