14 Mythen über die globale Gehaltsabrechnung

Es gibt viele Mythen, die sich um die globale Payroll ranken. Viele haben mit dem Outsourcen von internationalen Payroll-Prozessen zu tun, aber es gibt auch einige Missverständnisse zu den technologischen Aspekten, wie etwa der Integration von Systemen und der Datenvereinheitlichung. Und tatsächlich gibt es sogar den ein oder anderen Blogartikel da draußen, der die Existenz von wahrlich globalen Payroll-Systemen als Ganzes in Frage stellt. 

So unterhaltsam das vielleicht auch klingt, das Problem mit diesen Mythen ist, dass sie im Zweifelsfall Unternehmen davon abhalten können, wichtige Entscheidungen zu treffen, mit denen sie das Unternehmenswachstum vorantreiben könnten.

Deswegen wollen wir uns in diesem Artikel einmal die häufigsten Mythen und Missverständnisse rund um das Thema "Globale Payroll" anschauen - und sie ein für allemal aufklären.

Ein großes Missverständnis bei der Übertragung globaler Payroll-Prozesse an einen externen Anbieter oder eine Cloud-basierte Softwarelösung ist, dass diese nicht sicher seien und die Mitarbeiterdaten kompromittiert werden können. Da diese Services und Anbieter allerdings darauf spezialisiert sind, mit vertraulichen Daten umzugehen, sind deren Datenschutzmaßnahmen und Sicherheitsstandards in der Realität oft wesentlicher höher als beispielsweise die Maßnahmen zum Schutz von Daten in Unternehmen selbst.

Viele Unternehmen befürchten, dass das Outsourcen ihrer Payroll-Prozesse einen Kontrollverlust über Mitarbeiterdaten und Verwaltungsprozesse bedeutet. Dabei ist das Gegenteil der Fall. Bei der Abgabe bestimmter Payroll-Segmente entscheiden Sie selbst, welche Prozesse bei Ihnen bleiben und welche Sie lieber abgeben. Das Ziel des Outsourcings ist es nämlich am Ende des Tages, mehr interne Kapazitäten für andere Projekte zu schaffen, und nicht, die Kontrolle über das Unternehmen abzugeben. Tatsächlich entscheiden sich fast 30% der Unternehmen für ein Hybrid Modell, bei dem Prozesse sowohl intern als auch extern bearbeitet werden.

Ein weit verbreiteter Mythos ist, dass es nur einen Weg gibt, richtig mit globalen Payroll-Prozessen umzugehen. Da jedoch jedes Unternehmen unterschiedliche Prozesse verfolgt und unterschiedlich aufgebaut ist, kann das gar nicht der Wahrheit entsprechen. 

Es gibt viele verschiedene Herangehensweisen für das Abwickeln einer globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Outsourcing, interne Verarbeitung und Hybrid-Modelle sind dabei drei grundlegende Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Aber darüber hinaus gibt es auch noch weitere Möglichkeiten. So kann die globale Payroll intern sowohl von einem Standort aus als auch regional für jedes Land organisiert werden. Das gilt übrigens auch für die Zusammenarbeit mit externen Payroll-Anbietern.

Das reine Outsourcen der Payroll ist noch lange kein Garant dafür, dass dabei auch die Effizienz gesteigert wird. Im Gegenteil! Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter in jedem einzelnen Land, an dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, kann sehr schnell sehr komplex werden. Um den Prozess dabei trotzdem noch effizient und transparent zu gestalten, benötigen Sie eine Softwarelösung, mit der Sie alle Daten von unterschiedlichen Anbietern standardisiert in einer zentralen Plattform zusammenführen können. So lösen Sie übrigens gleichzeitig auch das Problem, alle Informationen manuell übertragen zu müssen.

Produktivität ist nur eine der vielen Payroll-Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist? In diesem Blog-Artikel gehen wir auf die 11 größten globalen Payroll-Herausforderungen ein - und verraten Ihnen, welche Lösungen es dafür gibt.

