7 Gründe für die Integration Ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssoftware

Mitarbeiterdaten werden im Personalinformationssystem (HRIS) gespeichert. Arbeitszeiten und Anwesenheit sind in einem separaten Tool erfasst. Für Urlaubsanträge wird nochmal ein anderes Programm verwendet. Und die Lohnabrechnung läuft über ein völlig separates System. So sieht die Realität in vielen Unternehmen aus. Lohnbuchhaltung und Personalabteilung benötigen für viele Prozesse und Aufgaben Zugriff auf die gleichen Datensätze, und doch arbeitet jede Abteilung mit ihren eigenen Tools und Systemen.

Das Ergebnis sind eine sehr geringe Datentransparenz, doppelte Arbeitsaufwände in der Datenpflege, die eigentlich zentralisiert durchgeführt werden könnte, vergeudete Ressourcen für unnötige Arbeit, und unzufriedene Mitarbeiter, die sich über die langsamen und komplizierten Prozesse beschweren.

Um die Prozesseffizienz im gesamten Unternehmen zu steigern und wertvolle Ressourcen für wichtigere Aufgaben sowohl in der Personalabteilung als auch in der Lohnbuchhaltung freizusetzen, sollten Unternehmen die Integration der Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme in Betracht ziehen. Welche Vorteile die Integration von HR und Payroll bringt, verraten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag. Dabei werden wir auch genauer auf das Thema Integration im Rahmen einer globalen Payroll eingehen.

Die Gehaltsabrechnungssoftware zu integrieren bedeutet, diese mit anderen Softwaresystemen und/oder Tools zu verbinden, die Sie für das Personalmanagement verwenden. Es handelt sich hierbei also um eine Synchronisierung der Gehaltsabrechnung und anderen Softwareanwendungen, um den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen zu ermöglichen und so auf alle erforderlichen Daten zugreifen zu können. Bei der zu integrierenden Software kann es sich um ein Tool zur Arbeitszeiterfassung, um eine andere Buchhaltungs- und Finanzsoftware, oder um Ihr zentrales Personalsystem handeln, in dem Sie alle beschäftigungsbezogenen Dokumente und Informationen über jeden Ihrer Mitarbeiter speichern.

Eine integrierte Lösung für Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung bietet viele Vorteile, darunter mehr Effizienz, gesteigerte Compliance, bessere Employee Experience und verbessertes Reporting. Hier haben wir Ihnen sieben Vorteile integrierter HR- und Gehaltsabrechnungssysteme aufgelistet.

1. Schluss mit doppeltem Dokumentationsaufwand, endlosen Papierwege und zahllosen Passwörtern

Die Pflege von zwei getrennten Systemen und die manuelle Übertragung von Daten von einem System ins andere erfordert einen erhöhten Dokumentationsaufwand. Meist wird derselbe Datensatz doppelt, also einmal in jedem System, angelegt und verwaltet. Die daraus resultierenden Papierwege sind ein weiterer Grund, warum sich die Integration von Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware lohnt. Ebenso wie die verringerte Anzahl von Passwörtern, die man sich merken muss.

2. Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Den Mitarbeitern während des gesamten Beschäftigungszyklus die bestmögliche Employee Experience zu bieten, ist eine der obersten Prioritäten im Talentmanagement und in der Mitarbeiterbindung. Integrierte Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme verfügen häufig über Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter, die so ihre persönlichen Daten online abrufen und aktualisieren können, ohne sich an die Personalabteilung wenden zu müssen. 

Sind HR- und Gehaltsabrechnungssystem integriert, kann Ihr Team zentral auf alle notwendigen Informationen zugreifen, z. B. auf Lohnzettel, Job- und Vertragsdetails und Sozialleistungen. Eine integrierte Lösung ist zudem viel benutzerfreundlicher, als wenn man sich in verschiedenen Systemen mit unterschiedlichen Logins zurechtfinden muss. Persönliche Daten nur in einem statt in mehreren Systemen aktualisieren zu müssen spart außerdem einiges an Zeit.

3. Automatisierung von Verwaltungsaufgaben

Durch die Integration ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssoftware können Unternehmen manueller Datenverarbeitung und mühsamen Verwaltungsaufgaben ein Ende setzen. Anstatt Daten manuell vom HR-System in das Gehaltsabrechnungssystem (oder umgekehrt) zu übertragen und wertvolle Zeit und Ressourcen damit zu verschwenden, die Daten in beiden Systemen auf dem neuesten Stand zu halten, ist es viel einfacher, beide Systeme zu integrieren und einen automatisierten Datenfluss zu ermöglichen. 

Nehmen wir die Stundenauflistung der Mitarbeiter als Beispiel. Zeit und Anwesenheit werden normalerweise im HR-System erfasst und gespeichert. Die Datensätze werden jedoch für die Gehaltsabrechnung benötigt. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit es kostet, die Daten aus dem HR-System zu extrahieren und für jede Abrechnung in die Lohnsoftware zu importieren. Ihre Mitarbeiter könnten in dieser Zeit weitaus sinnvollere Aufgaben erledigen. Mit einem integrierten HR- und Gehaltsabrechnungssystem können Sie die Effizienz der internen Arbeitsabläufe erheblich steigern und Ihre Ressourcen besser nutzen.

