3 Möglichkeiten, Mitarbeiter im Ausland ohne Tochtergesellschaft einzustellen

Mit dem Anstieg von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen entscheiden sich immer mehr Unternehmen, die geographische Reichweite ihrer Talentsuche zu vergrößern und auch Kandidaten aus dem Ausland für ihre offenen Stellen zu berücksichtigen. Auch wenn ein globales Team viele Vorteile mit sich bringt - mehr Kreativität, mehrsprachiger Kundensupport und Zugang zu einem globalen Talentpool, um nur einige zu nennen - fehlt es vielen Unternehmen an der nötigen Erfahrung, um die Herausforderungen zu bewältigen, die mit dem Einstellen von Mitarbeitern im Ausland verbunden sind. Darunter zum Beispiel die Einhaltung lokaler Arbeitsvorschriften und das Zusammenstellen eines attraktiven Leistungs- und Vergütungspakets für die neuen Teammitglieder. 

In vielen Fällen beginnen die Probleme jedoch schon lange vorher. Tatsächlich wissen viele Unternehmen nicht einmal, wie sie das Thema überhaupt angehen sollen. Eine der ersten Fragen, die sich in der Regel stellt, ist, ob es wirklich notwendig ist, eine Tochtergesellschaft im Ausland zu gründen und welche anderen Möglichkeiten es gegebenenfalls gibt, im jeweiligen Land Mitarbeiter einzustellen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups, die nicht über die gleichen finanziellen Mittel verfügen wie große internationale Organisationen, ist es von großem Vorteil, nicht jedes Mal eine Niederlassung im Ausland gründen zu müssen, wenn sie dort jemanden einstellen wollen. 

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie Mitarbeiter im Ausland einstellen können, ohne dafür extra die Strapazen der Firmengründung im Ausland auf sich nehmen zu müssen. Für jeden Ansatz beleuchten wir jeweils die Vorteile sowie die Herausforderungen, die damit einhergehen.

Die erste Option für Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einstellen möchten, ist die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern wie Freelancern und Auftragnehmern. Freelancer stellen für Unternehmen eine zunehmend wichtige Ergänzung ihrer internen Teams dar. So waren Schätzungen von Upwork zufolge im Jahr 2020 etwa 36% der erwerbstätigen Bevölkerung in den USA als Freelancer tätig, was einen Anteil von nicht weniger als 1,2 Billionen Dollar an der nationalen Wirtschaft ausmachte. 

Freelancer sind selbständig tätig und haben daher nicht den Status eines fest angestellten Arbeitnehmers. Sie zahlen ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge und stehen nicht auf der monatlichen Gehaltsliste, weshalb es Unternehmen möglich ist, internationale Freelancer und Auftragnehmer zu beschäftigen, ohne dafür im jeweiligen Land eine Niederlassung oder Büro gründen zu müssen. 

Vorteile der Zusammenarbeit mit internationalen Freelancern 

Die Zusammenarbeit mit Freelancern und Auftragnehmern, die in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt ansässig sind, hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:

• Niedrigere Kosten verglichen mit Vollzeitkräften: Da Freelancer und Auftragnehmer selbst für ihre Sozialversicherungen aufkommen, ihre eigenen Steuern abführen und keinen Anspruch auf Sozialleistungen oder Boni haben, ist das Einstellen eines Freelancers in der Regel billiger als das Einstellen einer Vollzeitkraft.

• Weniger Verwaltungsaufwand: Abgesehen von den finanziellen Vorteilen bedeutet die Arbeit mit unabhängigen Auftragnehmern auch weniger Verwaltungsaufwand für das Unternehmen. Keine Verwaltung von Sozialleistungen, keine Gehaltsabrechnung und keine steuerlichen Verpflichtungen. 

• Flexibilität und Skill Set: Freelancer können für ein festes Projekt oder bedarfsorientiert für eine laufende Zusammenarbeit engagiert werden. Sie sind auf Abruf verfügbar und können für genau den Arbeitsumfang eingesetzt werden, für den sie benötigt werden, was ein hohes Maß an Flexibilität für das Unternehmen darstellt. Außerdem verfügen Freelancer oft über spezielle Fähigkeiten und Qualifikationen, die nur für ein bestimmtes Projekt benötigt werden und das Besetzen einer Vollzeitstelle nicht rechtfertigen würden.

Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit internationalen Freelancern 

Trotz der vielen Vorteile, die die Arbeit mit externen Mitarbeitern mit sich bringt, gibt es auch einige Nachteile bei der Zusammenarbeit mit Freelancern und Auftragnehmern. Dazu gehören: 

• Scheinselbstständigkeit: Scheinselbstständigkeit bedeutet, dass ein Unternehmen einen Mitarbeiter als Freelancer beschäftigt, obwohl Arbeitspensum und Arbeitsweise eigentlich eine Festanstellung erfordern würden. Scheinselbstständigkeit kann schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben, und da jedes Land eigene Regeln hat, was die Abgrenzung von Freelancern und Festangestellten betrifft, setzen sich Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit internationalen Freelancern einem hohen Risiko aus.

• Permanent Establishment: Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass die Beschäftigung von Freelancern und Auftragnehmern im Ausland unter Umständen dazu führen kann, dass die Behörden im Ausland ihr Unternehmen als Permanent Establishment klassifizieren, was bedeutet, dass sie dort steuerpflichtig werden und im Endeffekt doch eine Betriebsstätte im Ausland eröffnen müssen.

• Teure grenzüberschreitende Zahlungen: Eine weitere Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit internationalen Freelancern ist das Bezahlen der an Ihr Unternehmen gestellten Rechnungen. In den meisten Fällen wollen ausländische Freelancer in ihrer Landeswährung bezahlt werden, was hohe Wechselgebühren bedeutet. Hinzu kommen die teils astronomischen Transaktionsgebühren, die Banken für internationale Überweisungen erheben. Als Alternative können Unternehmen auf Zahlungsmöglichkeiten wie digitale Wallets zurückgreifen, mit denen sie internationale Auftragnehmer in mehreren verschiedenen Währungen und mit nur geringen Gebühren bezahlen können. 

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Direct Employment bedeutet, dass ein Unternehmen Mitarbeiter in einem anderen Land als ausländischer Arbeitgeber einstellt. Heißt konkret: Anstatt im Wohnland des Arbeitgebers eine Niederlassung zu eröffnen, unter der der Mitarbeiter angestellt ist, wird der Arbeitsvertrag zwischen dem Mitarbeiter als Arbeitnehmer und dem im Ausland (also außerhalb des Aufenthaltslandes des Arbeitnehmers) angesiedelten Unternehmen als Arbeitgeber geschlossen. Dazu wird eine Registrierung als ausländischer Arbeitgeber bei den örtlichen Behörden notwendig. 

Nehmen wir das folgende Beispiel zur Verdeutlichung. Ein französisches Übersetzungsbüro sucht einen finnisch-französischen Übersetzer, der auf Vollzeitbasis für sie arbeiten soll. Wenn das Unternehmen einen geeigneten Kandidaten in Finnland findet, ist es rechtlich möglich, diesen als Remote-Mitarbeiter des französischen Unternehmens einzustellen, da das finnische Arbeitsrecht von Unternehmen nicht verlangt, eine Niederlassung oder ein Büro in Finnland zu haben, um jemanden vor Ort einzustellen.

Vorteile von Direct Employment 

Richtig ausgeführt kann Direct Employment eine gute Option für Unternehmen sein, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Hier sind ein paar Vorteile, die diese Vorgehensweise mit sich bringt:

• Möglichkeit, mehrere Mitarbeiter einzustellen: Sobald alle erforderlichen Registrierungsprozesse als ausländischer Arbeitgeber abgeschlossen sind, ist es relativ einfach, weitere Mitarbeiter im jeweiligen Land einzustellen. 

• Ausländische Talente fest an das Unternehmen binden: Das Problem mit Auftragnehmern und Freelancern ist, dass sie nicht ausschließlich für ein Unternehmen arbeiten, sondern ihre Leistungen in den Dienst mehrerer Kunden stellen. Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland jedoch fest einstellen, können Sie die besten Talente in Vollzeit an Ihr Unternehmen binden, ohne irgendwelche Zugeständnisse machen zu müssen.

• Keine zusätzlichen Kosten: Direct Employment erspart Ihnen den langwierigen und kostspieligen Prozess der Firmengründung im Ausland. Auch müssen Sie keine monatliche Servicegebühr an einen Drittanbieter entrichten. Das macht die Direktanstellung zu einer sehr kostengünstigen Option für das Einstellen von Mitarbeitern im Ausland. 

