Steuererklärung für Freelancer einfach erklärt

Die Steuererklärung ist von Selbstständigen und Freiberuflern immer einzureichen. Deine Einkünfte sind dabei unerheblich. Gerade die erste Steuererklärung als Freelancer wirkt aber wie ein bürokratisches Monster und wird deshalb gern verdrängt und verschleppt (- der Autor dieses Artikels hat seine erste Steuererklärung ebenfalls viel zu spät eingereicht). Wir wollen uns hier einmal verstärkt der Steuererklärung eines Freiberuflers widmen.

Sie ist im Grunde relativ simpel: Relevant sind für die allermeisten Selbstständigen nur drei Steuerarten sowie die geltend zu machenden Ausgaben. Eine unterjährig saubere Buchführung ist dabei das Wichtigste. Und im Zweifel helfen auch Steuerberater (Kosten!) oder entsprechende Hilfsvereine.

Die Steuererklärung ist als Freelancer aber gut selbst zu bewerkstelligen. Wie du es schaffst, erfährst du hier.

Die Steuererklärung ist bist zum 31. Juli des Folgejahres einzureichen. Kümmert sich dein Steuerberater darum, hat er hingegen bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres Zeit – also insgesamt circa 14 Monate.

Du kannst beim Finanzamt zeitig um Fristverlängerung bitten. Werden Fristen allerdings nicht eingehalten, können Bußgelder verhängt werden, die verhältnismäßig zu deinem Einkommen berechnet werden. Das Einhalten von Fristen ist also empfehlenswert.

Die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung ergibt sich aus der Rechtsnorm in Deutschland – insbesondere aus der Abgabenordnung, dem Einkommenssteuergesetz und der Einkommenssteuer-Durchführungsverordnung. Hieraus ergeben sich für dich als Freiberufler oder Selbstständiger  folgende Punkte:

• Die Einkommenssteuererklärung muss unabhängig vom erzielten Einkommen eingereicht werden

• Die Einkommenssteuererklärung muss jährlich eingereicht werden

• Die Einkommenssteuererklärung muss alle Einkommensarten berücksichtigen

Die Steuererklärung selbst muss mittels den amtlichen Dokumenten des Finanzamtes erfolgen. Hierfür ist seit 2011 ausschließlich die elektronische Übermittlung vorgesehen. Faktisch lässt sich hierfür beispielsweise das Programm ELSTER (kostenlos und vom Finanzamt gestellt) nutzen. Auch andere Programme sind kompatibel.

Du hast eine Pflicht, Nachweise zu Kosten und Einnahmen sowie sonstige betrieblich und steuerlich relevante Dokumente bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Eine ordentliche Buchführung ist also zwingend nötig. Allerdings musst du bei deiner Steuererklärung nicht alle Nachweise unaufgefordert einreichen. Das Finanzamt wird diese stattdessen anfordern, wenn es sie braucht.

Die Umsatzsteuer kennst du auch als Mehrwertsteuer. Diese 7 bzw. 19 Prozent sind ein durchlaufender Posten: Die Umsatzsteuer, die du erhebst (auf deinen Rechnungen), geht ans Finanzamt. Dabei ist abhängig von der Höhe deiner Einnahmen zu ermitteln, ob du diese monatlich oder vierteljährlich bezahlen (Umsatzsteuervoranmeldung) musst. Dabei wird die von dir erhobene Umsatzsteuer mit der von dir bezahlten Umsatzsteuer für Arbeitsmaterial, Dienstleistungen im Zusammenhang mit deiner Arbeit und so weiter verrechnet. Die Umsatzsteuer für Privatausgaben wird selbstverständlich nicht verrechnet.

Die Differenz erhält das Finanzamt – oder zahlt sie dir aus. Der zweite Fall ist allerdings auf das ganze Jahr gerechnet unwahrscheinlich, da er voraussetzt, dass deine Kosten höher sind als deine Einnahmen.

Umsatzsteuerpflichtig bist du dann, wenn du kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist. Die Kleinunternehmerregelung kannst du als Selbstständiger oder Freiberufler in Anspruch nehmen. Beim Anmelden beim Finanzamt wirst du das im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festgelegt haben.

In der jährlichen Steuererklärung taucht die Umsatzsteuer-Rechnung noch einmal auf. Noch nicht bezahlte Umsatzsteuer beziehungsweise noch erstattungsfähige Umsatzsteuer wird hier aufgeführt und die Umsatzsteuerrechnung für das Jahr glatt gezogen. Bei Kleinunternehmern entfällt dieser Teil.

Die wichtigste Steuerart ist die Einkommensteuer, denn sie ist von jedem Selbstständigen und Freiberufler zu entrichten, der ein zu versteuerndes Einkommen nach Kosten oberhalb des Grundfreibetrages erzielt. Der Grundfreibetrag steht jedem zu und wird nicht versteuert. Er beträgt im Jahr 2020 9.408 Euro. 2019 betrug er 9.168 Euro, 2018 waren es 9.000 Euro.

