5 Tipps für erfolgreiche Online-Meetings

Eine der größten Herausforderungen von Remote Teams ist es, alle Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Digitale Meetings können dabei helfen, alle miteinander zu vernetzen und trotz verschiedener Standorte den Austausch miteinander zu begünstigen. Um dabei jedoch nicht ins Plaudern zu verfallen und alle Teilnehmer des Meetings miteinzubeziehen, ist ein wenig Vorbereitung gefragt. Hier sind 5 Tipps, mit denen Ihr nächstes digitales Meeting zu einem Erfolg wird.

Das klingt einfach, wird aber bei weitem noch nicht für jedes Meeting gemacht. Dabei ist das Erstellen einer Agenda eine einfache Methode, um Meetings effizient zu strukturieren und jedem Teilnehmer vorab klar zu vermitteln, worum es in dem Treffen geht, wie lange es dauern wird und was das erhoffte Endergebnis davon ist. So können sich alle Teammitglieder auf die genannten Punkte vorbereiten und wissen, was im Meeting von ihnen erwartet wird.

Haben Sie sich während eines Meetings auch schon mal gefragt, warum Sie zu dem Treffen eingeladen wurden? Nichts fördert Langweile mehr, als wenn einige Teilnehmer des Meetings überhaupt keinen Bezug zu den vorgetragenen Themen haben und somit auch keinerlei Input dazu geben können. Deswegen sollten Sie bei Ihrem nächsten Online-Meeting darauf achten, dass jeder Teilnehmer einen Grund hat, dabei zu sein und dies auch in Form von einem eingeplanten Redeanteil deutlich machen. Auch, wenn es nur ein kurzes Update, eine Meinung zu einem Thema oder das Absprechen von den nächsten Terminen und Deadlines ist, sollte jeder Teilnehmer des Meetings verstehen, warum er da ist. Am besten halten Sie diese Redezeiten namentlich in der Agenda fest.

Wer kennt es nicht: Ein Kollege oder eine Kollegin verliert sich in langen Erzählungen zu einem Thema und langsam aber sicher geht das Interesse verloren und der Blick wandert aus dem Fenster. Oder die anberaumte Meeting-Zeit wird überzogen und der ganze Arbeitstag verschiebt sich auf einmal um eine halbe Stunde nach hinten. Um das zu umgehen, sollten Sie für jeden inhaltlichen Themenpunkt eine klare zeitliche Vorgabe einplanen. So verhindern Sie nicht nur, dass das Team länger als geplant in einem Meeting festhängt, sondern zwingen die Meeting-Teilnehmer gleichzeitig dazu, sich gut vorzubereiten. Denn wer nur drei Minuten Zeit für seinen Vortrag hat, wird sich wahrscheinlich eher auf die wirklich wichtigen Dinge beschränken, als wenn man zehn Minuten dafür hätte.

Jedes Team besteht aus unterschiedlichen Charakteren und während der eine gerne zu jedem Thema seine Meinung kundtut, hält der andere seinen Input lieber zurück und fühlt sich eher weniger angesprochen. Um auch in digitalen Meetings alle Teammitglieder zur Teilnahme an der Unterhaltung zu motivieren, können Sie rhetorische Fragen einbauen. Zwar ist klar, dass Sie darauf keine konkrete Antwort haben wollen, das Hochgehen Ihrer Stimme am Ende eines Satzes zieht uns aber automatisch unterbewusst aus unseren Gedanken und fokussiert die Aufmerksamkeit auf den Redner.

Natürlich können Sie aber auch tatsächlich Fragen stellen und so alle Meeting-Teilnehmer einbeziehen. Dabei reicht eine einfache Ja-Nein-Frage in die Gruppe oft schon aus, damit sich alle angesprochen fühlen und jedes Teammitglied kurz seinen Input gibt. Alternativ können Sie Ihr Team auch über eine Gruppenchatfunktion oder beispielsweise das Posten von Emojis zu einer Reaktion ermutigen.

Damit wirklich alle vorbereitet in ein Meeting kommen und keine Zeit mit unnötigen Fragen und Unklarheiten verschwendet wird, können Sie Ihrem Team vor dem digitalen Treffen je eine Hausaufgabe erteilen. Dadurch muss sich jeder vorab mit dem Thema des Meetings beschäftigen und steuert gleichzeitig seinen Teil dazu bei. Denn wer sich schon die Arbeit macht, etwas vorzubereiten, ist am Ende auch sehr viel eher gewillt, dies auch der Gruppe vorzustellen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Jedes Teammitglied hat bereits vorab einen Grund, bei dem Meeting dabei zu sein und ist motiviert, auch einen eigenen Teil dazu beizutragen.