Herausforderungen von Direct Employment 

Auch wenn Direct Employment in verschiedenen Ländern eine rechtlich legitime Lösung ist, um internationale Mitarbeiter einzustellen, so gibt es einige administrative Schwierigkeiten, auf die sich Unternehmen einstellen sollten, wenn sie sich für diesen Ansatz entscheiden. Zu diesen Herausforderungen gehören:

• Permanent Establishment: Ähnlich wie bei der Arbeit mit internationalen Freelancern und Auftragnehmern kann auch die Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland dazu führen, dass Ihr Unternehmen in diesem Land steuerpflichtig wird. In vielen Fällen ist das Risiko sogar noch höher als bei Freelancern, da eine Festanstellung von den Behörden oft als eindeutiger Beweis gesehen wird, dass das Unternehmen im jeweiligen Land eine feste Präsenz hat.

• Beachtung der lokalen Arbeitsgesetze: Auch wenn Ihr Unternehmen keine lokale Niederlassung hat, unterliegt der Mitarbeiter den Gesetzen des Landes, in dem er angestellt ist. Auch als ausländischer Arbeitgeber müssen Sie alle lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten, um Compliance-Verstöße zu vermeiden.

• Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen im Ausland: Auch als Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen Land müssen Sie in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen dieselben Verpflichtungen erfüllen wie ein Arbeitgeber, der seine Betriebsstätte im Land des Mitarbeiters hat. Das bedeutet, dass Sie sich mit den Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung im jeweiligen Land vertraut machen und mit den lokalen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden kommunizieren müssen, um sicherzustellen, dass Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf das Arbeitseinkommen des Mitarbeiters im Ausland korrekt und pünktlich abgeführt werden. Es sei denn, Sie entscheiden sich dazu, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern und einen Payroll-Anbieter zu beauftragen.

Mit der Global Payroll Lösung von Lano erhalten Sie Zugang zu einem globalen Netzwerk erfahrener Payroll-Partner, die Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern unterstützen können.

Die dritte Möglichkeit, internationale Mitarbeiter einzustellen (ohne dass Sie überall auf der Welt Niederlassungen gründen müssen), führt über die Dienste eines darauf spezialisierten Service-Anbieters. Zu diesen Dienstleistern gehören: Employer of Record (EOR), Professional Employer Organization (PEO) und Global Employment Organization (GEO). EOR, PEO und GEO sind drei verschiedene Service-Modelle, die es Unternehmen ermöglichen, Mitarbeiter im Ausland einzustellen, ohne vor Ort eine Tochtergesellschaft, ein Büro oder eine sonstige Niederlassung gründen zu müssen.  

Ein Employer of Record (EOR) stellt im Auftrag eines Kundenunternehmens Mitarbeiter in einem anderen Land ein und kümmert sich um die Einhaltung der Vorschriften und um die Abwicklung aller administrativen Verpflichtungen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstehen. Dazu gehören unter anderem das Aufsetzen eines Arbeitsvertrags, die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Auszahlung der Löhne und Gehälter. Das Unternehmen, das den EOR-Partner beauftragt, ist weiterhin für die operative Mitarbeiterführung zuständig. Ein EOR-Service mit globaler Reichweite wird in der Regel als Global Employment Organization (GEO) bezeich

Eine Professional Employer Organization (PEO) bietet einen ähnlichen Service wie ein EOR-Anbieter an. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede, wie zum Beispiel, dass eine PEO die Rolle eines Co-Arbeitgebers übernimmt und in erster Linie für personalbezogene Aufgaben zuständig ist, während der EOR tatsächlich als rechtlicher Arbeitgeber des Mitarbeiters fungiert.

Vorteile von Dienstleistungen wie EOR 

Die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters wie eines Employer of Record vereinfacht die globale Expansion, da ein Unternehmen so ohne Risiken neue Märkte testen kann, ohne vorab in die Gründung einer Tochtergesellschaft investieren zu müssen. Darüber hinaus bieten sie Unternehmen jedoch noch weitere Vorteile. Dazu gehören:

• Compliance garantiert: Lokale Arbeitsgesetze, Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften, Steuervorschriften... Es gibt zahlreiche Compliance-Fallstricke, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen, wenn sie weltweit Mitarbeiter einstellen. Da Compliance-Verstöße sehr kostspielig werden können, sorgt ein erfahrener EOR-Partner für ein ruhiges Gewissen.

• Einfache Bezahlung der Mitarbeiter: Die Auszahlung der Löhne und Gehälter der Mitarbeiter ist in der Regel in den Leistungen eines Employer of Record enthalten. Das bedeutet, dass die Unternehmen, die den EOR beauftragen, sich nicht um die Bezahlung ihrer internationalen Mitarbeiter kümmern müssen.  