Relevant ist nun das zu versteuernde Einkommen. Es handelt sich hierbei um Folgendes:

Einkommen - Grundfreibetrag - Ausgaben = zu versteuerndes Einkommen

Das zu versteuernde Einkommen wird mit dem individuellen Steuersatz multipliziert, wobei ein höheres Einkommen mit einer höheren Steuerlast einhergeht. Eventuell kommen noch Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag hinzu.

Die Einnahmen sowie der Grundfreibetrag stehen ja fest. Hier kannst du nichts ändern. Die Ausgaben sind hingegen der interessante Teil. Das richtige Geltendmachen deiner Ausgaben drückt die Summe des zu versteuernden Einkommens nämlich nach unten. Sinkt es wieder unter den Freibetrag, bist du sogar von der Einkommenssteuer befreit. Jedoch gibt es hier Grenzen und Regeln.

Immer (und zum Teil voll) abzugsfähig sind folgende Kosten:

• Vorsorgeaufwendungen (Sozialversicherung, Krankenkassenbeiträge, Altersvorsorge)

• Werbungskosten (Ausgaben für Material, Fortbildung, Werbung, Arbeitsstätte etc.)

• alternativ zu Werbungskosten: Pauschalen (abhängig vom Beruf)

• Aufwendungen für Kita, Pflege von Angehörigen und ähnliches

• außergewöhnliche Belastungen (beispielsweise hohe Gesundheitskosten oder Beerdigungen)

Bei den einzelnen Posten gelten teils unterschiedliche Prozentsätze oder Regelsätze, die steuerlich geltend gemacht werden können. Zudem gibt es noch weitere abzugsfähige Posten. Ein bisschen Recherche und ein bisschen Übung helfen hier.

Bezüglich der Werbungskosten (Ausgaben zum Zwecke, Einnahmen zu erzielen) musst du in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Diese Anlage EÜR muss ebenfalls digital erstellt werden. Mit der EÜR ermittelst du deinen Gewinn.

Der Gewinn abzüglich der sonstigen Kosten sowie des Grundfreibetrages ist dein zu versteuerndes Einkommen.

Die meisten Freelancer und Freiberufler sind hiervon nicht betroffen. Aber als Freiberufler und Gewerbetreibender beziehungsweise als selbstständiger Gewerbetreibender musst du Gewerbesteuer bezahlen, insofern der Gewinn deines Gewerbes über 24.5000 Euro liegt. Es handelt sich um:

3.5 Prozent des Gewinns x den Hebesatz deiner Gemeinde (in der Regel zwischen 2 und 9)

Dabei wird die gezahlte Gewerbesteuer mit der Einkommenssteuer verrechnet, um eine Doppelbesteuerung auszuschließen. Zudem sind Freiberufler (Ärzte, Journalisten etc.) immer von der Gewerbesteuer befreit.

Nun bist du bereit für deine Steuererklärung, denn du hast verstanden, dass es vor allem um das Ermitteln des von dir zu versteuernden Einkommens geht. Du brauchst folgende Dokumente, die du alle bei ELSTER oder ähnlichen Anwendungen findest:

• Mantelbogen: Persönliche Angaben, außergewöhnliche Belastungen etc. (immer)

• Anlage S: Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (immer)

• Anlage EÜR: Einnahmen-Überschussrechnung (immer, wenn nicht zur Bilanz verpflichtet)

• Anlage Vorsorgeaufwand: Versicherungen und ähnliches (immer)

• Anlage G: Gewerbe (nur für Selbstständige mit Gewerbeschein)

• Anlage AV: Altersvorsorge (wenn du steuerlich geltende Altersvorsorgeaufwendung betreibst)

• Anlage Umsatzsteuererklärung (immer, wenn du kein Kleinunternehmer bist)

• Anlage UR (Auslandsgeschäfte)

Weiterhin müssen Freiberufler, die noch angestellt sind oder waren die Anlage N (Arbeitnehmer) sowie gegebenenfalls die Anlage VL (vermögenswirksame Leistungen) ausfüllen. Für Menschen, die zusätzlich noch Kapitalerträge haben, gibt es die Anlage KAP (nur nötig, wenn die Kapitalertragssteuer noch nicht abgeführt wurde oder es erstattungsfähige Quellensteuern und ähnliches gibt) sowie die Anlage AUS (Kapitaleinkünfte aus dem Ausland).Insofern du nicht noch weitere Einkünfte erzielst, wie etwa aus dem Weinbau, der Forstwirtschaft oder der Verpachtung, war es das auch schon (ansonsten gibt es hierfür natürlich auch Formulare). In der Regel genügen wenige der oben genannten Dokumente für die Steuererklärung eines gewöhnliches Freiberuflers aber.

Du siehst: Ganz einfach ist es nicht. Aber in Anbetracht dessen, dass die meisten Freiberufler Solo-Unternehmer sind, die nur eine Art von Einkommen erzielen, ist es dann doch wieder in Ordnung. Und wer schon während des Jahres genügend zurücklegt und einen guten Überblick wahrt, muss die Steuererklärung am Ende einfach nur abarbeiten. Das ist dann tatsächlich simpel.

Du schaffst das!