Vielleicht hat es damit zu tun, dass die Bezahlung von Gehältern einen großen Teil der Betriebsausgaben eines Unternehmens ausmachen, aber der Mythos, dass die globale Payroll und alles, was damit zu tun hat (zum Beispiel auch das Erstellen und Analysieren von Berichten), nur die Finanzabteilungen dieser Welt etwas angeht, hält sich wacker. In den vergangenen Jahren hat sich aber zum Glück herausgestellt, dass Payroll immer mehr auch mit anderen Unternehmensbereichen in Verbindung gebracht wird.

Eine Deloitte Umfrage aus dem Jahr 2020 hat gezeigt, dass mit der Größe eines Unternehmens auch die Wahrscheinlichkeit wächst, dass Payroll-Daten direkt an die Personalabteilung berichtet werden. Darüber hinaus sind globale Payroll-Reportings nicht nur in Bezug auf den finanziellen Status Quo eines Unternehmens interessant, sondern werden insbesondere auch für strategische Entscheidungen zu Rate gezogen.

Es kann aufwendig sein, den richtigen Payroll-Partner zu finden, muss es aber nicht! Je nachdem, welchen Ansatz Sie beim Outsourcen Ihrer globalen Payroll-Prozesse verfolgen, kann es durchaus auch schnell gehen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, für jeden Ihrer Standorte mit einem eigenen Payroll-Anbieter zusammenzuarbeiten und Sie dabei nicht auf ein bewährtes Netzwerk zurückgreifen können, dann wird es durchaus ein langwieriger Prozess. Doch mit einer globalen Lösung wie Lano haben Sie direkten Zugriff auf ein bestehendes Netzwerk an Payroll-Partnern und können so schnell den richtigen Payroll-Service für Ihre Bedürfnisse finden.

Hier erfahren Sie, wie Sie den richtigen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen finden.

Es gibt einen kleinen aber feinen Unterschied zwischen dem Reduzieren und dem Eliminieren von Risiken, insbesondere in Bezug auf Compliance. Einer der häufigsten Gründe für das Outsourcen von Payroll-Prozessen ist der Wunsch, Compliance-Risiken dadurch zu minimieren. Es ist jedoch falsch anzunehmen, dass das reine Outsourcing alle Risiken komplett und garantiert beseitigt. Denn bei Compliance kann man sich so gut wie nie zu 100 Prozent sicher sein.

Obwohl das Engagieren eines professionellen Payroll-Anbieters in der Tat den administrativen und organisatorischen Aufwand für Unternehmen mindert, heißt das noch lange nicht, dass Ihre eigenen Mitarbeiter nichts mehr zu tun haben. Sie brauchen immer noch interne Payroll-Spezialisten, die sich mit Payroll-Themen auskennen, Entscheidungen treffen und die Abwicklung der Prozesse für Sie überwachen.

Örtlich ungebundene Mitarbeiter, die in unterschiedlichen Ländern leben, zu bezahlen, kann zu einer echten Herausforderung werden. Und das ist selbst dann der Fall, wenn die Mitarbeiter von einem extern damit beauftragten Payroll-Anbieter ihre Gehälter erhalten. 

Was viele Unternehmen dabei nämlich vergessen ist, dass es nicht in allen Ländern rechtlich möglich ist, von einem externen Anbieter anstatt direkt vom Arbeitgeber bezahlt zu werden. In den USA beispielsweise muss der Arbeitgeber selbst die Überweisung in Auftrag geben und dafür im Zweifel ein eigenes Bankkonto vor Ort eröffnen. 

In diesen Fällen ist es oft die einfachere Option, Mitarbeiter über einen Employer of Record (EOR) einzustellen. Ein EOR stellt ausländische Mitarbeiter in Ihrem Namen ein und kümmert sich dementsprechend nicht nur um rechtskonforme Arbeitsverträge, sondern auch um die Abwicklung der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Auf dieser Seite finden Sie mehr Informationen zu Lanos Employer of Record Service.