• Lokale Expertise: Ein erfahrener lokaler Partner, der sich mit Arbeitsgesetzen, Lohnabrechnungsregeln und mehr auskennt, ist ein großer Vorteil beim Einstellen von Mitarbeitern im Ausland. 

• Der Dienstleister kümmert sich um alles: Ein weiterer großer Vorteil, den externe Dienstleister für das Einstellen von Mitarbeitern im Ausland mit sich bringen, ist, dass Sie sich um nichts weiter kümmern müssen. Von der Gehaltsabrechnung über die Verwaltung der Sozialleistungen bis hin zur Anmeldung des Arbeitsverhältnisses bei den lokalen Behörden kümmert sich ein EOR-Partner um alles, was mit Verwaltung, Compliance und HR-Belangen zu tun hat. So kann sich das Unternehmen, das den Service in Anspruch nimmt, vollständig darauf konzentrieren, den neuen Mitarbeiter zu integrieren und einzuarbeiten.

Herausforderungen bei der Nutzung von Diensten wie EOR 

Was Compliance und Service-Level betrifft, so könnten Dienstleistungen, wie sie von EORs und PEOs angeboten werden, wohl als beste und einfachste Option für Unternehmen gewertet werden, die ein globales Team aufbauen wollen. Allerdings ist auch das Nutzen einer solchen Lösung nicht ohne Herausforderungen. 

• Wahl des richtigen Service-Anbieters: Da Remote Work und Homeoffice immer beliebter werden, steigt auch die Anzahl der Dienstleistungsanbieter, die Unternehmen beim Einstellen internationaler Mitarbeiter unterstützen, stetig an. Bei der Vielzahl an verfügbaren Anbietern kann es schwierig sein, den richtigen Employer of Record-Anbieter für das eigene Unternehmen zu finden. 

• Zusätzliche Servicegebühren: Wie bei allen anderen Dienstleistungen, die Sie für Ihr Unternehmen in Auftrag geben, bieten EORs und PEOs ihre Dienste nicht kostenlos an. Für jeden Mitarbeiter, der über einen solchen Dienst eingestellt wird, zahlen Sie eine monatliche Gebühr, die Sie zusätzlich zum Gehalt und den Boni des Mitarbeiters entrichten müssen. Aber auch wenn es stimmt, dass diese zusätzlichen Kosten durch Direct Employment vermieden werden könnten, ist die Service-Gebühr in der Regel ein angemessener Preis dafür, sich keine Gedanken um Compliance machen zu müssen.

• Ein Dienstleistungsanbieter pro Land: Die Länderabdeckung vieler PEOs und EORs ist auf ein Land oder eine Handvoll Länder beschränkt, sodass es notwendig ist, mehrere Anbieter zu beauftragen, wenn man Talente in mehreren Ländern einstellen will. Die Zahl der Dienstleister, die eine wirklich weltweite Abdeckung anbieten, ist daher recht begrenzt, weshalb eine globale Employer of Record-Lösung wie Lano Unternehmen einen echten Mehrwert bietet.

Es gibt mehrere Möglichkeiten für Unternehmen, Arbeitnehmer im Ausland einzustellen, ohne dafür extra eine Tochtergesellschaft oder eine Niederlassung zu gründen. Die drei wichtigsten Ansätze sind Direct Employment, die Arbeit mit Freelancern und Auftragnehmern und die Nutzung von Service-Anbietern wie Employer of Record. Wie wir gesehen haben, gibt es bei allen drei Ansätzen Vorteile und Herausforderungen und letztlich muss jedes Unternehmen individuell entscheiden, welche Option die beste ist. Wenn es jedoch um zentrale Aspekte wie Compliance geht, ist es für Unternehmen am besten, auf eine Employer of Record-Lösung zu setzen, die möglichst viele Länder abdeckt.

Mit der Employer of Record-Lösung von Lano können Unternehmen aus einem Netzwerk vertrauenswürdiger EOR-Partner den Service-Anbieter finden, der am besten zu ihnen passt, und in über 150 Ländern weltweit Remote-Mitarbeiter einstellen und bezahlen. Sobald Sie den perfekten Kandidaten für Ihre offene Stelle gefunden haben, können Sie uns die gesamte rechtliche und administrative Abwicklung überlassen und sich ganz darauf konzentrieren, Ihren neuen Mitarbeiter in Ihr globales Team zu integrieren. Buchen Sie eine Demo mit unserem Expertenteam und erfahren Sie mehr.