4. Geringere Fehlerquellen

Das versehentliche Überspringen einer Zeile reicht aus, damit ein ganzer Datensatz falsch ist. Werden Daten manuell eingegeben, ist die Gefahr von Fehlern groß. Falsche Daten gelangen dann ins Reporting und können im schlimmsten Fall zu fatalen Geschäftsentscheidungen führen. Unternehmen sollten daher den Umfang der manuellen Datenverarbeitung auf ein absolutes Minimum reduzieren. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Integration der Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme.

Wenn die beiden Systeme miteinander verbunden sind und somit eine automatisierte Datenübertragung und -aktualisierung möglich ist, kann die Fehlerquote deutlich verringert werden - vor allem wenn neue Daten nur einmal statt zweimal eingepflegt werden müssen. Das Gleiche gilt für die Aktualisierung bestehender Daten. Eine reduzierte Fehlerquote bei der Gehaltsabrechnung sorgt für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, was sich letztlich in einer niedrigen Mitarbeiterfluktuation niederschlägt.

5. Mehr Transparenz und verbesserte Berichterstattung

Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme zu verknüpfen bedeutet, eine Single Source of Truth für alle Ihre mitarbeiterbezogenen Daten zu schaffen. Das Bündeln aller Daten an einem zentralen Ort erhöht die Datentransparenz und ermöglicht eine schnellere und bessere Berichterstattung. Da es für Ihr Team viel einfacher ist, Daten aus einer zentralen Quelle zu extrahieren (anstatt stundenlang in verschiedenen Systemen zu suchen), können Berichte viel schneller erstellt werden.

Mit einer integrierten HR- und Gehaltsabrechnungslösung, die über eine zentrale Plattform verwaltet wird, genügen in der Regel ein paar Klicks, um zuverlässige Reportings zu erstellen. Darüber hinaus erhöht sich die Genauigkeit der Berichte, da die Datensätze und Strukturen systemübergreifend harmonisiert sind und eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen über Ihre Mitarbeiter bieten. Dadurch wird es auch einfacher, Querverweise zwischen den Lohndaten und anderen HR-Daten zu ziehen, die zur Entwicklung von Verbesserungsstrategien genutzt werden können.

6. Verbesserte Compliance

Eine zentrale Verwaltung aller Gehaltsabrechnungs- und Personaldaten hilft Ihnen auch, Ihre Compliance zu verbessern. Weniger Fehler bei den erforderlichen Meldungen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verringern das Risiko für mögliche Bußgelder. Der Zugang zu transparenten, zentralisierten Datensätzen erleichtert zudem die Einhaltung von Fristen für die Abführung der einbehaltenen Lohnsteuer und die Erfüllung weiterer Berichterstattungspflichten.

Nicht zu vergessen: HR und Gehaltsabrechnung sind in vielerlei Hinsicht miteinander verknüpft. Nehmen wir als Beispiel wieder die Erfassung der Arbeitszeiten. Die Erfassung von Arbeits- und Überstunden ist die Voraussetzung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Arbeitszeiten und Überstunden sind jedoch auch gesetzlich geregelt, und die Personalabteilung muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Grenzen eingehalten werden. Durch die Integration Ihrer HR- und Gehaltsabrechnungssysteme können Sie über ein zentrales System die Einhaltung sowohl von Gehaltsabrechnungs- als auch von HR-Vorschriften sicherstellen.

Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO sind ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt. Integrierte HR- und Gehaltsabrechnungslösungen sind häufig cloudbasiert und bieten daher höchste Sicherheitsstandards für Ihre Daten.

7. Zeit und Geld sparen

Berücksichtigt man alle bisher genannten Vorteile, kann man zweifellos sagen, dass Unternehmen durch die Integration der HR- und Gehaltsabrechnungssoftware Zeit und Geld sparen. Erstens werden sowohl in der Personalabteilung als auch in der Lohnbuchhaltung weniger Ressourcen benötigt, wenn die Systeme integriert und manuelle Aufgaben automatisiert sind. Zweitens sind automatisierte Prozesse viel schneller als manuelle Prozesse, was Kapazitäten für wichtigere Aufgaben freisetzt. Drittens fallen geringere Compliance-Kosten an.

Internationale Organisationen müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnung in verschiedenen Ländern abwickeln. Die Vorteile, die eine Integration der HR- und Gehaltsabrechnungssysteme mit sich bringt, fallen bei einer globalen Payroll noch mehr ins Gewicht als bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem einzigen Land. Nehmen wir das folgende Beispiel: Wenn Sie Niederlassungen in 12 verschiedenen Ländern haben, für die Sie jeweils eigenständige HR- und Gehaltsabrechnungssysteme einsetzen, steigert sich der finanzielle Nutzen der Integration der jeweiligen Systeme global gesehen auf das 12-Fache.

Aufgrund des Aufwands und der verbundenen Compliance-Risiken entscheiden sich viele Unternehmen für Payroll-Outsourcing an lokale oder regionale Payroll-Anbieter. Das führt jedoch zu einem zunehmenden Maß an Komplexität, da Datenströme, Systeme und Prozesse weder standardisiert noch konsolidiert sind. Gelöst werden kann dieses Problem mit einer globalen Gehaltsabrechnungslösung, die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Gehaltsabrechnungssysteme - sowohl Ihre eigenen als auch die Ihrer Payroll-Anbieter - in eine zentrale Plattform zu integrieren.

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