Ein Aspekt der immer heißer in der Debatte um globale Payroll-Prozesse diskutiert wird, ist die Mitarbeitererfahrung. Sicherlich ist es nach wie vor extrem wichtig, dass internationale Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt werden, aber bei globaler Payroll geht es noch um viel mehr als die reine Gehaltsüberweisung am Ende des Monats.Tatsächlich bieten immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern eine erweitere Payroll Experience an, indem sie es ihren Teams ermöglichen, ihre Daten und Gehaltsabrechnungen selbst online einzusehen.

Mit Lanos globaler Payroll Plattform können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel Abrechnungen einsehen und Details zu ihren Aufträgen online nachlesen. Darüber hinaus können Mitarbeiter auch direkt in der Plattform Nachrichten mit Ansprechpersonen aus Ihrem Unternehmen austauschen, um schneller und transparenter an Informationen zu kommen.

Englisch ist DIE Sprache für internationale Geschäfte, aber das bedeutet nicht, dass globale Payroll-Prozesse auch ausschließlich auf Englisch abgewickelt werden. Schauen wir uns dafür das folgende Beispiel an: Ihr Unternehmen beschäftigt ein ortsunabhängiges Team, dass über mehrere Länder auf der ganzen Welt verteilt ist, zum Beispiel Frankreich, Spanien und Brasilien - also alles Länder, in denen Englisch keine offizielle Sprache ist. Dementsprechend müssen Steuererklärungen und Stellungnahmen zu Sozialabgaben in der offiziellen Sprache der Behörden verfasst werden - und das ist nicht Englisch.

Wir können mit Sicherheit sagen, dass die Zeiten des händischen Verarbeitens von Payroll-Prozessen in endlosen Tabellen endgültig vorbei sind. Obwohl es immer noch einige Unternehmen gibt, die keine Softwarelösung dafür benutzen, so hat die Digitalisierung durchaus mittlerweile auch die Payroll-Verarbeitung erreicht. Es gibt viele verschiedene Lösungen zum Vereinheitlichen der Daten aus unterschiedlichen Payroll-Systemen und zum Automatisieren von Verwaltungsprozessen. Mit einer smarten Softwarelösung wie Lano, die alle Ihre Daten an einem Ort zentralisiert und vereinheitlicht, können Sie Ihren Tabellen also ein für allemal Lebewohl sagen.

Ein Mythos der in der Diskussion um internationale Payroll immer wieder auftaucht, ist, dass eine umfassende Payroll-Lösung, die Daten von verschiedenen Standorten in einer Plattform konsolidiert, nur für große Konzerne relevant ist. Obwohl größere Unternehmen in der Regel über mehr Budget für integrierte Payroll-Softwarelösungen haben, heißt das noch lange nicht, dass es solche Lösungen nicht auch für kleine Firmen gibt. Eine globale Payroll-Konsolidierung muss nicht teuer sein. Mit Lano können Sie zum Beispiel bereits ab 15€ im Monat pro Mitarbeiter die Payroll Prozesse für Ihr gesamtes globales Team verwalten.

Verschiedene Anbieter, verschiedene Systeme, verschiedene Prozesse, verschiedene Datenformate … Da die Komplexität der globalen Payroll mit jedem neuen Standort wächst, ist es durchaus nachvollziehbar, dass viele Unternehmen meinen, man bräuchte dafür auch mehr als nur ein System. Doch auch wenn es unterschiedliche Payroll-Prozesse und gesetzliche Vorschriften für jeden Standort Ihres Unternehmens gibt, so können Sie all diese Prozesse doch in einer zentralen Payroll-Plattform bündeln. Das Zauberwort hierfür lautet Integration.

Softwarelösungen wie Lano ermöglichen es Ihnen, alle Ihre unterschiedlichen Anbieter in einer einzelnen Plattform zusammenzuführen und so alle Daten, die in das System übertragen werden, automatisch zu vereinheitlichen. Darüber hinaus können Sie auch Ihre weiteren Verwaltungs-Tools ganz einfach in Lano integrieren. Kontaktieren Sie uns gerne, um gemeinsam mit uns Ihre globale Payroll zu vereinfachen.